Légal
26
September
2024

Signature disclaimer : utilité et exemples

Par
Guillaume De la Sablonnière
Content Factory Manager

Vous pensez à ajouter un disclaimer dans votre signature mail ou vous demandez tout simplement à quoi cela peut bien servir ?

Vous êtes au bon endroit !

Voici donc notre nouveau guide tout frais tout neuf sur l'utilisation des disclaimers dans vos signatures mail !

Qu'est-ce qu'un disclaimer dans une signature ?

Souvent traduit par « mention légale », « clause de non-responsabilité » ou « avertissement », le disclaimer vise à protéger une entreprise de plusieurs choses. Bien que celui-ci n'ait pas de valeur légale intrinsèque, il peut aider à se dégager de certaines responsabilités, à clarifier certaines de ses conditions d'utilisation ou à fournir des avertissements aux destinataires.

Par exemple, un disclaimer fréquemment utilisé dans les signatures mail stipule que le contenu de l'e-mail est confidentiel et que, s'il a été reçu par erreur, il doit être supprimé.

Comment rédiger un disclaimer ?

Il n'y a pas qu'une seule et unique formule de rédaction, car plusieurs types de disclaimers existent. Or, certaines règles générales peuvent être appliquées à tous ces formats :

  1. Utilisez un vocabulaire simple et concis : l'objectif d'un disclaimer est de transmettre une idée claire et compréhensible. Ce n'est pas l'endroit pour commencer à faire dans la dentelle. Veillez plutôt à expliquer votre idée de façon simple et vous maximiserez les chances que votre disclaimer soit bien compris ;
  2. Adaptez votre disclaimer au contexte : assurez-vous aussi que votre disclaimer soit adapté à votre activité et concerne la personne à qui vous vous adressez. Si jamais la personne à qui vous écrivez n'est pas concernée par un disclaimer, n'hésitez pas à le retirer ou à modifier votre signature mail ;
  3. Ajoutez une clause de non-responsaibilité : comme l'objectif d'un disclaimer est de rendre votre entreprise non responsable, il ne faut pas oublier de préciser quelle est la chose pour laquelle vous souhaitez vous déclarer non responsable ;
  4. Respectez les lois et régulations en place : notez bien qu'un disclaimer ne peut pas modifier les lois et régulations étatiques en place. Celui-ci doit donc être conforme aux lois sur la protection des données, doit respecter le RGPD, etc. ;
  5. Optez pour le bon format : un disclaimer doit être visible, sans nuire à la lecture générale d'un email. Vous devez donc veiller à choisir une taille de police et un design global qui rendront la lecture simple aux destinataires ;
  6. Une fois votre disclaimer créé : faites en sorte de l’intégrer à un endroit visible, sans qu'il ne soit invasif. C'est pour cela que beaucoup privilégient son intégration dans la signature mail.

Exemples de signatures avec disclaimer

Et maintenant que vous avez les notions de base sur le disclaimer, voici quelques exemples pour vous aider à créer votre disclaimer intégré à votre signature :

Disclaimer de confidentialité

Ce type de disclaimer est probablement le plus commun. Il sert à indiquer que l'email dans lequel il est inséré ne devrait être lu que par son destinataire. Il précise donc que le message ne devrait pas être partagé ou transféré, et que s'il finit par atterrir dans la boîte mail d'une tierce personne, elle devrait se charger de le supprimer.

Un tel disclaimer « protège » aussi le l'envoyeur d'une éventuelle erreur de transmission (par exemple dans le cas où il partage par erreur des informations personnelles d'une personne à une autre personne).

Notez cependant que si vous cherchez des informations qui ont un très haut niveau de confidentialité, un tel disclaimer ne suffira pas pour vous protéger. Alors, mieux vaut mettre en place un système de chiffrement digne de ce nom.

disclaimer confidentialité

Disclaimer de sécurité

Les disclaimers de sécurité servent à rappeler aux destinataires de vérifier que les pièces jointes et autres contenus inclus dans l'email ne contiennent pas de virus. De cette façon, l'entreprise qui envoie le mail veille à se protéger contre l'apparition d'éventuels virus/problèmes informatiques.

