Communication
5
Mars
2025

Comment créer et utiliser un modèle d'email sous Outlook ? 

Par
Letsignit

« Rien ne vaut plus que ce jour. », a dit le philosophe allemand Goethe. Et ce jour, justement, vous en tirez le meilleur parti quand vos tâches quotidiennes sont optimisées (quel magnifique lien, n'est-ce pas ?).

Prenez vos échanges mails par exemple. Quand vous avez une réponse déjà prête pour les emails répétitifs, vous gagnez du temps, et vous pouvez vous consacrer pleinement à vos missions plus urgentes.

C'est là qu'intervient le modèle mail ! Cette réponse automatique peut vous faire économiser un temps précieux et beaucoup d'énergie, qui seraient bien plus utiles à d'autres activités.

On vous dit tout de suite comment créer et utiliser un modèle de mail Outlook.

(Pour savoir directement comment créer votre modèle mail, rendez-vous à la section appropriée.)

Le modèle de mail, allié d'une communication efficace

utiliser un modèle de mail outlook office 365

« Le modèle de mail a complètement révolutionné ma façon de communiquer. », a dit notre artiste favorite Britney Spears. Ou était-ce quelqu'un d'autre ? Bon, peu importe !

Ce petit réglage tout simple peut avoir plusieurs effets bénéfiques immédiats sur votre communication, dont :

  • Plus de temps alloué à vos autres tâches ;
  • Une communication uniforme et en accord avec votre enseigne ;
  • Une organisation optimisée.

Un gain de temps et d'énergie

Sur votre adresse mail professionnelle, vous recevez et envoyez certainement les mêmes types d'emails régulièrement (prises de rendez-vous ou mails de suivi, par exemple).

Bien que courtes, ces correspondances peuvent, l'air de rien, grignoter de précieuses minutes sur votre journée. Additionnées, elles représentent des heures entières à écrire et réécrire la même chose. Pas idéal pour rester efficace et concentré...

Le modèle d'email vole à votre rescousse ! En créant un template d'email prêt à l'emploi, vous économisez du temps et de l'énergie, que vous pouvez dédier aux affaires plus pressantes (et, disons-le franchement, plus intéressantes).

D'ailleurs, avec le modèle mail, même la personnalisation est rapide. Une fois le template créé, il est possible de modifier seulement les informations variables, comme une date ou un nom, en conservant le corps du texte.

Une communication cohérente

Choisir vos modèles d'emails sur Outlook vous permet également de mettre en place une communication alignée avec votre entreprise.

Dans la forme comme dans le fond, vous concevez des réponses uniformes et en accord avec votre communication sur l'ensemble de vos échanges. Ton, style, mais aussi présence d'images ou d'autres éléments, comme une signature mail, vous pouvez définir à l'avance tous les éléments de vos modèles de messages.

Votre image de marque n'en est que plus affirmée, cohérente et impactante ! D'ailleurs, pour une communication efficace, il existe d'autres outils comme *hum, hum* la signature professionnelle !

Cela vous intéresse ? Alors, découvrez donc nos modèles de signatures Outlook !

Une meilleure gestion des tâches pour vos équipes

En créant un modèle de mail prédéfini pour chaque type de correspondance, vous encouragez une organisation fluide et optimisée au sein de votre entreprise.

Vous-mêmes et vos collaborateurs ne vous perdez plus en rélfexions sur qui doit répondre quand et comment. Grâce à cette automatisation partielle des flux de communication, chacun peut se consacrer à ses tâches ent toute sérénité.

Une gestion des tâches optimisées, qui ne peut qu'impacter positivement la productivité de vos équipes et leurs performances.

Comment créer un modèle de mail Outlook ?

créer un modèle de mail outlook

Convaincu par l'efficacité du modèle de courrier électronique ? Après avoir créé votre boîte mai Outlook (si ce n'est pas déjà fait), il est temps de mettre la main à la pâte. Ou plutôt à la souris.

Pour créer votre modèle de mail Outlook :

  • Créez un email comme pour vos correspondances habituelles, en cliquant sur Nouveau message ;
  • Écrivez votre email, qui servira de modèle, et intégrez si vous le souhaitez vos images, liens et autres éléments pertinents ;
  • Quand  l'email est prêt, sélectionnez Fichier puis Enregistrer sous ;
  • Cliquez sur Modèle Outlook et choisissez votre emplacement d'enregistrement.

Voilà, votre modèle d'email est prêt à être utilisé !

Besoin d'inspiration pour votre réponse automatique quand vous n'êtes pas au bureau ?

Parcourez ces quelques exemples de messages d'absence !

Comment utiliser le modèle de courrier électronique Outlook ?

Voici à présent comment mettre à contribution vos nouveaux modèles tout beaux tout chauds !

