Vous pensez à ajouter un disclaimer dans votre signature mail ou vous demandez tout simplement à quoi cela peut bien servir ?
Vous êtes au bon endroit !
Voici donc notre nouveau guide tout frais tout neuf sur l'utilisation des disclaimers dans vos signatures mail !
Par exemple, un disclaimer fréquemment utilisé dans les signatures mail stipule que le contenu de l'e-mail est confidentiel et que, s'il a été reçu par erreur, il doit être supprimé.
Il n'y a pas qu'une seule et unique formule de rédaction, car plusieurs types de disclaimers existent. Or, certaines règles générales peuvent être appliquées à tous ces formats :
Et maintenant que vous avez les notions de base sur le disclaimer, voici quelques exemples pour vous aider à créer votre disclaimer intégré à votre signature :
Ce type de disclaimer est probablement le plus commun. Il sert à indiquer que l'email dans lequel il est inséré ne devrait être lu que par son destinataire. Il précise donc que le message ne devrait pas être partagé ou transféré, et que s'il finit par atterrir dans la boîte mail d'une tierce personne, elle devrait se charger de le supprimer.
Un tel disclaimer « protège » aussi le l'envoyeur d'une éventuelle erreur de transmission (par exemple dans le cas où il partage par erreur des informations personnelles d'une personne à une autre personne).
Notez cependant que si vous cherchez des informations qui ont un très haut niveau de confidentialité, un tel disclaimer ne suffira pas pour vous protéger. Alors, mieux vaut mettre en place un système de chiffrement digne de ce nom.
Les disclaimers de sécurité servent à rappeler aux destinataires de vérifier que les pièces jointes et autres contenus inclus dans l'email ne contiennent pas de virus. De cette façon, l'entreprise qui envoie le mail veille à se protéger contre l'apparition d'éventuels virus/problèmes informatiques.
Dans le cas d'envois de devis ou de propositions de contrats, un disclaimer de non-contraignance peut rappeler au destinataire que le mail en lui-même n'est pas synonyme d'un engagement.
Ce type de disclaimer est aussi souvent utilisé lorsqu'une personne moins expérimentée d'une entreprise (par exemple un stagiaire) est chargée de transmettre une offre. Grâce au disclaimer, on précise que cette offre ne consiste en aucun cas en un engagement, et qu'il en restera ainsi tant qu'un accord explicite n'aura pas été signé par le client et la personne responsable du dossier.
Bien que les entreprises soient responsables des mails envoyés par leurs collaborateurs, elles ne peuvent pas contrôler l'entièreté des messages partagés. Ajouter une clause relative aux opinions personnelles des collaborateurs peut éviter à l'entreprise d'être associée à tous les propos exprimés.
Dans les (rares) cas où les propos exprimés par des collaborateurs sont problématiques, ce disclaimer rappelle au destinataire de faire la distinction entre le collaborateur et l'entreprise elle-même.
Certains disclaimers peuvent aussi encourager des comportements positifs à l'égard de l'environnement. On peut par exemple demander d'imprimer le contenu d'un mail uniquement lorsque cela est vraiment nécessaire, ou de supprimer le message une fois celui-ci lu, de façon à limiter la consommation d'espace sur serveur pour limiter la pollution des emails.
Si des mails envoyés contiennent des informations qui sont protégées par des droits d'auteur, des marques déposées ou bien des brevets, on peut utiliser signature mail avec disclaimer (aussi appelé « copyright » disclaimer). Celui permet de rappeler que le contenu présenté est assujetti à des droits d'auteurs.
Le disclaimer ne permet pas lui-même de protéger les droits d'auteur d'une oeuvre, mais est un rappel que celle-ci a été protégée par son créateur ou sa créatrice en amont.
Pour une entreprise qui a un gros volume d'emails à traiter, il peut être bénéfique de donner une idée du temps de réponse moyen. On évite ainsi une potentielle insatisfaction des destinataires causée par un temps d'attente qui ne correspond pas à ce qu'ils avaient anticipé.
Pour être en accord avec les nouvelles législations, et plus particulièrement le RGPD européen, une entreprise se doit d'obtenir le consentement des destinataires avant d'envoyer une newsletter, et doit lui donner la possibilité de se désabonner facilement.
Si vous utilisez une solution de signature mail, un tel disclaimer peut être ajouté directement à votre signature mail, plutôt que dans le corps de vos newsletters.