Disclaimer signature sécurité

Disclaimer de non-contraignance

Dans le cas d'envois de devis ou de propositions de contrats, un disclaimer de non-contraignance peut rappeler au destinataire que le mail en lui-même n'est pas synonyme d'un engagement.

Ce type de disclaimer est aussi souvent utilisé lorsqu'une personne moins expérimentée d'une entreprise (par exemple un stagiaire) est chargée de transmettre une offre. Grâce au disclaimer, on précise que cette offre ne consiste en aucun cas en un engagement, et qu'il  en restera ainsi tant qu'un accord explicite n'aura pas été signé par le client et la personne responsable du dossier.

Disclaimer de non-contraignance

Disclaimer d'opinions personnelles/responsabilité des collaborateurs

Bien que les entreprises soient responsables des mails envoyés par leurs collaborateurs, elles ne peuvent pas contrôler l'entièreté des messages partagés. Ajouter une clause relative aux opinions personnelles des collaborateurs peut éviter à l'entreprise d'être associée à tous les propos exprimés.

Dans les (rares) cas où les propos exprimés par des collaborateurs sont problématiques, ce disclaimer rappelle au destinataire de faire la distinction entre le collaborateur et l'entreprise elle-même.

Signature mail disclaimer opinions personnelles

Disclaimer environnemental

Certains disclaimers peuvent aussi encourager des comportements positifs à l'égard de l'environnement. On peut par exemple demander d'imprimer le contenu d'un mail uniquement lorsque cela est vraiment nécessaire, ou de supprimer le message une fois celui-ci lu, de façon à limiter la consommation d'espace sur serveur pour limiter la pollution des emails.

Disclaimer environnemental

« Copyright » disclaimer

Si des mails envoyés contiennent des informations qui sont protégées par des droits d'auteur, des marques déposées ou bien des brevets, on peut utiliser signature mail avec disclaimer (aussi appelé « copyright » disclaimer).  Celui permet de rappeler que le contenu présenté est assujetti à des droits d'auteurs.

Le disclaimer ne permet pas lui-même de protéger les droits d'auteur d'une oeuvre, mais est un rappel que celle-ci a été protégée par son créateur ou sa créatrice en amont.

Copy

Disclaimer sur le temps de réponse

Pour une entreprise qui a un gros volume d'emails à traiter, il peut être bénéfique de donner une idée du temps de réponse moyen. On évite ainsi une potentielle insatisfaction des destinataires causée par un temps d'attente qui ne correspond pas à ce qu'ils avaient anticipé.

disclaimer temps de réponse

Disclaimer dans les newsletters

Pour être en accord avec les nouvelles législations, et plus particulièrement le RGPD européen, une entreprise se doit d'obtenir le consentement des destinataires avant d'envoyer une newsletter, et doit lui donner la possibilité de se désabonner facilement.

Si vous utilisez une solution de signature mail, un tel disclaimer peut être ajouté directement à votre signature mail, plutôt que dans le corps de vos newsletters.

Disclaimer newsletter

Respect du RGPD

Si vos mails envoyés respectent le RGPD et que votre signature respecte aussi le RGPD, pourquoi ne pas l'indiquer directement dans votre signature mail ? Cela aura pour effet de rassurer les clients plus inquiets en matière de sécurité.

Disclaimer mail RGPD

Et des générateurs de disclaimers, ça existe ?

Si votre objectif est d'écrire un disclaimer en anglais, alors il y a littéralement une TONNE de générateurs qui peuvent vous permettre d'en créer un en toute simplicité (ex. https://www.disclaimergenerator.net/).

Or, en français, c'est un peu plus compliqué... L'option la plus simple reste probablement les ChatGPT et Mistral AI de ce monde.

