Des emails, vous en recevez tellement que, mis bout à bout, ils pourraient (presque) relier la Terre à la Lune. Bon d’accord, on exagère peut-être un tantinet, mais il n’empêche que le flot de mails quotidiens d’un utilisateur moyen est souvent conséquent, surtout dans la sphère professionnelle !

Pour s’y retrouver dans cette jungle virtuelle et conserver un contrôle sur sa présence en ligne, il est judicieux de mettre certaines stratégies en place. La création d’un alias mail, notamment, peut vous aider à y voir clair tout en protégeant vos données.

Aujourd’hui, on vous explique donc comment créer un alias mail avec le serveur de messagerie Outlook.

Ça veut dire quoi, « créer un alias mail » ?

Reprenons les bases !

Créer un alias mail, c'est créer une adresse mail secondaire qui redirige un email vers une boîte de réception principale. Même s’il donne l’impression d’être associé à un compte Microsoft indépendant, la seule fonction de l'alias est de reconduire les courriers électroniques vers une seule boîte de réception.

Il est possible de créer plusieurs alias pour différentes utilisations et en fonction de ses objectifs. Par exemple, un alias principal pourra être utilisé pour utiliser les sites web liés à votre activité professionnelle, et des alias secondaires pour vos activités personnelles. On pourra aussi utiliser différents alias pour s'inscrire sur des réseaux sociaux variés, ou pour faire ses achats en ligne, pour plus de sécurité.

Pour créer un alias sous Outlook, il suffit de générer une nouvelle adresse mail via la fonctionnalité appropriée. Nous vous détaillons le processus un peu plus bas dans l’article !

Pourquoi créer un alias mail sur un compte Outlook ?

L’alias mail Outlook et sur tout autre logiciel de messagerie a une double fonction. Il vous permet une gestion efficace de vos mails, tout en maîtrisant votre trace numérique.

Plus spécifiquement, l’utilisation d’alias mail a plusieurs avantages :

Filtrage et tri des messages électroniques ;
Protection de l’adresse principale ;
Réduction des risques d’escroqueries en ligne et de hameçonnage ;
Séparation des différents comptes utilisateurs sur les sites web sur lesquels vous êtes inscrit·e. Ceci garantit la protection de vos informations personnelles en cas de fuite de données.

Dans la sphère professionnelle, les alias peuvent aussi vous permettre de séparer les mails relatifs à votre activité pro des mails personnels. C’est donc une excellente méthode pour distinguer les différents aspects de votre activité et trier vos correspondances avec vos collaborateur·rices varié·es.

Et si vous utilisez un outil de gestion de signature mail comme Letsignit : vous pourrez aller jusqu'à intégrer automatiquement une signature mail distincte pour chacun de vos alias.

Comment créer un nouvel alias mail Outlook ?

Pour créer un alias mail Outlook, vous pouvez procéder de deux façons : soit en cliquant directement sur le lien « Ajouter un alias » fourni par Microsoft sur son site web, soit en passant par votre boîte de messagerie Outlook.

Notez qu’il n’est pas possible de créer un alias depuis l’application Outlook bureau ou mobile. Vous devrez dans tous les cas passer par votre compte Microsoft Outlook en ligne.

En revanche, une fois l'alias créé, vous pourrez tout à fait choisir l’alias pour envoyer un mail via l'application de bureau ou mobile.

Depuis « Ajouter un alias »

Pour créer un alias mail depuis le lien redirigeant directement vers cette opération :

Rendez-vous sur Ajouter un alias
Créez une nouvelle adresse de messagerie Outlook.com, ou bien ajoutez une adresse de messagerie déjà existante
Cliquez sur Ajouter un alias

Depuis votre boîte Outlook

Pour créer et ajouter un alias à partir de votre boîte de messagerie Outlook, la procédure est la suivante :

Connectez-vous à votre compte Outlook
En haut à droite, cliquez sur votre photo d'utilisateur
Cliquez sur Mon profil
Sous Informations sur le compte, cliquez sur Modifier les informations de compte
Sous Alias de compte, cliquez sur Ajouter une adresse mail
Vous avez alors le choix entre Créer une adresse email et l’ajouter en tant qu’alias ou Ajouter une adresse e-mail existante en tant qu’alias de compte Microsoft

Et tant qu'à configurer votre compte, nous vous recommandons d'en profiter pour ajouter une signature Outlook 365 spécifique pour chaque alias créé.

