Conseils
24
May
2024

Les meilleurs outils de signature mail 2024

Par
Guillaume De la Sablonnière
Content Factory Manager

Pour marquer votre identité professionnelle, une signature mail bien conçue est aujourd'hui indispensable. Et la bonne nouvelle ? Que vous soyez ou non designer, vous pouvez désormais créer une signature de qualité grâce à des outils de signature mail performants et simples à utiliser.

Que vous utilisiez Outlook, Gmail ou un autre service de messagerie, nous avons pour vous une liste d'outils adaptés à vos besoins ! Voici nos 7 outils de signature mail préférés à utiliser en 2024 !

Qu'est-ce qu'un outil de signature mail ?

Si vous cherchez à créer une signature mail design sans avoir à tout faire par vous-même, un outil de signature mail sera le bienvenu. Quand on parle d'outil de signature mail, on pensera généralement à un générateur de signatures, à un logiciel ou une extension web.

L'idée derrière ceux-ci est de vous aider à créer et distribuer facilement des signatures d'email professionnelles sans avoir besoin de compétences en design ou en codage. Les outils les plus complets offrent d'ailleurs des modèles prédéfinis et des options de personnalisation pour intégrer des informations comme le nom, le poste, les coordonnées, et les logos des collaborateurs.

Les fonctionnalités-clés d'un outil de signature mail

  • Personnalisation et design : les outils de signature mail leader sur le marché (coucou Letsignit !) permettent une personnalisation poussée de vos signatures. Affichez votre photo, votre logo, vos informations de contact et les liens vers vos réseaux sociaux de la manière que vous le souhaitez. Et désormais, avec l'ajout de bannières mail, la personnalisation peut aller un cran plus loin. Vous pouvez donc avoir un contrôle total sur votre signature et sur les messages que vous souhaitez diffuser.
  • Intégration à d'autres outils : les outils de signatures mail proposent parfois de s'intégrer directement dans vos outils de messagerie. La signature s'insère ainsi de façon automatique.
  • Gestion et déploiement centralisés : de tels outils permettent aussi une gestion automatisée et complète des signatures mail de l'ensemble des collaborateurs d'une entreprise. Cela garantit un gain de temps d'un point de vue technique et une homogénéité de l'image de marque. 
  • Suivi et analyse : les outils de signature mail peuvent aussi inclure des fonctionnalités de suivi et d'analyse pour mesurer l'impact des signatures (clics, conversions). Cela permet aux entreprises de suivre l'engagement des destinataires et d'ajuster leurs stratégies de communication en conséquence.

Pourquoi utiliser un outil de signature mail ?

Les outils de signature mail peuvent faciliter la vie des collaborateurs d'une entreprise de plusieurs façons. Voici les bénéfices principaux que vous pouvez en tirer :

  1. Votre image de marque devient cohérente et uniforme pour tous les collaborateurs de l'entreprise ;
  2. L'image professionnelle s'en trouve renforcée (la signature étant de meilleure qualité) ;
  3. Certains outils (pas tous) offrent une gestion centralisée et une mise à jour simplifiée. Il est ainsi possible de modifier la signature pour l'ensemble des collaborateurs à partir d'un seul et même endroit. Et evidemment de voir les modifications s'appliquer en temps réel sur les signatures de centaines, voire de milliers d'employés ;
  4. Possibilité de personnalisation et adaptabilité des signatures en fonction des départements ou des rôles des employés ;
  5. Ajout automatique des signatures aux emails. Les risques d'erreurs et les besoins d'interventions manuelles s'en trouvent donc diminués ;
  6. Possibilité de diffuser des messages marketing/publicitaires via l'ajout de bannières mail (imaginez un peu : votre tout dernier évènement ou votre dernière offre promotionnelle, relayés dans tous les emails envoyés par vos collaborateurs ! 😎)
  7. L'intégration automatique de Call-to-action renvoyant vers vos agendas (l'endroit idéal pour insérer votre tout nouveau lien Calendly pour gérer vos rendez-vous) ;
  8. Tracking de la performance des bannières (suivi du nombre d'impressions, de clics).

