Signature mail Outlook : comment la créer ?

Vous vous demandez comment créer votre toute nouvelle signature mail Outlook ? Vous allez voir qu'en suivant ces quelques étapes, le tout est un véritable jeu d'enfant !

Voici comment procéder :

Création d'une signature mail sur Outlook (application de bureau)

Signature Outlook config desktop PC MAC — Source image : apps.microsoft.com

Alors, déjà, où se trouvent les paramètres de la signature sur Outlook ?

Si vous utilisez l'application Outlook sur PC ou sur Mac pour envoyer vos mails, la manipulation pour mettre en place votre signature mail dépendra de la version d'Outlook que vous utilisez.

Outlook classique

Tout d'abord, commencez par créer un nouveau mail.
Rendez-vous à l'onglet « Message », puis cliquez sur « Signatures > Signatures ». Attention ici, car en fonction de la taille de votre fenêtre Outlook, il est possible que le fameux bouton « Signature » se trouve à des endroits différents. Restez à l'affût !
Cliquez ensuite sur « Sélectionnez une signature à modifier », puis choisissez « Nouveau ».
Une boîte de dialogue s'ouvre alors et vous demande de nommer votre nouvelle signature. C'est ici que commence le début de la créativité. Vous pouvez nommer votre signature « La signature ÉPIQUE de Gustave le Petit, Grand Maître DSI » ou « signature v.1.1.0.2 », personne ne sera là pour vous juger.
Puis, sous « Modifier la signature », vous avez la possibilité d'écrire votre nom et les informations souhaitées, de choisir une ou plusieurs polices d'écriture, leur couleur, leur taille, d'ajouter des liens et d'opter pour un type d'alignement.
Envie de quelque chose de plus élaboré ? Des puces, des tableaux ou des bordures peut-être ? Pas de problème : ouvrez Word, préparez votre design et copiez-collez le tout dans votre signature Outlook. Vous pouvez aussi y ajouter les icônes et les liens de vos réseaux sociaux si vous le souhaitez !
Choisissez ensuite le compte de messagerie à associer à votre signature dans la liste déroulante. Décidez si cette signature s'affichera par défaut sur tous les nouveaux messages, ou seulement sur les réponses et les transferts, ou encore, si vous préférez la sélectionner manuellement.
Pour finir, cliquez sur « OK » pour enregistrer votre signature. Elle s'appliquera automatiquement à vos prochains emails (si vous souhaitez l'ajouter à un mail qui était déjà en cours de rédaction, vous devrez l'ajouter à la main). Et voilà, vous êtes prêt à impressionner la galerie avec votre signature toute neuve !

Nouvel Outlook

Tout d'abord, dirigez-vous vers l'onglet « affichage », et dans celui-ci sélectionnez « Afficher les paramètres ».
Puis, dirigez-vous vers « Comptes > Signatures ».
Choisissez « Nouvelle signature » et baptisez-la cette fois aussi du plus joli nom qui vous vient en tête.
Ensuite, via l'éditeur, donnez vie à votre signature ! Indiquez les informations désirées, choisissez les polices, les couleurs, les styles de façon à ce qu'elle corresponde à vos attentes.
Vous avez terminé ? Choisissez « Enregistrer ». Et voilà, votre toute nouvelle signature Outlook est désormais enregistrée. Ne reste plus qu'à la sélectionner pour vos prochains envois de mails.
Pour ce faire : cliquez sur « Sélectionner les signatures par défaut » et choisissez votre toute nouvelle signature.
Enregistrez à nouveau, et c'est terminé !

Votre toute nouvelle signature est désormais prête à être partagée à l'univers !

Création d'une signature mail pour Outlook (version web)

Si vous utilisez principalement Outlook via votre navigateur web, créez une signature mail se fait également en quelques clics.

Tout d'abord, connectez-vous à votre compte Outlook.
Ensuite, cliquez sur l’icône « Paramètres » (en forme de roue dentée) située en haut à droite de la fenêtre.
Une fois dans les paramètres, suivez ensuite le chemin suivant : Courrier > Composer et répondre. Vous arriverez alors sur l'écran de gestion des signatures.
À partir de là, vous pouvez créer une nouvelle signature, ou modifier une signature existante. Vous avez également la possibilité d'ajouter des liens, des images ou votre logo.

Création d'une signature mail pour Outlook (version mobile)

Signature Outlook config version mobile — Source image : Microsoft.com

Vous êtes du genre à ne pas pouvoir vous empêcher de suivre vos mails, même de la maison ? Nous avons aussi la solution pour vous. Voici comment mettre en place votre signature mail Outlook sur Android et sur iPhone.

Android

Ouvrir Outlook : Ouvrez l'application Outlook sur votre appareil Android.
Menu Paramètres : Touchez le menu hamburger (les trois lignes horizontales) en haut à gauche, puis faites défiler vers le bas pour accéder aux « Paramètres ».
Signature : Trouvez la section « Signature » sous les paramètres de votre compte email. C'est l'endroit pour apporter des modifications à votre signature.
Personnalisation : Vous n'avez plus qu'à personnaliser votre signature via l'éditeur Android (qui permet d'ajouter du texte et une mise en forme basique).

iPhone

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Ouvrir Outlook : Lancez l'application Outlook sur votre iPhone.
Accéder aux Paramètres : Cliquez sur l'icône de votre profil ou sur les trois lignes en haut à gauche, puis faites défiler vers le bas pour trouver et sélectionner « Paramètres ».
Signature : Dans les paramètres, recherchez « Signature ». C'est ici que vous pouvez personnaliser votre signature d'email.
Modifier la Signature : À partir de cet éditeur, vous aurez la possibilité de modifier votre signature par défaut ou d'en créer une nouvelle. Vous pouvez saisir du texte et utiliser des mises en forme basiques.

