Nous avons tous été là - un clic trop rapide et vous avez envoyé un email par erreur. Oh l'horreur ! Sur le coup, on voit notre vie défiler devant nos yeux... Mais ne paniquez pas tout de suite, car des solutions sont possibles.

Que ce soit sur Gmail, Outlook ou n'importe quelle autre plateforme de messagerie, il peut être stressant de ne pas savoir comment annuler un envoi ou rappeler un message. Heureusement, il existe des solutions pour corriger ces erreurs. De l'activation de l'option d'annulation de l'envoi à la récupération de courriels envoyés, nous vous guidons à travers les étapes essentielles pour gérer efficacement vos emails.

Est-il possible de récupérer un email déjà envoyé ?

La réponse courte : oui !

Il est possible de récupérer ou de supprimer un message envoyé par erreur, mais il faut réagir rapidement. La fonction d'annulation varie aussi en fonction du fournisseur chez qui vous avez votre adresse mail.

Comprendre le fonctionnement de l'envoi d'un email

L'envoi d'un email peut sembler simple en surface, mais il s'agit en réalité d'un processus assez complexe qui transite par plusieurs serveurs. Lorsque vous appuyez sur le bouton « Envoyer », le message quitte votre boîte d'envoi pour être acheminé vers le serveur de messagerie de votre fournisseur (Gmail, Outlook, etc.). Ensuite, ce dernier redirige le courriel vers le serveur du destinataire avant d'atteindre sa boîte de réception. C'est cette chaîne de transmission qui permet la magie de l'envoi et de la réception des messages par mail, mais c'est aussi celle-ci qui rend le processus d'annulation d'un email assez difficile.

Toutefois, certaines plateformes offrent des fonctionnalités permettant de retarder l'envoi ou d'annuler un email durant une courte fenêtre de temps après l'envoi. Il faut aussi savoir que les protocoles spécifiques tels que SMTP, POP3 et IMAP sont ceux qui régissent la manière dont les emails sont envoyés et reçus, et qu'ils ne fonctionnent pas tous de la même manière. Tout cela vient bien sûr ajouter une couche supplémentaire de complexité à l'ensemble.

Or, la bonne nouvelle, c'est que vous n'avez pas besoin de connaissances trop techniques, car ce sont les fournisseurs qui gèrent cet aspect.

Comment modifier un message envoyé par erreur ?

Pour modifier un message déjà envoyé, il faut agir rapidement. Certains services de messagerie tels que Gmail et Outlook proposent des options pour annuler ou rappeler un message peu de temps après son envoi.

Notez cependant que ces options ne garantissent pas la modification ou l'annulation du message, surtout si le destinataire a déjà ouvert le mail. Si la modification n'est pas possible, le meilleur recours est alors de contacter directement le destinataire pour lui expliquer l'erreur (préparez votre plus beau bouquet).

Rappeler un message sur Outlook : démarche à suivre

Pour rappeler un message sur Outlook, plusieurs étapes sont à suivre :

Une fois que votre mail a été transmis, vous devez vous rendre dans le dossier « Éléments envoyés » de votre boîte mail.
Ensuite, recherchez et double-cliquez sur le message que vous souhaitez rappeler pour l'ouvrir.
Dans la barre de menus en haut de votre écran, sélectionnez l'onglet « Message ».
Cliquez ensuite sur « Actions » dans la liste déroulante.
Puis choisissez l'option « Rappeler ce message ».
Deux options s'offrent alors à vous : soit supprimer les copies non lues de ce message, soit supprimer ces copies et les remplacer par un nouveau message. Malheureusement, vous ne pourrez rien faire pour les copies du message qui auront déjà été ouvertes.
Sélectionnez l'option qui vous convient et cliquez sur « OK ».

Et le tour est joué !

Annuler l'envoi d'un courriel avec Gmail

Pour annuler l'envoi d'un courriel avec Gmail, le premier pas est de vous assurer que cette fonctionnalité est activée dans vos paramètres.

Accédez à l'onglet Paramètres en cliquant sur l'icône en forme d'engrenage dans le coin supérieur droit.
Ensuite, vous devez cliquer sur Voir tous les paramètres.
Une fois dans l'onglet Général, vous trouverez une section nommée Annuler l'envoi. Ici, vous pouvez définir le délai d'annulation qui vous semble le plus approprié, avec un maximum de 30 secondes.
Une fois que vous avez bien pris soin de sauvegarder, la fonctionnalité sera activée.
Après l'envoi d'un mail, une notification apparaîtra au bas de l'écran avec l'option d'annuler l'envoi et restera affichée en fonction du temps défini.
Vous devrez cliquer sur Annuler pendant la période d'annulation définie pour stopper l'envoi du courriel.

