Conseils
20
December
2023

Comment définir le bon format de votre signature mail ?

Par
Dinis Vendeirinho
Digital Project Manager
La signature mail est un outil de communication souvent sous-estimé, tant dans sa création que dans son alignement avec l'image de marque de l’entreprise. Elle représente pourtant une opportunité majeure pour le marketing et la communication. Dans cet article nous verrons l'importance de choisir un format et une dimension de signature mail approprié, en mettant l'accent sur son affichage et son influence sur la communication par email. Nous explorerons toutes les questions que vous pourriez avoir lors de la création de votre signature mail, vous fournissant tous nos conseils pour les rendre exploitable. Mais avant, concentrons-nous sur le fondement même de la signature mail. 👇

La signature mail : définition

Une signature mail est une composition de texte, d'images et d'informations clés qui vous identifie distinctement en tant qu’expéditeur d'un email.

Imaginez-la comme votre carte de visite « numérique » : elle allie harmonieusement votre nom, votre intitulé de poste, votre logo et d'autres données liées à votre activité professionnelle.

Cette section, bien plus qu'un simple ajout en fin de courriel, agit comme l'extension numérique de votre identité professionnelle et celle de votre entreprise, jouant un rôle d’identification et de communication.

Il est important de ne pas confondre la signature mail avec la signature électronique. Cette dernière a un objectif bien spécifique : elle est utilisée pour signer légalement des documents. Bien que leurs noms soient semblables, ces deux éléments ont des fonctions et des finalités distinctes.

Pourquoi la signature mail est importante ? 3 raisons de ne pas la négliger

Considérons l'importance des emails dans le milieu professionnel. La signature mail offre un outil de communication puissant. 

Voici trois raisons pour lesquelles elle doit être soigneusement élaborée :

  1. Renforcez votre identité de marque
    Avec des employés envoyant jusqu'à 40 emails par jour, une entreprise de 5 000 employés génère environ 3,5 millions d’impressions par mois. La signature mail capitalise ainsi sur chaque ouverture d'email pour renforcer la présence de votre marque.
  2. Créez un point de contact constant
    La signature mail est souvent le dernier élément lu dans un email et doit donc laisser une impression durable. En y incluant des informations de contact et des liens vers vos réseaux sociaux.
  3. Engagez vos collaborateurs
    La signature mail développe le sentiment d'appartenance à la marque, faisant de vos employés des ambassadeurs à chaque mail envoyé.
  4. Comme canal de communication
    Vos signatures mail peuvent se transformer avec l'ajout de bannières en nouveau canal de communication pour engager vos prospects, vos clients et vos partenaires, tout en générant de nouvelles opportunités !

Une signature mail bien pensée offre de multiples bénéfices. Cependant, avant de vous pencher sur son format et sa taille, vous devrez porter une attention particulière à son contenu. Les éléments qui la constituent doivent être sélectionnés avec soin pour incarner fidèlement vos besoins en communication.

6 éléments essentiels à votre signature mail

Une signature mail de qualité doit intégrer vos coordonnées telles que votre poste, ainsi que les informations spécifiques liées à votre entreprise et votre secteur d’activité.

Voici les éléments clefs à inclure dans votre signature mail :

  • Votre nom et prénom
    pour être facilement identifié par vos destinataires.
  • Votre titre de poste
    pour indiquer votre position et vos responsabilités au sein de l'entreprise.
  • Le logo de l'entreprise
    pour susciter la confiance et la pertinence de vos courriels.
  • Vos numéros de téléphone
    pour être joignable en quelques clics.
  • Votre adresse postale
    pour localiser l’entreprise. (Facultative, mais utile dans certains cas.)
  • Vos liens vers les médias sociaux et le site web
    pour faciliter le réseautage et augmenter le trafic vers vos profils et votre site web.

Une signature mail peut aussi être conçue pour être interactive. Par exemple, les commerciaux peuvent intégrer des boutons d’appel à l’action (CTA) pour la prise de rendez-vous, et le service client peut utiliser des liens pour recueillir des avis, rendant chaque signature mail comme outil dynamique de communication.