Les collaborateurs d'une entreprise peuvent donc bénéficier d'un énorme gain de temps et d'une facilité d'utilisation accrue, alors que les administrateurs bénéficient d'une maintenance simplifiée.

7 outils de signature mail pour créer une signature professionnelle toute propre !

Les générateurs de signature

Les générateurs de signature (aussi appelés « créateurs de signature ») peuvent être fort utiles pour créer une première signature de qualité, mais ils demeurent assez rudimentaires dans leur utilisation. Le fonctionnement assez basique (copier-coller la signature créée via un éditeur dans son outil de messagerie) de ces outils rend la démarche assez artisanale et potentiellement chronophage pour les plus grandes entreprises.

Ces outils sont plutôt recommandés pour les freelances ou pour les petites structures.

1 - Hubspot

hubspot generateur de signature

Hubspot, un éditeur de logiciel bien connu, propose un générateur de signature mail gratuit et facile d'utilisation. Pour créer une signature avec cet outil, commencez par accéder au générateur de signature Hubspot. Choisissez un modèle parmi les options disponibles, puis personnalisez-le selon vos préférences.

Vous pouvez intégrer divers éléments tels que votre nom, votre poste, vos coordonnées et le logo de votre entreprise. Vous pouvez également inclure des liens vers votre site web ou vos réseaux sociaux. Aucune connaissance en code HTML n'est nécessaire, le processus est tout simple et accessible.

Une fois votre signature créée, Hubspot vous offre plusieurs options pour l'intégrer à votre client de messagerie. Que ce soit Gmail, Outlook, Apple Mail, Yahoo Mail ou d'autres, vous pouvez facilement copier votre signature ou son code source pour l'ajouter à vos emails.

  • À qui s'adresse cette application : freelances et petites entreprises.
  • Avantages : Simple d'utilisation, avec plusieurs designs disponibles. Utilisation gratuite.
  • Désavantages : fonctionnalités rudimentaires et peu scalables pour les plus grandes entreprises. Nécessite de copier-coller la signature.

2 - Gimmio

Gimmio aide signature mail

De son côté, Gimmio mise tout sur la simplicité d'utilisation. L'outil de signature mail propose de choisir un modèle de signature existant et son designer vous permet de le modifier avec vos informations.

Ici, nul besoin de compétences techniques ou de connaissances avancées en design. L'éditeur visuel est tout simple. Une fois votre signature réalisée, un simple copier-coller vous permet de l'ajouter à votre outil de messagerie. Au besoin, vous pouvez aussi copier le code HTML de votre signature ainsi créée.

  • À qui s'adresse cette application : freelances et petites entreprises.
  • Avantages : Simple d'utilisation, quelques fonctionnalités avancées, et possibilité de tester pendant 7 jours.
  • Désavantages : payant après 7 jours d'utilisation, les signatures sont créées sur un outil externe (pas d'intégration directe aux logiciels de messagerie), peu adapté pour les besoins des moyennes et grandes entreprises.

3 - Si.gnatu.re

Signature generateur pour freelances

À la manière de Hubspot ou Gimmio, Si.gnatu.re propose un créateur de signature assez complet. Avec sa formule gratuite, Si.gnatu.re vous donne la possibilité de modifier votre signature pendant 30 jours. Pour la modifier pendant une plus longue période, il faudra payer.

À l'aide d'un formulaire, entrez les informations souhaitées, puis intégrez les images (un outil selfie permet même de vous prendre en photo !) et les icônes souhaitées, et finalisez le tout via le l'outil de design. Vous n'avez ensuite qu'à copier votre signature ou à récupérer son code HTML !

  • À qui s'adresse cette application : freelances et petites entreprises.
  • Avantages : gratuit, et possibilité de modifier son design pendant 30 jours.
  • Désavantages : absence de modèles préconfigurés. Nécessite de copier-coller la signature dans son logiciel de messagerie.

4 - Générateur de signature HTML

Générateur de signature HTML

Pour une facilité d'utilisation accrue (et un look un tant soit peu plus rudimentaire), l'outil Générateur de signature HTML donne aussi la possibilité de créer une signature mail. Cette fois-ci, pas de designer graphique complexe à utiliser. On remplit un simple formulaire (après avoir choisi le modèle qui nous convient) et on génère le code HTML correspondant.

