Produit
5
January
2023

Comment notre nouvelle fonctionnalité va révolutionner la communication interne ?

Par
Amandine Fernandez
Head of Acquisition
Tournant majeur dans l’évolution de notre solution, nous sommes fiers de vous annoncer qu’une nouvelle fonctionnalité est disponible : audience interne. Le but de cette feature ?

Permettre aux entreprises d’aller plus dans le processus de personnalisation de leurs signatures mail en fonction du destinataire - externe ou interne - de leurs emails.Un développement rendu possible grâce à notre collaboration avec Microsoft.Explications.

Une collaboration étroite avec Microsoft.

Depuis plus de 10 ans, nous collaborons main dans la main avec les équipes de Microsoft pour tester et déployer de nouvelles fonctionnalités et assurer leur compatibilité sur vos outils.Il y a 4 ans, nous avons décidé d’aller plus loin dans la collaboration avec les équipes de R&D de Microsoft afin de créer le premier Ad-in de signatures mail Outlook !Officiellement lancée en 2021, cet Add-in permet aux administrateurs M365 de déployer instantanément des milliers de signatures mail Outlook à tous leurs collaborateurs, sur tous leurs devices, directement à partir du Centre d’administration M365, sans avoir à installer une quelconque application.

Juan Balmori

"Letsignit a été un partenaire extraordinaire pour l’équipe d’Office Extensibility. Elle a été pionnière dans la construction et le test de nos nouvelles API de signatures et de nos Add-ins Outlook."

Ce mode de déploiement a véritablement changé la donne pour les grandes entreprises qui cherchent à déployer et à gérer les signatures mail de leurs employés à grande échelle en seulement quelques clics.

Depuis le lancement de notre Add-in de signatures mail Outlook, des milliers de signatures mail ont été déployées dans le monde entier.Cette nouvelle fonctionnalité « audience interne » est la suite logique de l’évolution de notre solution et de l’exploitation du potentiel de l’Add-in.Naturellement, vous vous demandez sans doute quel est le rapport avec la communication interne ? Nous y venons.

Des signatures mail personnalisées en fonction du destinataire de vos emails.

Si Letsignit permet déjà l’intégration et l’attribution de signatures mail pour tous les collaborateurs, il est désormais possible de les cibler encore plus précisément.En effet, notre solution vous permet désormais de distinguer vos signatures et vos campagnes internes et externes. Grâce à une surcouche d’intelligence, notre plateforme est aujourd’hui capable d’identifier les noms de domaines des destinataires. Ainsi, grâce à un paramétrage préalable de vos campagnes internes, vos emails à destination de vos collaborateurs porteront une signature et une campagne différente pouvant ainsi promouvoir des messages purement internes. Une véritable réponse aux besoins des moyennes et grandes entreprises qui ont dans un nouveau contexte hybride.

Exemple signature mail Interne et externe

Dans la pratique, comment ça fonctionne ? Rien de plus simple !Il vous suffit de créer une signature mail ou une campagne de communication comme vous le feriez initialement, puis, lors de l’attribution, de sélectionner l’audience interne. Ainsi, lorsque vos collaborateurs enverront des emails à un ou plusieurs autres collaborateurs, la détection de votre nom de domaine se fera automatiquement et vos signatures mail/bannières s’ajusteront en temps réel. Concernant l’envoi d’emails à des destinataires externes à votre entreprise, rien ne change. Ceux-ci se verront attribuer les signatures et campagnes que vous leur avez attribuées spécifiquement.

communication interne

Vous vous demandez sans doute, quels sont les bénéfices concrets pour la communication interne ? Voyons cela

Quel est le potentiel de cette fonctionnalité pour la communication interne ?

Autrefois, vous pouviez compter sur l’intranet ou les newsletters internes pour communiquer en interne. Aujourd’hui, dans un contexte où les canaux se démultiplient et le brouhaha médiatique est de plus en plus intense, la diffusion de vos messages internes ou la promotion de vos initiatives s’avèrent complexes.

Force est de constater que vos collaborateurs sont sollicités de part et d’autre, qu’il s’agisse de canaux personnel ou professionnel. Les experts de la communication (interne comme externe) peinent à toucher leur audience.

Les messages passent généralement à la trappe, d’autant plus avec l’essor du télétravail.

A titre indicatif, 90% des salariés ne se sentent pas engagés dans leur travail. Conscients du potentiel de la signature mail pour les entreprises, nous souhaitions aider les professionnels de la communication interne à faire rayonner leurs actions et engager leurs collaborateurs.Mais alors, pourquoi miser sur la signature mail ? La réponse est simple.Vos collaborateurs passent en moyenne 28% de leurs journées de travail à répondre et à envoyer des emails.

