Soucieuse du moindre détail, les Directions informatique et communication corporate ont profité de la migration de Gmail vers Microsoft 365 pour intégrer une solution de gestion de signatures mail. En effet, les signatures mail des collaborateurs étaient les seuls éléments ne correspondant pas à l'identité Corporate de Cémoi. C'est dans ce contexte de migration et de volonté d'homogénéisation de l'identité corporate qu'une collaboration entre Cémoi et Letsignit a vu le jour.
Découvrez dans ce témoignage comment Cémoi a tiré parti de sa migration vers Microsoft 365 pour automatiser la gestion de ses signatures mail et uniformiser son identité de marque auprès de ses 3 filiales.
Un processus simplifié : la nécessité d’un outil pour faciliter la gestion des signatures mail
Si sur 2500 collaborateurs Cémoi, tous ne possèdent pas une adresse mail, ils sont tout de même 1428 a échanger quotidiennement des emails au nom de la marque.
Dans le but de simplifier son processus de création de signatures mail et de décharger les 1428 collaborateurs concernés par cette tâche chronophage, Cémoi a fait appel à Letsignit.
Avant Letsignit, l'entreprise avait recours à une approche manuelle pour gérer ses signatures mail. Chaque employé disposait d'une configuration quelque peu complexe sur Gmail qui n’avait pas pour vocation de changer. Cependant, les collaborateurs étaient libres de les modifier, ce qui entraînait une diversité dans l'apparence et le contenu des signatures mail. Au-delà de cette diversité, chaque modification pouvait représenter une perte de temps considérable pour vérifier et ajuster chaque signature individuellement, ce qui entraînait une gestion inefficace des signatures mail.
Les deux directions ont profité du contexte de migration vers Microsoft 365 pour simplifier le processus de gestion des signatures. Avec pour objectif d'assurer un modèle conforme à la charte graphique corporate de Cémoi.
« En migrant notre messagerie vers Microsoft 365, Letsignit s'est imposée comme la solution idéale pour uniformiser nos signatures mail ! La compatibilité de Letsignit avec nos outils informatiques existants a grandement facilité son intégration dans l'écosystème Microsoft O365 et évite ainsi tout dysfonctionnement ou conflit technique. » explique Bruno Godard, Responsable de l'Architecture et des Systèmes d'Information (RSI),Cémoi.
Les certifications ISO 27001 & ISO 27018 : un gage de sécurité pour Cémoi
La compatibilité de Letsignit avec les exigences de sécurité de l'entreprise a joué un rôle essentiel dans le choix de la solution.
« Chez Cémoi, nous sommes très vigilants quant à la protection des informations sensibles. Lors de l'intégration avec Azure, nous avons été rassurés d'apprendre que Letsignit était certifiée ISO 27001 et ISO 27018. L'intégration se limite à une lecture de l'Active Directory pour obtenir les éléments nécessaires à la création des signatures mail. » poursuit Vincent Nogues, Administrateur Système Informatique, Cémoi.
Letsignit garantit la confidentialité des informations sensibles échangées via les signatures mail, offrant ainsi une tranquillité d'esprit au pôle DSI de Cémoi.
Une image de marque cohérente et contrôlée auprès de toutes les filiales
Pour gérer l'ensemble des signatures mail de ses 3 filiales, Cémoi a dû mettre à jour son annuaire pour prendre en compte certaines spécificités propres à chaque pays. En effet, des différences existent d'un pays à l'autre, telles que la langue utilisée ou des variations de logos.
Grâce à Letsignit, nos signatures mail affichent désormais des informations précises. Nous pouvons facilement avec la remontée automatique des informations utilisateurs alimenter notre base de données de manière efficace. Affirme Vincent Nogues, Administrateur Système Informatique, Cémoi.
Pour aller plus loin dans le processus de personnalisation des signatures mail, Letsignit permet grâce à la fonctionnalité multi-signature de déployer et d'attribuer plusieurs modèles de signatures mail adaptés à chaque filiale de l'entreprise.
« Nous opérons dans plusieurs pays et nous devons prendre en compte des variations linguistiques et graphiques. Letsignit permet de contrôler la cohérence des signatures mail pour l'ensemble du groupe Cémoi, évitant ainsi les variations excessives. » affirme Isabelle Coos, Responsable de la Communication Corporate, Cémoi.
« Letsignit nous permet d'avoir une ou plusieurs signatures corporate, ce qui évite à chacun de faire ce qu'il veut en termes de signatures. Grâce à l’uniformisation des signatures, l’image de marque de Cémoi est désormais cohérente et respectée. » poursuit Bruno Godard, Responsable de l'Architecture et des Systèmes d'Information (RSI), Cémoi.
De simple signatures mail à un véritable canal de communication
Outre l'harmonisation de l'identité de marque, Letsignit joue également un rôle crucial dans la communication de l'entreprise. Indissociable des emails, la signature mail se transforme en un véritable vecteur de communication lorsqu'on y intègre des campagnes de bannières mail.
Pour les directions communication corporate et marketing, l’intégration de bannières mail est une vraie aubaine. En utilisant les signatures mail des collaborateurs comme canal de communication, elle a la garantie que ses actions soient diffusées auprès d’une large audience, en externe comme en interne.
Dans le cas de Cémoi, les signatures mail sont utilisées pour relayer des informations sur les actualités de l'entreprise, les salons, les événements ou encore certaines opérations commerciales.
« L’avantage de Letsignit réside dans son rôle de communication pour nos actualités et événements. La solution facilite ainsi à la fois l'harmonisation des signatures et la communication événementielle au sein du groupe ! » explique Isabelle Coos.
La bannières de signatures mail : une création collaborative
Le projet de gestion de signatures mail est devenu un projet collaboratif et un vecteur d’engagement pour les collaborateurs.
L’intégration de bannières de communication a été un franc succès. En effet, les clients ont été sensibles à cette nouveauté, et les collaborateurs en ont également exprimé le besoin.
Toutefois, un service a été plus sensible que les autres aux bénéfices de la signature mail : le service commercial. En effet, l’impact positif sur la promotion d’événements ou d’opérations commerciales a été rapidement perçu. Non intrusive, la signature mail permet de diffuser subtilement des informations de collaborateur à collaborateur ou de collaborateur à clients, partenaires ou prospects.
De cette manière, tous les collaborateurs peuvent prendre part aux actions stratégiques de l'entreprise.
« Les collaborateurs me demandent fréquemment des campagnes, notamment les commerciaux qui sont très demandeurs. Généralement, ils souhaitent des bannières pour promouvoir des salons ou des événements. Lorsqu'ils formulent leur demande, c'est le service marketing et communication qui se charge de la création des bannières. C'est un vrai travail collaboratif ! » explique Isabelle Coos.
Letsignit en 3 mots
- Pratique, comme l’a affirmé Vincent Nogues : « Du point de vue de l'administration, la solution est relativement simple, ce qui facilite les tâches liées à la gestion des signatures mail. C’est une solution qui peut correspondre à toutes les entreprises ! »
- Évolutif, Letsignit s'adapte aux besoins évolutifs de Cémoi. La solution offre une flexibilité permettant de gérer différents types de signatures en fonction des spécificités de chaque pays et filiale.
- Facile d'utilisation pour les utilisateurs, Letsignit offre une interface utilisateur facile, conviviale et intuitive, ce qui simplifie son adoption par les collaborateurs.
In fine, Letsignit permet à Cémoi de gérer efficacement les signatures mail, de s'adapter aux spécificités locales tout en garantissant la sécurité des données et la confidentialité des informations échangées.
