Si vous devez intégrer une signature automatique dans vos emails Outlook, il faut au minimum qu'elles contiennent toutes les informations nécessaires à la crédibilité de vos échanges.
Eh oui ! La signature mail est votre carte professionnelle interactive.
Plus précisément, elle doit contenir :
Tous ces éléments en tête, passons à la pratique : comment automatiser les signatures mail sur Outlook ?
Automatiser et centraliser la gestion de vos signatures mail Outlook est indispensable si vous souhaitez garantir une image de marque uniforme et positive de l'entreprise.
En automatisant vos signatures Outlook 365, vous êtes assuré que chaque email envoyé est automatiquement signé. Vous n'aurez plus à mettre à jour manuellement les signatures de chaque employé. De plus, vous êtes assuré que toutes les signatures restent à jour et conformes aux informations de chaque collaborateur : intitulé du poste, numéro de téléphone, adresse postale...
Pour aider vos collaborateurs à faire une signature Outlook, proposer un modèle prédéfini peut sembler une piste intéressante. Mais en pratique, chacun va plus ou moins interpréter les éléments et les adapter selon ses capacités techniques et graphiques.
Résultat, les signatures mail varient d’un collaborateur à l’autre. Certains oublient de préciser leur poste, oublie des liens, d’autres adoptent des noms de service différents, au sein d’un même département ou entre les filiales. Tous ces éléments nuisent à la cohérence et à la crédibilité de votre marque lors des échanges de vos collaborateurs.
Pour éviter ces errements possibles, un responsable de l’informatique peut bien sûr, prendre chaque poste en main et y créer une signature Outlook 365 adaptée et chartée. Une option possible, mais chronophage : pour une entreprise de 200 collaborateurs, configurer les signatures sur chaque poste représente environ 100 heures de travail !
Une tâche rébarbative qu’il faudra renouveler si l’entreprise décide de changer de logo, de nom ou tout simplement déménager. Pour tenter d’automatiser les signatures mail Outlook, certaines entreprises essayent de développer des scripts, mais cela revient à repousser le problème… Les scripts sont très sensibles au moindre changement et doivent donc, faire l’objet d’une maintenance régulière et minutieuse. Dommage de se contenter d’une demi-mesure, forcément imparfaite, alors qu’il existe des solutions clés en main.
Il existe de nombreux générateurs de signature mail en ligne. Mais, l'utilisation de ces générateurs de signatures mail reste limitée. Les générateurs n'automatisent pas l'ajout de vos signatures dans vos mails.
C’est l’utilisateur, qui depuis ses paramètres, doit configurer manuellement la signature de ses mails. Il devra créer sa signature à l'aide d'un générateur pour copier la signature HTML ou un format image dans Outlook.
Imaginez maintenant que vous changiez votre charte graphique. C'est alors tout vos collaborateurs qui devront changer manuellement leurs signatures mail, là où un outil permettant l'automatisation de l'ensemble de vos signatures mail vous permettra de le gérer en quelques clics seulement.
Car oui, il est impossible de configurer automatiquement les signatures Outlook 365 depuis le compte administrateur Microsoft 365.
Avec une solution de gestion de signature mail, vous déchargez vos collaborateurs de la gestion de leurs propres signatures. La signature automatique sera visible et attribuée à l’ensemble de vos collaborateurs dès l’ouverture d’Outlook et insérée automatiquement dans chaque échange professionnel.
Les collaborateurs ne sont pas les seuls bénéficiaires.
Plutôt qu’une tâche chronophage et répétitive, choisir la signature automatique sur Outlook et centraliser sa gestion avec une solution représente une option bien plus intéressante. Centraliser le déploiement évite à la fois un paramétrage individuel aléatoire et une perte de temps pour les collaborateurs comme pour le service informatique.
L’actualisation devient alors automatique en cas de changement de logo, de nom ou d'intitulé de poste : l’entreprise a tout à y gagner.