Peut-on créer un alias avec une adresse Hotmail ?

Il n’est pour le moment pas possible d’ajouter une adresse existante de type @hotmail.com, @live.com, @outlook.com et @msn.com en tant qu’alias.

Vous ne pouvez pas non plus créer un alias avec une adresse de type @hotmail, @live.com ou @msn.com. Si vous souhaitez vraiment utiliser une adresse Hotmail, il vous faudra vous déconnecter de votre compte, puis créer un nouveau compte (mais il s'agira dans ce cas d'un compte en bonne et due forme, et non d'un alias).

Comment envoyer un mail avec un alias Outlook ?

S’il est impossible de créer un alias dans l’application Outlook, vous pouvez néanmoins envoyer un courriel depuis un alias Outlook existant sur toutes les versions du serveur.

Pour ce faire, il vous faut d’abord vous assurer d’afficher le champ « De » dans votre fenêtre de rédaction de mail. Cliquez sur Afficher>Paramètres d’affichage>Composer et répondre>Toujours afficher le champ De. Une fois cette opération effectuée, vous pouvez ensuite cliquer sur « De » en haut de la fenêtre de rédaction de mail, puis sélectionner l’adresse mail souhaitée. Si vous ne la voyez pas apparaître, cliquez sur Autre adresse e-mail et tapez l’adresse désirée.

Conseil des pros de la signature : quelle que soit l’adresse depuis laquelle vous envoyez un courriel pro, n’oubliez pas d’y ajouter une signature mail professionnelle pour que vos destinataires aient une idée claire de qui vous êtes !

Comment supprimer un alias Outlook ?

L’un de vos alias est la cible de spam, ou votre boîte de réception se trouve inondée de courriers électroniques inutiles ? Pas de problème ! Il vous suffit de supprimer un ou plusieurs alias responsables de ce désagrément.

Rendez-vous simplement sur Gérer la manière dont vous vous connectez à Microsoft, et connectez-vous avec votre mot de passe si vous y êtes invité·e. Sélectionnez ensuite le ou les alias dont vous souhaitez vous départir et cliquez sur Supprimer.

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Vous savez à présent comment créer et utiliser un alias Outlook ! Pour compléter votre stratégie de communication, pensez aussi à créer vos propres modèles de signatures mail grâce à notre outil de création et de gestion de signatures.

Questions
Fréquentes

Is it possible to track the number of clicks on email signatures?

Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.

You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.

If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.

Can we add links to social networks, our website, and appointment-setting applications such as Calendly?

With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.

And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.

Can employees update their signature information themselves (number, function, etc.)?

It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.

This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.

Why it is important to standardize our email signatures on a large scale to ensure our identity and brand image?

It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!

A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.

With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.

What is the user experience like for our employees?

If you opt for the Letsignit Add-in for Outlook, they will have a dedicated space in their Outlook account where they will be able to view the signatures and campaigns assigned to them.
If you opt for the Letsignit Desktop APP, they will be able to preview all their signatures and campaigns in this space. If they want to change their default signature to another one when sending an email, this will be done in their signature library in Outlook.

In both cases:

They preview their signature before sending an email and choose from signatures assigned to them.
Based on the permissions granted, they will also be able to modify their personal information such as their name, position, or address in these spaces.

In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.

Can my employees have multiple signatures available to them?

With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.

Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:

An English, Spanish, etc. version to adapt it to your audience
A signature template with timely promotional banners.
Use different formats of your logo according to your subsidiaries.
A signature for each of your branches.
Signature banners created especially for internal exchanges.
A simplified version for reply/forward of emails.

Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.

Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.