Avertissements de la loi HIPAA relatifs aux e-mails : tout ce que vous devez savoir !

Comprendre la loi HIPAA

Le Loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA) a vu le jour en août 1996. Son objectif est de :

• contribuer à réduire la fraude et les abus en matière de soins de santé ;
• imposer des normes à l'échelle de l'industrie pour les informations personnelles sur la santé (PHI) ;
• et exigent un traitement confidentiel des PHI.

‍Tous les prestataires de soins de santé, les centres d'échange d'informations sur les soins de santé ou les organisations qui transmettent des données de santé par voie électronique doivent disposer d'e-mails conformes à la loi HIPAA.

‍Le non-respect de la réglementation HIPAA a de lourdes conséquences : pénalités coûteuses ou perte potentielle de votre licence.

Que sont les e-mails conformes à la loi HIPAA ?

L'HIPAA exige que les e-mails soient sécurisé et protégé lorsqu'il est envoyé en dehors d'un réseau de messagerie interne sécurisé, au-delà du pare-feu. Il s'agit de garantir la protection du patient et protection de ses informations personnelles contre le piratage par des tiers.

Les organisations peuvent crypter leurs e-mails en utilisant les normes du NIST (National Institute of Standards and Technology). Ils devraient de préférence crypter chaque e-mail envoyé. Toutefois, seul le cryptage des e-mails ne suffit pas.

Il est toujours possible que l'e-mail se retrouve dans la mauvaise boîte aux lettres. Dans une situation comme celle-ci, il est essentiel que chaque e-mail que vous envoyez comporte également un texte supplémentaire ajouté juste en dessous de votre signature, qui indique la confidentialité du courrier électronique. Ces instructions réduisent la responsabilité de l'expéditeur et, surtout, ajoutent une couche de protection au destinataire.

Clauses de non-responsabilité automatiques

Tout d'abord, les avertissements sous forme de déclarations de confidentialité garantissent que le destinataire comprend que son e-mail n'est pas sûr à 100 % et que s'il répond, c'est à ses risques et périls. Deuxièmement, il explique également au destinataire que les informations contenues dans l'e-mail sont confidentielles et permettent de signaler une mauvaise communication.

La clause de non-responsabilité doit contenir les informations suivantes :

• Confidentialité de l'e-mail
• Le destinataire prévu de l'e-mail
• Ce que le destinataire doit faire s'il n'est pas le destinataire prévu
• Les conséquences d'une mauvaise utilisation des informations

Vous pouvez garantir un e-mail conforme à la loi HIPAA avec des clauses de non-responsabilité ajoutées automatiquement à chaque signature d'e-mail. En utilisant Letsignit vous pouvez créer et déployer les avertissements sur les e-mails de tous les employés à partir d'une plateforme centralisée et facile à utiliser.

Enfin, les avertissements sont automatiquement dans chaque e-mail sortant, pour que vous n'ayez pas à y réfléchir à deux fois lorsque vous appuyez sur Envoyer. Les violations de la loi HIPAA ayant triplé au cours des 10 dernières années*, vous devez vous assurer de prendre toutes les mesures nécessaires pour vous protéger et protéger vos patients.

*HHS.gov