  • À qui s'adresse cette application : freelances et petites entreprises.
  • Avantages : outil très simple, qui permet de générer un code HTML en toute simplicité. Quelques modèles préconfigurés.
  • Désavantages : Outil très (trop ?) basique. Nécessite de copier-coller la signature dans son logiciel de messagerie.

Les éditeurs visuels

5 - Canva, un éditeur visuel assez complet

Faire signature mail sur Canva

Si vous avez envie de mettre les mains dans le cambouis (du design), Canva peut aussi se prouver fort utile. Outil web de design et de retouche graphique assez complet, celui-ci vous donne la possibilité de créer des signatures mail de qualité. Et au besoin, l'outil vous propose plusieurs modèles prédéfinis de signatures. Alors, si vous êtes en manque d'inspiration, nul besoin de partir de 0 !

Une fois le tout terminé, vous pouvez exporter votre signature en format image et vous n'avez plus qu'à l'intégrer à votre signature mail Outlook ou Gmail.

  • À qui s'adresse cette application : freelances et petites entreprises.
  • Avantages : accès à un belle banque de modèles de signatures. Possibilité d'obtenir un résultat design sans être expert.
  • Désavantages : Nécessite des connaissances en design. On doit exporter l'image et la réimporter dans son logiciel de messagerie (ce qui rend le changement de signature plus chronophage et peu efficace lorsque l'on souhaite utiliser la solution pour toute l'entreprise). Possibilité d'insérer un seul lien cliquable dans sa signature.

6 - Figma, pour le design collaboratif

Figma signature design

Si vous souhaitez plonger dans le design collaboratif pour créer votre signature, Figma est une excellente alternative. Outil web de design et de prototypage puissant, Figma vous permet de créer des designs de signatures mail de haute qualité avec une grande flexibilité. L'outil propose également plusieurs modèles prédéfinis de signatures pour vous aider si vous manquez d'inspiration ou de temps.

L'avantage principal de Figma et que l'application offre la possibilité de collaborer aisément avec ses collègues sur un même design. Vous pouvez donc travailler en commun sur différentes itérations de signatures mail et laisser des commentaires au besoin, puis exporter le design final validé au format de votre choix.

  • À qui s'adresse cette application : freelances et petites entreprises.
  • Avantages : excellent logiciel pour le travail collaboratif. Accès à des modèles de qualité et possibilité de faire de jolies signatures sur mesure.
  • Désavantages : Nécessite des connaissances en design. Courbe d'apprentissage plus élevée. Ce logiciel s'adresse surtout aux designers et à ceux qui ont des connaissances en design. De plus, il ne permet pas d'intégrer la signature directement dans son client de messagerie.

Les outils de gestion et d'uniformisation des signatures mail

Vous l'aurez compris : si vous êtes un freelance ou que votre entreprise compte seulement quelques employés, vous pouvez vous satisfaire des fonctionnalités d'un générateur de signature mail ou d'un outil de design pour créer vos modèles de signatures. 

La tâche se complexifie lorsque vos besoins concernent des dizaines, centaines ou milliers de collaborateurs. Vous devrez alors vous tourner vers des solutions pensées pour les entreprises et couvrir des besoins de centralisation, d'automatisation et d'implémentation directe dans votre messagerie.

7 - Letsignit, un outil d'uniformisation et de communication non intrusive

En utilisant un outil de gestion des signatures mail, la signature mail se révèle également être un levier de communication non intrusif et très efficace. C'est ce que vous propose un super outil nommé Letsignit (oui, c'est bien nous!), qui assure une gestion automatisée et complète des signatures mail de l'ensemble des collaborateurs d'une entreprise, en plus d'offrir de nombreuses fonctionnalités avancées. Ce type de solution est idéal pour les moyennes et grandes entreprises qui souhaitent uniformiser les signatures des salariés ou qui souhaitent véhiculer des messages via l'ajout automatisé de bannières mail.

Quoi de mieux que de faire passer des messages supplémentaires durant vos échanges quotidiens, et  ce, sans perturber vos interlocuteurs ? Des campagnes marketing sont ainsi ajoutées directement dans vos signatures mail sans avoir ce côté « intrusif » que les publicités ou les campagnes d'emailing peuvent parfois avoir.

