Une bannière mail peut promouvoir un événement, mettre en avant un contenu, accompagner un lancement, relayer une actualité corporate ou encore soutenir une communication interne. Autant de prises de parole qui permettent aux équipes Marketing et Communication d’activer la signature mail en un véritable canal de communication, activable tout au long de l’année.

Mais lorsque les campagnes se multiplient, leur programmation peut devenir plus difficile à visualiser. Quelles bannières sont diffusées aujourd’hui ? Lesquelles arrivent ensuite ? Certaines campagnes se chevauchent-elles ? Certains temps forts restent-ils sans communication ?

Calendrier de Campagnes : mieux visualiser et planifier ses campagnes de bannières mail

C’est tout l’intérêt du nouveau Calendrier de Campagnes Letsignit : donner aux équipes Marketing et Communication une vision claire de leurs campagnes de bannières mail dans le temps, directement depuis Letsignit.

Une fonctionnalité particulièrement attendue par nos clients : lors de notre dernier webinar Produit, le Calendrier de Campagnes était arrivé en tête des fonctionnalités qu’ils souhaitaient voir développées en priorité !

La vue calendrier est une réelle avancée. Modifier facilement les dates directement depuis cette interface, que ce soit via l'outil calendrier intégré ou par simple décalage manuel de la campagne est un vrai plus qui me permet un gain de temps considérable et des diffusions adaptées. Autre point positif : au sein d'une campagne, la possibilité de définir une date de début postérieure à la date de fin, avant d'ajuster cette dernière, simplifie considérablement la réflexion et la manipulation.

Noémie, SDIS13

Pourquoi visualiser ses campagnes de bannières mail dans un calendrier ?

À mesure que les équipes Marketing et Communication multiplient les prises de parole via leurs signatures mail, la question n’est plus seulement de créer et programmer chaque campagne : il faut aussi pouvoir comprendre comment elles s’organisent dans le temps.

Quels messages sont actuellement diffusés ? Quelles campagnes arrivent ensuite ? Plusieurs prises de parole se chevauchent-elles ?

Une vue calendrier permet de prendre du recul sur l’ensemble de la programmation et de répondre rapidement à trois besoins.

Visualiser sa programmation

Le calendrier offre une vue d’ensemble des campagnes passées, en cours et à venir.

Les équipes peuvent ainsi mieux comprendre comment leurs différentes prises de parole s’enchaînent dans le temps, sans avoir à consulter les campagnes une par une.

Anticiper les chevauchements et les périodes plus calmes

Plusieurs bannières peuvent être diffusées au même moment, notamment lorsqu’elles ciblent des audiences différentes. Ce chevauchement n’est donc pas nécessairement problématique.

Le visualiser permet néanmoins de vérifier que la programmation est cohérente : les campagnes ciblent-elles les mêmes audiences ? Les messages sont-ils complémentaires ? Une communication devrait-elle être décalée ?

À l’inverse, une période sans campagne peut être l’occasion de vérifier qu’aucun temps fort, événement ou contenu à valoriser n’a été oublié.

L’objectif n’est pas de communiquer davantage à tout prix, mais de mieux choisir quand communiquer.

Ajuster son planning lorsque les priorités évoluent

Un événement avancé, une actualité à relayer ou une nouvelle priorité peuvent rapidement modifier un calendrier de communication.

Disposer d’une vue temporelle permet d’identifier immédiatement l’impact de ces changements sur les autres campagnes et d’ajuster leur programmation plus facilement.

Pilotez vos campagnes directement depuis le calendrier

Chez Letsignit, on permet déjà aux équipes Marketing et Communication de créer et programmer des campagnes de bannières mail auprès de leurs différentes audiences.

Le Calendrier de Campagnes vient compléter cette expérience en apportant une représentation temporelle des Campagnes configurées dans Letsignit.

Il propose quatre niveaux de lecture :

La vue Jour permet de se concentrer sur les campagnes diffusées ou programmées à une date précise.
La vue Semaine facilite le pilotage à court terme et l’identification des campagnes qui se chevauchent.
La vue Mois offre davantage de recul sur la répartition des communications et les périodes plus ou moins chargées.
Enfin, la vue Année permet de prendre de la hauteur sur l’ensemble de la programmation et les grands temps forts de communication.

