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Vous venez de rédiger un email qui, franchement, rendrait fier·ère l'inventeur·euse de l'email. Mais au moment de cliquer sur Envoyer, un détail cloche : le bas de votre message fait grise mine ou affiche encore ce vieux message générique...
Pas de panique ! Configurer une belle signature mail professionnelle sur Microsoft Outlook est un jeu d'enfant quand on connaît les bons raccourcis. Sur l'application de bureau, la version web ou les outils mobiles, soigner le pied de page peut significativement booster votre communication.
Dans ce guide pratique, nous vous dévoilons étape par étape comment créer, paramétrer et adapter facilement votre signature dans Outlook.
Pour donner vie à votre signature mail, deux approches principales s'offrent à vous : concevoir votre bloc directement avec les outils natifs de Microsoft ou passer par un générateur externe pour obtenir un rendu graphique plus poussé.
L'éditeur intégré au client de messagerie vous donne la liberté de concevoir rapidement un modèle sans quitter votre logiciel. Cette option peut notamment convenir si vous débutez votre activité, et cherchez une solution simple et immédiate.
Voici comment faire :
L'éditeur natif de signature d'Outlook montre quelques limites, tant sur le plan technique qu'esthétique. Pour aller plus loin côté design, on peut miser sur un outil externe.
Microsoft Word propose par exemple une galerie de modèles de signatures mail plutôt qualitatives. Pour un utiliser un modèle, il suffit de le sélectionner, de le personnaliser avec ses coordonnées, son logo ou ses liens, puis de copier le résultat dans Outlook.
Si vous souhaitez une approche plus orientée design, des outils comme Canva ou Adobe Express proposent également des modèles de signatures personnalisables. Ces plateformes vous laissent plus de liberté, vous permettant par exemple de travailler sur les couleurs, les images et la mise en page. Elles vous permettent par ailleurs d'agencer les visuels sans toucher à la moindre ligne de code.
Enfin, pour les structures qui gèrent plusieurs collaborateurs, une solution de gestion dédiée comme Letsignit simplifie radicalement ce déploiement : elle permet de centraliser la création des visuels, de synchroniser les données de chacun et de diffuser les chartes graphiques sur tous les postes en quelques clics. Le plus beau ? Tout ceci ne nécessite pas la moindre intervention manuelle de la part de vos équipes.
Une fois votre mise en page finalisée sur l'une de ces plateformes, l'intégration dans votre messagerie se déroule en quelques actions précises :
Que vous souhaitiez intégrer ponctuellement une signature à un email ou automatiser l'ajout à vos réponses, la marche à suivre sur Outlook est simple comme bonjour.
Vous préférez choisir manuellement le pied de page et l'intégrer au cas par cas ? Dans ce cas, la démarche s'effectue directement depuis votre fenêtre de rédaction :
Votre bloc de coordonnées s'intègre ainsi sans modifier le contenu de votre courriel.
Pour ne plus avoir à vous soucier de cette tâche à chaque courriel, vous pouvez aussi définir une signature par défaut. La démarche s'effectue en quelques clics :
Votre numéro de téléphone a changé, votre intitulé de poste évolue ou votre charte graphique fait peau neuve ? Il est temps de mettre à jour vos coordonnées, une opération également réalisée en deux minutes top chrono !
Pour mettre à jour vos informations, suivez ces étapes :
Vos courriels intégreront désormais vos nouvelles coordonnées sans autre intervention.
Vous avez rédigé un courrier particulier et votre pied de page habituel ne convient pas ? Rien d'irréversible. Même si votre signature par défaut s'insère automatiquement dès l'ouverture de votre fenêtre d'envoi, vous restez parfaitement libre d'en changer à la volée selon le contexte ou votre interlocuteur.
Pour effectuer cette manipulation manuellement, la marche à suivre varie très légèrement selon l'environnement utilisé :
Dès votre clic, l'ancien bloc est immédiatement remplacé par le nouveau dans le bas de votre message, préservant ainsi l'intégralité du texte que vous venez d'écrire. Si vous souhaitez exceptionnellement envoyer un message sans aucun pied de page, il vous suffit de surligner le bloc présent pour le supprimer manuellement à l'aide de la touche Retour arrière.