Maintenant que nous avons vu tous les éléments à inclure dans vos signatures mail, concentrons-nous sur l'importance de sa taille et de son format.

Pourquoi c’est important d’avoir le bon format de signature mail ? 2 raisons de ne pas le négliger.

La signature mail doit être parfaitement adaptée à une multitude d'appareils et de taille d’écran, qu'il s'agisse d'ordinateurs de bureau, de PC/Mac ou de smartphones. La clé est de choisir un format qui garantira que votre signature s'affiche correctement sur tous les supports et les clients de messagerie, assurant ainsi une expérience utilisateur sans faille.

Voici deux raisons pour ne pas négliger le format de votre signature mail :

Raison 1 : Un mauvais format de signature créé un problème d’affichage. 

Un format de signature mail inapproprié peut causer des problèmes d'affichage, que les signatures soient développées en .PDF ou en HTML.

Concernant la signature mail HTML, les risques incluent des éléments désalignés, des images trop grandes, et l'utilisation de polices non standardisées avec des tailles de caractères trop petites ou trop grandes. Ces éléments peuvent tous nuire à l’expérience utilisateur, le contenu peut dépasser de la fenêtre de messagerie ou, au contraire, ne pas être lisible par vos destinataires.

Si vous optez pour une signature mail en .PDF, bien qu'elle préserve la mise en forme, elle peut souffrir des mêmes problèmes de dimensions, affectant également l'affichage et la lisibilité. Il est donc préférable d'adopter une dimension compatible avec tous les clients de messagerie.

Raison 2 : Un format inadapté alourdit le poids de vos signatures mail.

Le poids des données dans votre signature mail impacte non seulement la rapidité de chargement des emails, mais aussi leur délivrabilité.

De plus, des signatures mail volumineuses peuvent être perçues comme suspectes par les serveurs de messagerie, augmentant le risque que vos emails soient classés en tant que spam.

Quel est le format idéal pour vos signatures mail ?

Lors de la création d'une signature mail, plusieurs options s'offrent à vous, chacune répondant à des besoins de personnalisation et d’automatisation différents.

  1. La signature mail HTML : Elle permet une personnalisation avancée avec des liens hypertextes, images et polices personnalisées. Idéal pour ceux qui recherchent une signature interactive et sur mesure.
  2. Les générateurs de signature HTML : Ces outils en ligne facilitent la création de signatures professionnelles sans nécessiter de compétences en codage.
  3. Signature sous forme d'image (PNG) : Pour une présentation visuelle constante de vos coordonnées, bien que cela puisse restreindre l'interactivité et leur mise à jour par vos collaborateurs.
  4. Les solutions de signatures mail : Si vous souhaitez simplifier cette tâche, des solutions de gestion de signatures mail sont disponibles. Ces outils automatisent l'ajout de signatures uniformes pour tous vos collaborateurs, que ce soit au sein de votre entreprise ou de vos filiales. Ils garantissent rapidité, cohérence et conformité,assurant ainsi une présentation professionnelle et homogène dans toutes vos communications.

Peu importe le choix, il est crucial de s'assurer que les éléments graphiques comme vos pictogrammes de réseaux sociaux ou votre photo soient au format PNG.

Passons maintenant à nos recommandations pour choisir la dimension de signature mail la plus adaptée à vos besoins.

Découvrez la puissance de Letsignit

Quelle est la dimension idéale pour la création d'une signature mail d'entreprise pour PC/MAC ?

La taille de la signature mail doit être équilibrée et s'adapter à la fenêtre du mail pour une présentation et une implémentation optimale.

Les dimensions idéales pour une signature mail sur PC/MAC sont de 400pixels en largeur et 150 pixels en hauteur. Cette taille offre plusieurs avantages. Tout d'abord, elle permet d'afficher les informations de contact et les éléments visuels de manière claire et lisible, sans pour autant monopoliser l'espace de l'email.

Ensuite, elle s'adapte bien à la plupart des fenêtres de messagerie,Outlook & Gmail, ce qui garantit une présentation cohérente pour vos destinataires, quel que soit le client de messagerie qu'ils utilisent.

