Devoir déployer les signatures mail au sein d’Outlook suscite rarement l’enthousiasme des équipes IT. Si la tâche est réalisée manuellement, il faut compter environ 30 minutes par poste pour paramétrer la signature dans Outlook. Une durée à multiplier en fonction du nombre de postes et de collaborateurs… Le déploiement manuel s’avère donc chronophage et consommateur en ressources humaines, d’autant qu’il s’agit de tâches à faible valeur ajoutée pour les équipes informatiques.
Pour autant, une signature homogène est pour l’entreprise un gage de cohérence pour véhiculer son image. Il faut donc simplifier l’administration de ces signatures. La meilleure option ? Utiliser une plateforme Cloud centralisée et sécurisée pour automatiser les déploiements. Elle procure à la DSI un réel gain de temps avec un faible impact sur le système d’information grâce à l’intégration avec Microsoft 365 (Office 365) et Azure et apporte, dans le cadre de la symétrie des attentions, un service à valeur ajoutée à l’utilisateur.
La gestion des annuaires s’apparente souvent à une tâche ingrate pour le service informatique. Il faut s’assurer que toutes les données sont à jour, les attributs correctement renseignés, et qu’un collaborateur parti de l’entreprise a bien été effacé. Cette maintenance se solde souvent par des procédures fastidieuses et sans réelle valeur ajoutée. D’où l’importance de veiller à ce que l’arrivée d’une nouvelle application ou d’un nouveau service n’alourdisse pas ce type de tâches.
Dans le cas de Letsignit, la connexion avec l’annuaire a été pensée pour être indolore pour les équipes IT.
La première étape consiste, une fois l’inscription sur la plateforme Letsignit effectuée, à importer les utilisateurs. Si vous êtes administrateur de Microsoft 365 (Office 365), rendez-vous dans l’onglet « Intégration Microsoft 365 (Office 365)». Vous y autorisez la synchronisation avec l’annuaire. L’opération est alors lancée : utilisateurs, groupes, attributs et noms de domaines associés à votre compte Microsoft 365 (Office 365) viennent alimenter la liste d’utilisateurs de Letsignit. L’affaire de quelques minutes.
Lors de l’installation par les utilisateurs de l’application Letsignit, profitez-en pour leur demander de bien vérifier leurs informations et de les actualiser le cas échéant. Certaines organisations en profitent d’ailleurs pour réinjecter ces informations mises à jour dans Letsignit dans leur propre annuaire – via un export.
C’est connu, la première cause d’appel à la hotline est la perte du mot de passe. Et ces sollicitations se multiplient avec chaque nouvelle application proposée aux utilisateurs. Pour éviter cet effet de bord, Letsignit permet une authentification unique et transparente. Explications : d’une part, Letsignit adopte le même mot de passe que celui utilisé avec Microsoft 365 (Office 365) – technique aussi appelée SSO pour « Single Sign On » ; d’autre part, ce mot de passe, comme le nom d’utilisateur, sont automatiquement échangés entre l’annuaire et Letsignit – pour un SSO dit « seamless » (sans friction). Pour en profiter pleinement, cette option “seamless SSO” devra être activée depuis la console d’administration Microsoft 365 (Office 365).
Résultat, l’utilisateur n’a plus besoin de saisir son mot de passe, ni même son nom d’utilisateur. Et la nouvelle signature est déployée dès l’envoi du premier mail. Autre bonne nouvelle, cette fois pour le service IT, l’activation de ce «Seamless SSO» ne demande aucun composant local.
En termes de sécurité, cette fonction est compatible avec n’importe quelle méthode d’authentification Cloud, hachage de mot de passe ou authentification directe. Mieux, cette fonction peut être déployée pour certains comptes ou pour l’ensemble des utilisateurs avec une stratégie de groupe. Cette approche sécurisée souple et robuste ne nécessite pas de lourd déploiement ni de consignes sécuritaires particulières auprès des collaborateurs. Un souci de moins pour protéger l’entreprise des cyberattaques.
Comment déployer cette authentification unique ? Les actions à mener du côté sur service IT sont minimes. Si le seamless SSO est déjà utilisé, il faut veiller à actualiser la liste verte des connexions aux URL des plages d’adresses IP du datacenter Azure. Ensuite, l’application se charge de récupérer l’adresse mail de l’utilisateur ou, à défaut son UPN (User Principal Name) avant d’autoriser une connexion. Aucune modification profonde des postes et serveurs n’est donc requise. Et l’authentification s’effectue avec un niveau de sécurité maximale, aligné sur la politique de chiffrement des entreprises et de protection via le pare-feu.
Selon les fonctions, départements ou services, il est parfois utile de créer des groupes d’utilisateurs avec, pour chacun d’entre eux, une gestion de signatures mail Outlook spécifique. Par exemple, un groupe pour les services de communication, un pour les managers, un autre pour une filiale ou une entité, etc. Réaliser cette opération au sein de l’annuaire nécessite de définir des règles par utilisateur et de modifier les stratégies de groupe. Une tâche habituellement chronophage… Mais réglée en quelques clics depuis l’interface d’administration de Letsignit.
Dans la barre de navigation, il suffit de cliquer sur « Equipe », puis sur « Groupes ».
Ces groupes se répartissent en deux catégories:
Une fois les groupes créés, il est très facile de les modifier en utilisant la fonction « éditer » pour ajouter ou supprimer des utilisateurs.
Vous trouvez que la gestion de la signature Outlook sur des PC au sein de l’entreprise vous prend trop de temps ? Il y a encore plus chronophage et plus complexe : l’implémentation des signatures pour les bureaux à distance. Elle exige de nombreuses manipulations fastidieuses et des allers-retours entre l’application et le serveur. Heureusement, Letsignit prend en charge le déploiement des signatures Outlook au sein de ces environnements de manière aussi simple que pour un poste standard, dès l’installation par l’utilisateur de l’application.
Pour mesurer et évaluer l’usage de Letsignit à des fins d’inventaire et de rationalisation, vous souhaitez sans doute savoir qui utilise effectivement l’application. Un simple coup d’œil sur l’onglet « Equipe » de l’interface d’administration vous donnera l’information. Un regard également utile pour s’assurer qu’aucun utilisateur ne rencontre de problème avec l’implémentation de sa signature.
Sachez aussi que si vous souhaitez déléguer le support à l’équipe Letsignit, la procédure est très simple :
Dans le menu, vous définissez le temps souhaité pour la durée de la session du support. Vous pouvez bien sûr révoquer les droits de connexion depuis l’interface en ouvrant l’icône support.
Au final, les bénéfices sont nombreux. Les services informatiques et la DSI bénéficient d’une application simple et robuste, sans qu’il soit nécessaire de modifier le système d’information ou d’ajouter des couches intermédiaires. Letsignit ôte toute complexité en se connectant nativement à l’annuaire de l’entreprise, ce qui diminue d’autant le besoin en ressources humaines pour assurer le déploiement et la gestion de la solution. De leur côté, les utilisateurs bénéficieront d’un service à haute valeur ajoutée. À cette symétrie des attentions s’ajoute une robuste couche de sécurité, idéale pour toutes les entreprises, qu’elles soient privées ou de service public.
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
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