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Fréquentes
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Un outil de signature mail permet de créer, gérer et déployer facilement les signatures mail d’un très grand nombre de collaborateurs, avec la possibilité d’y intégrer des bannières de communication.
Selon les fonctionnalités de l’outil, vous n’êtes pas obligé de vous contenter des éléments de base tels que votre nom, votre prénom, votre poste et vos coordonnées. Bien plus qu'un générateur de signature mail, une solution dédiée a vos signatures mail d'entreprise offre des options avancées...
Vous pouvez les transformer en :
Les avantages d’utiliser une solution :
Les signatures mail s'affichent correctement sur tous les appareils, mobiles ou ordinateurs, sans nécessiter de connaissances en code HTML. Cela assure une uniformité et une adaptabilité parfaite des formats de signature.
Les signatures n'alourdissent pas le poids de vos emails, permettant ainsi d'assurer leurs envois et leurs réceptions.
Vous pouvez ajouter des bannières promotionnelles ou informatives sous chaque signature, ce qui renforce la communication de l'entreprise à chaque email envoyé.
Les signatures peuvent inclure des pictogrammes pour relier facilement vos contacts à vos réseaux sociaux ou à votre site web. Des widgets comme Teams ou Calendly pour la prise de rendez-vous peuvent également être intégrés.
Les signatures peuvent être personnalisées pour refléter l'identité et les couleurs de votre entreprise, renforçant ainsi l'identité de votre marque à chaque échange de mail.
Vous pouvez déployer automatiquement des bannières sous toutes les signatures mail de vos collaborateurs. Vous avez également la flexibilité de communiquer différentes bannières en même temps.
Vous avez la possibilité d'adapter la signature et la bannière en fonction de la personne à qui vous écrivez, ce qui offre une personnalisation et une pertinence accrues.
Vous pouvez planifier combien de temps une bannière doit être affichée, permettant une gestion efficace des campagnes.
Enfin, l'outil peut fournir des analyses sur les performances de vos bannières mail, vous aidant à évaluer l'efficacité de vos stratégies de communication.
Il est important de se poser les bonnes questions et d’identifier les besoins relatifs à votre entreprise pour choisir un logiciel de signature mail adapté. Nous souhaitons insister sur un point, qui nous semble essentiel : tous les conseils transmis n’ont pas pour objectif de complexifier votre recherche. Au contraire, ils servent à orienter votre choix, d’affiner vos critères et prendre de la hauteur.
💡 : Tous les conseils mentionnés sont applicables à tout type d’outil.
La recherche d’un outil naît d’un besoin opérationnel. Il survient généralement d’un souci d’efficacité dans le traitement d’une tâche, de diffusion et/ou centralisation de l’information.
Ce souci peut subvenir au sein de différents services.
Il est donc important d’avoir une vision plus macro de ce besoin :
Pour le service IT :
Pour le service communication / marketing :
Pour les collaborateurs :
Pour le service IT :
Pour le service communication marketing elle augmente de :
N’hésitez pas à chercher des résultats ou à consulter des témoignages présents dans le site de l’outil pour bien identifier les bénéfices de la solution.
Pour les collaborateurs :
💡 : Si vous faites le point sur tous les bénéfices, vous pourrez plus facilement convaincre la direction d’adopter un outil de signature mail. Plus vous êtes précis sur les résultats, plus elle en percevra ces atouts. 😉
Selon la structure de votre entreprise et vos besoins opérationnels, l’outil doit être doté de fonctionnalités spécifiques. Il faut déterminer celles dont vous aurez besoin afin d’orienter votre choix vers le bon outil :
Tout dépend de la structure de votre entreprise. Nous allons vous lister les fonctionnalités sur lesquelles vous ne devez pas faire l’impasse. En dessous de cette liste, nous avons réalisé un tableau récapitulatif des fonctionnalités nécessaires par typologie d’entreprises.
Le but premier de votre outil de signature mail. Il doit vous faciliter la vie et réduire les étapes de déploiement de vos signatures mail.
Il est essentiel que les signatures de vos collaborateurs soient visibles sur tous les supports qu'ils utilisent, que ce soit un ordinateur ou un appareil mobile, afin de garantir une identification claire et uniforme.