Alors pourquoi ne pas les engager là où ils passent le plus de temps : leurs emails ? La détection automatique du destinataire (interne VS externe), vous permettra de vous adresser à vos collaborateurs, dans un cadre personnalisé, tout en déjouant les limites rencontrées par les autres canaux. Ainsi, vous pourrez capter toutes vos audiences et tous les types d’employés (à distance, freelance, etc.).De plus, vous instaurez une culture de l’excellence opérationnelle. Vous partagerez en temps réel la stratégie de l’entreprise pour limiter les incompréhensions, les doublons, l’indécision.

Cette fonctionnalité représente une grande opportunité d’utiliser l’email 1-to-1 comme un canal de communication interne.

10 idées de campagnes de communication interne à lancer dans vos signatures mail.

Vous l’aurez compris, grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez dès à présent programmer des signatures et des campagnes spécifiquement pour votre audience interne.Pour vous aider à vous projeter, voilà 15 cas d’usages qui s’y prêtent – même s’il y en a une infinité en réalité :

  • Partager une boîte à idées,
  • Mettre en lumière vos initiatives RSE,
  • Inviter et partager des informations sur un évènement interne,
  • Lancer un appel à projets,
  • Inviter vos collaborateurs à répondre à un sondage ou un quiz,
  • Lancer un programme de mentorat,
  • Communiquer vos nouvelles offres d’emploi,
  • Partager vos succès et récompenses,
  • Annoncer des formations,
  • Remercier vos collaborateurs.

Si vous souhaitez aller plus loin sur le sujet des cas d’usages, retrouvez ici plus en détail 5 cas d’usages spécifiques à la communication interne et ici, 7 exemples pertinents pour conduire des projets de change management.

Nous avons réalisé 2 eBooks dans lesquels vous découvrirez des conseils et cas d'usages simple à appliquer pour renforcer l'engagement de vos collaborateurs ou mener à bien vos projets de change management - le tout avec l'aide de vos signatures mail.

Pour vous aider à communiquer en interne afin de stimuler l’engagement de vos employés, ou encore à accélérer et mener à bien la conduite du changement.

Le guide pour conduire efficacement le changement

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Transformation numérique, réorganisation interne, création d’une nouvelle offre de service, externalisation d’un département…

Nombreuses sont les raisons qui poussent une entreprise à changer.

Astuces et conseils pour une communication interne engageante

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Du besoin d’informer à l’engagement collaborateur, la communication interne se réinvente au service d’une nouvelle expérience collaborateur.

Pour conclure sur ce que nous considérons un succès – la sortie de notre nouvelle feature - nous espérons que vous profiterez du plein potentiel de vos signatures pour travailler la culture de l’entreprise et l’engagement de vos collaborateurs.

À propos de l'auteur
Amandine est la Head of Acquisition de Letsignit ! Initialement spécialiste du contenu, elle contribue aujourd’hui activement à la rentabilité des canaux d'acquisition : SEO, SEA, SMA, SMO… Amandine, c'est aussi l'un des piliers du Marketing chez Letsignit ! Depuis plus de 5 ans, elle participe et initie des projets et campagnes marketing qui retranscrivent systématiquement sa vision, sa plume et sa créativité (qu’on retrouve également dans toutes ses tenues colorées qui égaillent la journée de tous ceux qui croisent sa route).
À propos de Letsignit
Letsignit est une solution de gestion de signatures mail qui permet aux organisations de transformer les signatures mail de leurs collaborateurs en un média d'engagement 1-1 puissant pour leurs marques et leurs campagnes.
Questions
Fréquentes
1
Is it possible to track the number of clicks on email signatures?

Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.

You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.

If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.

2
Can we add links to social networks, our website, and appointment-setting applications such as Calendly?

With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.

And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.

3
Can employees update their signature information themselves (number, function, etc.)?

It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.

This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.

4
Why it is important to standardize our email signatures on a large scale to ensure our identity and brand image?

It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!

A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.

With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.

5
What is the user experience like for our employees?

What is the user experience like for our employees?

  • If you opt for the Letsignit Add-in for Outlook, they will have a dedicated space in their Outlook account where they will be able to view the signatures and campaigns assigned to them.
  • If you opt for the Letsignit Desktop APP, they will be able to preview all their signatures and campaigns in this space. If they want to change their default signature to another one when sending an email, this will be done in their signature library in Outlook.

In both cases:

  • They preview their signature before sending an email and choose from signatures assigned to them.
  • Based on the permissions granted, they will also be able to modify their personal information such as their name, position, or address in these spaces.

In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.

6
Can my employees have multiple signatures available to them?

With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.

Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:

Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.

7
Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

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Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

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