La signature mail est un outil de communication souvent sous-estimé, tant dans sa création que dans son alignement avec l'image de marque de l’entreprise. Elle représente pourtant une opportunité majeure pour le marketing et la communication.
Dans cet article nous verrons l'importance de choisir un format et une dimension de signature mail appropriés, en mettant l'accent sur son affichage et son influence sur la communication par email. Nous explorerons toutes les questions que vous pourriez avoir lors de la création de votre signature mail, vous fournissant tous nos conseils pour les rendre exploitables.
Mais avant, concentrons-nous sur le fondement même de la signature mail. 👇
Attention ! Il est cependant important de ne pas confondre la signature mail avec la signature électronique, qui sont deux types de signatures bien différentes.
La signature mail, elle, est bel et bien utilisée pour « signer la fin de vos mails ». Alors que la signature électronique, est de son côté utilisée pour signer légalement des documents. Bien que leurs noms soient semblables, ces deux éléments ont des fonctions et des finalités distinctes.
Lors de la création d'une signature mail, plusieurs options s'offrent à vous, chacune répondant à des besoins de personnalisation et d’automatisation différents.
Peu importe votre choix, pensez à ce que vos différents éléments graphiques (comme vos pictogrammes de réseaux sociaux, votre photo, votre logo d'entreprise, etc.) soient au format PNG.
Passons maintenant à nos recommandations pour choisir la dimension de signature mail la plus adaptée à vos besoins.
La taille de la signature mail doit être équilibrée et s'adapter à la fenêtre du mail pour une présentation et une implémentation optimale.
Il est recommandé de tester la signature mail sur différents appareils et clients de messagerie. Cela vous permettra de vous assurer que votre signature mail soit fonctionnelle et accessible.
Adopter une dimension de signature mail adapté aux smartphones et tablettes est essentiel pour garantir que votre signature reste lisible et professionnelle, même sur des écrans plus petits.
L'avantage de cette approche est qu'elle peut également être compatible avec le format PC/Mac, simplifiant ainsi la mise en place de votre signature mail sur différentes plates-formes.
Le poids de votre signature mail est directement lié aux éléments qu'elle contient. Chaque ajout d'image, logo, icône, ou graphique augmente la taille totale de la signature.
Pour garantir une expérience de lecture agréable et sans encombre, il est essentiel de maintenir un poids maximal total de 45 ko pour la signature. Cette limite est une norme courante visant à équilibrer l'esthétique et la légèreté de la signature, tout en assurant un affichage net et professionnel.
Voici quelques outils pour compresser et de Redimensionner facilement vos images et icônes :
La signature mail doit être parfaitement adaptée à une multitude d'appareils et de taille d’écran, qu'il s'agisse d'ordinateurs de bureau, de PC/Mac ou de smartphones. La clé est de choisir un format qui garantira que votre signature s'affiche correctement sur tous les supports et les clients de messagerie, assurant ainsi une expérience utilisateur sans faille.
Voici deux raisons pour ne pas négliger le format de votre signature mail :
Un format de signature mail inapproprié peut causer des problèmes d'affichage, que les signatures soient développées en .PDF ou en HTML.
Concernant la signature mail HTML, les risques incluent des éléments désalignés, des images trop grandes, et l'utilisation de polices non standardisées avec des tailles de caractères trop petites ou trop grandes. Ces éléments peuvent tous nuire à l’expérience utilisateur, le contenu peut dépasser de la fenêtre de messagerie ou, au contraire, ne pas être lisible par vos destinataires.
Si vous optez pour une signature mail en .PDF, bien qu'elle préserve la mise en forme, elle peut souffrir des mêmes problèmes de dimensions, affectant également l'affichage et la lisibilité. Il est donc préférable d'adopter une dimension compatible avec tous les clients de messagerie.
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Le poids des données dans votre signature mail impacte non seulement la rapidité de chargement des emails, mais aussi leur délivrabilité.
De plus, des signatures mail volumineuses peuvent être perçues comme suspectes par les serveurs de messagerie, augmentant le risque que vos emails soient classés en tant que spam.
Considérons l'importance des emails dans le milieu professionnel. La signature mail offre un outil de communication puissant.
Voici trois raisons pour lesquelles elle doit être soigneusement élaborée :
Une signature mail bien pensée offre de multiples bénéfices. Cependant, avant de vous pencher sur son format et sa taille, vous devrez porter une attention particulière à son contenu. Les éléments qui la constituent doivent être sélectionnés avec soin pour incarner fidèlement vos besoins en communication.
Une signature mail de qualité doit intégrer vos coordonnées telles que votre poste, ainsi que les informations spécifiques liées à votre entreprise et votre secteur d’activité.
Voici les éléments clefs à inclure dans le contenu de votre signature mail :
Une signature mail peut aussi être conçue pour être interactive. Par exemple, les commerciaux peuvent intégrer des boutons d’appel à l’action (CTA) pour la prise de rendez-vous, et le service client peut utiliser des liens pour recueillir des avis, rendant chaque signature mail comme outil dynamique de communication.
Maintenant que nous avons vu tous les éléments à inclure dans vos signatures mail, concentrons-nous sur l'importance de sa taille et de son format.
Pour ajouter une signature sur Gmail, Outlook ou Apple Mail, c'est assez simple. Il ne vous suffit que de suivre quelques étapes.
Et la bonne nouvelle, c'est que nous avons tout expliqué en détail dans notre guide complet sur la création de signatures mail ! N'hésitez pas à y jeter un oeil si vous souhaitez en savoir plus.
Pour vous inspirer et illustrer les bonnes pratiques, nous vous proposons des exemples concrets de signatures mail (pour y accéder, cliquez sur l'encadré ci-bas).
Et pour tout savoir sur les endroits où trouver les meilleurs modèles, prenez quelques minutes pour lire notre guide sur les modèles de signature Outlook !
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
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As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
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