Nécessaire pour pallier les problèmes de diffusion de l’information et travailler votre image de marque.
Indispensable pour adapter la campagne de bannière mail selon vos échanges et augmenter vos résultats.
Cette fonctionnalité permet d’adapter la signature mail si votre email est destiné à une personne interne ou externe à l’entreprise.
Nul besoin d’alourdir le poids de vos emails avec une signature complète. Seuls les éléments d’identification suffisent.
Si vous devez gérer plusieurs entités au sein d’un même groupe.
Indispensable si votre entreprise comprend plusieurs entités.
Vous devez être en mesure de répondre à ces critères pour personnaliser les signatures.
Un critère essentiel si vous exercez dans une grande entreprise. L’outil doit vous permettre d’attribuer les signatures à l’ensemble des collaborateurs du groupe.
Dans l’objectif de répondre à vos besoins opérationnels, il est primordial que le tableau de bord de l’outil soit simple, facile et intuitif. Vous devez être en mesure de réaliser toutes vos tâches en quelques clics. Ce critère est très important, notamment si vous souhaitez déléguer la gestion de vos signatures mail à une tierce personne.
D’une entreprise à l’autre, l’environnement technologique diffère. L’outil de signature mail doit parfaitement s’intégrer à l’architecture de votre entreprise, d’un point de vue technique pour faciliter son intégration. Nous vous recommandons d’opter pour un outil qui comprend les fonctionnalités ci-dessus et les critères de déploiement suivants :
Chaque jour des centaines, voire des milliers d’emails sont envoyés avec des données sensibles ou confidentielles.
Étant directement associé à la messagerie de l’entreprise, l’outil de signature mail doit obligatoirement répondre à des critères de sécurité pour éviter tout risque de fuite de données.
Nous vous recommandons vivement d’opter pour un outil qui dispose des meilleures garanties en termes de sécurité et d’utilisation de l’information :
Quelle que soit la typologie de votre entreprise, ne faites pas l’impasse sur les critères de sécurité. Les tentatives de cyberattaque ne cessent de se multiplier avec l’augmentation des télétravailleurs.
Nous avons tendance à penser que choisir un outil est l’étape la plus difficile. En réalité, l’adoption de celui-ci par les collaborateurs est la plus fastidieuse. D’un collaborateur à l’autre, la valeur perçue n’est pas assimilée et limite son utilisation.
Pour faciliter le processus d’intégration de l’outil au sein de votre service, nous vous conseillons d’impliquer vos collaborateurs dès la phase de découverte de l’outil. Lorsque vous effectuerez vos recherches, demandez l’avis aux futurs utilisateurs pour susciter leurs intérêts.
Impliquez les personnes qui seront amenées à déployer les signatures mail et bannières mail. Elles seront davantage concernées par le sujet et assimileront davantage les bénéfices de l’outil pour l’entreprise.
Ainsi, vous pourrez déployer la solution et déléguer la gestion des signatures mail et de vos campagnes marketing sans encombre.
L’intégration d’un outil peut être très rapide et sans encombre.
Pour ce faire, nous vous invitons à prendre un temps avec l’équipe technique de l’outil pour :
Cette liste est non exhaustive. Selon l’environnement technologique de votre entreprise elle peut être complétée.
Ensuite, nous vous invitons à réfléchir à la gouvernance de vos signatures afin de faciliter le processus de création :
Si les besoins ont bien été définis, vous ne devriez pas perdre du temps lors du déploiement de l’outil. Les personnes intervenant sur le déploiement de l’outil dépendront de la typologie de votre entreprise.
Dans le cas d’une PME, il sera fréquent de solliciter un administrateur système pour la synchronisation de l’outil avec les tenants Azure et votre annuaire d’entreprise. Ce collaborateur a généralement accès à l’ensemble des outils de l’entreprise. Il pourra réaliser le déploiement sans difficulté.
En ce qui concerne les grands comptes, plusieurs personnes peuvent intervenir.
