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Ça y est, vous venez d'embaucher une nouvelle vague d'employés (félicitations !). Ceux-ci ont été formés et sont prêts à se mettre au travail et à éventuellement envoyer leur tout premier mail... MAIS... OH ! QUELLE HORREUR ! Leur signature mail professionnelle n'a pas encore été créée ! Vous savez, cette touche finale, qui, comme la dernière note d’un mouvement orchestral épique ou le vers ultime d’un poème émouvant, joue un rôle si essentiel dans l’ensemble de l’œuvre ? Cette partie, qui justement, lorsqu'elle n'est pas présente, retire cet aspect « professionnel » aux e-mails envoyés.
Alors, qu'à cela ne tienne ! Voici un petit retour sur les bonnes pratiques de la signature mail professionnelle et 20 exemples pour vous inspirer à transformer celles de vos employés en véritable œuvre d’art !
Déjà, qu'est-ce qui distingue la signature mail professionnelle d'une signature perso ? Et à quoi sert-elle ?
De façon simple : la signature mail pro est la marque de votre identité numérique et rappelle votre rôle au sein de votre entreprise. Non seulement elle comporte vos informations de contact et indique votre position dans l’entreprise, mais elle a aussi pour rôle de renforcer l’image de marque de la structure.
Souvent accompagnée d’une bannière mail, et au besoin, d’autres informations personnelles, la signature mail peut devenir un véritable mode de communication et un outil marketing efficace pour donner de la visibilité à votre entreprise, à ses propositions de valeur ou à un message spécifique qu’elle souhaite communiquer.
La signature mail doit être sobre et utile pour le destinataire de façon à garantir une lecture facile et rapide. Pour vous aider dans votre démarche créative, voici quelques éléments essentiels qu’elle devrait contenir pour être pertinente :
Votre signature mail, c’est une représentation de votre identité, votre passeport numérique en quelque sorte. Alors pour éviter toute confusion, on vous conseille de mentionner votre nom complet et votre titre de poste pour donner une idée précise de votre rôle au sein de l'organisation.
Par exemple :
Le nom et le poste sont généralement présentés en gras pour attirer l'attention du lecteur. On cherche aussi à conserver ces informations visibles et faciles à lire (donc avoir une bonne taille de police et positionner l’ensemble à un endroit logique). En ce qui concerne le choix de la police, on recommande de rester simple et pro. Inutile d’essayer d’être trop créatif ici.
Et petite précision par rapport au titre de poste : il est tout à fait possible que vous ayez besoin de changer votre titre en fonction des situations ou de la personne à qui vous vous adressez. Il faut simplement s’assurer de mettre la bonne signature lorsque vous vous adressez à un client ou un prospect important (ne pas oublier, quoi). Un outil de signature mail automatique peut être très efficace pour vous aider sur ce point et vous permettre de gérer plusieurs signatures de façon automatisée et centralisée.
Ensuite, si vous souhaitez faciliter la prise de contact avec vous, mieux vaut présenter clairement les coordonnées de votre entreprise dans votre signature mail. Comme pour votre nom et votre intitulé de poste, l'idée est de rester clair et concis.
Vous pouvez ajouter :
Par exemple, cela pourrait donner :
Puis, on s’assure de façon régulière que toutes nos coordonnées soient à jour. Si vous êtes seul, c'est plutôt simple à gérer, mais si votre entreprise compte des centaines, voire des milliers d'employés, on vous souhaite bon courage !
Plus sérieusement, il vous faudra alors passer par un outil spécialisé tel que Letsignit (c'est nous !).
Pour renforcer l'identité de votre entreprise dans vos emails professionnels, pensez aussi à ajouter votre logo d’entreprise. Un logo est un élément visuel puissant qui permet de rendre votre signature mail plus reconnaissable. Pour un rendu professionnel, mieux vaut utiliser un logo de haute qualité et le dimensionner correctement pour un affichage optimal.
Pour intégrer le logo dans votre signature mail professionnelle, on peut s’y prendre de plusieurs manières. Vous pouvez l'insérer en copiant-collant l'image dans l'éditeur de signature email, ou en utilisant la fonction « Insérer une image » si votre outil de messagerie le permet.