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Ajouter une image ou un logo à sa signature

Vous avez envie d'un peu plus de fantaisie et souhaitez insérer un logo ou une bannière mail sous forme d'image dans votre signature ?

Alors, commencez par créer un nouveau message ou ouvrir une signature existante.
Ensuite, cliquez sur « Signature » dans le menu déroulant puis sur « Signatures... ».
Sélectionnez la signature à laquelle vous voulez ajouter l'image. Cliquez sur l'icône « Image » dans la barre d'outils de mise en forme. Vous pourrez alors importer la photo, le logo ou la bannière que vous souhaitez.
Si vous avez une image en ligne, cliquez sur « Insérer des images en ligne » et sélectionnez l'image à utiliser. Ajustez sa taille et sa position au besoin.
Si vous voulez ajouter un lien à votre image, sélectionnez l'image puis cliquez sur l'icône « Hyperlien » pour ajouter l'URL de destination.
N'oubliez pas d'enregistrer votre signature une fois que vous avez ajouté l'image.
(Ces étapes peuvent varier légèrement selon la version d'Outlook que vous utilisez.)

Mais attention ! Pour que votre image ou votre logo ait l'impact désiré, assurez-vous que l'image est adaptée à la taille de la signature et qu'elle n'est pas trop grande pour ne pas déranger le destinataire dans sa lecture. Vérifiez également que votre image est de bonne qualité pour une présentation professionnelle.

Créer une signature mail Outlook efficace

Si vous souhaitez créer une signature mail professionnelle qui en jette, suivez ces quelques conseils pratiques :

Commencez par ajouter les informations essentielles : nom complet et poste pour clarifier votre identité, coordonnées accessibles (téléphone, email, adresse physique, site web).
Insérez votre logo d'entreprise en haute qualité pour renforcer l'identité visuelle.
Ajoutez des liens vers les réseaux sociaux et le site web pour augmenter votre visibilité.
Veillez à ce que le format de votre signature mail respecte les tailles d'affichage standard (pour que votre mail soit lu facilement, peut importe l'appareil utilisé).
En somme, assurez une signature sobre, lisible, harmonieuse avec la charte graphique de l'entreprise, et bien agencée. Tâchez d'éviter la surcharge d'information et l'incohérence de design pour maintenir un look professionnel.

Vous désirez avoir davantage d'exemples et de conseils pour créer votre signature ? Rendez-vous sur notre article dédié à la signature mail professionnelle.

Et pour encore plus d’idées, pensez à vous rendre du côté du répertoire de signatures et de bannières Letsignit ! Un grand nombre de modèles de signatures et de bannières y ont été ajoutés, avec le seul objectif de vous inspirer !

Comment changer automatiquement de signature ?

Votre entreprise a un nombre d'employés conséquent ? Alors, des solutions d'uniformisation et d'insertion automatique de la signature pourraient éliminer la plupart des maux de tête inhérents à la création et à la gestion des signatures mail.

Avec l'outil Letsignit (c'est nous !), vous pouvez automatiser la création et le déploiement des signatures mail de vos employés. Une fois notre solution installée, le tout peut être géré à partir d'une seule et même interface, et cela en quelques clics ! C'est (presque) de la magie !

Votre annuaire d'entreprise se connecte en 2 clics à notre outil. Alors, dès qu'un nouveau membre rejoint vos équipes, il se voit automatiquement attribuer une signature.
Vous changez d'adresse ou de charte graphique ? Vous pouvez faire les changements en quelques minutes et les voir se réfléter dans les signatures de tous vos collaborateurs quasi instantanément.

Questions
Fréquentes

Is it possible to track the number of clicks on email signatures?

Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.

You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.

If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.

Can we add links to social networks, our website, and appointment-setting applications such as Calendly?

With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.

And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.

Can employees update their signature information themselves (number, function, etc.)?

It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.

This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.

Why it is important to standardize our email signatures on a large scale to ensure our identity and brand image?

It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!

A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.

With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.

What is the user experience like for our employees?

If you opt for the Letsignit Add-in for Outlook, they will have a dedicated space in their Outlook account where they will be able to view the signatures and campaigns assigned to them.
If you opt for the Letsignit Desktop APP, they will be able to preview all their signatures and campaigns in this space. If they want to change their default signature to another one when sending an email, this will be done in their signature library in Outlook.

In both cases:

They preview their signature before sending an email and choose from signatures assigned to them.
Based on the permissions granted, they will also be able to modify their personal information such as their name, position, or address in these spaces.

In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.

Can my employees have multiple signatures available to them?

With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.

Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:

An English, Spanish, etc. version to adapt it to your audience
A signature template with timely promotional banners.
Use different formats of your logo according to your subsidiaries.
A signature for each of your branches.
Signature banners created especially for internal exchanges.
A simplified version for reply/forward of emails.

Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.

Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.