La personne intervenant le plus fréquemment durant le déploiement est le chef de projet technique. Pour ce faire, il doit s’assurer d’avoir accès aux tenants Azure afin d’effectuer la synchronisation de l’outil de signature mail. Le cas échéant, il doit demander les dits accès à un Admin des tenants Azure, un Admin Réseau ou Admin Office.
D’une entreprise à l’autre, les critères de sécurité diffèrent. Il peut arriver que le Chief Technical Officer - CTO ou le responsable de la sécurité des systèmes d'information - RSSI intervienne au cours du déploiement afin de vérifier certains aspects.
Nous insistons vivement sur la définition des besoins techniques, fonctionnels et humains relatifs au déploiement de l’outil. Vous gagnerez en efficacité dans le déploiement en ayant planifié les sessions d’intervention de chacune des parties prenantes.
Lorsque vous serez arrivé à cette étape, vous aurez passé la partie technique de l’intégration. Dans la pratique, cette phase d’intégration de l’outil est « plus longue » que la partie technique. Elle va demander de réfléchir à la gouvernance et à l’aspect graphique des signatures. Si vous y avez réfléchi en amont, vous gagnerez en efficacité.
À cette étape de l’intégration, les personnes les plus susceptibles d’intervenir sont : la responsable web et événementiel Groupe, la responsable communication (interne et/ou externe) ou la responsable marketing et communication, une chargée de communication ou un chef de projet communication.
Généralement, la mise en place d'un outil de gestion des signatures mail se fait en 3 grandes étapes :
Ici, il s'agit de clarifier les besoins relatifs aux signatures (informations et design) et les attributions à vos collaborateurs (par filiale ou service). Cet échange vise à identifier la meilleure méthode de configuration de vos signatures mail afin de fluidifier votre utilisation de l’outil.
Les personnes en charge de la gestion et de la création des signatures mail interviendront pour finaliser l’intégration. Il peut arriver que la création des modèles de signatures mail (d’un point de vue design) soit déléguée à des graphistes internes ou externes.
Une fois les signatures créées dans l’outil et attribuées aux collaborateurs, il s’ensuit une session de tests afin de vérifier l’affichage. Selon les résultats, les signatures sont améliorées ou mises en ligne.
L’intégration terminée, vous pouvez passer à l’utilisation de l’outil et diffuser des campagnes de communication en interne et en externe.
L’adoption de l’outil en interne passe par plusieurs étapes : l’implication lors de la phase de recherche, la participation à l’intégration et la formation. Si vos collaborateurs ont été impliqués dès les prémices du projet, vous déléguerez plus aisément la gestion de l’outil.
Toutefois, l’étape de formation n’est pas à négliger.
Il est fréquent de constater une non-utilisation d’un outil par manque de formation ou par difficulté de passation. Nous vous recommandons vivement de former vos collaborateurs grâce au service client attiré à la souscription de l’outil. Point de contact privilégié, il vous permettra de favoriser l’adoption de l’outil auprès des collaborateurs et de replacer son importance et ses bénéfices pour l’entreprise.
Une fois les tenants de l’outil maîtrisé, vous pouvez fluidifier le processus de gestion et de production des signatures mail et des campagnes marketing.
L’outil est généralement utilisé par le service communication marketing. Néanmoins, il est important de bien cadrer le processus de production des signatures et des campagnes. Pour ce faire, vous devez mettre les bonnes personnes au bon endroit.
Ainsi, vous gagnerez en efficacité dans l’utilisation de l’outil et vous n’aurez pas le risque qu’il soit mis de côté.
Plus vous serez au fait des nouveautés de l’outil, plus vous gagnerez en efficacité dans son usage. Nous vous recommandons d’échanger minimum 1 fois par trimestre avec votre Customer Success Manager, la personne en charge de votre compte client. Il saura vous aider dans l’utilisation de l’outil et vous informer des nouveautés. Ce sera aussi l’occasion de faire des retours concernant l’outil : le besoin d’une fonctionnalité, une synchronisation avec un autre outil, améliorer l’interface…
Vous disposez désormais de toutes les informations clés pour choisir votre outil de signature mail professionnelle, l’intégrer et l’utiliser.
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
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As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