  • À qui s'adresse cette application : moyennes et grandes entreprises.
  • Avantages : logiciel intégré directement à votre solution de messagerie Outlook. Génère automatiquement la signature choisie pour l'ensemble des collaborateurs (très utile pour une entreprise avec un grand nombre de salariés). Grâce à la possibilité d'ajouter des bannières de communication, l'outil transforme votre signature en réel canal de communication marketing. Sécurité accrue.
  • Désavantages : mise en place légèrement plus complexe.
puissance de l'outil de signature mail Letsignit

Trouver le bon outil de signature mail ? Comment décider ?

Déterminer quel est le bon outil de signature mail n'est pas une mince affaire ! Notre conseil principal (somme toute basique, mais assez important) est de commencer par déterminer quels sont vos besoins fondamentaux. Si vous êtes freelance et que vous avez besoin d'une simple signature avec photo et numéro de téléphone, il est clair que l'outil qui répondra à vos besoins ne sera pas le même que pour une entreprise de plusieurs milliers de collaborateurs.

Alors, n'hésitez pas à vous poser et à établir clairement quels sont les éléments que vous souhaitez présenter dans votre signature mail, puis à tester différents outils.

Quelques critères à prendre en compte :

  1. La nature de votre activité Les besoins d'une entreprise B2B diffèrent considérablement de ceux d'une entreprise B2C. Par exemple, une entreprise B2B pourrait privilégier un outil de signature mail offrant des options pour insérer des liens vers des témoignages, des études de cas ou des livres blancs, facilitant ainsi le partage d'informations détaillées et spécifiques avec des clients potentiels. En revanche, une entreprise B2C pourrait se concentrer davantage sur des fonctionnalités permettant d'intégrer des promotions ou des liens vers des produits phares directement dans la signature pour stimuler les ventes.
  1. La taille de votre entreprise Les grandes entreprises, comptant des centaines voire des milliers d'employés, nécessitent un outil aux fonctionnalités conçues pour gérer leur complexité organisationnelle (gestion multi-filiale, multi-langue, différents rôles d'administrateur) et répondre à leurs exigences de sécurité. De plus, les grandes entreprises ont des enjeux importants en matière de communication interne. Les outils permettant le déploiement de campagnes de communication interne, plutôt que vers des audiences externes, seront parfaitement appropriés. De cette manière, des annonces internes ou des rappels importants peuvent être diffusés facilement à tous les employés.
  2. Quel est votre budget ? Évaluez le budget dont vous disposez et comparez-le aux différents outils proposés sur le marché. Certains outils offrent des services gratuits avec des fonctionnalités limitées, ce qui peut être suffisant pour les petites entreprises ou les freelancers. D'autres outils nécessitent un abonnement payant pour accéder à des services plus avancés, tels que des analyses détaillées, des options de personnalisation étendues, et des intégrations complexes avec d'autres systèmes d'entreprise. Veillez à trouver un équilibre entre coût et fonctionnalité pour maximiser votre retour sur investissement.
  3. Compatibilité Assurez-vous que l'outil de signature mail soit compatible avec votre messagerie. Certains outils ne fonctionnent qu'avec des clients de messagerie spécifiques comme Outlook, Gmail ou Apple Mail. De cette manière, vous assurerez une intégration fluide et éviterez plusieurs problèmes techniques potentiels.
  4. L'innovation de l'outil Recherchez un outil qui évolue constamment et qui met en avant de nouvelles fonctionnalités. Par exemple, l'ajout d'un assistant IA pour optimiser les signatures, vous faire gagner du temps ou automatiser certaines tâches peut être un atout précieux. Un outil qui propose régulièrement des mises à jour et des résolutions de bugs montre aussi un engagement à long terme envers l'amélioration continue et la satisfaction de l'utilisateur.
  5. Support offert par l'outil Évaluez le niveau de support offert par l'entreprise derrière l'outil de signature mail. Un bon support technique peut faire une énorme différence, surtout en cas de problèmes ou de questions complexes. Vérifiez si le support est réactif et disponible via plusieurs canaux (email, chat, téléphone). Les avis et témoignages d'autres utilisateurs peuvent également vous donner une idée de la qualité du support.

