Ce 28 janvier, c'est la Journée internationale de la protection des données ! L’occasion idéale de revenir sur la façon dont notre entreprise place la protection des données au cœur de toutes ses actions.
Dans un contexte où les entreprises manipulent des volumes croissants de données personnelles, qu’il s’agisse de données clients, prospects ou collaborateurs, la question n’est plus seulement celle de la conformité. Elle touche directement à la maîtrise des usages, à la sécurité et à la confiance. C’est particulièrement vrai pour des outils comme les signatures email professionnelles, utilisées à grande échelle et intégrées au cœur des échanges quotidiens.
Le RGPD fixe un cadre clair et exigeant, mais il ne suffit pas à lui seul à garantir une protection efficace des données. Chez Letsignit, l’enjeu a toujours été de dépasser une approche strictement réglementaire pour construire une démarche globale, alignée avec les usages réels et les contraintes opérationnelles des entreprises.
C’est le cas de nos signatures mail RGPD, mais cela va bien au-delà.
« Le RGPD n’est pas une finalité en soi. C’est avant tout un cadre qui permet de structurer les usages et de clarifier les responsabilités autour des données. »
Frédéric Campagna, DPO chez Letsignit.
Comprendre quelles données sont traitées, dans quels contextes et pour quels usages est un prérequis indispensable pour inscrire la protection des données dans la réalité des projets.
La protection des données est d’autant plus efficace qu’elle est pensée en amont. Dès les premières étapes, Letsignit a fait le choix d’un cadre clair, reposant sur la sécurité dès la conception, une gouvernance définie et des responsabilités identifiées.
Cette approche s’inscrit dans une logique de privacy by design et by default, où les règles de protection encadrent les usages sans les freiner, et permettent aux projets d’évoluer sans sortir du cadre défini.
La protection des données repose avant tout sur des processus concrets. Sécurisation des accès, supervision continue, documentation des traitements ou encore gestion des droits des personnes concernées font partie du fonctionnement quotidien.
L’objectif n’est pas de répondre ponctuellement à une obligation, mais de mettre en place une organisation capable de s’inscrire dans le temps et de s’adapter à l’évolution des usages, des outils et des menaces.
Cette démarche est encadrée par des standards reconnus, notamment les certifications ISO 27001 et ISO 27018, qui garantissent une gestion structurée de la sécurité de l’information et de la protection des données personnelles dans les environnements cloud.
La protection des données ne peut pas reposer uniquement sur des outils ou des règles. Elle implique un accompagnement constant des équipes.
« Le rôle du DPO n’est pas de bloquer les projets, mais d’aider les équipes à intégrer les bons réflexes dès la conception, de façon pragmatique. »
Ce positionnement permet de faire de la protection des données un réflexe partagé, intégré naturellement aux projets, plutôt qu’une contrainte perçue comme extérieure.
La démarche se traduit également au cœur du produit Letsignit. Les choix techniques, l’architecture et les environnements d’hébergement ont été pensés pour permettre aux entreprises de gérer leurs signatures email de manière maîtrisée et sécurisée.
Les données sont hébergées exclusivement en France et en Europe, sur des infrastructures conformes aux exigences réglementaires. La sécurité repose sur une supervision continue, des audits internes réguliers et des tests d’intrusion récurrents, afin de maintenir un niveau de protection élevé dans la durée.
La protection des données n’est jamais figée. Elle évolue avec les usages, les attentes des entreprises et le contexte réglementaire. Chez Letsignit, elle s’inscrit comme un engagement durable, au service de la confiance des clients et partenaires.
Plutôt qu’un minimum à atteindre, la protection des données est pensée comme un standard à maintenir, à la fois dans l’organisation, les processus et le produit.
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
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As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
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