Communication
13
May
2024

Comment rédiger un mail professionnel ?

Par
Guillaume De la Sablonnière
Content Factory Manager

Vous êtes un inconditionnel des relations épistolaires, mais à votre grand regret, vos correspondants veulent désormais échanger exclusivement par mail ? E-mails, courriels, ou messages électroniques, ce mode de communication a aujourd'hui très largement remplacé les pigeons voyageurs. Moins romantique, mais plus rapide, il répond aussi à des règles de rédactions différentes, surtout dans le domaine professionnel !

Pour faire de vous le nouveau Jean-Jacques Rousseau du bureau, voici quelques règles, conseils et astuces pour écrire des emails qui éblouissent vos interlocuteurs. Et ne vous en faites pas, votre prose légendaire va continuer de briller, cette fois à vitesse grand V !

Comment écrire et envoyer un email ?

Avec l'évolution de nos modes de communication, les règles de rédaction ont légèrement changé. Attention, on ne parle de réinventer la grammaire française, bien heureusement. Mais bien de répondre à un nouveau format, l'écran, et aux exigences du milieu professionnel qui, elles aussi, ont évolué.

Si vous êtes néophyte de la rédaction de mail, voici les grandes étapes pour démarrer, avant de vous emmener dans les détails de la rédaction de mails pro.

Choisir une adresse professionnelle

Avant d'apprendre comment rédiger un mail, la première étape est de choisir votre nom d'auteur. Pour vos échanges personnels, votre adresse peut être simplement composée de votre nom et prénom, tel que : nomprenom@outlook.com.

Conseil pro : créez une adresse e-mail professionnelle personnalisée, qui comprend le nom de votre entreprise, comme : prenom@monentreprise.com. Sous cette forme, vos lecteurs auront un aperçu en un coup d'oeil de votre organisation, ce qui vous donne plus de chance d'être lu et surtout, d'être pris au sérieux !

Une fois votre adresse mail créée, vous êtes prêt à communiquer avec vos lecteurs adorés. Pour envoyer votre premier message, il suffit de créer un nouveau mail, d'ajouter l'adresse du destinataire, l'objet du message et de rédiger le contenu. Mais attention, la rédaction de mail est un art qu'il faut apprendre à maîtriser pour captiver l'attention de vos lecteurs.

Structurer un mail

Chaque jour, nous sommes sollicités par une myriade d'informations à traiter. Dans le cadre du travail, nous pouvons recevoir des centaines de mails par jours ! C'est pourquoi vos mails devraient capter rapidement l'attention de vos lecteurs. Pensez donc à créer des courriels clairs, lisibles et bien structurés pour vous assurer d'être lus et compris.

Quel que soit le type de mail que vous envoyez, écrire un courriel doit répondre à des critères précis. De l'objet à la signature, chaque détail passe un message à votre interlocuteur.

Comment bien rédiger un mail pro : les 9 étapes

Rédiger mail pro 9 étapes

En entreprise, les emails sont l'un des piliers de la stratégie de communication. D'une simple demande de rendez-vous à des négociations, un mail lisible et cohérent permet de communiquer efficacement avec vos interlocuteurs.

Pour apprendre à rédiger un email de qualité, voici les 8 éléments à maîtriser :  

1. Définir le(s) destinataire(s)

Que vous rédigiez un e-mail à une personne ou à plusieurs interlocuteurs, la première étape est d'insérer l'adresse exacte de chaque destinataire. Si vous envoyez un e-mail groupé, assurez-vous de bien choisir la section dans laquelle vous ajoutez leurs adresses ! Vous avez plusieurs options :

  • A : destinataire principal.
  • Cc : liste des destinataires additionnels visible par tous.
  • Cci : envoi du mail en copie cachée, ces personnes recevront le mail, sans que les autres aient accès à leur adresse.

Quelques erreurs à éviter lorsque vous ajoutez les destinataires :

  • Oublier de vérifier les adresses et envoyer le mail à la mauvaise personne.
  • Oublier de mettre "répondre à tous" lorsque vous envoyez un e-mail dans une conversation groupée.
  • Placer des personnes en Cc au lieu de Cci, ce qui peut compromettre la confidentialité des personnes à qui vous écrivez.
  • Mettre trop de destinataires, votre mail peut alors se retrouver facilement dans les spams.

