Conseils
27
December
2023

Pourquoi utiliser un outil de signature mail pour votre entreprise ?

Par
Dinis Vendeirinho
Digital Project Manager
1 responsable marketing sur 4 reconnaît que la gestion de leurs signatures mail relève de l’anarchie. Dans cet article, nous expliquons comment choisir un outil de signature mail adaptée à vos besoins et la structure de votre entreprise pour faciliter leur gestion.

Les objectifs d’un outil de signature mail.

Un outil de signature mail permet de créer, gérer et déployer facilement les signatures mail d’un très grand nombre de collaborateurs, avec la possibilité d’y intégrer des bannières de communication.

Selon les fonctionnalités de l’outil, vous n’êtes pas obligé de vous contenter des éléments de base tels que votre nom, votre prénom, votre poste et vos coordonnées. Bien plus qu'un générateur de signature mail, une solution dédiée a vos signatures mail d'entreprise offre des options avancées...

Vous pouvez les transformer en :

  • Un véritable point de contact pour l’ensemble de vos destinataires en intégrant des icônes d'appel à l'action, des liens vers vos réseaux sociaux ou votre site web, des widgets Teams ou encore des liens Calendly pour gérer vos rendez-vous…
  • Un vrai canal de communication en intégrant des bannières mail à vos signatures.

9 raisons d’utiliser un logiciel de gestion de signatures mail.

Les avantages d’utiliser une solution :

  • Ne nécessite aucune compétence technique : Les signatures mail s'affichent correctement sur tous les appareils, mobiles ou ordinateurs, sans nécessiter de connaissances en code HTML. Cela assure une uniformité et une adaptabilité parfaite des formats de signature.
  • Le poids de vos emails est assuré : Les signatures n'alourdissent pas le poids de vos emails, permettant ainsi d'assurer leurs envois et leurs réceptions.
  • L'intégration de bannières de communication : Vous pouvez ajouter des bannières promotionnelles ou informatives sous chaque signature, ce qui renforce la communication de l'entreprise à chaque email envoyé.
  • Vos réseaux sociaux et site web accessibles en un clic : Les signatures peuvent inclure des pictogrammes pour relier facilement vos contacts à vos réseaux sociaux ou à votre site web. Des widgets comme Teams ou Calendly pour la prise de rendez-vous peuvent également être intégrés.
  • Garantis l’uniformité de vos signatures mail : Les signatures peuvent être personnalisées pour refléter l'identité et les couleurs de votre entreprise, renforçant ainsi l'identité de votre marque à chaque échange de mail.
  • L'automatisation du déploiement des bannières de communication : Vous pouvez déployer automatiquement des bannières sous toutes les signatures mail de vos collaborateurs. Vous avez également la flexibilité de communiquer différentes bannières en même temps.
  • Adaptation en temps réel selon l'interlocuteur : Vous avez la possibilité d'adapter la signature et la bannière en fonction de la personne à qui vous écrivez, ce qui offre une personnalisation et une pertinence accrues.
  • Planification de la durée d'affichage des bannières : Vous pouvez planifier combien de temps une bannière doit être affichée, permettant une gestion efficace des campagnes.
  • Possibilité de mesurer les performances des bannières mail : Enfin, l'outil peut fournir des analyses sur les performances de vos bannières mail, vous aidant à évaluer l'efficacité de vos stratégies de communication.
Solution de signature mail

Les inconvénients de ne pas utiliser une solution :

  • Problème de compatibilité des supports qui génèrent un problème d’affichage.
  • Le poids de vos emails peut être alourdi #spams.
  • Difficulté pour intégrer les bannières manuellement selon votre boîte mail.
  • Sans outil, vous n’avez aucune garantie que vos collaborateurs aient une signature conforme à votre charte graphique.
  • Aucune possibilité de planifier la durée de vos bannières (les bannières de vœux en mars impactent votre image).
  • Vous pouvez communiquer qu’une bannière à la fois. Impossible de personnaliser par service.
  • Planification de la durée d'affichage impossible sans un outil.
  • La mesure de la performance est rendue difficile sans un outil.

Comment bien choisir son outil pour créer ses signatures mail ?

Il est important de se poser les bonnes questions et d’identifier les besoins relatifs à votre entreprise pour choisir un logiciel de signature mail adapté. Nous souhaitons insister sur un point, qui nous semble essentiel : tous les conseils transmis n’ont pas pour objectif de complexifier votre recherche. Au contraire, ils servent à orienter votre choix, d’affiner vos critères et prendre de la hauteur.

