12 exemples de messages d’absence

Crème solaire : check. Passeport : check. Chemise à fleurs : check. Dernière étape avant de vous envoler vers vos vacances : le message d’absence !

Ce type d’email, envoyé automatiquement pendant votre absence du bureau est essentiel pour rester pro et maintenir une bonne communication avec vos collaborateurs.

Outre les congés, il peut être mis en place dans tous types de situations, qu’il s’agisse d’un déplacement professionnel, d’un jour férié ou d’une formation. Le tout est de bien le formuler.

Pour vous donner de l’inspiration, voici 12 exemples de messages d’absence, avec en prime quelques conseils de rédaction !

Comment formuler un message d’absence ?

Pour que votre message d’absence soit compris et reçu au mieux par vos destinataires, certains éléments de forme et de fond sont essentiels :

• L’objet du mail ;
• La raison de votre absence ;
• Les dates précises de votre absence et de votre retour ;
• Le temps de réponse à escompter ;
• Le contact d’un collègue ou d’une personne-ressource ;
• Une formule de remerciement.

Renseigner l’objet du mail

Au moment de configurer votre message d’absence dans votre logiciel de messagerie électronique, il est indispensable d’indiquer l’objet du mail, à savoir, votre absence.

Cette étape permet de signifier clairement à vos interlocuteurs que vous n’êtes pas disponible, et donc pas en mesure de leur répondre immédiatement.

Expliquer brièvement la raison de votre absence

Dans le corps de votre message d’absence, après les salutations d’usage, vous pourrez préciser la raison de votre indisponibilité. Votre transparence atteste de votre professionnalisme, ce qui maintient et renforce la confiance de votre interlocuteur.

Attention en revanche, préciser ne signifie pas détailler ! Votre destinataire n’a aucun intérêt à savoir que vous êtes parti garder des moutons dans les Pyrénées ou vous prélasser au Costa Rica (oui, oui, on le sait, c'est dommage de ne pas pouvoir le dire comme ça, à la Terre entière).

Restez donc simple et concis !

Donner les dates exactes d’absence

Ce que votre destinataire veut savoir, par contre, ce sont vos dates exactes d’indisponibilité. Dans votre message d’absence, indiquez toujours les dates précises de votre absence, et la date de votre retour au bureau.

Le fait de fournir cette information témoigne de votre engagement à rester en contact avec votre correspondant et à répondre à ses attentes.

« Je prendrai connaissance… » : indiquer un temps de réponse

Suivant l’annonce de vos dates d’absence et de retour, indiquez éventuellement à votre correspondant un temps d’attente avant de recevoir une réponse à sa requête.

Mieux vaut ne pas utiliser pas de marqueurs flous tels que « environ » avant de donner votre délai de réponse. À la place, donnez un temps bien défini comme « deux jours », « trois semaines », ou bien indiquez une date précise.

Enfin, selon le profil de votre interlocuteur, vous pourrez même vous permettre un petit trait d’humour pour mieux faire passer le message de l’attente. Utilisez par exemple une formulation légère comme « Je vous répondrai le [date] dès mon premier expresso. ».

Proposer le contact d’un collègue

Si vous avez la possibilité d’être remplacé pendant votre absence, vous pouvez aussi orienter votre correspondant vers un collègue qui saura répondre à sa demande.

Vous montrez ainsi à votre interlocuteur que sa requête est importante, tout en lui offrant une solution alternative qui l’aidera à patienter.

Pensez à demander son accord à votre collègue-ressource avant de fournir son contact. Vous pouvez offrir de retourner la faveur quand il ou elle s’absentera à son tour. Parce que l’entraide au bureau, c’est essentiel !  

Intégrer une formule de remerciement

Pour conclure votre message d’absence, n’oubliez pas d’intégrer une formule de remerciement.

C’est le moment de remercier votre destinataire pour sa patience et sa compréhension, ce qui permettra d’adoucir l’éventuelle déception causée par votre indisponibilité.

Enfin, donnez une touche finale vraiment pro à votre email en veillant d'in intégrer votre signature mail  professionnelle.

Quel message envoyer pour une absence ?

Vous avez désormais les bases pour rédiger un bon message d’absence. Pour vous donner de l’inspiration, voici à présent 12 modèles d’emails d'absence en fonction de votre situation.

Exemples de mails automatiques d’absence pour congés et repos

Exemple 1 : Message d’absence pour des congés classiques

Exemple 2 : Message d’absence pour les vacances d’été

Exemple 3 : Message d’absence pour les fêtes de fin d’année

Parcourez donc notre article sur la rédaction d’un mail professionnel de bonne année pour plus d’idées sur ce thème !

Exemple 4 : Message d’absence pour un congé parental

Exemple 5 : Message d’absence pour un arrêt maladie

Exemples de mails automatiques d’absence liée à l’activité professionnelle

Exemple 6 : Message d’absence pour un déplacement professionnel

Exemple 7 : Message d’absence du bureau

Exemple 8 : Message d’absence pour une formation

Exemple 9 : Message d’absence due aux activités de votre entreprise

Autres exemples de mails automatiques d’absence

Exemple 10 : Message d’absence en anglais

Pour vos destinataires ne parlant pas le français, il est toujours bon de configurer également un message d’absence en anglais.

Voici un exemple :

Exemple 11 : Message d’absence original

Envie d’un email automatique d’absence original ? Si (et seulement si) le profil de votre destinataire le permet, n’hésitez pas à y ajouter un peu de fantaisie et d’humour pour rendre le message plus agréable.

Exemple 12 : Message d’absence pour départ définitif

Comment mettre en place un message d’absence sous Outlook ?

Après ces conseils de rédaction et ces 12 modèles de messages d’absence, vous êtes presque paré à partir. Il ne vous reste plus qu’à mettre en place ledit message automatique !

Pour configurer un message d’absence sous Outlook, rien de plus simple :

• Après vous êtes connecté, sélectionnez Paramètres > Courrier > Réponses automatiques ;
• Cliquez sur Activer les réponses automatiques ;
  
  
• Rédigez votre message d’absence ;
  
  
• Vous pouvez décider de configurer une autre réponse aux personnes externes à votre organisation et taper un message différent ;
  
  
• Cliquez sur Enregistrer.

Et pour compléter votre message automatique d’absence, pensez également à mettre en place une signature mail sous Outlook !

Comment mettre en place un message d’absence sous Gmail ?

Vous utilisez Gmail comme logiciel de messagerie électronique ? Pas de problème. La marche à suivre pour configurer un message d’absence sous Gmail est tout aussi facile :

• Ouvrez Gmail ;
  
  
• En haut à droite de l’écran, allez dans Paramètres > Afficher tous les paramètres ;
  
  
• Rendez-vous à la section Réponse automatique ;
  
  
• Choisissez Réponse automatique activée ;
  
  
• Sélectionnez les dates de début et de fin, renseignez l’objet et rédigez le message ;
  
  
• Vous pouvez choisir d’envoyer le message d’absence uniquement à vos contacts en cochant la case correspondante juste en-dessous ;
  
  
• Cliquez sur Enregistrer les modifications.

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Voilà, vous savez comment formuler un message d’absence en fonction de votre situation particulière et comment le configurer ! Vous pouvez maintenant partir l’esprit tranquille.

Besoin d’un dernier rafraîchissement sur la création d’un email avant de boucler vos valises ? Rendez-vous sur notre article où l’on vous explique en détail comment rédiger un mail professionnel.

Et rappelez-vous, pour bien conclure votre mail pro, n’oubliez pas d’intégrer une signature mail personnalisée avec notre outil de création et de gestion de signatures mail !

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