2. Renseigner l'objet du mail

Propre au mail, la section de l'objet permet de nommer l'intention de votre message. C'est le premier élément, en plus de votre nom, qui apparaît dans la boîte mail de votre interlocuteur. Bien rédigé, il capte l'attention de votre lecteur, ce qui incite à ouvrir votre message !

Tout d'abord, votre objet devrait reste bref, entre 5 et 8 mots maximum. Ensuite, nommez clairement le but de votre mail en choisissant une formulation pertinente pour le destinataire. Evitez les mots comme "gratuit", "cadeau", "urgent", qui pourraient faire tomber votre mail dans les spams de votre expéditeur, ou susciter la méfiance.

Voici quelques exemples d'objets :

  • Prise de contact : projet de financement
  • Rappel de votre rendez-vous du 8/04
  • Convocation à la réunion d'équipe de mai
  • Rappel : date de soumission des rapports trimestriels
  • Confirmation de rendez-vous pour l'entretien d'embauche

3. Utiliser la bonne formule d'appel

Pour bien commencer un e-mail, les formules de politesse et la bienséance habituelles sont de mise. Un peu comme dans une lettre de motivation, vous voulez vous assurer de faire la meilleure impression possible !

Pour vous adresser à votre interlocuteur de façon appropriée dans un cadre professionnel, voici différentes façons de commencer votre mail :

  • Monsieur, Madame : Madame Bovary, Monsieur Rousseau, etc.
  • Titre de la personne : Monsieur le directeur, Madame la présidente, etc.
  • Formule familière (collègues, collaborateurs proches) : Bonjour Geneviève, cher Martin, etc.

Attention, un simple "bonjour" peut paraître à la fois informel, et trop impersonnel ! Pensez avant tout à la nature de la relation que vous entretenez avec le ou les destinataires. Vous pouvez adapter la formulation selon la situation.

4. Introduction : comment bien commencer un mail ?

Vous vous demandez comment rédiger une introduction d'email pertinente ?

Une fois les formules de politesse établies, passons aux choses sérieuses. Que désirez-vous dire ou demander à votre lecteur ? Rappelez-vous que vous voulez rester directs et clairs, un courriel se lit généralement en quelques minutes et votre interlocuteur peut manquer de temps.

Rappelez-vous de toujours suivre l'appellation d'une virgule ! Ensuite, vous pouvez commencer votre mail professionnel avec une phrase introductive. Vous pouvez vous présenter, répondre aux messages reçus ou encore exposer l'objet de votre message.

[ Bonjour Monsieur Thomas,

Je vous remercie pour votre courriel et pour votre aimable proposition de collaboration professionnelle. ]

5. Aérer le corps du mail

Pour communiquer efficacement par mail, il est important de respecter certaines règles de rédaction. Lire sur l'écran n'est pas aussi naturel que sur un format papier ! Le corps du texte de votre e-mail devrait être construit de façon claire, concise et facile à lire.

Voici quelques conseils pour assurer la lisibilité de votre contenu :

  • Garder des paragraphes courts : 4 à 5 lignes maximum.
  • Rester direct : évitez les redondances ou les formulations à rallonge, allez droit au but.
  • Phrases courtes : plus les phrases sont longues, moins elles sont faciles à lire et à comprendre. Essayez de garder des phrases de maximum 20 à 25 mots.
  • Aérer le contenu : si vous créez des mails plus longs, essayez de segmenter le texte :
    • Ajouter des listes à puces, lorsque vous citez trois éléments ou plus (comme dans ce texte !).
    • Mettre des passages en gras.
    • Au besoin, ajouter des titres pour clarifier les différentes sections de votre mail.

Enfin, vous devriez garder un ton professionnel dans pour vos mails professionnels. Adaptez votre contenu à votre lecteur en adoptant un ton formel, ou plus amical s'il s'agit d'une personne avec qui vous travaillez régulièrement. Et surtout, éviter les points d'exclamation à outrance, ou les mots en majuscule. Cela pourrait donner une fausse impression par rapport au ton que vous souhaitez employer.

6. Clôturer avec des formules de politesse adaptées

Maintenant que vous savez comment rédiger un mail bien structuré, il suffit de le clôturer en beauté. Tout comme dans une lettre traditionnelle, inclure une formule de politesse à la fin de vos courriels est une marque de respect et de professionnalisme envers vos destinataires.

