Quel est le point commun entre un meneur de jeu Donjons & Dragons, une serial shoppeuse et un cadre en entreprise ?
Tous peuvent bénéficier de la redirection mail ! Pour rester réactif pendant une absence, trier ses correspondances et ne manquer aucun email important, cet outil s'avère bien utile, quel que soit le profil d'utilisateur.
On vous explique tout de suite ce qu'est la redirection mail et comment la configurer sur différentes versions d'Outlook.
Centralisation des courriersEn tant qu'internaute superactif, vous utilisez probablement plusieurs comptes de messageries pour différentes activités.
Adresse mail du bureau, adresse dédiée à votre club Donjons et Dragons, adresse « e-shopping-compulsif-promis-c'est-la-dernière-paire-de-chaussures »... Tous ces comptes peuvent vite créer la confusion, avec le risque de passer à côté d'un email important.
En configurant une redirection mail de vos différents comptes et hébergeurs vers une seule adresse, vous vous assurez une visibilité globale sur tous vos emails.
Cette fonctionnalité vous évite aussi de devoir passer constamment d'un compte à l'autre. Coucou le gain de temps et d'énergie !
Sachez d'ailleurs qu'il existe un autre outil pour rassembler toutes vos correspondances au même endroit, tout en protégeant vos données : l'alias mail ! Découvrez tout de suite comment créer un alias Outlook.
Accès direct aux mails importantsGrâce aux différents filtres de votre service de messagerie, la redirection et la centralisation de vos emails permet aussi un tri automatique de vos échanges. Tous vos emails arrivent au même endroit et sont d'emblée rangés par catégories.
Ainsi, vous ne passez pas à côté des emails importants, qu'ils proviennent d'un gros client ou de votre partenaire D&D (bon d'accord, on arrête avec les jeux de rôle).
La redirection facilite aussi l'accès à vos emails sur différents supports (smartphone, tablette ou ordinateur). Plus pratique pour poursuivre vos correspondances, que vous soyez au bureau, à la maison ou en excursion.
Et pour ajouter du professionnalisme à vos emails importants, pensez à la signature mail. Voici comment ajouter une signature Outlook en quelques étapes simples.
Réponse en cas d'absenceVous partez en congé et souhaitez que vos correspondants puissent trouver des réponses à leurs questions en votre absence ? Configurer l'email d'un collègue comme adresse de redirection peut être la bonne solution.
Ce faisant, vous restez pro en montrant à vos interlocuteurs que leurs requêtes restent importantes en toutes circonstances. Vous évitez aussi impatience et déception de l'autre côté de l'écran...
Et si en plus, vos collègues concluent leurs emails par une belle signature mail professionnelle, votre valeur perçue en tant que marque est multipliée par 100. C'est prouvé scientifiquement.
Vous avez certainement croisé les termes « redirection » et « transfert » au cours de vos pérégrinations digitales, sans être bien certain de la différence. En fait, bien que relativement subtile, la distinction est facile à faire.
L'utilisation de la redirection ou du transfert dépendra de la situation. On pourra par exemple utiliser une redirection pour trier ses correspondances ou en cas d'absence du bureau. Un transfert sera en revanche réalisé si l'on souhaite intégrer une personne spécifique « dans la boucle » d'une correspondance ou simplement pour porter un email particulier à son attention.
Pour compliquer encore les choses, notez que certains services de messagerie ne font pas explicitement la différence entre redirection et transfert. Outlook, par exemple, désigne l'option de redirection par le terme « transfert automatique »... Respirez profondément et lisez la suite, tout sera plus clair très bientôt !
Pour programmer une redirection mail automatique vers une autre adresse quel que soit son logiciel de messagerie, il faut généralement suivre ces étapes :
Aller dans les paramètres de votre logiciel de messagerie
Retrouver la fonctionnalité dédiée à la redirection
Renseigner l'adresse email de redirection
Choisir (ou non) de conserver une copie du message entrant dans la boîte de réception principale
Enregistrer le paramétrage
Vous utilisez le service de messagerie Microsoft ? Voyons en détail comment programmer une redirection sur Outlook dans ses différentes versions !
Note importante : les noms des onglets, sections et fonctionnalités peuvent varier légèrement en fonction de la version d'Outlook que vous utilisez. Si vous ne trouvez pas l'onglet, la section ou la fonctionnalité exacte mentionnée dans ce guide, cherchez une option similaire dans votre propre menu.
Pour programmer une redirection (appelée « transfert automatique ») sur la version gratuite d'Outlook.com, la marche à suivre est simple :
Allez dans les Paramètres (symbole de la roue crantée) en haut de page
Cliquez sur Mail puis Transfert
Choisissez Activer le transfert puis renseignez l'adresse email de redirection
Vous pouvez choisir ou non de conserver une copie de l'email entrant dans votre boîte de réception principale
Cliquez sur Enregistrer
Pour configurer une redirection sur la version bureau du service de messagerie de Microsoft, Outlook 365, vous pouvez soit effectuer un réglage directement dans les paramètres, soit configurer une règle de redirection.
