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Dans un contexte où vos collaborateurs comme vos interlocuteurs se côtoient moins, voire plus du tout pour certains, il est plus que nécessaire de renforcer votre management. Appliqué de manière pertinente et adapté à la situation, un management plus humain permettra de résoudre certains maux.
En choisissant d’homogénéiser 100% des signatures mail de vos employés, vous misez sur une stratégie d’employee advocacy. Elle profitera à votre image de marque en interne comme en externe.
Si chacun de vos collaborateurs se sent membre d’un groupe il peut ensuite s’impliquer au maximum et véhiculer une image positive de votre marque, surtout dans ce contexte où les liens se font de plus en plus rares. Une occasion de rappeler, que tous autant que vous êtes dans l’organisation, êtes unis et ensemble dans ce combat face à la crise ! De plus, il est important de garantir une diffusion de l’information optimale auprès de tous vos collaborateurs. Le fait d’ajouter des bannières de communication pour diffuser vos informations clés permet de faciliter cette diffusion !
En externe, l’uniformisation des signatures vous permettra de maintenir la cohérence de votre identité sur tous vos canaux. Elle permettra à vos interlocuteurs d’éviter toutes confusions et les rassurera sur votre authenticité.
En ces temps de crise sanitaire et économique, certains services de votre entreprise sont plus impactés que d’autres. Il apparait nécessaire de détecter lesquels sont concernés par une charge de travail plus importante, ou encore une pression inhabituelle.
Votre service technique par exemple, est surmené par la gestion des équipements des collaborateurs en télétravail. En effet, votre DSI est constamment sollicitée et passe davantage de temps sur l’aménagement des postes de travail. Pour lui libérer du temps, vous pouvez commencer par la libérer de la gestion des signatures mail.
Saviez-vous que pour une entreprise de 200 collaborateurs, environ 100 heures par an sont nécessaires à la gestion des signatures ? Un coût approximatif de 3530€ pour votre entreprise. En optant pour une solution comme Letsignit – leader sur le marché Français, vous automatisez toute la gestion des signatures mail et déchargez votre DSI de cette tâche à faible valeur ajoutée pour elle.
Dans un contexte où les rendez-vous physiques deviennent beaucoup plus difficiles à obtenir et où les contacts téléphoniques se raréfient, il est plus que jamais nécessaire de donner à vos équipes toutes les clés pour maintenir un lien personnalisé avec leurs interlocuteurs.
Ici encore, vos signatures mail vous permettront de gagner en efficacité. Elles faciliteront les interactions entre les différentes parties prenantes de votre entreprise et les humanisera si vous optez pour l’intégration d’une photo par exemple.
De plus, dans ce contexte où vos collaborateurs alternent entre présentiel et télétravail, il est nécessaire de faire figurer dans leurs signatures les bonnes informations de contact. Avec Letsignit, vous pouvez actualiser instantanément l’ensemble des données de vos collaborateurs grâce à la synchronisation de votre annuaire interne. Par exemple, vous pouvez mettre à jour le numéro fixe de l’un de vos collaborateurs pour intégrer sa ligne portable, en quelques clics seulement. Ou encore, selon vos dispositifs organisationnels internes, opter pour des signatures à 2 numéros pour certains collaborateurs.
Comme l’a fait le Groupe Comptable Exco, vous pouvez égalmeent opter pour l’intégration d’un bouton d’appel à l’action renvoyant sur un agenda de rendez-vous et ainsi faciliter les actions de vos commerciaux ou de votre service client.
In fine, dans ce contexte, vos emails représentent une réelle mine d’or. Considérés comme votre premier canal de communication, ils prennent encore plus d’ampleur aujourd’hui.
Un employé envoie en moyenne 40 emails par jour et en reçoit 121. L’email professionnel 1to1 comptabilise un taux d’ouverture proche des 100% tandis que les emailings de masse ne récoltent en moyenne que 29% de taux d’ouverture. Pour une entreprise de 100 collaborateurs, ce sont près de 80 000 opportunités de communiquer de façon ciblée par mois. Surtout lorsqu’on sait que le ciblage personnalisé augmente considérablement l’engagement. En effet, il est nécessaire pour une marque de personnaliser au maximum tous ses échanges en fonction du contexte, de l’expérience et de ses objectifs.
Dans le contexte actuel où de nombreux budgets ont été réduits, vos emails représentent un canal de communication à moindre coûts. En ajoutant des bannières de communication dans tous les emails sortants de votre entreprise, vous pouvez facilement relayer des campagnes en cours, vos dispositifs organisationnels internes, des évènements virtuels, vos horaires d’ouvertures adaptés, vos enquêtes, etc. Vous offrez alors à vos équipes marketing un nouveau canal de communication non négligeable.
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
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As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
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