Si vos mails envoyés respectent le RGPD et que votre signature respecte aussi le RGPD, pourquoi ne pas l'indiquer directement dans votre signature mail ? Cela aura pour effet de rassurer les clients plus inquiets en matière de sécurité.
Si votre objectif est d'écrire un disclaimer en anglais, alors il y a littéralement une TONNE de générateurs qui peuvent vous permettre d'en créer un en toute simplicité (ex. https://www.disclaimergenerator.net/).
Or, en français, c'est un peu plus compliqué... L'option la plus simple reste probablement les ChatGPT et Mistral AI de ce monde.
Veillez toutefois à prendre le temps de bien relire avec votre équipe tout contenu qui aura été rédigé par une intelligence artificielle pour éviter de mettre de l'avant de propos erronés.
En résumé, le disclaimer a l'effet d'une sorte de code de bonne conduite.
Il peut inciter à la prudence, faire de légers rappels, et le reste dépend de la volonté (et bonne foi) de la personne qui reçoit l'email.
Un disclaimer peut être ajouté à votre signature simplement parce que vous en ressentez le besoin ou parce que vous souhaitez donner cette protection supplémentaire à votre entreprise.
Or, le plus souvent, les entreprises pensent à mettre en place un disclaimer lorsqu'elles traitent des données sensibles, comme des données personnelles, financières ou confidentielles. Des entreprises peuvent également chercher à se protéger d'erreurs éventuelles ou de malentendus liés à la réception et l'utilisation de l'information partagée dans leurs emails.
Dans certains secteurs fortement réglementés tels que la finance, la santé ou le domaine juridique, l'utilisation de disclaimers est souvent fortement recommandée. Ces mentions permettent aux entreprises d'ajouter une couche supplémentaire de protections compte-tenu du niveau de confidentialité des données traitées.
Il y a plusieurs manières de mettre en place un disclaimer dans votre signature mail. Couvrons ici les principales :
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
Alors, le contexte légal actuel français n'oblige aucune entreprise à mettre en place quelque disclaimer que ce soit.
Or, considérant que le disclaimer peut encourager certains comportements chez les destinataires, il peut être une bonne pratique pour les entreprises qui partagent des informations sensibles de le mettre en place.
Ensuite, à chaque entreprise de voir son niveau de sensibilité par rapport aux informations partagées par mail, et de décider de mettre (ou non) en place un disclaimer.
Alors, il n'y a pas de moment pré-déterminé pour rédiger un disclaimer.
Si vous croyez bon de protéger davantage votre entreprise lors de l'envoi d'un mail par vos collaborateurs, alors rien ne sert d'attendre avant de rédiger votre disclaimer.
Si celui-ci ne vous semble pas fondamental et risque de n'avoir qu'un impact limité sur la perception des emails envoyés, alors inutile de vous presser.
En réalité : aucune. Bien que le disclaimer puisse donner l'impression qu'il véhicule une certaine valeur légale, celui-ci n'a pas d'impact juridique concret. Donc, celui-ci n'offre aucune exclusion de responsabilité.
Le disclaimer ne donne pas la possibilité d'échapper à sa responsabilité en cas d'erreur dans un email, ne peut forcer la destruction d'un email ou imposer une obligation de confidentialité et n'a pas de valeur probante devant un tribunal.
Cependant, celui-ci peut avoir une forte valeur informative. Il peut par exemple, rappeler le caractère confidentiel de certaines informations, inciter le destinataire à la prudence ou faire un simple rappel de bonne conduite.
Il s'agit donc plus d'une sorte de petit guide de conduite que d'une réelle contrainte.
Il n'y a pas de règle fixe ou d'obligation. Or, la bonne pratique veut que le disclaimer ne vienne pas nuire à la lecture de l'email en lui-même.
C'est pour cette raison que nous retrouvons le plus souvent les disclaimers en fin d'email, et notamment dans la signature mail elle-même.
Par exemple :
Le terme « disclaimer » vient l'anglais et signifie « affirmation indiquant que vous n'êtes pas responsable de quelque chose » (voir Cambridge Dictionnary). L'ajout d'un disclaimer représente donc la volonté (bien que cela n'ait, comme nous l'avons vu précédemment, pas de valeur juridique réelle) d'une entreprise de se désengager de propos énoncés par ses collaborateurs ou de situations particulières.
