Comment faire un message d'absence sur Outlook ? 

Vous l'attendiez depuis longtemps, elle est enfin là : votre semaine de ski commence aujourd'hui ! Mais avant de partir dévaler les pistes, il vous reste un petit réglage essentiel à effectuer. Vous avez deviné ? On parle du message d'absence, bien entendu. 

Ce email automatique délivré quand vous n'êtes pas au bureau assure la continuité dans votre communication et permet de faire patienter vos correspondants. 

Aujourd'hui, un petit guide pour mettre en place rapidement votre réponse automatique sous Outlook, et ce, quel que soit votre support.  

Qu'est-ce qu'un message d'absence sur Outlook ?

‍

Le message d'absence est un email délivré automatiquement à chaque message entrant dans la boîte de réception. Rédigé et paramétré à l'avance, il permet de signifier clairement votre indisponibilité à vos interlocuteurs. Mais aussi, de les rassurer en leur précisant votre date de retour et en leur proposant des alternatives en attendant. 

Mais au fait, quel est le modèle idéal pour un message d'absence du bureau ? Découvrez d'abord nos meilleurs exemples de messages d'absence, ainsi que des conseils détaillés sur les informations à intégrer dans votre réponse automatique. 

De façon générale, et quel que soit votre motif (vacances d'été, congé maladie, congé maternité, etc.), suivez toujours les recommandations suivantes : 

• Signifiez votre absence du bureau dans votre objet de mail. 
• Indiquez votre date de retour, et une plage de dates pendant laquelle vous n'êtes pas disponible.
• Expliquez rapidement la raison de votre absence. 
• Suggérez des alternatives, comme une autre personne-ressource. 
• Remerciez sobrement votre correspondant·e pour sa patience et sa compréhension.

Intégrer ces éléments permet de rester toujours pro (même quand vous n'êtes pas au bureau) et de faire comprendre à vos correspondants que vous ne les avez pas abandonnés.

Comment faire une réponse automatique sur Outlook ?

‍

Vous avez créé votre boîte mail Outlook et vous souhaitez à présent mettre en place une réponse automatique ? Nous vous détaillons la procédure selon votre support (ordinateur ou smartphone) dans les prochaines parties, mais, quel que soit votre matériel, la marche à suivre est essentiellement la même.

Il faut se rendre dans les paramètres ou les réglages (selon le support et la version d'Outlook), puis retrouver la section dédiée aux réponses automatiques. On rédige son message d'absence en respectant les règles de rédaction, puis on le paramètre pour la période souhaitée. Il n'y plus rien à faire ensuite : le message s'envoie automatiquement à chaque email reçu. 

Vous voulez économiser du temps et de l'énergie dans la rédaction de vos emails ? Pensez aussi à utiliser les modèles de mail Outlook !

Comment mettre en place un message d'absence dans Outlook ? 

Voici à présent comment configurer un message d'absence du bureau sur Outlook en fonction de la version du logiciel, et de votre support de travail. Parce que, que vous utilisiez un Windows 98 alimenté par une dynamo, ou le tout dernier smartphone, vous méritez une réponse automatique à la hauteur de votre communication !

Attention : même si nous faisons en sorte de vous décrire les différents paramétrages selon les versions d'Outlook, il se peut que vous ne trouviez pas exactement les mêmes commandes et onglets que ceux mentionnés ici. Dans ce cas, cherchez une commande/un onglet similaire. 

Message d'absence sur Outlook web

Ancienne version 

Vous qui aimez la tradition et vous méfiez des mises à jour en tous genres, vous utilisez peut-être une ancienne version de votre navigateur web, et donc, une version plus ancienne d'Outlook. Voici la marche à suivre pour configurer votre message d'absence/réponse automatique : 

1. Rendez-vous sur Outlook.com.
2. Connectez-vous à votre compte Outlook en cliquant sur Connexion en haut à droite de la fenêtre.
3. Cliquez sur le symbole d'engrenage, toujours en haut à droite. 
4. Allez dans Options. 
5. Dans le menu à gauche, allez dans Organiser la messagerie > Réponses automatiques. 
6. Activez Envoyer des réponses automatiques. 
7. Définissez la période d'activation du message. 
8. Rédigez votre message. Vous avez la possibilité d'en définir un pour vos contacts internes et un autre pour vos contacts externes. 
9. Sélectionnez Enregistrer.  