1Ouvrir le modèle d'email et l'envoyer à un destinataire

Pour ouvrir votre modèle d'email fraîchement créé et l'envoyer, la marche à suivre est toute simple :

  • Créez un Nouveau message ;
  • Choisissez Éléments nouveaux, puis Choisir un formulaire ;
  • Cliquez ensuite sur Modèles utilisateurs dans le système de fichiers, et sélectionnez votre nouveau modèle ;
  • Il est possible de modifier le modèle comme bon vous semble ;
  • Envoyez votre message.

Voici d'ailleurs quelques exemples de mails professionnels pour vous donner quelques pistes de rédaction.

2Répondre à un message sur Outlook avec un modèle

Outlook n'inclut pas de fonctionnalité pour répondre directement avec un modèle déjà créé. Cependant, il est possible de contourner cette limite avec trois méthodes :

  • Créer un modèle ou en choisir un existant et l'envoyer dans une nouvelle boîte de dialogue, comme décrit plus haut ;
  • Créer une étape rapide avec la fonction Quick Steps ;
  • Utiliser la fonction Kutools for Outlook.

Pour créer une étape rapide avec Quick Steps :

  • Dans l'Accueil, cliquez sur Créer un nouveau dossier dans la fenêtre Quick Steps ;
  • Dans la fenêtre Modifier l'étape rapide, nommez votre étape, puis sélectionnez vos options de réponse et créez votre modèle d'email dans la fenêtre correspondante ;
  • Répondez à un email avec votre modèle en le choisissant dans la fenêtre Quick Steps.

Attention : cette méthode ne prend pas en charge les images ni les liens.

Pour répondre à un mail avec un modèle avec Kutools :

  • Après avoir installé Kutools for Outlook, cliquez sur l'onglet Ressources ;
  • Copiez-collez votre modèle d'email dans Insertion automatique ;
  • Nommez votre modèle puis cliquez sur Ajouter ;
  • Répondez à votre email en important votre modèle depuis l'onglet Ressources.

Comment modifier un modèle de mail Outlook ?

Que cela soit en raison de changements dans vos correspondances, ou pour mettre à jour votre communication, vous pouvez avoir besoin d'éditer régulièrement vos modèles d'emails sous Outlook.

Voici la marche à suivre :

  • Dans Éléments nouveaux, cliquez sur Choisir un formulaire, puis Modèles utilisateurs dans le système de fichiers ;
  • Choisissez le modèle à modifier ;
  • Effectuez vos modifications ;
  • Sauvegardez le nouveau modèle en sélectionnant Fichier, puis Enregistrer sous et Modèle Outlook.
À propos de l'auteur
À propos de Letsignit
Letsignit est une solution de gestion de signatures mail qui permet aux organisations de transformer les signatures mail de leurs collaborateurs en un média d'engagement 1-1 puissant pour leurs marques et leurs campagnes.

Questions
Fréquentes

1

Is it possible to track the number of clicks on email signatures?

Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.

You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.

If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.

2

Can we add links to social networks, our website, and appointment-setting applications such as Calendly?

With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.

And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.

3

Can employees update their signature information themselves (number, function, etc.)?

It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.

This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.

4

Why it is important to standardize our email signatures on a large scale to ensure our identity and brand image?

It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!

A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.

With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.

5

What is the user experience like for our employees?

What is the user experience like for our employees?

  • If you opt for the Letsignit Add-in for Outlook, they will have a dedicated space in their Outlook account where they will be able to view the signatures and campaigns assigned to them.
  • If you opt for the Letsignit Desktop APP, they will be able to preview all their signatures and campaigns in this space. If they want to change their default signature to another one when sending an email, this will be done in their signature library in Outlook.

In both cases:

  • They preview their signature before sending an email and choose from signatures assigned to them.
  • Based on the permissions granted, they will also be able to modify their personal information such as their name, position, or address in these spaces.

In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.

6

Can my employees have multiple signatures available to them?

With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.

Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:

Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.

7

Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

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Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

Questions
Fréquentes

1

Comment enregistrer un modèle de mail Outlook ? 

Pour enregistrer votre modèle de mail sous Outlook, après avoir rédigé votre modèle dans Nouveau message, cliquez simplement sur Fichier puis Enregistrer sous et choisissez Modèle Outlook (.oft).

2

Où sont les modèles dans Outlook ?

Les modèles de courrier électronique sous Outlook sont accessibles dans la boîte de création d'un Nouveau message. Il faut ensuite choisir Éléments nouveaux, puis Choisir un formulaire et Modèles utilisateurs dans le système de fichiers.

Sous certaines versions d'Outlook, vous pourrez également les retrouver sous Mes modèles, dans la fenêtre Applications de la barre d'outils.

3

Comment envoyer un mail modèle ?

Pour envoyer un mail modèle, vous pouvez soit importer votre modèle ou créer un nouveau modèle sous Nouveau message, utiliser une étape rapide, ou bien grâce à la fonction Kutools for Outlook.

Vous avez à présent toutes les clés pour créer et envoyer un modèle de mail sous Outlook ! Besoin d'idées pour vos échanges pro ? Découvrez comment rédiger un mail professionnel.

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