Concevoir un pied de page qui attrape l’œil consiste en fait à trouver le juste équilibre entre attrait visuel et contraintes techniques. Voici 5 bonnes pratiques pour réussir votre mise en place !
Lors d'une prise de contact ou d'un premier échange, une signature complète, comportant votre identité, votre logo, vos liens et bannières, peut être judicieuse. Elle visibilise votre expertise et votre univers, ce qui insuffle immédiatement la confiance et crée l'envie de vous rencontrer.
Mais une fois les présentations faites, il n'est pas toujours utile d'intégrer toutes ces informations ! Au bout de cinq ou six allers-retours dans un même fil de discussion, répéter un bloc imposant risque en effet d'alourdir la lecture. Prévoyez donc une version allégée de votre signature pour vos réponses, comprenant par exemple seulement votre nom, prénom et numéro direct.
Votre audience est composée de destinataires avec des attentes variées : il y a ceux qui vous connaissent déjà et veulent être au courant de vos actus, ceux qui ne vous connaissent pas encore et demandent à vous rencontrer, ceux qui ne parlent pas votre langue...
Pour que chaque échange soit fructueux, vous pouvez donc préparer différentes signatures, par exemple :
Pour déployer facilement ces versions à l'échelle d'une entreprise tout en conservant une image harmonisée, s'appuyer sur une solution de gestion centralisée comme Letsignit simplifie grandement l'administration au quotidien.
Ce que vous voyez dans l'éditeur d'Outlook ne reflète pas toujours exactement ce que découvrira votre correspondant. Certains logiciels de messagerie appliquent en effet un mode sombre automatique, tandis que d'autres bloquent le téléchargement direct des images.
Alors, avant de diffuser votre signature flambant neuve auprès de tous vos contacts, envoyez un email de test vers des boîtes externes variées (Gmail, Apple Mail sur smartphone, interface web) pour vérifier par exemple que vos espacements et vos polices restent impeccables en toutes circonstances.
Pour éviter que vos courriels ne finissent dans le dossier des spams ou n'affichent des blocs cassés, gardez aussi une mise en page sobre : vos infos essentielles, une ou deux images, vos liens, et votre signature peut déjà faire des merveilles !
Côté format, évitez de concevoir l'intégralité de votre signature sous la forme d'une seule grande image : le texte ne pourrait pas être sélectionné ou lu correctement lorsque les images sont désactivées. Privilégiez une structure mêlant texte et éléments graphiques, avec des images optimisées pour limiter le poids du message.
La méthode pour configurer une signature mail sur Outlook peut varier selon la version utilisée. Comme vous avez pu le voir dans cet article, les menus et les options, notamment, ne sont pas présentés de la même manière dans Outlook classique pour Windows, le nouvel Outlook, Outlook sur le web et l'application mobile.
Avant de commencer, vérifiez donc l'environnement dans lequel vous utilisez Outlook. Si une commande mentionnée dans ce guide n'apparaît pas à l'endroit indiqué, recherchez une option Signatures dans les paramètres de votre messagerie : son emplacement peut différer selon la version.
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Vous voyez ? Créer et intégrer une signature sur Outlook, cela n'a vraiment rien de sorcier. Renseignée manuellement ou copiée-collée depuis une solution externe, elle vous aidera en tout cas à créer du lien avec votre public !
Vous voulez continuer à développer vos compétences Outlook ? Découvrez aussi comment programmer un envoi de mail.
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
Ouvrez l'interface des réglages via Fichier>Options>Courrier>Signatures sur l'application classique, ou via la roue dentée des Paramètres>Comptes>Signatures sur la version web. Vous pourrez y rédiger votre texte, intégrer vos liens et définir vos règles d'apparition automatique.
Dans votre logiciel, accédez de nouveau à la section Signatures depuis les options de votre messagerie. Cliquez sur la signature que vous souhaitez ajuster, appliquez vos corrections directement dans le cadre d'édition, puis validez sur Enregistrer pour mettre à jour tous vos prochains courriers.
Bien qu'elles soient souvent confondues dans les conversations entre collègues, une signature mail et une signature électronique de document sont deux choses différentes ! Cette question parle plutôt de signature électronique.
Pour signer formellement un devis, un contrat ou un autre document, utilisez une solution de signature électronique adaptée au niveau de sécurité et aux exigences juridiques du document concerné, puis joignez le document signé à votre e-mail.
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