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Quel est le point commun entre un meneur de jeu Donjons & Dragons, une serial shoppeuse et un cadre en entreprise ?
Tous peuvent bénéficier de la redirection mail ! Pour rester réactif pendant une absence, trier ses correspondances et ne manquer aucun email important, cet outil s'avère bien utile, quel que soit le profil d'utilisateur.
On vous explique tout de suite ce qu'est la redirection mail et comment la configurer sur différentes versions d'Outlook.
Centralisation des courriersEn tant qu'internaute superactif, vous utilisez probablement plusieurs comptes de messageries pour différentes activités.
Adresse mail du bureau, adresse dédiée à votre club Donjons et Dragons, adresse « e-shopping-compulsif-promis-c'est-la-dernière-paire-de-chaussures »... Tous ces comptes peuvent vite créer la confusion, avec le risque de passer à côté d'un email important.
En configurant une redirection mail de vos différents comptes et hébergeurs vers une seule adresse, vous vous assurez une visibilité globale sur tous vos emails.
Cette fonctionnalité vous évite aussi de devoir passer constamment d'un compte à l'autre. Coucou le gain de temps et d'énergie !
Sachez d'ailleurs qu'il existe un autre outil pour rassembler toutes vos correspondances au même endroit, tout en protégeant vos données : l'alias mail ! Découvrez tout de suite comment créer un alias Outlook.
Accès direct aux mails importantsGrâce aux différents filtres de votre service de messagerie, la redirection et la centralisation de vos emails permet aussi un tri automatique de vos échanges. Tous vos emails arrivent au même endroit et sont d'emblée rangés par catégories.
Ainsi, vous ne passez pas à côté des emails importants, qu'ils proviennent d'un gros client ou de votre partenaire D&D (bon d'accord, on arrête avec les jeux de rôle).
La redirection facilite aussi l'accès à vos emails sur différents supports (smartphone, tablette ou ordinateur). Plus pratique pour poursuivre vos correspondances, que vous soyez au bureau, à la maison ou en excursion.
Et pour ajouter du professionnalisme à vos emails importants, pensez à la signature mail. Voici comment ajouter une signature Outlook en quelques étapes simples.
Réponse en cas d'absenceVous partez en congé et souhaitez que vos correspondants puissent trouver des réponses à leurs questions en votre absence ? Configurer l'email d'un collègue comme adresse de redirection peut être la bonne solution.
Ce faisant, vous restez pro en montrant à vos interlocuteurs que leurs requêtes restent importantes en toutes circonstances. Vous évitez aussi impatience et déception de l'autre côté de l'écran...
Et si en plus, vos collègues concluent leurs emails par une belle signature mail professionnelle, votre valeur perçue en tant que marque est multipliée par 100. C'est prouvé scientifiquement.
Vous avez certainement croisé les termes « redirection » et « transfert » au cours de vos pérégrinations digitales, sans être bien certain de la différence. En fait, bien que relativement subtile, la distinction est facile à faire.
L'utilisation de la redirection ou du transfert dépendra de la situation. On pourra par exemple utiliser une redirection pour trier ses correspondances ou en cas d'absence du bureau. Un transfert sera en revanche réalisé si l'on souhaite intégrer une personne spécifique « dans la boucle » d'une correspondance ou simplement pour porter un email particulier à son attention.
Pour compliquer encore les choses, notez que certains services de messagerie ne font pas explicitement la différence entre redirection et transfert. Outlook, par exemple, désigne l'option de redirection par le terme « transfert automatique »... Respirez profondément et lisez la suite, tout sera plus clair très bientôt !
Pour programmer une redirection mail automatique vers une autre adresse quel que soit son logiciel de messagerie, il faut généralement suivre ces étapes :
Vous utilisez le service de messagerie Microsoft ? Voyons en détail comment programmer une redirection sur Outlook dans ses différentes versions !
Note importante : les noms des onglets, sections et fonctionnalités peuvent varier légèrement en fonction de la version d'Outlook que vous utilisez. Si vous ne trouvez pas l'onglet, la section ou la fonctionnalité exacte mentionnée dans ce guide, cherchez une option similaire dans votre propre menu.
Pour programmer une redirection (appelée « transfert automatique ») sur la version gratuite d'Outlook.com, la marche à suivre est simple :
Pour configurer une redirection sur la version bureau du service de messagerie de Microsoft, Outlook 365, vous pouvez soit effectuer un réglage directement dans les paramètres, soit configurer une règle de redirection.
Vous ne trouvez pas ces étapes ? Votre version d'Outlook est peut-être plus ancienne. Voici un autre chemin possible en utilisant les règles :
Vous ne souhaitez plus utiliser la redirection sur une adresse mail ? Qu'à cela ne tienne ! Voici le protocole pour désactiver la redirection sur Outlook.com et Outlook 365.
Il n'est pas toujours nécessaire de configurer une redirection automatique. Parfois, vous pouvez avoir besoin de transférer ponctuellement un email vers une autre adresse. Par exemple, quand votre mamie vous communique sa recette secrète de gâteau au yaourt, et que vous voulez en faire profter vos frères et soeurs...
Pour effectuer un transfert manuel d'email dans Outlook (toutes versions), il vous suffit de cliquer sur le menu déroulant sous la flèche Répondre, puis de choisir Transférer. Vous n'avez plus qu'à ajouter vos adresses de redirection !
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Avec la redirection mail, rendez vos correspondances plus fluides et plus pro !
Notre conseil en plus pour des emails qui font mouche : intégrez aussi une signature mail professionnelle. Voici quelques modèles de signatures Outlook pour vous donner des idées.
Pour réexpédier un mail, vous pouvez soit utiliser la commande manuelle de réexpédition directement dans votre email, soit effectuer une redirection/réexpédition automatique dans les paramètres de votre logiciel de messagerie.
Pour rediriger un ou plusieurs emails vers une autre adresse mail dans Outlook, vous pouvez soit configurer une règle (voir plus haut), soit suivre le chemin : Paramètres > Courrier ou Mail > Transfert > Activer le transfert et indiquer vos adresses de redirection. Vous pouvez également effectuer un transfert manuel en cliquant sur le menu déroulant sous Répondre en haut de la fenêtre de message.
Pour configurer un message automatique dans Outlook suivez le chemin : Paramètres > Comptes > Réponses automatiques. Sélectionnez la période d'activation du message automatique et rédigez votre message.
Vous souhaitez ajouter une signature mail Outlook ? Vous retrouverez également cette fonction dans les paramètres du logiciel de messagerie.