💡 : Tous les conseils mentionnés sont applicables à tout type d’outil.

Votre outil de signature mail doit répondre à des besoins opérationnels.

La recherche d’un outil naît d’un besoin opérationnel. Il survient généralement d’un souci d’efficacité dans le traitement d’une tâche, de diffusion et/ou centralisation de l’information.

Ce souci peut subvenir au sein de différents services.

Il est donc important d’avoir une vision plus macro de ce besoin :

Question n°1 : À quels besoins l’outil répond-il ?

Question n°2 : Pour qui est-elle bénéfique ?

Pour le service IT :

  • Il n’a plus besoin de gérer manuellement les signatures mail
  • Il s’épargne des soucis de délivrabilité des emails causés par des signatures trop lourdes

Pour le service communication / marketing :

  • Il n’y a plus besoin d’envoyer des exemples de signatures mail (dans le cas où le service IT ne gère pas le sujet)
  • Il a la garantie que les polices de caractères et la charte graphique soient respectées
  • Il peut utiliser la signature mail pour diffuser de l’information à l'aide d'une bannière mail

Pour les collaborateurs :

Question n°3 : Qu’est-ce que cet outil permet d’obtenir ? (résultats chiffrés)

Pour le service IT :

  • Une entreprise de 200 collaborateurs peut économiser jusqu’à 100 heures de travail / an
  • Elle peut par la même occasion économiser 3 530€ / an
Le guide ultime de la signature mail pour Outlook (Microsoft Office 365)


Pour le service communication marketing elle augmente de :

  1. + de 17% la visibilité de leurs marques
  2. + de 38% la diffusion de l’information auprès des collaborateurs
  3. + de 25% le trafic et le nombre de leads

N’hésitez pas à chercher des résultats ou à consulter des témoignages présents dans le site de l’outil pour bien identifier les bénéfices de la solution.

Pour les collaborateurs :

  • L'outil évite de perdre minimum 20 minutes de temps de travail pour créer une signature mail ou ajouter des bannières.
outil de signature mail
💡 : Si vous faites le point sur tous les bénéfices, vous pourrez plus facilement convaincre la direction d’adopter un outil de signature mail. Plus vous êtes précis sur les résultats, plus elle en percevra ces atouts. 😉

Votre solution doit répondre à des besoins fonctionnels

Selon la structure de votre entreprise et vos besoins opérationnels, l’outil doit être doté de fonctionnalités spécifiques. Il faut déterminer celles dont vous aurez besoin afin d’orienter votre choix vers le bon outil :

Question n°1 : De quelles fonctionnalités avez-vous besoin ?

Tout dépend de la structure de votre entreprise. Nous allons vous lister les fonctionnalités sur lesquelles vous ne devez pas faire l’impasse. En dessous de cette liste, nous avons réalisé un tableau récapitulatif des fonctionnalités nécessaires par typologie d’entreprises.

  • Déploiement automatique des signatures mail : Le but premier de votre outil de signature mail. Il doit vous faciliter la vie et réduire les étapes de déploiement de vos signatures mail.
  • Déploiement sur PC, Mobile et tablette : Il est essentiel que les signatures de vos collaborateurs soient visibles sur tous les supports qu'ils utilisent, que ce soit un ordinateur ou un appareil mobile, afin de garantir une identification claire et uniforme.
  • Ajout automatique de bannières mail aux signatures : Nécessaire pour pallier les problèmes de diffusion de l’information et travailler votre image de marque.
  • Déploiement de plusieurs campagnes marketing de signatures mail simultanées : Indispensable pour adapter la campagne de bannière mail selon vos échanges et augmenter vos résultats.
  • Personnaliser les signatures mail selon le destinataire : Cette fonctionnalité permet d’adapter la signature mail si votre email est destiné à une personne interne ou externe à l’entreprise.
  • Signature adaptée pour la réponse et transfert d’email : Nul besoin d’alourdir le poids de vos emails avec une signature complète. Seuls les éléments d’identification suffisent.
  • Gestion des filiales de l’entreprise par groupe : Si vous devez gérer plusieurs entités au sein d’un même groupe.
  • Gestion de plusieurs logos : Indispensable si votre entreprise comprend plusieurs entités.
  • Gestion des signatures mail par service : Vous devez être en mesure de répondre à ces critères pour personnaliser les signatures.
  • Nombre de gestions d’utilisateurs illimités : Un critère essentiel si vous exercez dans une grande entreprise. L’outil doit vous permettre d’attribuer les signatures à l’ensemble des collaborateurs du groupe.

