Crème solaire : check. Passeport : check. Chemise à fleurs : check. Dernière étape avant de vous envoler vers vos vacances : le message d’absence !
Ce type d’email, envoyé automatiquement pendant votre absence du bureau est essentiel pour rester pro et maintenir une bonne communication avec vos collaborateurs.
Outre les congés, il peut être mis en place dans tous types de situations, qu’il s’agisse d’un déplacement professionnel, d’un jour férié ou d’une formation. Le tout est de bien le formuler.
Pour vous donner de l’inspiration, voici 12 exemples de messages d’absence, avec en prime quelques conseils de rédaction !
Pour que votre message d’absence soit compris et reçu au mieux par vos destinataires, certains éléments de forme et de fond sont essentiels :
Au moment de configurer votre message d’absence dans votre logiciel de messagerie électronique, il est indispensable d’indiquer l’objet du mail, à savoir, votre absence.
Cette étape permet de signifier clairement à vos interlocuteurs que vous n’êtes pas disponible, et donc pas en mesure de leur répondre immédiatement.
Dans le corps de votre message d’absence, après les salutations d’usage, vous pourrez préciser la raison de votre indisponibilité. Votre transparence atteste de votre professionnalisme, ce qui maintient et renforce la confiance de votre interlocuteur.
Attention en revanche, préciser ne signifie pas détailler ! Votre destinataire n’a aucun intérêt à savoir que vous êtes parti garder des moutons dans les Pyrénées ou vous prélasser au Costa Rica (oui, oui, on le sait, c'est dommage de ne pas pouvoir le dire comme ça, à la Terre entière).
Restez donc simple et concis !
Ce que votre destinataire veut savoir, par contre, ce sont vos dates exactes d’indisponibilité. Dans votre message d’absence, indiquez toujours les dates précises de votre absence, et la date de votre retour au bureau.
Le fait de fournir cette information témoigne de votre engagement à rester en contact avec votre correspondant et à répondre à ses attentes.
Suivant l’annonce de vos dates d’absence et de retour, indiquez éventuellement à votre correspondant un temps d’attente avant de recevoir une réponse à sa requête.
Mieux vaut ne pas utiliser pas de marqueurs flous tels que « environ » avant de donner votre délai de réponse. À la place, donnez un temps bien défini comme « deux jours », « trois semaines », ou bien indiquez une date précise.
Enfin, selon le profil de votre interlocuteur, vous pourrez même vous permettre un petit trait d’humour pour mieux faire passer le message de l’attente. Utilisez par exemple une formulation légère comme « Je vous répondrai le [date] dès mon premier expresso. ».
Si vous avez la possibilité d’être remplacé pendant votre absence, vous pouvez aussi orienter votre correspondant vers un collègue qui saura répondre à sa demande.
Vous montrez ainsi à votre interlocuteur que sa requête est importante, tout en lui offrant une solution alternative qui l’aidera à patienter.
Pensez à demander son accord à votre collègue-ressource avant de fournir son contact. Vous pouvez offrir de retourner la faveur quand il ou elle s’absentera à son tour. Parce que l’entraide au bureau, c’est essentiel !
Pour conclure votre message d’absence, n’oubliez pas d’intégrer une formule de remerciement.
C’est le moment de remercier votre destinataire pour sa patience et sa compréhension, ce qui permettra d’adoucir l’éventuelle déception causée par votre indisponibilité.
Enfin, donnez une touche finale vraiment pro à votre email en veillant d'in intégrer votre signature mail professionnelle.
Vous avez désormais les bases pour rédiger un bon message d’absence. Pour vous donner de l’inspiration, voici à présent 12 modèles d’emails d'absence en fonction de votre situation.
Parcourez donc notre article sur la rédaction d’un mail professionnel de bonne année pour plus d’idées sur ce thème !
Pour vos destinataires ne parlant pas le français, il est toujours bon de configurer également un message d’absence en anglais.
Voici un exemple :
Envie d’un email automatique d’absence original ? Si (et seulement si) le profil de votre destinataire le permet, n’hésitez pas à y ajouter un peu de fantaisie et d’humour pour rendre le message plus agréable.
Après ces conseils de rédaction et ces 12 modèles de messages d’absence, vous êtes presque paré à partir. Il ne vous reste plus qu’à mettre en place ledit message automatique !
Pour configurer un message d’absence sous Outlook, rien de plus simple :
Et pour compléter votre message automatique d’absence, pensez également à mettre en place une signature mail sous Outlook !
Vous utilisez Gmail comme logiciel de messagerie électronique ? Pas de problème. La marche à suivre pour configurer un message d’absence sous Gmail est tout aussi facile :
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Voilà, vous savez comment formuler un message d’absence en fonction de votre situation particulière et comment le configurer ! Vous pouvez maintenant partir l’esprit tranquille.
Besoin d’un dernier rafraîchissement sur la création d’un email avant de boucler vos valises ? Rendez-vous sur notre article où l’on vous explique en détail comment rédiger un mail professionnel.
Et rappelez-vous, pour bien conclure votre mail pro, n’oubliez pas d’intégrer une signature mail personnalisée avec notre outil de création et de gestion de signatures mail !
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
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