Un code couleur permet également d’identifier rapidement le statut des campagnes. Les fonctionnalités de recherche, de filtre et de tri facilitent quant à elles la navigation lorsque leur volume augmente.

Et lorsque le planning évolue, les dates de diffusion peuvent être ajustées directement depuis les vues Semaine et Mois, selon les droits de l’utilisateur et le statut de la campagne : il suffit de faire glisser les extrémités de la campagne directement dans le calendrier.

Un gain de temps concret pour les équipes

Plus qu’une simple vue de consultation, le Calendrier de Campagnes permet d’agir directement sur la programmation. Depuis les vues Semaine et Mois, il suffit de faire glisser les extrémités d’une campagne directement dans le calendrier pour ajuster ses dates de diffusion.

Un geste simple pour visualiser et ajuster sa programmation depuis une même vue, selon les droits de l’utilisateur et le statut de la campagne.

3 façons d'utiliser le Calendrier de Campagnes

Accompagner un temps fort marketing :
Un webinar approche ? Une équipe peut programmer plusieurs bannières pour accompagner sa communication : annoncer l’événement, encourager les inscriptions puis promouvoir le replay.
Le calendrier permet de visualiser l’enchaînement de ces différentes campagnes et leur articulation avec les autres prises de parole déjà prévues.
Faire cohabiter communication interne et externe :
Une campagne RH interne, un événement client et un nouveau contenu marketing peuvent être diffusés au même moment sans nécessairement s’adresser aux mêmes audiences.
La vue calendrier permet de visualiser immédiatement ces différentes campagnes et de vérifier que leur programmation reste cohérente.
L’équipe peut alors conserver les dates prévues ou décider de décaler certaines prises de parole.
Adapter ses campagnes aux priorités du moment :
Un événement est avancé de deux semaines ? Une actualité nécessite une prise de parole plus rapide que prévu ?
En visualisant l’ensemble du planning, les équipes peuvent identifier l’impact de ce changement sur les campagnes déjà programmées et réorganiser plus facilement leurs dates de diffusion.

Faire de la signature mail un véritable canal marketing et communication

Chaque jour, vos collaborateurs échangent par email avec des clients, prospects et partenaires. Autant de points de contact pertinents à activer pour amplifier la visibilité de vos campagnes de communication.

Pour les équipes qui exploitent déjà ce levier, notre Calendrier de campagnes facilitera leur pilotage au quotidien : mieux visualiser, anticiper et ajuster les campagnes au fil des priorités.

Et si les campagnes de bannières mail ne font pas encore partie de votre stratégie, c’est peut-être le moment d’en explorer le potentiel.

Créer → Cibler → Programmer → Visualiser → Ajuster → Suivre

Le Calendrier n’est donc pas une fonctionnalité isolée : il s’intègre dans un ensemble d’outils permettant aux équipes d’exploiter plus facilement la signature mail comme canal marketing et communication.

Questions
Fréquentes

Is it possible to track the number of clicks on email signatures?

Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.

You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.

If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.

Can we add links to social networks, our website, and appointment-setting applications such as Calendly?

With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.

And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.

Can employees update their signature information themselves (number, function, etc.)?

It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.

This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.

Why it is important to standardize our email signatures on a large scale to ensure our identity and brand image?

It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!

A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.

With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.

What is the user experience like for our employees?

If you opt for the Letsignit Add-in for Outlook, they will have a dedicated space in their Outlook account where they will be able to view the signatures and campaigns assigned to them.
If you opt for the Letsignit Desktop APP, they will be able to preview all their signatures and campaigns in this space. If they want to change their default signature to another one when sending an email, this will be done in their signature library in Outlook.

In both cases:

They preview their signature before sending an email and choose from signatures assigned to them.
Based on the permissions granted, they will also be able to modify their personal information such as their name, position, or address in these spaces.

In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.

Can my employees have multiple signatures available to them?

With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.

Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:

An English, Spanish, etc. version to adapt it to your audience
A signature template with timely promotional banners.
Use different formats of your logo according to your subsidiaries.
A signature for each of your branches.
Signature banners created especially for internal exchanges.
A simplified version for reply/forward of emails.

Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.

Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

Unite your brand above one signature

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Calendrier de Campagnes : mieux visualiser et planifier ses campagnes de bannières mail