Question n°2 : L’interface est-elle fluide ?

Dans l’objectif de répondre à vos besoins opérationnels, il est primordial que le tableau de bord de l’outil soit simple, facile et intuitif. Vous devez être en mesure de réaliser toutes vos tâches en quelques clics. Ce critère est très important, notamment si vous souhaitez déléguer la gestion de vos signatures mail à une tierce personne.

La solution de signature mail doit répondre à des besoins techniques.

D’une entreprise à l’autre, l’environnement technologique diffère. L’outil de signature mail doit parfaitement s’intégrer à l’architecture de votre entreprise, d’un point de vue technique pour faciliter son intégration. Nous vous recommandons d’opter pour un outil qui comprend les fonctionnalités ci-dessus et les critères de déploiement suivants :

  1. L’outil doit être compatible avec votre service de messagerie.
  2. L’outil doit être compatible avec les outils de l’entreprise : votre outil de CRM pour suivre les résultats de conversion.
  3. L’outil ne doit pas nécessiter l’installation d’une application sur le PC ou l’appareil mobiles de vos collaborateurs. Cela rendrait le processus d’intégration de l’outil complexe et ingérable si vos collaborateurs se comptent en milliers. Préférez un outil doté d’un Add-in.

L’outil doit répondre à des critères de sécurité

Chaque jour des centaines, voire des milliers d’emails sont envoyés avec des données sensibles ou confidentielles.

Étant directement associé à la messagerie de l’entreprise, l’outil de signature mail doit obligatoirement répondre à des critères de sécurité pour éviter tout risque de fuite de données.

Nous vous recommandons vivement d’opter pour un outil qui dispose des meilleures garanties en termes de sécurité et d’utilisation de l’information :

  • La RGPD de l’entreprise doit être irréprochable pour garantir une non-collecte des données de vos emails.
  • Les certifications ISO 27001 : 2017 et 27018 : 2019 : ce sont les plus hautes garanties en termes de sécurité, de traitement et de stockage de l’information. Ces certifications sont nominatives et répondent à un cahier des charges précis. Elles apporteront un confort supplémentaire à votre entreprise en termes de sécurité.

Quelle que soit la typologie de votre entreprise, ne faites pas l’impasse sur les critères de sécurité. Les tentatives de cyberattaque ne cessent de se multiplier avec l’augmentation des télétravailleurs.

Comment bien intégrer son outil de signature mail Microsoft 365 (Office 365) ?

Embarquer les parties prenantes dès la découverte de l’outil.

Nous avons tendance à penser que choisir un outil est l’étape la plus difficile. En réalité, l’adoption de celui-ci par les collaborateurs est la plus fastidieuse. D’un collaborateur à l’autre, la valeur perçue n’est pas assimilée et limite son utilisation.

Pour faciliter le processus d’intégration de l’outil au sein de votre service, nous vous conseillons d’impliquer vos collaborateurs dès la phase de découverte de l’outil. Lorsque vous effectuerez vos recherches, demandez l’avis aux futurs utilisateurs pour susciter leurs intérêts.

Impliquez les personnes qui seront amenées à déployer les signatures mail et bannières mail. Elles seront davantage concernées par le sujet et assimileront davantage les bénéfices de l’outil pour l’entreprise.

Ainsi, vous pourrez déployer la solution et déléguer la gestion des signatures mail et de vos campagnes marketing sans encombre.

Les prérequis pré-intégration : définir les besoins, les étapes et les contraintes du projet.

L’intégration d’un outil peut être très rapide et sans encombre.

Pour ce faire, nous vous invitons à prendre un temps avec l’équipe technique de l’outil pour :

  • S’assurer de la compatibilité avec vos outils - Microsoft 365 (Office 365) ou Google Workspace
  • Définir le meilleur mode de déploiement de vos signatures mail sur votre messagerie
  • Identifier les prérequis techniques
  • Anticiper au maximum d’éventuelles difficultés techniques
  • Identifier les différents intervenants
  • Définir les personnes en charge de la création des signatures
  • Planifier les étapes du projet et bloquer les agendas

Cette liste est non exhaustive. Selon l’environnement technologique de votre entreprise elle peut être complétée.