En quelques clics, vos collaborateurs bénéficient d’une signature mail élégante et esthétique. Pour le marketing, c’est l’assurance de signatures harmonisées : terminé de vérifier si elle est complète et conforme à la charte graphique de l’entreprise. C’est vous l’administrateur. Vous pouvez tout contrôler !
De plus, se munir d’une solution pour la gestion automatique de vos signatures vous offre la possibilité de communiquer à travers l’insertion de bannières mail pour une communication interne à l’entreprise ou externe. Les deux font la paire, la bannière est automatiquement rattachée à votre signature mail !
Chaque mail envoyé, enrichi avec des bannières personnalisées, devient un relais pour les campagnes marketing ou de communication. Annoncer un évènement, un nouveau produit, réaliser un sondage ou une étude, relayer une annonce de recrutement… Les cas d’usages sont infinis ! Les mails de vos collaborateurs deviennent un maillon essentiel de vos campagnes.
De plus, la centralisation des bannières mail laisse une liberté totale pour affecter des campagnes à des groupes choisis : une campagne d’acquisition pour le service marketing, de nouveaux produits pour les commerciaux, des ouvertures de postes pour le service RH.
Choisir la bonne solution, c'est avant tout s'assurer qu'elle respecte toutes les attentes des utilisateurs (les collaborateurs), mais aussi celles du service IT et du service Marketing.
Pour les collaborateurs, la solution doit être facile d'utilisation. Elle doit permettre de changer de signature ou de bannière mail directement dans la messagerie Outlook et dans la finalité : ils n’ont plus à se soucier de l'insertion de leurs signatures. Dès l'ouverture de nouveaux courriels, les deux doivent apparaître automatiquement.
Pour les services IT, la solution doit être simple à déployer sur chaque poste. Elle ne doit pas nécessiter d'installation manuelle et doit être possible à distance. La solution choisie devra également être totalement sécurisée en disposant des dernières normes ISO en vigueur.
Pour le marketing, la gestion des signatures doit être simple avec une plateforme intelligente regroupant toutes les signatures et les bannières mail déployées. Ils doivent également s'assurer qu'il n'y aura aucune dégradation dans l'affichage des signatures mail sur desktop ou smartphone après réception du mail. La solution doit laisser la liberté au responsable de la communication ou du marketing d'affecter des campagnes de bannières mail à des groupes choisis et disposer d'une plateforme lui permettant de suivre la performance des campagnes.
Pour conclure, si vous souhaitez satisfaire les collaborateurs à travers un outil simple, automatique et fluide tout en satisfaisant le marketing en misant sur tous les mails des collaborateurs à travers des bannières mail. Vous devrez choisir la solution qui répondra à leurs attentes. Car, si déployer une nouvelle campagne ou signature devient chronophage, vos équipes délaisseront ce canal.
En utilisant la solution SaaS Letsignit, il s’avère facile et rapide d’automatiser et de centraliser la création des signatures, ainsi que leur déploiement via Microsoft 365 (Office 365). Quelques clics suffisent !
Vous pourrez dire adieu aux longs paramétrages, aux informations non à jour. Votre annuaire se synchronise instantanément et toutes les informations de vos utilisateurs sont automatiquement préremplies de façon sécurisée et automatique.
La première étape consiste bien entendu à créer son compte Letsignit en choisissant Microsoft 365 (Office 365) pour vous connecter. Sur la plateforme, l’application vous demande de choisir le mode d’importation de vos collaborateurs depuis l’onglet « Intégration ». Il suffit alors de synchroniser votre répertoire avec Microsoft 365 (Office 365). Un import alternatif en utilisant un fichier CSV est aussi possible.
Dans les deux cas, toutes les informations de vos utilisateurs les différents domaines, les groupes, les attributs sont immédiatement importées et disponibles sur la plateforme en quelques minutes… Autre bénéfice intéressant : tout nouvel utilisateur ajouté à votre répertoire sera automatiquement importé dans Letsignit. Difficile de faire plus simple !
Une fois que tous les paramètres sont renseignés, vous pouvez créer le design de vos signatures mail.
