Un essor sans précédent, qui se maintient dans la durée.
Début mars 2020, les entreprises ont, quasiment du jour au lendemain, basculé dans un Nouveau Monde, celui du travail à distance.
Avec le prolongement de la crise sanitaire et ses multiples rebondissements, le télétravail s'est ancré dans nos habitudes professionnelles. Près de 2/3 des salariés du secteur Banque/ Assurance (62%) et des Services (62% également) étaient encore en télétravail à temps complet ou partiel fin 2020. Avec, en moyenne, 3,6 jours télétravaillés par semaine !
Cette nouvelle donne, appelée à se prolonger, engendre de nombreux défis pour les entreprises. Comment maintenir la cohésion des équipes et communiquer efficacement face à des salariés à distance ?
Le problème se pose de manière accrue quand une entreprise doit, dans ces conditions, faire face à des chantiers importants et se lancer dans la conduite du changement. Normalement, ce suivi du changement passe par la proximité, le partage d'une vision, la formation et l'information...
Comment le réaliser quand les équipes ne sont pas au bureau ? Heureusement, différents canaux de communication, adaptés à la conduite du changement, restent utilisables à distance.
Un intranet apparait souvent comme un moyen idéal pour centraliser toutes les informations d'une entreprise et laisser les employés accéder à celles qui les intéressent, au moment qui les arrange.
La plateforme peut héberger des contenus et outils durables, structurels (paie, gestion des congés ou des notes de frais, bureautique, etc.) et d'autres plus conjoncturels : actualités, nouveautés… et informations liées aux processus de changement.
D'ailleurs, 64% des entreprises utilisent un intranet pour introduire des méthodes de travail, 56% pour améliorer l’agilité et la réactivité de l’organisation. En ce qui concerne la conduite du changement, un intranet (de qualité) s'avère donc un outil de poids…
Il est pourtant insuffisant pour porter, à lui seul, tous les éléments de la conduite du changement.
Les collaborateurs attendent en effet des informations pertinentes, mais n'auront pas forcément le réflexe, l'habitude, le temps ou l'envie d'aller les chercher, d'eux-mêmes, sur votre plateforme de communication interne. Et les meilleurs contenus du monde, les meilleures informations proposées n’auront aucun impact si personne ne les lit.
Quid alors d'une newsletter reprenant les informations importantes ? Elle peut s'avérer intéressante, en centralisant et partageant périodiquement les informations et les nouveaux assets relatifs à la conduite du changement.
Mais elle présente aussi des inconvénients, comme le risque de se perdre dans des messageries déjà bien encombrées et une périodicité qui ne correspond pas toujours aux besoins et aux disponibilités des salariés.
Dès lors, que faire ? Jouer sur tous les tableaux et améliorer la communication verticale, en respectant ses basics:
Un canal permet de remplir tous ces critères, et bien d'autres : la signature mail.
La signature mail, parfait vecteur du changement à distance
Vous pouvez planifier et mener une véritable campagne de communication interne avec votre signature mail.
Identifiez à l'avance les sujets à aborder avec les collaborateurs impactés par les changements, créez des informations adaptées puis intégrez-les dans un calendrier de communication détaillé, sans oublier les résultats tangibles et victoires d'étape à célébrer.
Avec une signature mail automatisée et calibrée pour porter vos projets, vous capitalisez sur la récurrence des échanges et exposez régulièrement vos collaborateurs aux contenus disponibles.
Ces échanges fréquents vont les aider à connaitre en détail les changements demandés, les contenus qui y répondent, etc. Avec ce canal, la communication est régulière et l’employé se sent toujours pleinement intégré à la bonne marche de l'entreprise – un point crucial quand on travaille loin de ses collègues.
Dialoguer, communiquer, échanger facilement… En face-à-face comme à distance, rien ne vaut la discussion directe.
À ce titre, la dernière fonctionnalité de Letsignit se montre particulièrement intéressante : vous pouvez désormais ajouter un bouton Teams à votre signature.
Toute personne qui clique dessus pourra ainsi entrer en contact avec vous et démarrer en un clic une conversation ou un appel Teams !
Facile, rapide, directe, c'est une option parfaitement adaptée pour poser une question, aborder un point de détail, demander une précision, se faire guider pas à pas dans l'utilisation d'une nouvelle solution… Idéal pour aider les collaborateurs travaillant sur des sites distants ou en télétravail et les accompagner dans la transformation de l'entreprise.
La signature mail est aussi parfaitement lisible en mobilité, sur le smartphone des collaborateurs.
Qu'ils soient en télétravail intégral, fréquemment en déplacement ou alternent présence au bureau et travail à distance, tous ont ainsi accès au même niveau d'informations. Et tous peuvent embrasser le changement.
Sources :
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