Ensuite, nous vous invitons à réfléchir à la gouvernance de vos signatures afin de faciliter le processus de création :

  • La gouvernance de vos modèles de signatures mail : qui les gérera au quotidien ?
  • Les éléments renseignés dans vos signatures : quelles informations de base souhaitez-vous ajouter ? Adresse mail ? Numéro de téléphone ? Site web ? Réseaux sociaux ? Un lien Calendly pour gérer vos rendez-vous ?
  • L’aspect visuel de vos signatures : à quoi doivent-elles ressembler ?
Exemples de signatures mail

Ce guide devrait vous intéresser. Il comprend + de 40 modèles de signatures mail et d'exemples de bannière.

Intégration de l’outil : qui doit intervenir ?

Si les besoins ont bien été définis, vous ne devriez pas perdre du temps lors du déploiement de l’outil. Les personnes intervenant sur le déploiement de l’outil dépendront de la typologie de votre entreprise.

Dans le cas d’une PME, il sera fréquent de solliciter un administrateur système pour la synchronisation de l’outil avec les tenants Azure et votre annuaire d’entreprise. Ce collaborateur a généralement accès à l’ensemble des outils de l’entreprise. Il pourra réaliser le déploiement sans difficulté.

En ce qui concerne les grands comptes, plusieurs personnes peuvent intervenir.

La personne intervenant le plus fréquemment durant le déploiement est le chef de projet technique. Pour ce faire, il doit s’assurer d’avoir accès aux tenants Azure afin d’effectuer la synchronisation de l’outil de signature mail. Le cas échéant, il doit demander les dits accès à un Admin des tenants Azure, un Admin Réseau ou Admin Office.

D’une entreprise à l’autre, les critères de sécurité diffèrent. Il peut arriver que le Chief Technical Officer - CTO ou le responsable de la sécurité des systèmes d'information - RSSI intervienne au cours du déploiement afin de vérifier certains aspects.

Nous insistons vivement sur la définition des besoins techniques, fonctionnels et humains relatifs au déploiement de l’outil. Vous gagnerez en efficacité dans le déploiement en ayant planifié les sessions d’intervention de chacune des parties prenantes.

Comment créer une signature mail professionnelle ? Qui intervient ?

Lorsque vous serez arrivé à cette étape, vous aurez passé la partie technique de l’intégration. Dans la pratique, cette phase d’intégration de l’outil est « plus longue » que la partie technique. Elle va demander de réfléchir à la gouvernance et à l’aspect graphique des signatures. Si vous y avez réfléchi en amont, vous gagnerez en efficacité. À cette étape de l’intégration, les personnes les plus susceptibles d’intervenir sont : la responsable web et événementiel Groupe, la responsable communication (interne et/ou externe) ou la responsable marketing et communication, une chargée de communication ou un chef de projet communication.

Généralement, la création des signatures de l’outil se fait en 3 grandes étapes :

  • Lancement du projet : elle consiste à clarifier les besoins relatifs aux signatures (informations et design) et les attributions à vos collaborateurs (par filiale ou service). Cet échange vise à identifier la meilleure méthode de configuration de vos signatures mail afin de fluidifier votre utilisation de l’outil.
  • Ateliers fonctionnels spécifiques : Les personnes en charge de la gestion et de la création des signatures mail interviendront pour finaliser l’intégration. Il peut arriver que la création des modèles de signatures mail (d’un point de vue design) soit déléguée à des graphistes internes ou externes.
  • Test des signatures mail : une fois les signatures créées dans l’outil et attribuées aux collaborateurs, il s’ensuit une session de tests afin de vérifier l’affichage. Selon les résultats, les signatures sont améliorées ou mises en ligne.

L’intégration terminée, vous pouvez passer à l’utilisation de l’outil et diffuser des campagnes de communication en interne et en externe.

Comment bien utiliser son outil pour la création de signature mail ?

Formation des équipes et suivi avec les responsables du service client

L’adoption de l’outil en interne passe par plusieurs étapes : l’implication lors de la phase de recherche, la participation à l’intégration et la formation. Si vos collaborateurs ont été impliqués dès les prémices du projet, vous déléguerez plus aisément la gestion de l’outil.

Toutefois, l’étape de formation n’est pas à négliger.

Il est fréquent de constater une non-utilisation d’un outil par manque de formation ou par difficulté de passation. Nous vous recommandons vivement de former vos collaborateurs grâce au service client attiré à la souscription de l’outil. Point de contact privilégié, il vous permettra de favoriser l’adoption de l’outil auprès des collaborateurs et de replacer son importance et ses bénéfices pour l’entreprise.