Veillez toutefois à prendre le temps de bien relire avec votre équipe tout contenu qui aura été rédigé par une intelligence artificielle pour éviter de mettre de l'avant de propos erronés.

Le disclaimer a-t-il une valeur légale ?

Un disclaimer n'est pas une réelle exclusion de responsabilité légale, et n'offre donc pas de garantie juridique. Par contre, son existence peut avoir une certaine valeur dissuasive, ce qui n'est pas sans intérêt.

En résumé, le disclaimer a l'effet d'une sorte de code de bonne conduite.

Il peut inciter à la prudence, faire de légers rappels, et le reste dépend de la volonté (et bonne foi) de la personne qui reçoit l'email.

Quand utiliser un disclaimer ?

Un disclaimer peut être ajouté à votre signature simplement parce que vous en ressentez le besoin ou parce que vous souhaitez donner cette protection supplémentaire à votre entreprise.

Or, le plus souvent, les entreprises pensent à mettre en place un disclaimer lorsqu'elles traitent des données sensibles, comme des données personnelles, financières ou confidentielles. Des entreprises peuvent également chercher à se protéger d'erreurs éventuelles ou de malentendus liés à la réception et l'utilisation de l'information partagée dans leurs emails.

Dans certains secteurs fortement réglementés tels que la finance, la santé ou le domaine juridique, l'utilisation de disclaimers est souvent fortement recommandée. Ces mentions permettent aux entreprises d'ajouter une couche supplémentaire de protections compte-tenu du niveau de confidentialité des données traitées.

Comment mettre en place mon disclaimer dans une signature ?

Il y a plusieurs manières de mettre en place un disclaimer dans votre signature mail. Couvrons ici les principales :

Manuellement

Vous pouvez choisir de créer manuellement votre signature Outlook ou Gmail et d'y copier votre disclaimer préalablement rédigé. Tout simplement.


Cette méthode peut être très efficace si vous avez besoin d'un seul disclaimer ou avez créé vos signatures en format HTML, mais elle s'avère plus chronophage dès que vous devez varier de disclaimer en fonction de vos destinataires.

Avec une solution de gestion des signatures mail

Grâce à une solution de gestions de vos signatures mail, vous pouvez pré-créer non pas 1, 2 ou 3, mais une infinité de disclaimers. Si vous souhaitez ajouter un seul disclaimer à toutes vos signatures mail, vous pouvez le faire sans problème. Et de la même manière, vous pouvez aussi créer plusieurs disclaimers que vous pouvez choisir en fonction du contexte.


Avec le bon outil de signature mail (pourquoi pas Letsignit, *clin d'oeil, clin d'oeil*) , vous pouvez par exemple faire en sorte que le disclaimer approprié s'ajoute automatiquement en fonction de la personne à qui vous écrivez ou vous pouvez donner la liberté à vos collaborateurs de choisir eux-mêmes celui qui convient le mieux.

Envie d'en savoir plus ?

Letsignit outil de signature mail
À propos de l'auteur
Guillaume est Content Factory Manager chez Letsignit ! Grâce aux mots, il crée divers contenus (textuels, vidéos, et dans les cas les plus extrêmes, télépathiques) pour augmenter la visibilité de Letsignit sur le web. La légende veut qu'à l'âge de 3 ans, Guillaume ait construit sa première stratégie marketing web multicanale à l'aide d'un dictionnaire, d'un biberon et d'un peu d'encre de Chine. On ne sait pas si cela est véridique, mais du moins, c'est ce qu'on raconte...
À propos de Letsignit
Letsignit est une solution de gestion de signatures mail qui permet aux organisations de transformer les signatures mail de leurs collaborateurs en un média d'engagement 1-1 puissant pour leurs marques et leurs campagnes.
Questions
Fréquentes
1
Is it possible to track the number of clicks on email signatures?

Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.

You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.

If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.