Vos utilisateurs sont synchronisés ? Reste à créer la signature. Rien de plus facile avec notre éditeur « Drag & Drop ». Selon vos compétences graphiques ou vos goûts, vous pouvez choisir parmi 16 modèles de signatures proposés celui qui vous convient le mieux. Ce choix effectué, vous pouvez ouvrir l’éditeur« drag & drop » pour compléter la signature mail (aucune compétence HTML n'est requise).
C’est d’autant plus simple que toutes les informations des utilisateurs sont déjà préremplies grâce à la synchronisation automatique. Le tout, avec une solution 100% RGPD qui vous assure la protection de vos données conformes aux normes ISO 27001 & ISO 27018 ! Profitez de cette signature mail pour promouvoir vos réseaux sociaux – c’est bien sûr prévu dans l’éditeur.
À noter que les administrateurs experts peuvent choisir de réaliser toutes ces opérations en HTML : vos signatures mail seront alors créées sur une plateforme dédiée puis importées directement.
Pour aller plus loin dans la création de vos signatures mail, téléchargez notre bibliothèque de signatures mail. Vous y trouverez + de 40 exemples inspirants pour signer vos emails en beauté !
Vos signatures mail sont prêtes. Il ne reste plus qu’à attribuer chaque type de signature mail aux collaborateurs, simplement en cochant les cases dans l’annuaire de la page d’administration. Et après ? Chez Letsignit, on a pensé à tout et on a d’ailleurs travaillé en collaboration avec les équipes Microsoft pour vous simplifier la vie et vous proposer l’expérience la plus transparente grâce à notre Add-in de signatures mail pour Outlook !
Comment ça fonctionne ? Une fois votre annuaire synchronisé et vos signatures Outlook créées, il ne vous reste plus qu’à activer l’Add-in depuis votre console admin M365 en quelques clics seulement !
Une fois le déploiement effectué, les utilisateurs accèdent automatiquement à la signature mail qui leur été attribuée en se connectant à Outlook (Outlook Desktop ou Outlook Web App), peu importe le device utilisé (tablette et mobile compris).
Côté technique, aucune action n’est requise par les utilisateurs finaux grâce à l’authentification transparente, liée au compte Microsoft 365 et à l’Azure Active Directory. Aussi, Letsignit est la seule solution offrant la possibilité aux utilisateurs de consulter et de mettre à jour leurs coordonnées directement depuis l’Add-in (si l’admin l’autorise). Le tout, sans modifier les informations de l’Active Directory. Le processus ne pouvait pas être plus transparent !
La création de cet Add-in pour Outlook est un réel game-changer pour les DSI, autrefois monopolisés pendant des heures pour paramétrer et déployer les signatures mail. Désormais, ce sont des milliers de signatures qui peuvent être déployées en un minimum de temps et en sécurité !
Une fois le déploiement exécuté, vos collaborateurs bénéficient d’une signature mail élégante, harmonisée et actualisée, dès le premier mail envoyé. Et ce, qu'il s'agisse du périphérique et du client Outlook utilisé : application de bureau, navigateur web ou application mobile.
Pour changer vos signatures mail, rien de plus simple ! Une fois vos signatures mail déployés, il vous suffit de suivre l'étape deux et créer de nouvelles signatures selon les besoins de vos collaborateurs avec la possibilité de leur attribuer une signature mail par défaut.
S'ils souhaitent diffuser une campagne de signature mail spécifiques à un destinataire, ils peuvent changer leur signature mail directement depuis leurs emails grâce à notre Add-in.
Cette fonctionnalité vous permet d'adapter votre signature mail en fonction de vos interlocuteurs en seulement quelques clics. Un moyen efficace pour aller plus loin dans le processus de personnalisation de vos campagnes de signatures mail et tirer votre épingle du jeu !
En ce qui concerne vos emails internes, vos signatures mail vont se changer automatiquement grâce à notre fonctionnalité dédiée à la com' interne !
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
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