Allez dans les Paramètres (roue crantée) en haut à droite
Cliquez sur Afficher tous les paramètres d'Outlook
Rendez-vous dans Courrier > Transfert
Cochez la case Activer le transfert
Renseignez votre adresse mail de redirection
Choisissez ou non de conserver une copie de l'email dans votre boîte de réception principale
Choisissez Enregistrer
Allez dans les Paramètres (roue crantée) en haut à droite
Cliquez sur Afficher tous les paramètres d'Outlook
Sous l'onglet Mail, allez dans la section Règles
Créez votre règle de redirection :
=> Cliquez sur Ajouter une nouvelle règle
=> Nommez votre règle
=> Sous Ajouter une condition, choisissez Appliquer à tous les messages=> Sous Ajouter une action, clquez sur Transférer et renseignez l'adresse mail de redirection
Au besoin, il est aussi possible d'Ajouter une autre action ou Ajouter une exception
Cliquez sur Enregistrer
Vous ne trouvez pas ces étapes ? Votre version d'Outlook est peut-être plus ancienne. Voici un autre chemin possible en utilisant les règles :
Dans l'onglet Accueil, cliquez sur Déplacer > Règles > Gérer les règles & Alertes
Vérifiez que l'option Appliquer les modifications à ce dossier s'applique à votre adresse de messagerie principale
Cliquez sur Nouvelle règle
En-dessous de Démarrer à partir d'une règle vide, cliquez sur Appliquer la règle aux messages que je reçois, puis cliquez sur Suivant
En-dessous de Quelle(s) condition(s) voulez-vous vérifier ?
=> vous pouvez ou non apporter des modifications à vos règles
=> cliquez sur Suivant puis Oui au message « Cette règle sera appliquée à chaque message que vous recevez »
En-dessous de Que voulez-vous faire avec le message ?
=> Étape 1 : Sélectionner une ou plusieurs actions, cliquez sur Rediriger vers des personnes ou un groupe public puis Arrêter le traitement d'autres règles => Étape 2 : Modifier la description de la règle, cliquez sur le lien Personnes ou groupe public
Une boîte de dialogue Adresse de la règle s'ouvre : sous Carnet d'adresses, choisissez la liste de contacts contenant l'adresse avec laquelle vous voulez rediriger vos emails
=> dans À, indiquez l'adresse de redirection puis cliquez sur Ok
Cliquez sur Terminer, Appliquer, puis Ok.
Vous ne souhaitez plus utiliser la redirection sur une adresse mail ? Qu'à cela ne tienne ! Voici le protocole pour désactiver la redirection sur Outlook.com et Outlook 365.
Allez dans les Paramètres (roue crantée) en haut à droite
Cliquez sur Voir tous les paramètres d'Outlook
Sélectionnez Mail > Transfert
Décochez la case Activer le transfert
Cliquez sur Enregistrer
Allez dans les Paramètres (roue crantée) en haut à droite
Choisissez Afficher tous les paramètres d'Outlook
Rendez-vous dans Courrier > Transfert
Décochez Activer le transfert
Cliquez sur Enregistrer
Il n'est pas toujours nécessaire de configurer une redirection automatique. Parfois, vous pouvez avoir besoin de transférer ponctuellement un email vers une autre adresse. Par exemple, quand votre mamie vous communique sa recette secrète de gâteau au yaourt, et que vous voulez en faire profter vos frères et soeurs...
Pour effectuer un transfert manuel d'email dans Outlook (toutes versions), il vous suffit de cliquer sur le menu déroulant sous la flèche Répondre, puis de choisir Transférer. Vous n'avez plus qu'à ajouter vos adresses de redirection !
*****
Avec la redirection mail, rendez vos correspondances plus fluides et plus pro !
Notre conseil en plus pour des emails qui font mouche : intégrez aussi une signature mail professionnelle. Voici quelques modèles de signatures Outlook pour vous donner des idées.
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
Pour réexpédier un mail, vous pouvez soit utiliser la commande manuelle de réexpédition directement dans votre email, soit effectuer une redirection/réexpédition automatique dans les paramètres de votre logiciel de messagerie.
Pour rediriger un ou plusieurs emails vers une autre adresse mail dans Outlook, vous pouvez soit configurer une règle (voir plus haut), soit suivre le chemin : Paramètres > Courrier ou Mail > Transfert > Activer le transfert et indiquer vos adresses de redirection. Vous pouvez également effectuer un transfert manuel en cliquant sur le menu déroulant sous Répondre en haut de la fenêtre de message.
Pour configurer un message automatique dans Outlook suivez le chemin : Paramètres > Comptes > Réponses automatiques. Sélectionnez la période d'activation du message automatique et rédigez votre message.
Vous souhaitez ajouter une signature mail Outlook ? Vous retrouverez également cette fonction dans les paramètres du logiciel de messagerie.
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