Success Story
March 25, 2024

Comment Koesio tire parti de ses signatures mail pour homogénéiser sa marque et impliquer ses collaborateurs

Interview de
Manon Falk
Responsable Communication
Par
Dinis Vendeirinho
Community Engagement Manager
Leader sur le marché français, Koesio, anciennement C’PRO, est une entreprise spécialisée dans les services du numérique à destination des TPE, PME et des collectivités locales. L’entreprise compte 3 500 collaborateurs répartis dans 21 entités dans l’ensemble de l’Hexagone, en Belgique et au Luxembourg. Depuis 32 ans, elle démontre son expertise autour de 6 domaines : impression, dématérialisation, informatique, gestion et data, sécurité et communication unifiée.

En 2021, une stratégie de rebranding fut menée de front pour regrouper les 21 entités sous un seul nom : Koesio. Dans ce contexte, la direction communication de Koesio a profité de la mutualisation des services IT pour introduire Letsignit : notre solution de gestion des signatures mail. Il était inenvisageable pour la direction de gérer manuellement les 3 500 signatures mail des collaborateurs en prenant le risque que celles-ci ne respectent pas la nouvelle identité de marque.

À cette occasion, nous avons interviewé Manon Falk, Responsable Communication chez Koesio Centre-Est pour lui poser la question : comment la signature mail s’inscrit-elle dans la stratégie de rebranding de Koesio, et comment est-elle utilisée pour fédérer les équipes ?

Quand fusion rime avec harmonisation

Dans le cadre de la fusion, une direction communication groupe a été créée dans le but de développer la notoriété de Koesio et de fédérer les collaborateurs autour de la marque. Pour y parvenir, l’objectif premier de la direction communication groupe était d’obtenir une marque homogène.

En effet, la réputation d’une marque et l’implication des collaborateurs autour de celle-ci résident d’abord dans son homogénéité. Chaque support de communication doit véhiculer l’ADN de l’entreprise et prôner la nouvelle identité graphique. La signature mail étant un point de contact privilégié qui s’inscrit dans le quotidien de tous les collaborateurs, elle permet de fédérer l’ensemble des entités sous un même nom et de diffuser de l’information.

« Nous avions besoin d’un outil de gestion des signatures mail. Cela répondait à un besoin commun d’harmoniser les signatures mail et d’assurer la nouvelle identité de marque, compte tenu du regroupement des entités sous un même nom. » affirme Manon Falk.

Familières avec les NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication), certaines des entités disposaient déjà d’un outil de gestion de signature mail. Cet outil, développé en interne, n’avait néanmoins pas vocation à être utilisé à des fins de marketing et de communication. Les fonctionnalités étaient limitées et l’exploitation des signatures, restreinte. Pour les entités qui ne disposaient pas de la solution, les signatures mail étaient gérées manuellement. Le résultat était donc hétérogène.

La signature mail pour renforcer l’image de marque

Compte tenu des différents enjeux autour de la marque et de l’engagement des collaborateurs, le service communication groupe s’est mis en quête d’une solution de signature mail. Le service communication groupe a établi un cahier des charges pour que la solution convienne à la structure et aux besoins de l’entreprise. Letsignit cochait toutes les cases.

banniere mail koesio
« Lorsque nous avons présenté Letsignit aux référents, ils ont – pour plus de la majorité– été intéressés et enjoués. En effet, une partie d’entre eux géraient manuellement les signatures et l’intégration de bannières. Une tâche fastidieuse, car des exemples de signatures devaient être envoyés aux collaborateurs.  La différence par rapport à l'ancien outil est que Letsignit a été créée pour les utilisateurs, les communicants et les marketeurs. » explique Manon Falk

Grâce à Letsignit, Manon Falk gère les signatures des 3 500 collaborateurs du groupe. La fonctionnalité Filiales lui permet de créer des signatures mail adaptées aux spécificités de chaque entité. Ainsi, elle s’assure que l’identité de marque de Koesio reste cohérente d’une entité à l’autre et que les bonnes informations soient renseignées.

À ce sujet, Manon Falk mentionne « Letsignit m’aide dans la gestion des signatures. Lorsqu’il y a un nouveau référent marketing – ou responsable marketing - dans une entité du groupe, je délègue facilement la gestion des signatures mail. Je peux le former moi-même. En bénéficiant d’une administration globale, Je peux vérifier l'homogénéité des signatures et déployer les campagnes de communication. »
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La signature mail est devenue un véritable canal de communication

Convaincue du potentiel de là signature mail, Manon Falk a mis un point d’honneur à ce que la signature mail de ses collaborateurs soit utilisée à des fins de communication.

Aujourd’hui, la signature mail est utilisée au même titre que les autres canaux de communication.

Véritables alliés pour diffuser de l’information en interne et en externe, les bannières mail ne manquent pas.

campagne de banniere mail
« Je suis convaincue du potentiel de la signature mail. Pour moi, elle est un vrai moyen de communication. Je l’utilise pour communiquer sur différents événements. Par exemple, j’ai utilisé les signatures mail des collaborateurs pour annoncer que Koesio était l’un des supporters officiels de la Coupe du monde de Rubgy 2023. Je l’utilise aussi pour d’autres occasions : les vacances, Noël, la nouvelle année…

Il y a aussi les événements plus ponctuels que nous organisons. À titre d’exemple, nous avons promu notre salon IT en septembre 2023 via les signatures.
Les campagnes de signatures mail sont très utiles pour générer des inscriptions. » exprime Manon Falk

Au-delà des statistiques, Manon Falk considère que le plus impactant avec les campagnes de signatures mail est l’effet de répétition :

« C’est l’effet de répétition qui est le plus important. À partir du moment où une personne voit une même image, un même bandeau à la télévision, dans les agences, par mail ou dans les signatures mail : cela contribue bien évidemment à la diffusion du message et à la notoriété. »

Letsignit en trois mots :

« La solution est ergonomique, facile à utiliser et intuitive. »

Questions
Fréquentes
1
Is it possible to track the number of clicks on email signatures?

Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.

You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.

If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.

2
Can we add links to social networks, our website, and appointment-setting applications such as Calendly?

With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.

And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.

3
Can employees update their signature information themselves (number, function, etc.)?

It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.

This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.

4
Why it is important to standardize our email signatures on a large scale to ensure our identity and brand image?

It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!

A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.

With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.

5
What is the user experience like for our employees?

What is the user experience like for our employees?

  • If you opt for the Letsignit Add-in for Outlook, they will have a dedicated space in their Outlook account where they will be able to view the signatures and campaigns assigned to them.
  • If you opt for the Letsignit Desktop APP, they will be able to preview all their signatures and campaigns in this space. If they want to change their default signature to another one when sending an email, this will be done in their signature library in Outlook.

In both cases:

  • They preview their signature before sending an email and choose from signatures assigned to them.
  • Based on the permissions granted, they will also be able to modify their personal information such as their name, position, or address in these spaces.

In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.

6
Can my employees have multiple signatures available to them?

With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.

Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:

Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.

7
Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

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Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

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