En résumé, plusieurs outils existent sur le marché, chacun ayant ses propres forces et faiblesses. Vous poser ces questions vous aidera à déterminer avec plus de précision lequel vous conviendra le mieux. Par exemple, HubSpot est apprécié pour sa simplicité d'utilisation, tandis que Letsignit offre une personnalisation beaucoup plus approfondie, automatisée, et sécurisée pour les moyennes et grandes entreprises. L'important est de trouver un outil qui non seulement répond à vos besoins actuels, mais qui peut également évoluer avec votre entreprise.

La signature mail, gérable sans outil dédié ?

Signature mail outil marketing

Bien sûr, il est possible de mettre en place une signature professionnelle sans passer par un outil spécialisé. En ce sens, les services de messagerie ont pour la plupart une section « signature » vous permettant d'afficher la même signature sous l'ensemble de vos messages. Or, cette section n'offre qu'une possibilité de personnalisation limitée (à moins que vous construisiez tout directement en HTML), et présente plus de risques d'instabilité.

Si votre objectif est uniquement d'intégrer votre nom et votre numéro de téléphone, par exemple, et que vous n'avez pas du tout d'intérêt pour l'aspect esthétique de votre signature : pourquoi pas ? Autrement, nous vous recommandons plutôt de passer par un outil de signature mail adapté.

Les avantages d’utiliser une solution :

  • Pas de compétences techniques requises : Les signatures mail s'affichent correctement sur tous les appareils, mobiles ou ordinateurs, sans nécessiter de connaissances en HTML. Cela garantit une uniformité et une adaptabilité parfaites des formats de signature.
  • Poids des emails optimisé : Les signatures n'alourdissent pas vos emails, assurant ainsi leurs envois et réceptions.
  • Intégration de bannières de communication : Ajoutez des bannières promotionnelles ou informatives sous chaque signature, renforçant la communication de l'entreprise. Une étude interne montre qu'une signature mail bien configurée augmente la visibilité d'une marque de 17 % et le trafic vers son site web de 25 %.
  • Réseaux sociaux et site web accessibles en un clic : Les signatures peuvent inclure des pictogrammes pour lier facilement vos contacts à vos réseaux sociaux ou à votre site web. Des widgets comme Teams ou Calendly pour la prise de rendez-vous peuvent également être intégrés.
  • Uniformité des signatures mail : Les signatures peuvent être personnalisées pour refléter l'identité et les couleurs de votre entreprise, renforçant ainsi l'identité de votre marque à chaque échange de mail.
  • Automatisation du déploiement des bannières : Déployez automatiquement des bannières sous toutes les signatures mail de vos collaborateurs, avec la flexibilité de communiquer différentes bannières en même temps.
  • Adaptation en temps réel selon l'interlocuteur : Adaptez la signature et la bannière en fonction de la personne à qui vous écrivez, offrant une personnalisation et une pertinence accrues.
  • Planification de la durée d'affichage des bannières : Planifiez combien de temps une bannière doit être affichée, permettant une gestion efficace des campagnes.
  • Mesure des performances des bannières mail : L'outil peut fournir des analyses sur les performances de vos bannières mail, vous aidant à évaluer l'efficacité de vos stratégies de communication.

Les inconvénients de ne pas utiliser une solution :

  • Compatibilité des supports : Risques d'affichage incorrect sur différents appareils et clients de messagerie.
  • Poids des emails augmenté : Signatures manuelles peuvent alourdir vos emails, augmentant les risques qu'ils soient classés comme spam.
  • Intégration manuelle des bannières : Intégrer des bannières manuellement peut être compliqué et dépend de la boîte mail utilisée.
  • Mise à jour non-automatique
  • Absence de conformité graphique : Aucune garantie que les signatures de vos collaborateurs respectent votre charte graphique, ce qui peut nuire à l'image de marque.
  • Planification des bannières impossible : Impossibilité de planifier la durée d'affichage des bannières (par exemple, bannières de vœux visibles hors saison).
  • Communication limitée : Une seule bannière à la fois, impossible de personnaliser les bannières en fonction des différents services ou départements.
  • Planification de l'affichage non automatisée : Nécessité de recourir à un outil dédié pour planifier et automatiser l'affichage des bannières.
  • Mesure de la performance complexe : Mesurer l'efficacité et la performance des bannières est plus difficile sans un outil dédié et préconfiguré pour les analyses.