Petit conseil : Assurez-vous que le logo soit bien positionné et qu’il ne surcharge pas la signature. Il peut être placé à côté de votre nom et de votre titre, ou en dessous de ces informations.
Assurez-vous également que le poids de l'image n'est pas trop élevé !
Voici un exemple :
Notez que le logo doit être en cohérence avec la charte graphique de votre entreprise.
Nul besoin de rappeler l'importance d’une présence sur les réseaux sociaux aujourd’hui. Pour accroître la visibilité de vos réseaux et de votre site web, pensez à les ajouter à votre signature mail d’entreprise.
Pour ça, plusieurs options s'offrent à vous. Vous pouvez directement insérer les liens hypertextes vers vos profils de Facebook, X ou LinkedIn, par exemple. Vous pouvez aussi décider d’insérer les icônes des réseaux sociaux, qui sont plus visuelles et attractives. N'oubliez pas d'inclure également le lien vers le site web de votre entreprise pour diriger les destinataires vers une source d'informations supplémentaire.
Voici un exemple :
Il peut arriver qu’il soit nécessaire d’ajouter à votre signature certains éléments légaux tels qu’un avis de non-responsabilité ou une mention de confidentialité. N’hésitez donc pas à insérer les informations supplémentaires qui sont essentielles selon les spécificités de votre secteur d'activité.
Pour créer une signature mail professionnelle et efficace, quelques écueils sont à éviter. D’abord rappelez-vous que votre signature n'est pas l'espace pour écrire la prochaine nouvelle qui va révolutionner le monde de la littérature (quoique si vous avez ce projet, nous vous encourageons à 100%). L'objectif est avant tout de livrer certaines informations clés.
Une fois que vous avez fait le choix éditorial des éléments que vous souhaitez inclure dans votre signature, vient le moment d’entamer la réflexion sur le design et la mise en forme, puis à choisir l’outil de création. Mais comment choisir LE bon outil ?
Voici quelques pistes de réflexion :
Des outils comme Adobe Photoshop ou Canva permettent de créer des signatures mail avec un degré de personnalisation et de créativité assez élevé. Une fois la création terminée, la signature est généralement exportée en format image et intégrée dans l'email comme une pièce jointe.
Il s’agit d’une façon simple de créer des visuels élaborés, sans passer par la case « code HTML ».
Cependant, cette approche a le désavantage de permettre l’insertion d'un seul lien cliquable et d’impliquer un processus de création plus lourd. Pour chaque nouvelle signature (ou nouvel employé qui rejoint votre structure), il faut passer par la case logiciel de design. C’est donc une approche qui fonctionne à petite échelle, mais qui peut rapidement devenir très chronophage pour une entreprise de taille plus conséquente.
De nombreux outils peuvent vous aider à créer une signature mail professionnelle en HTML. On peut par exemple penser à HubSpot, qui propose un générateur de signatures gratuit. Bien que cet outil soit assez simple à utiliser et fonctionne sur la base de copier-coller, l’application de la mise à forme peut parfois poser problème. Alors, le mieux est de détenir certaines notions de code HTML pour parvenir à ses fins.
Pour les plus ambitieux, il est possible aussi de tout rédiger à la main en HTML et CSS via un simple éditeur de code.
L’avantage de ce genre d’outils est qu’ils sont (relativement) faciles à utiliser pour les personnes qui travaillent en solo ou dans de très petites structures. C’est aussi une façon d’avoir accès à une première signature mail gratuite avec des liens cliquables en format texte. Or, comme les signatures générées sont statiques, elles sont par essence non dynamiques, il est difficile de les adapter rapidement pour un grand nombre d’employés.
Ensuite, certains outils permettent d’automatiser la création de la signature mail professionnelle et de faciliter au maximum la création de bannières de communication depuis une seule plateforme.
C’est le cas de l’outil de signature mail de Letsignit (c’est nous !). Avec notre outil, vous pouvez créer et gérer les signatures comme les bannières de communication d’un très grand nombre de collaborateurs. L’objectif est donc de faciliter le processus d’implémentation de la signature pour les plus grandes structures qui utilisent Microsoft Office 365 ou Exchange, mais aussi de profiter de la signature mail pour transformer les emails envoyés en véritables canaux de communication.