Nouvelle version

1. Rendez-vous sur la Outlook Web App. 
2. Après vous être connecté à votre compte Outlook, cliquez sur le symbole en forme d'engrenage, puis sur Afficher tous les paramètres. 
3. Rendez-vous dans Courrier puis dans Réponses automatiques. 
4. Activez l'option Activer les réponses automatiques. 
5. Définissez votre période d'absence. 
6. Rédigez votre message d'absence interne et externe (si nécessaire). 
7. Cliquez sur Enregistrer. 

Message d'absence sur Outlook 365

Pour vous faciliter la vie, Outlook est également disponible en version bureau dans la suite Microsoft 365. Voici comment mettre en place un message d'absence sur Outlook 365 dernière version sur PC et Mac. 

Sur Microsoft Windows

1. Sous l'onglet Affichage, cliquez sur Afficher les paramètres, représenté par un symbole d'engrenage. 
2. Allez dans Comptes > Réponses automatiques. 
3. Cochez cette case/sélectionnez cette option pour activer les réponses automatiques. 
4. Choisissez Envoyer des réponses uniquement pendant une période, et renseignez les dates/heures de début et de fin d'activation. 
5. Rédigez votre message interne sous Envoyer des réponses automatiques à l'intérieur de votre organisation. Pour envoyer des messages à des personnes extérieures, cliquez sur Envoyer des réponses en dehors de votre organisation. 
6. Terminez en cliquant sur Enregistrer. 

Sur Mac

1. Dans Outlook, cliquez sur Outils puis sur Réponses automatiques. 
2. Activez l'option Envoyer des réponses automatiques. 
3. Renseignez la période d'activation et rédigez votre message. 
4. Si nécessaire, rédigez un message pour vos contacts externes. 
5. Sélectionnez Ok pour enregistrer. 

Message d'absence sur Outlook mobile 

Vous êtes plutôt du genre nomade ? Il est également possible de configurer un message d'absence sur l'application mobile d'Outlook. Voici comment ! 

Sur iPhone

1. Dans votre app Outlook, cliquez sur votre icône de profil (généralement en haut à gauche). 
2. Cliquez sur Paramètres (symbole d'engrenage). 
3. Choisissez votre compte. 
4. Cliquez sur Réponses automatiques.
5. Activez les réponses automatiques. 
6. Définissez la période d'activation et rédigez votre message (interne et externe, si besoin). 
7. Terminez en cliquant sur Enregistrer. 

Sur Android

1. Ouvrez l'app Outlook, cliquez sur l'icône de profil. 
2. Ouvrez les paramètres (symbole d'engrenage). 
3. Sélectionnez votre compte. 
4. Cliquez sur Réponses automatiques. 
5. Activez les réponses automatiques. 
6. Renseignez votre période d'absence, rédigez votre message interne et externe. 
7. Cliquez sur le bouton ✔️pour enregistrer. 

Comment afficher une absence dans Outlook ?

Pour afficher un message d'absence dans Outlook, le chemin à suivre varie légèrement selon la version de l'application. 

Peut-on configurer plusieurs messages d'absence sur Outlook ?

‍

Vous débordez d'inspiration et souhaitez configurer plusieurs messages d'absence ?

Malheureusement, Outlook ne le permet pas... Cependant, vous pouvez décider de prérégler une réponse automatique pour vos contacts internes (par exemple, vos collègues) et vos correspondants extérieurs. 

Comment enlever un message d'absence sur Outlook ? 

Vous voilà revenu·e au bureau, l'esprit plein de beaux souvenirs de vos vacances... Il est temps de désactiver ou supprimer votre réponse automatique. 

Voici comment procéder : 

Mon message d'absence Outlook ne fonctionne pas : que faire ? 

Votre message d'absence ne semble pas fonctionner ? 

Procédez aux vérifications et réglages suivants : 

*****

Nouvelle compétence acquise ! Vous savez désormais paramétrer un message d'absence sur Outlook en 2 temps 3 mouvements. Et pour une communication percutante, apprenez également à créer une signature mail Outlook qui en jette.