Chaque jour, un employé envoie en moyenne 40 emails. Chaque email est un touch point, un point de contact avec de potentiels clients, lorsqu’il ne s’agit pas de collègues. Tous ces emails comportent une signature, générée automatiquement par le logiciel de messagerie ou un outil de gestion des signatures mail. Des signatures qui sont, depuis quelques années, de plus en plus sophistiquées : photo, coordonnées… et CTA.
Le CTA, le Call-to-Action, c’est l’élément cliquable de la signature, qui est généralement représenté sous la forme de bannière. Il permet de rediriger la personne qui clique vers une nouvelle offre, un webinaire, un billet de blog ou encore une vidéo. Bref, c’est l’élément idéal pour acquérir de nouveaux prospects et nourrir les anciens. Encore faut-il le construire intelligemment. Voici quelques conseils pour y parvenir.
Quels que soient l’objet et le contenu de votre CTA, il doit être immédiatement associé à l’entreprise à laquelle il est rattaché. Pour ce faire, vous devez rester dans le même univers graphique et sémantique. Cela implique d’utiliser la même palette de couleur, la même police, les mêmes pictogrammes et le même ton que sur les autres supports de communication. Idéalement, la personne qui visualise cette bannière doit pouvoir dire à quelle entreprise elle est rattachée. S’il ne connaît pas celle-ci, la bannière fait alors office de porte d’entrée vers l’univers de la marque.
Le Call-to-Action peut remplir différents objectifs, dont dépendront son contenu et la page vers laquelle la personne est redirigée. Il peut s’agir de présenter une (nouvelle) offre commerciale, de chercher des candidats pour un poste ou bien de présenter un contenu publié récemment. Dans tous les cas, il est nécessaire d’offrir un aperçu : la photo d’un produit, l’accroche d’un texte, un screenshot de son compte Instagram ou d’une vidéo Youtube, l’intitulé du poste à pourvoir… Le logiciel d’email ou de gestion des signatures mail utilisé vous proposera différents types de CTA, adaptés à la nature du contenu.
La signature n’est pas l’élément central de l’email, au contraire. Le lecteur ne va pas y consacrer plus de quelques secondes, d’où l’importance de choisir une formule succincte mais accrocheuse. Évitez de rédiger un paragraphe entier sur l’histoire de votre entreprise ou sur votre nouvelle offre – le lecteur ne le lira pas. Contentez-vous des quelques mots qui capteront son attention.
Quelques exemples ?
Tout dépend de vos objectifs, de la situation du lecteur dans le tunnel d’acquisition et du ton que vous employez habituellement.
Pour inciter les lecteurs à cliquer sur la bannière signature, vous pouvez leur proposer une offre (« Bénéficier de 30 % de remise ») valable uniquement pendant un certain temps (« …seulement jusqu’à la fin de la semaine »). Mais attention, ce genre de message doit rester sobre et amical – pas chercher à « vendre à tout prix » sous peine de rompre la relation de confiance, voire d’être considéré comme un spammeur. Autre idée, proposer du contenu ciblé pour le lecteur : un article sur l’inbound marketing pour un CMO, un livre blanc sur le recrutement pour un DRH ou un podcast parlant finance à destination d’un DAF.
En général, la bannière de votre signature mail est totalement cliquable. Il n’empêche, y placer un bouton virtuel incitera le lecteur à cliquer dessus. Ce bouton virtuel nous rappelle les boutons que l’on rencontre dans le monde réel – c’est ce qu’on appelle le skeuomorphisme en webdesign. C’est un moyen d’indiquer au lecteur qu’il peut cliquer sur la bannière.
Le CTA est un élément essentiel de votre signature, mais il ne doit pas occulter son rôle primordial : se présenter. On commence donc par décliner son identité, son poste au sein de l’entreprise et ses coordonnées, avant de laisser apparaître la bannière. Ainsi, celle-ci ne doit pas occuper plus de 80 % de la place consacrée à votre signature mail. N’oubliez pas : l’email est un moyen de communication direct et personnel avec vos contacts, les lecteurs doivent être en mesure de vous recontacter et de vous « situer » facilement dans l’entreprise.
Si vous communiquez régulièrement avec les mêmes prospects, ils connaissent déjà bien votre bannière. Résultat : ils ne la regardent plus et celle-ci perd son utilité. Pour lui redonner sa vitalité, pensez à changer régulièrement la bannière, soit en fonction de l’actualité de l’entreprise, soit en usant des marronniers – les vœux de début d’année, les grandes vacances, les fêtes de fin d’année, etc.
Un CTA sous forme de bannière cliquable au sein de votre signature mail est un excellent moyen de faire du nurturing et de la notoriété – sans y penser outre mesure et en déjouant les algorithmes. Mais, pour optimiser son effet, certaines règles doivent être respectées, afin d’inciter le lecteur à cliquer dessus, sans insistance. La solution, pour ne plus avoir à y penser, est de faire appel à un outil de gestion des signatures mail tel que Letsignit.
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
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