La force de ces outils provient du fait qu’ils assurent la cohérence de la marque à travers toutes les communications par email et permettent souvent d'intégrer des éléments dynamiques comme des bannières promotionnelles ou des CTA.
Autre bénéfice non négligeable pour les grandes entreprises : votre annuaire d'entreprise se connecte en 2 clics à notre outil, alors dès qu'un nouveau membre rejoint vos équipes, il se voit automatiquement attribuer une signature.
Vous changez d'adresse ou de charte graphique ? Vous pouvez faire les changements en quelques minutes et les voir se réfleter dans les signatures de tous vos collaborateurs quasi instantanément.
La bannière mail est un contenu visuel qui vient s’insérer tout juste sous votre signature mail. Proposée chez nous avec notre fonction de « campagne mail », la bannière permet de diffuser différents messages à votre audience interne, comme à votre audience externe. Il s’agit donc d’un véritable atout pour soutenir les efforts de vos campagnes marketing.
Voici quelques conseils pour créer une bannière qui marque les esprits :
Pour une lecture confortable sur ordinateur et mobile, les experts suggèrent une taille de signature mail adaptée à chaque support. Sur un ordinateur, une largeur de 600 pixels est généralement recommandée pour une bonne visibilité. En revanche, pour une lecture optimale sur mobile, une largeur de 320 pixels est souvent préconisée étant donné la variabilité des dimensions d'écran des smartphones. Concernant la hauteur, une plage entre 150 et 300 pixels est couramment conseillée, quel que soit le support.
N'oubliez pas que la brièveté est un atout : une signature mail trop longue peut détourner l'attention de l'essentiel. Limitez-vous donc à 3 ou 4 lignes maximum, en sélectionnant uniquement les informations primordiales.
1. Directeur marketing
2. Support technique
3. Digital project manager
4. UI designer
5. Chef de projet
6. Gestionnaire de projet
7. Product designer
8. Responsable informatique
9. UX - UI designer
10. Agent de support client
11. Pour recruter
12. Pour relayer des contenus marketing
13. Pour diffuser des offres promotionnelles
14. Pour récolter du feedback
15. Pour parler de vos engagements et stratégies
16. Pour communiquer sur votre impact
17. Pour engager/motiver vos collaborateurs
18. Pour communiquer sur des risques de sécurité
19. Pour accompagner la conduite du changement
20. Pour renforcer la culture d’entreprise
Et pour encore plus d’idées, pensez à vous rendre du côté du répertoire de signatures et de bannières Letsignit ! Un grand nombre de modèles de signatures et de bannières y ont été ajoutés, avec le seul objectif de vous inspirer !
Pour rappel : le style de votre signature mail doit refléter votre identité professionnelle et celle de votre entreprise. Alors, on peut vouloir faire preuve de fantaisie, mais rappelez-vous que dans la vie, tout est question de modération.
Dans l’absolu, une signature pro devrait être :
En plus d’être un moyen efficace pour partager vos coordonnées, la signature mail professionnelle a la capacité de devenir un réel outil de communication. Bien utilisée, la signature a donc le pouvoir renforcer votre image de marque, faciliter la prise de contact et même servir de levier de communication marketing.
Rappelez-vous que dans bien des cas, c’est votre signature qui donne la première impression que vos interlocuteurs vont avoir de vous. En peaufinant celle-ci, vous exercez donc un meilleur contrôle sur cette première impression et pouvez partager des messages à un large bassin de personnes.
Bref, avec toutes ces raisons, vous n’avez plus aucune raison de ne pas mettre en place la plus belle signature mail de tous les temps (si ce n’est pas déjà fait).
Letsignit existe justement pour vous simplifier la vie ! En respect des normes RGPD et des certifications ISO 27001 et 27018 (les plus hautes en termes de sécurité de l'information), l’outil est sécurisé, facile à utiliser et se déploie sans prise de tête. Avec plus de 1 200 000 d'utilisateurs actifs, l’outil permet d’uniformiser les signatures de nombreuses structures, telles que Vinci, France TV, ou Gerflor !
N’attendez plus avant de bénéficier de la puissance de l’email comme canal de communication pour cultiver l’engagement collaborateur, générer des prospects ou partager les dernières innovations de votre entreprise !
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
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As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
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