L'avenir des outils de création de signatures mail

Les outils de création de signatures mail continuent d'évoluer et de s'adapter aux tendances technologiques. On peut par exemple penser à l'intelligence artificielle (IA), qui joue un rôle de plus en plus important dans le processus de création des signatures via des mécanismes de personnalisation avancée et d'analyse automatique de données.

Par exemple, chez Letsignit, la mise en place d'un assistant IA permet désormais aux utilisateurs d'être avertis lorsque certaines erreurs de configuration ont été réalisées lors de l'ajout d'une bannière. Ils reçoivent ainsi des messages d'alerte lorsque les erreurs sont automatiquement perçues. 

Quelques exemples d'erreurs remontées par l'assistant IA de Letsignit :

  • Lorsque la bannière utilisée dans une signature ne contient pas d'URL;
  • Lorsque la bannière ne contient pas d'appel à l'action;
  • Lorsque la bannière mentionne une date, mais n'a pas de fin programmée dans le designer;
  • Etc.

L'intelligence artificielle (IA) apporte de nouvelles perspectives pour la création de signatures mail. Elle permet non seulement de générer des signatures plus professionnelles et personnalisées, mais également de gagner en efficacité.

Alors, on utilise un outil de signature mail ou pas ?

Si vous, comme les collaborateurs de votre entreprise, communiquez régulièrement par mail, on ne peut que recommander l'utilisation d'un outil assurant l'uniformisation et réduisant le risque d'erreurs.

D'une certaine manière, c'est votre image professionnelle qui est en jeu. Alors, mieux vaut faire en sorte de gérer au maximum les différents paramètres de celle-ci.

Signer ses mails, c'est important (oui, oui !)

Plus qu'un simple moyen de communication, la signature mail fait partie intégrante de votre communication professionnelle. Elle renforce votre professionnalisme, votre image de marque et peut servir de point de contact supplémentaire avec vos interlocuteurs.

  • Elle permet d'authentifier l'expéditeur du mail, garantissant ainsi l'intégrité de vos échanges.
  • Elle constitue une opportunité pour créer de la visibilité et du trafic sur votre site web ou vos réseaux sociaux.
  • Elle donne l'occasion de communiquer des messages, via l'ajout de bannières mail.
  • Elle est la dernière impression que vous laissez à vos destinataires, d'où l'importance d'y apporter du soin.

Notons que l'importance de la signature mail est d'autant plus grande que le volume d'emails échangés est en constante augmentation. Les plus récents chiffres parlent de 1,4 milliard de mails envoyés chaque jour, et ce, seulement en France !

Les avantages d'une signature mail professionnelle

Crédibilité professionnelle et image de marque

Une signature mail professionnelle renvoie une image positive et cohérente de votre entreprise, en correspondant à votre identité visuelle. Une telle signature est tout simplement cruciale pour asseoir votre crédibilité auprès de vos clients et prospects. Elle peut aussi être un élément déterminant pour l'image de marque de votre entreprise, un aspect souvent sous-estimé.

  • En intégrant les éléments de votre marque, tels que le logo, les couleurs et les polices spécifiques, vous renforcez la reconnaissance de votre marque."
  • Elle donne à vos destinataires une impression immédiate de qui vous êtes et de ce que vous faites, établissant ainsi le ton de votre communication.
  • Une signature d'email attrayante, bien conçue et cohérente transmet une image de professionnalisme, renforçant la confiance des destinataires envers votre entreprise.

Moyen de communication supplémentaire

La communication ne se limite pas aux contenus principaux de vos emails. La signature mail peut devenir un canal d'échange supplémentaire, offrant une multitude de possibilités.

  • Elle permet de relayer des informations pertinentes sur votre entreprise, comme les actualités récentes ou des événements à venir.
  • Les signatures d'email peuvent également contenir des appels à l'action (CTA), redirigeant vers votre site, une page spécifique, ou même une campagne marketing en cours.
  • Les outils comme Letsignit offrent la possibilité de modifier ces messages pour l'ensemble des employés, garantissant ainsi une communication uniforme.