Une fois les tenants de l’outil maîtrisé, vous pouvez fluidifier le processus de gestion et de production des signatures mail et des campagnes marketing.

Définir un processus de production.

L’outil est généralement utilisé par le service communication marketing. Néanmoins, il est important de bien cadrer le processus de production des signatures et des campagnes. Pour ce faire, vous devez mettre les bonnes personnes au bon endroit.

  • Qui gère le design et les modèles des signatures ? Un chef de projet ? Un chargé de communication.
  • Qui fait le déploiement des signatures ?
  • Qui crée les campagnes ? Un graphiste ? Un prestataire ?
  • Qui programme les campagnes ? Est-ce la personne qui déploie les signatures ?
  • Qui analyse les performances des signatures et des campagnes ? Le chargé de communication ? La responsable communication ? La personne en charge du déploiement ?

Ainsi, vous gagnerez en efficacité dans l’utilisation de l’outil et vous n’aurez pas le risque qu’il soit mis de côté.

Anticiper la production de vos campagnes : 4 étapes.

  1. Sonder les services pour recenser leurs besoins : Les signatures mail diffèrent d’un service à l’autre. Nous vous recommandons de recenser les besoins auprès des différents services pour que les signatures mail et les campagnes soient pertinentes et efficaces.
  2. Créer un plan de communication : Vous et vos collaborateurs aurez une vision claire des campagnes de signatures mail sur du moyen terme. Vous anticiperez facilement leur création, notamment si vous sous-traitez.
  3. Réaliser des briefs pour créer vos bannières de communication : Que vous réalisiez vos campagnes en interne ou en externe, nous recommandons la création d'un brief créatif dans lequel vous indiquerez tous les prérequis des campagnes. Ainsi, vous vous épargnez des allers-retours et un retard de production.
  4. Planifier vos campagnes dans l’outil : Lorsque vos campagnes sont prêtes, planifiez leur diffusion. Ainsi, vous ne perdrez pas de temps le jour J. Vous n’aurez juste qu’à vérifier l’affichage en envoyant un mail.

Rester informé sur les nouveautés du produit.

Plus vous serez au fait des nouveautés de l’outil, plus vous gagnerez en efficacité dans son usage. Nous vous recommandons d’échanger minimum 1 fois par trimestre avec votre Customer Success Manager, la personne en charge de votre compte client. Il saura vous aider dans l’utilisation de l’outil et vous informer des nouveautés. Ce sera aussi l’occasion de faire des retours concernant l’outil : le besoin d’une fonctionnalité, une synchronisation avec un autre outil, améliorer l’interface…

Vous disposez désormais de toutes les informations clés pour choisir votre outil de signature mail professionnelle, l’intégrer et l’utiliser.

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À propos de l'auteur
Dinis est Digital Project Manager chez Letsignit ! Il intervient dans la majorité des projets du service Marketing : communication externe et interne, création de contenus, copywriting, … C'est le couteau suisse du marketing et le preux chevalier du design de l'entreprise. Nos très chers collaborateurs ne peuvent plus se passer de ses belles créations pour leurs communications (et de ses playlists Spotify).
À propos de Letsignit
Letsignit est une solution de gestion de signatures mail qui permet aux organisations de transformer les signatures mail de leurs collaborateurs en un média d'engagement 1-1 puissant pour leurs marques et leurs campagnes.
Questions
Fréquentes
1
Is it possible to track the number of clicks on email signatures?

Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.

You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.

If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.

2
Can we add links to social networks, our website, and appointment-setting applications such as Calendly?

With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.

And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.

3
Can employees update their signature information themselves (number, function, etc.)?

It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.

This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.

4
Why it is important to standardize our email signatures on a large scale to ensure our identity and brand image?

It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!

A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.

With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.

5
What is the user experience like for our employees?

What is the user experience like for our employees?

  • If you opt for the Letsignit Add-in for Outlook, they will have a dedicated space in their Outlook account where they will be able to view the signatures and campaigns assigned to them.
  • If you opt for the Letsignit Desktop APP, they will be able to preview all their signatures and campaigns in this space. If they want to change their default signature to another one when sending an email, this will be done in their signature library in Outlook.

In both cases:

  • They preview their signature before sending an email and choose from signatures assigned to them.
  • Based on the permissions granted, they will also be able to modify their personal information such as their name, position, or address in these spaces.

In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.

6
Can my employees have multiple signatures available to them?

With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.

Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:

Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.

7
Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

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Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

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