2
Can we add links to social networks, our website, and appointment-setting applications such as Calendly?

With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.

And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.

3
Can employees update their signature information themselves (number, function, etc.)?

It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.

This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.

4
Why it is important to standardize our email signatures on a large scale to ensure our identity and brand image?

It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!

A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.

With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.

5
What is the user experience like for our employees?

What is the user experience like for our employees?

  • If you opt for the Letsignit Add-in for Outlook, they will have a dedicated space in their Outlook account where they will be able to view the signatures and campaigns assigned to them.
  • If you opt for the Letsignit Desktop APP, they will be able to preview all their signatures and campaigns in this space. If they want to change their default signature to another one when sending an email, this will be done in their signature library in Outlook.

In both cases:

  • They preview their signature before sending an email and choose from signatures assigned to them.
  • Based on the permissions granted, they will also be able to modify their personal information such as their name, position, or address in these spaces.

In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.

6
Can my employees have multiple signatures available to them?

With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.

Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:

Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.

7
Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

8
Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

Questions
Fréquentes
1
Est-ce que toutes les entreprises doivent faire un disclaimer ?

Alors, le contexte légal actuel français n'oblige aucune entreprise à mettre en place quelque disclaimer que ce soit.

Or, considérant que le disclaimer peut encourager certains comportements chez les destinataires, il peut être une bonne pratique pour les entreprises qui partagent des informations sensibles de le mettre en place.

Ensuite, à chaque entreprise de voir son niveau de sensibilité par rapport aux informations partagées par mail, et de décider de mettre (ou non) en place un disclaimer.

2
Quand rédiger un disclaimer ?

Alors, il n'y a pas de moment pré-déterminé pour rédiger un disclaimer.

Si vous croyez bon de protéger davantage votre entreprise lors de l'envoi d'un mail par vos collaborateurs, alors rien ne sert d'attendre avant de rédiger votre disclaimer.

Si celui-ci ne vous semble pas fondamental et risque de n'avoir qu'un impact limité sur la perception des emails envoyés, alors inutile de vous presser.

3
Quelle est la valeur juridique d’un disclaimer ?

En réalité : aucune. Bien que le disclaimer puisse donner l'impression qu'il véhicule une certaine valeur légale, celui-ci n'a pas d'impact juridique concret. Donc, celui-ci n'offre aucune exclusion de responsabilité.

Le disclaimer ne donne pas la possibilité d'échapper à sa responsabilité en cas d'erreur dans un email, ne peut forcer la destruction d'un email ou imposer une obligation de confidentialité et n'a pas de valeur probante devant un tribunal.

Cependant, celui-ci peut avoir une forte valeur informative. Il peut par exemple, rappeler le caractère confidentiel de certaines informations, inciter le destinataire à la prudence ou faire un simple rappel de bonne conduite.

Il s'agit donc plus d'une sorte de petit guide de conduite que d'une réelle contrainte.

4
Où placer une clause de non-responsabilité dans un email ?

Il n'y a pas de règle fixe ou d'obligation. Or, la bonne pratique veut que le disclaimer ne vienne pas nuire à la lecture de l'email en lui-même.

C'est pour cette raison que nous retrouvons le plus souvent les disclaimers en fin d'email, et notamment dans la signature mail elle-même.

Par exemple :

5
Que veut dire « disclaimer » ?

Le terme « disclaimer » vient l'anglais et signifie « affirmation indiquant que vous n'êtes pas responsable de quelque chose » (voir Cambridge Dictionnary). L'ajout d'un disclaimer représente donc la volonté (bien que cela n'ait, comme nous l'avons vu précédemment, pas de valeur juridique réelle) d'une entreprise de se désengager de propos énoncés par ses collaborateurs ou de situations particulières.

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Vous cherchez un outil pour gérer vos signatures mail ?

Créez, gérez et déployez les signatures mail de tous vos collaborateurs en quelques clics grâce à Letsignit.
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