Peut-on annuler un envoi sur la messagerie Orange ?

Sur la messagerie Orange, l'annulation d'un envoi de mail est malheureusement limitée. Comme sur la plupart des plateformes de messagerie, le processus d'envoi d'un email est quasi instantané et irréversible.

Une fois le bouton « Envoyer » cliqué, le message est directement transmis au serveur SMTP, qui se charge de le transmettre au destinataire. Le processus est si rapide qu'il ne laisse généralement pas le temps d'annuler l'envoi.

Dans ce cas de figure, 2 approches sont suggérées, mais celles-ci requièrent malheureusement une part de justification de votre part :

Si vous réalisez rapidement votre erreur, vous pouvez toujours essayer de contacter le destinataire pour lui demander de ne pas lire le message, ou de l'ignorer.
Une autre solution, bien qu'elle ne révoque pas l'envoi du message initial, est de lui envoyer un autre email pour expliquer la situation et corriger l'erreur.

Pour les personnes qui disposent d'une messagerie Orange, on recommande donc de toujours vérifier et relire attentivement votre message avant de l'envoyer. C'est un conseil assez basique, mais de relire 2, même 3 fois, son mail plutôt qu'une vous aidera à éviter les erreurs dans votre message et à vous tromper de destinataire. Évitez aussi de répondre aux emails de manière précipitée, surtout s'ils sont sensibles ou importants. Prenez le temps nécessaire pour rédiger votre réponse et assurez-vous qu'elle est correcte avant de l'envoyer.

Corriger une erreur après l'envoi d'un email : astuces et conseils

L'envoi d'un email est un processus quasi immédiat et irréversible. Cependant, lorsqu'une erreur est commise, certaines mesures peuvent être prises pour en atténuer les effets. L'astuce principale est la rapidité. Plus vite vous réagissez, moins il y a de chance que votre message ait un impact votre destinataire.

Voici les réflexes de base que vous devriez avoir en cas d'erreur :

Voir s'il n'y a pas une possibilité d'annuler ou rapatrier votre message via les fonctionnalités intégrées à votre solution de messagerie.
Envoyer un mail de correction, dans lequel vous expliquez votre erreur et fournissez les informations correctes. En fonction de la disposition de la boîte mail de votre destinataire, il est aussi possible que ce nouveau mail « enterre » le précédent.
Demander au destinataire de ne pas lire ou d'ignorer le message. Ici il faut faire attention, car la nature humaine étant ce qu'elle est, il est fort probablement que la curiosité du destinataire en soit davantage attisée. En procédant de la sorte, vous l'aurez au moins mis en garde à propos des éléments erronés que votre message contient.

Au final, on ne peut que recommander de vérifier soigneusement votre email avant de l'envoyer. On tourne sa langue 7 fois avant de parler, alors pourquoi ne pas relire un mail 7 fois ? Surtout si son contenu est sensible... Assurez-vous donc que le bon destinataire est sélectionné, que le contenu est correct et complet, que vous avez la bonne signature mail en place, et que toutes les pièces jointes nécessaires sont incluses.

Voilà pour nos conseils ! Nous espérons que ceux-ci auront pu vous être utiles, et que vous avez pu prévenir une grosse bourde... Dans le cas contraire, dites-vous que la gêne occasionnée par une erreur de la sorte restera toujours un bon apprentissage pour la suite !

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Questions
Fréquentes

Is it possible to track the number of clicks on email signatures?

Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.

You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.

If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.

Can we add links to social networks, our website, and appointment-setting applications such as Calendly?

With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.

And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.

Can employees update their signature information themselves (number, function, etc.)?

It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.

This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.

Why it is important to standardize our email signatures on a large scale to ensure our identity and brand image?

It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!

A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.

With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.

What is the user experience like for our employees?

If you opt for the Letsignit Add-in for Outlook, they will have a dedicated space in their Outlook account where they will be able to view the signatures and campaigns assigned to them.
If you opt for the Letsignit Desktop APP, they will be able to preview all their signatures and campaigns in this space. If they want to change their default signature to another one when sending an email, this will be done in their signature library in Outlook.

In both cases:

They preview their signature before sending an email and choose from signatures assigned to them.
Based on the permissions granted, they will also be able to modify their personal information such as their name, position, or address in these spaces.

In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.

Can my employees have multiple signatures available to them?

With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.

Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:

An English, Spanish, etc. version to adapt it to your audience
A signature template with timely promotional banners.
Use different formats of your logo according to your subsidiaries.
A signature for each of your branches.
Signature banners created especially for internal exchanges.
A simplified version for reply/forward of emails.

Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.

Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.