Il est recommandé de tester la signature mail sur différents appareils et clients de messagerie. Cela vous permettra de vous assurer que votre signature mail soit fonctionnelle et accessible.

Optimisation de la signature pour smartphones et tablette

Adopter une dimension de signature mail adapté aux smartphones et tablettes est essentiel pour garantir que votre signature reste lisible et professionnelle, même sur des écrans plus petits.

Les dimensions de la signature mail jouent un rôle crucial dans cette adaptation. Pour une expérience optimale sur ces appareils, il est recommandé de définir une hauteur entre 150 à 300 pixels de largeur pour votre signature mail, prenant en compte la variabilité des dimensions des écrans de smartphones.

Cette plage de dimensions permet d'obtenir une meilleure qualité d'affichage tout en évitant que la signature ne soit tronquée par les bords de l'écran.

L'avantage de cette approche est qu'elle peut également être compatible avec le format PC/Mac, simplifiant ainsi la mise en place de votre signature mail sur différentes plates-formes.

Quel est le poids idéal pour la création d'une signature mail d'entreprise ?

Le poids de votre signature mail est directement lié aux éléments qu'elle contient. Chaque ajout d'image, logo, icône, ou graphique augmente la taille totale de la signature.

Pour garantir une expérience de lecture agréable et sans encombre, il est essentiel de maintenir un poids maximal total de 45 ko pour la signature. Cette limite est une norme courante visant à équilibrer l'esthétique et la légèreté de la signature, tout en assurant un affichage net et professionnel.

Voici quelques outils pour compresser et de Redimensionner facilement vos images et icônes :

  • Iloveimg : Cet outil gratuit permet de redimensionner, compresser, et convertir des images en divers formats (PNG, JPEG, etc.) facilement.
  • TinyPNG : Spécialisé dans la compression des images PNG et JPEG, tout en préservant leur transparence et qualité.
  • ImageOptim : Une option préférée pour les utilisateurs de Mac, réduisant la taille des fichiers sans perte de qualité.

Bonus : exemples et modèles de signatures mail

Pour illustrer les bonnes pratiques, nous vous proposons des exemples concrets de signatures mail. Ces modèles peuvent vous servir d'inspiration lors de la création de votre propre signature.

Le guide de la signature mail : inspirations, best practices !
À propos de l'auteur
Dinis est Digital Project Manager chez Letsignit ! Il intervient dans la majorité des projets du service Marketing : communication externe et interne, création de contenus, copywriting, … C'est le couteau suisse du marketing et le preux chevalier du design de l'entreprise. Nos très chers collaborateurs ne peuvent plus se passer de ses belles créations pour leurs communications (et de ses playlists Spotify).
À propos de Letsignit
Letsignit est une solution de gestion de signatures mail qui permet aux organisations de transformer les signatures mail de leurs collaborateurs en un média d'engagement 1-1 puissant pour leurs marques et leurs campagnes.
Questions
Fréquentes
1
Is it possible to track the number of clicks on email signatures?

Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.

You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.

If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.

2
Can we add links to social networks, our website, and appointment-setting applications such as Calendly?

With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.

And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.

3
Can employees update their signature information themselves (number, function, etc.)?

It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.

This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.

4
Why it is important to standardize our email signatures on a large scale to ensure our identity and brand image?

It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!

A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.

With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.

5
What is the user experience like for our employees?

What is the user experience like for our employees?

  • If you opt for the Letsignit Add-in for Outlook, they will have a dedicated space in their Outlook account where they will be able to view the signatures and campaigns assigned to them.
  • If you opt for the Letsignit Desktop APP, they will be able to preview all their signatures and campaigns in this space. If they want to change their default signature to another one when sending an email, this will be done in their signature library in Outlook.

In both cases:

  • They preview their signature before sending an email and choose from signatures assigned to them.
  • Based on the permissions granted, they will also be able to modify their personal information such as their name, position, or address in these spaces.

In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.

6
Can my employees have multiple signatures available to them?

With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.

Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:

Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.

7
Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

8
Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

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