En fonction de la situation ou de la nature de la relation, voici plusieurs clôtures possibles :

  • Sincères salutations,
  • Cordialement,
  • Meilleures salutations,
  • Bien à vous,
  • Salutations distinguées,

La formule de politesse est toujours suivie d'une virgule, avant d’insérer votre signature de mail professionnel.

[ Je vous remercie par avance pour votre considération. Dans l'attente de votre réponse, je vous adresse mes salutations distinguées.

Bien à vous,

Simone de Beauvoir ]

7. Créer une signature professionnelle

Enfin, cerise sur le gâteau, la signature ajoute la dernière touche à votre courriel professionnel. Saviez-vous qu'il existe différents formats de signature mail ? Plutôt que d'ajouter simplement votre nom à la fin, la signature automatisée s'insère à la fin de tous vos mails en ajoutant une touche professionnelle et colorée, avec toutes les informations nécessaires sur vous et votre entreprise.

On y trouve généralement les informations suivantes :

  • Nom et prénom
  • Titre
  • Adresse postale
  • Numéro de téléphone
  • Site internet, adresse mail
  • Liens vers les réseaux sociaux
Rédaction mail professionnel signature

Tout d'abord, une signature professionnelle sur mesure affiche tout d'abord votre identité de marque à la fin de chaque mail. Et ce, pour chaque membre de l'équipe ! De plus, votre signature personnalisée donne accès en coup d'oeil à toutes vos informations et facilite la prise de contact avec vos interlocuteurs.

De plus, vos signatures automatisées peuvent être accompagnées de campagnes email qui passent inaperçues !

8. Ajouter vos documents

Vous vous demandez comment ajouter un document à votre mail ? C'est tout simple. Pour ajouter un document complémentaire à votre e-mail, il suffit généralement de le télécharger pour qu'il apparaisse à la fin du message. Ce genre de pièce jointe n'influence donc pas la structure de votre contenu et sera généralement vue par votre lecteur. Vous pouvez toujours ajouter une mention à ce sujet dans votre message :

[ Vous trouverez ma facture en pièce jointe. ]

[ Veuillez trouver ci-joint le rapport demandé pour votre évaluation. N'hésitez pas à me faire part de vos commentaires ou de toute question que vous pourriez avoir. ]

Dans d'autres cas, vous pouvez ajouter une photo ou un document directement dans le corps du texte. Dans ce cas, gardez l'image dans un format raisonnable pour que le lecteur puisse voir le texte qui le suit.

Quelques éléments à vérifier lorsque vous ajoutez une pièce jointe :

  • Vérifier la taille du fichier, compresser au besoin.
  • Envoyer le document dans un format qui peut être ouvert par votre destinataire et qui maintient sa mise en page (comme PDF, ou bien via des outils de stockage en ligne comme OneDrive).
  • Utilisez un nom de fichier clair et descriptif pour aider les destinataires à comprendre leur contenu sans avoir à les ouvrir.
  • Enfin, assurez-vous d'envoyer le bon document !

9. Vérifications finales avant l'envoi

Maintenant que vous savez comment rédiger un mail professionnel, voici les dernières étapes à vérifier avant de cliquer sur "envoyer". En relisant votre message, vous voulez vous assurer que de répondre à tous les critères mentionnés ci-dessus, en plus de corriger les erreurs éventuelles.

  • Ton et format : doivent faire preuve de professionnalisme.
  • Grammaire et orthographe : le français doit être impeccable, attention aux fautes d'orthographe, aux erreurs grammaire, aux mots manquants, etc.
  • Destinataires : vérifiez une dernière fois vos destinataires, s'ils sont bien en Cc, ou en Cci pour les mails groupés, ainsi que le nom ou le titre de la personne au début du message.
  • Objet et contenu : votre mail complet devrait être clair, aéré et facile à lire.
  • Pièces jointes : vérifiez tous les documents ajoutés, leurs formats et leurs noms.
  • Signature : devrait contenir toutes vos informations dans un format visible et adapté à votre image de marque.

Ces éléments vérifiés, votre premier essai de mail professionnel est prêt à prendre son envol !

Comment écrire un mail professionnel : exemple

Exemple mail professionnel

Voici quelques exemples de courriels et de modèles à suivre pour rédiger vos premiers mails professionnels.

Exemple de courriel professionnel

Objet : Demande d'information sur vos services

Bonjour Monsieur/Madame [Nom du destinataire],

Je me permets de vous contacter au nom de [Votre entreprise] pour obtenir des informations supplémentaires sur les services que vous proposez. Nous sommes actuellement à la recherche d'une solution dans votre domaine d'expertise et nous aimerions en savoir plus sur vos offres.