C'est donc un moyen efficace de valoriser votre image, tout en facilitant la prise de contact.

Facilité d'utilisation et gain de temps

La facilité d'utilisation est une caractéristique clé de ces outils. Même sans compétences techniques, vous pouvez créer une signature mail attrayante en quelques minutes. De nombreux outils proposent une interface intuitive, avec des modèles prédéfinis, des options de personnalisation et un éditeur WYSIWYG.

Par exemple, l'éditeur de Letsignit vous permet d'avoir accès à de nombreux modèles prédéfinis, que vous pouvez modifier à votre guise et en toute simplicité.

Une fois votre signature créée, celle-ci peut être ajoutée automatiquement à tous vos mails, et même changer en fonction du destinataire (pour les outils plus complets, comme Letsignit) ! Plus besoin de rédiger votre signature à chaque fois. On s'accorde pour dire que cela représente un gain de temps considérable pour tout ceux qui envoient beaucoup de mails dans leur journée. Certains outils (salut Letsignit !) proposent même de gérer les signatures mail de toute votre équipe, assurant une homogénéité et un gain de temps supplémentaire.

Comment créer une signature pour les mails ?

Alors, si vous nous n'utilisez pas d'outil de gestion des signatures, la méthode peut varier en fonction des clients de messagerie. Si vous êtes dans l'écosystème Microsoft, vous pouvez jeter un oeil à notre article dédié à la création de signatures Outlook. Sinon, n'hésitez pas à vous référer directement au support de votre client de messagerie.

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Et si vous avez des questions spécifiques sur ce que la signature mail peut vous apporter comme avantages communicationnels et marketing ou comme bénéfices IT, n'hésitez pas à nous contacter. Notre équipe d'experts est disponible pour répondre à toutes vos questions sur l'univers de la signature mail et des avantages de ce canal de communication puissant.

Et pour tester la solution de signature mail leader sur le marché, n'hésitez pas à tester gratuitement Letsignit.

À propos de l'auteur
Guillaume est Content Factory Manager chez Letsignit ! Grâce aux mots, il crée divers contenus (textuels, vidéos, et dans les cas les plus extrêmes, télépathiques) pour augmenter la visibilité de Letsignit sur le web. La légende veut qu'à l'âge de 3 ans, Guillaume ait construit sa première stratégie marketing web multicanaux à l'aide d'un dictionnaire, d'un biberon et d'un peu d'encre de Chine. On ne sait pas si cela est véridique, mais du moins, c'est ce qu'on raconte...
À propos de Letsignit
Letsignit est une solution de gestion de signatures mail qui permet aux organisations de transformer les signatures mail de leurs collaborateurs en un média d'engagement 1-1 puissant pour leurs marques et leurs campagnes.
Questions
Fréquentes
1
Is it possible to track the number of clicks on email signatures?

Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.

You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.

If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.

2
Can we add links to social networks, our website, and appointment-setting applications such as Calendly?

With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.

And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.

3
Can employees update their signature information themselves (number, function, etc.)?

It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.

This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.

4
Why it is important to standardize our email signatures on a large scale to ensure our identity and brand image?

It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!

A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.

With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.

5
What is the user experience like for our employees?

What is the user experience like for our employees?

  • If you opt for the Letsignit Add-in for Outlook, they will have a dedicated space in their Outlook account where they will be able to view the signatures and campaigns assigned to them.
  • If you opt for the Letsignit Desktop APP, they will be able to preview all their signatures and campaigns in this space. If they want to change their default signature to another one when sending an email, this will be done in their signature library in Outlook.

In both cases:

  • They preview their signature before sending an email and choose from signatures assigned to them.
  • Based on the permissions granted, they will also be able to modify their personal information such as their name, position, or address in these spaces.

In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.

6
Can my employees have multiple signatures available to them?

With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.

Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:

Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.

7
Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

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Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

Questions
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Vous cherchez un outil pour gérer vos signatures mail ?

Créez, gérez et déployez les signatures mail de tous vos collaborateurs en quelques clics grâce à Letsignit.
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