« Rien ne vaut plus que ce jour. », a dit le philosophe allemand Goethe. Et ce jour, justement, vous en tirez le meilleur parti quand vos tâches quotidiennes sont optimisées (quel magnifique lien, n'est-ce pas ?).
Prenez vos échanges mails par exemple. Quand vous avez une réponse déjà prête pour les emails répétitifs, vous gagnez du temps, et vous pouvez vous consacrer pleinement à vos missions plus urgentes.
C'est là qu'intervient le modèle mail ! Cette réponse automatique peut vous faire économiser un temps précieux et beaucoup d'énergie, qui seraient bien plus utiles à d'autres activités.
On vous dit tout de suite comment créer et utiliser un modèle de mail Outlook.
(Pour savoir directement comment créer votre modèle mail, rendez-vous à la section appropriée.)
« Le modèle de mail a complètement révolutionné ma façon de communiquer. », a dit notre artiste favorite Britney Spears. Ou était-ce quelqu'un d'autre ? Bon, peu importe !
Ce petit réglage tout simple peut avoir plusieurs effets bénéfiques immédiats sur votre communication, dont :
Sur votre adresse mail professionnelle, vous recevez et envoyez certainement les mêmes types d'emails régulièrement (prises de rendez-vous ou mails de suivi, par exemple).
Bien que courtes, ces correspondances peuvent, l'air de rien, grignoter de précieuses minutes sur votre journée. Additionnées, elles représentent des heures entières à écrire et réécrire la même chose. Pas idéal pour rester efficace et concentré...
D'ailleurs, avec le modèle mail, même la personnalisation est rapide. Une fois le template créé, il est possible de modifier seulement les informations variables, comme une date ou un nom, en conservant le corps du texte.
Choisir vos modèles d'emails sur Outlook vous permet également de mettre en place une communication alignée avec votre entreprise.
Dans la forme comme dans le fond, vous concevez des réponses uniformes et en accord avec votre communication sur l'ensemble de vos échanges. Ton, style, mais aussi présence d'images ou d'autres éléments, comme une signature mail, vous pouvez définir à l'avance tous les éléments de vos modèles de messages.
Votre image de marque n'en est que plus affirmée, cohérente et impactante ! D'ailleurs, pour une communication efficace, il existe d'autres outils comme *hum, hum* la signature professionnelle !
Cela vous intéresse ? Alors, découvrez donc nos modèles de signatures Outlook !
En créant un modèle de mail prédéfini pour chaque type de correspondance, vous encouragez une organisation fluide et optimisée au sein de votre entreprise.
Vous-mêmes et vos collaborateurs ne vous perdez plus en rélfexions sur qui doit répondre quand et comment. Grâce à cette automatisation partielle des flux de communication, chacun peut se consacrer à ses tâches ent toute sérénité.
Une gestion des tâches optimisées, qui ne peut qu'impacter positivement la productivité de vos équipes et leurs performances.
Pour créer votre modèle de mail Outlook :
Voilà, votre modèle d'email est prêt à être utilisé !
Besoin d'inspiration pour votre réponse automatique quand vous n'êtes pas au bureau ?
Parcourez ces quelques exemples de messages d'absence !
Voici à présent comment mettre à contribution vos nouveaux modèles tout beaux tout chauds !
Pour ouvrir votre modèle d'email fraîchement créé et l'envoyer, la marche à suivre est toute simple :
Voici d'ailleurs quelques exemples de mails professionnels pour vous donner quelques pistes de rédaction.
Outlook n'inclut pas de fonctionnalité pour répondre directement avec un modèle déjà créé. Cependant, il est possible de contourner cette limite avec trois méthodes :
Pour créer une étape rapide avec Quick Steps :
Attention : cette méthode ne prend pas en charge les images ni les liens.
Pour répondre à un mail avec un modèle avec Kutools :
Que cela soit en raison de changements dans vos correspondances, ou pour mettre à jour votre communication, vous pouvez avoir besoin d'éditer régulièrement vos modèles d'emails sous Outlook.
Voici la marche à suivre :
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
Pour enregistrer votre modèle de mail sous Outlook, après avoir rédigé votre modèle dans Nouveau message, cliquez simplement sur Fichier puis Enregistrer sous et choisissez Modèle Outlook (.oft).
Les modèles de courrier électronique sous Outlook sont accessibles dans la boîte de création d'un Nouveau message. Il faut ensuite choisir Éléments nouveaux, puis Choisir un formulaire et Modèles utilisateurs dans le système de fichiers.
Sous certaines versions d'Outlook, vous pourrez également les retrouver sous Mes modèles, dans la fenêtre Applications de la barre d'outils.
Pour envoyer un mail modèle, vous pouvez soit importer votre modèle ou créer un nouveau modèle sous Nouveau message, utiliser une étape rapide, ou bien grâce à la fonction Kutools for Outlook.
Vous avez à présent toutes les clés pour créer et envoyer un modèle de mail sous Outlook ! Besoin d'idées pour vos échanges pro ? Découvrez comment rédiger un mail professionnel.