Pourriez-vous s'il vous plaît m'envoyer une brochure ou une documentation détaillée sur vos services, ainsi que des informations sur vos tarifs et vos conditions générales ?

Je vous remercie par avance pour votre aide et reste à votre disposition pour toute question supplémentaire.

Bien à vous,

Signature professionnelle exemple

Comment rédiger un mail pour une demande de stage ?

Objet : Demande de stage - Étudiant en Marketing

Cher Monsieur Martin,

Je m'appelle Laura Dubois et je suis actuellement étudiante en deuxième année de Master en Marketing à l'Université de Paris. Je me permets de vous contacter aujourd'hui pour exprimer mon vif intérêt à effectuer un stage au sein de votre entreprise, ABC Marketing.

Je suis particulièrement attirée par votre entreprise en raison de sa réputation d'innovation et de son engagement envers l'excellence dans le domaine du marketing digital. Votre approche stratégique et créative m'inspire, et je suis convaincue qu'un stage chez ABC Marketing me permettrait d'acquérir une expérience précieuse dans le domaine.

Au cours de mes études, j'ai développé des compétences solides en analyse de marché, en stratégie marketing et en gestion de projet. J'ai également eu l'occasion de mettre en pratique mes connaissances lors de stages précédents chez XYZ Agency et DEF Corporation. Je suis persuadée que mes compétences et mon enthousiasme pourraient être un atout pour votre équipe.

Je suis disponible pour effectuer un stage à temps plein pendant une période de 6 mois à partir de septembre prochain. Je suis particulièrement intéressée par les opportunités de travailler sur des projets liés au marketing digital et aux médias sociaux.

Je vous remercie pour votre considération et je me tiens à votre disposition pour toute information complémentaire. Je suis impatiente de pouvoir contribuer à l'équipe d'ABC Marketing et d'apprendre auprès de professionnels talentueux comme vous.

Salutations distinguées,

signature demande de stage

Profitez de solutions simplifiées pour signer vos emails

Vous aimeriez créer l'ultime mail professionnel ? Utilisez une solution de signature adaptée à vos besoins ! Avec des fonctions de personnalisation et de gestions centralisées, Letsignit vous permet de créer vos propres signatures en accord avec votre image de marque. Profitez de signatures homogènes qui assurent la crédibilité de votre entreprise à chaque interaction avec vos clients, collègues ou partenaires !

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À propos de l'auteur
Guillaume est Content Factory Manager chez Letsignit ! Grâce aux mots, il crée divers contenus (textuels, vidéos, et dans les cas les plus extrêmes, télépathiques) pour augmenter la visibilité de Letsignit sur le web. La légende veut qu'à l'âge de 3 ans, Guillaume ait construit sa première stratégie marketing web multicanaux à l'aide d'un dictionnaire, d'un biberon et d'un peu d'encre de Chine. On ne sait pas si cela est véridique, mais du moins, c'est ce qu'on raconte...
À propos de Letsignit
Letsignit est une solution de gestion de signatures mail qui permet aux organisations de transformer les signatures mail de leurs collaborateurs en un média d'engagement 1-1 puissant pour leurs marques et leurs campagnes.
Questions
Fréquentes
1
Is it possible to track the number of clicks on email signatures?

Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.

You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.

If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.

2
Can we add links to social networks, our website, and appointment-setting applications such as Calendly?

With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.

And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.

3
Can employees update their signature information themselves (number, function, etc.)?

It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.

This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.

4
Why it is important to standardize our email signatures on a large scale to ensure our identity and brand image?

It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!

A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.

With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.

5
What is the user experience like for our employees?

What is the user experience like for our employees?

  • If you opt for the Letsignit Add-in for Outlook, they will have a dedicated space in their Outlook account where they will be able to view the signatures and campaigns assigned to them.
  • If you opt for the Letsignit Desktop APP, they will be able to preview all their signatures and campaigns in this space. If they want to change their default signature to another one when sending an email, this will be done in their signature library in Outlook.

In both cases:

  • They preview their signature before sending an email and choose from signatures assigned to them.
  • Based on the permissions granted, they will also be able to modify their personal information such as their name, position, or address in these spaces.

In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.

6
Can my employees have multiple signatures available to them?

With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.

Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:

Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.

7
Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

8
Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

Questions
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