Success Story
January 15, 2024

DOMITYS économise 250 heures de travail grâce à Letsignit !

Interview de
Cédric Schoindre
Responsable Informatique sur la partie innovation et collaborative du Groupe
Par
Dinis Vendeirinho
Digital Project Manager
Fort d’une expérience de plus de 20 ans, ÆGIDE est aujourd’hui un exploitant-promoteur reconnu. Le Groupe occupe une position de leader incontestée sur le marché des résidences services seniors avec sa marque DOMITYS, qui compte plus de 160 résidences en France et à l’étranger. Compte tenu de sa croissance, DOMITYS met un point d’honneur à améliorer l’environnement technologique et le temps de travail des collaborateurs.

Dans ce contexte, Cédric Schoindre, Responsable Informatique sur la partie innovation et collaborative du Groupe a souhaité améliorer la gestion des signatures mail qui faisait perdre un temps considérable à l’ensemble des collaborateurs et impactait l’image de marque de l’entreprise.

Découvrez, dans ce témoignage, comment DOMITYS a réussi à optimiser le temps de travail des collaborateurs et homogénéiser son image de marque grâce à Letsignit !

Avant Letsignit : perte de temps, de ressources et impact sur la marque.

Lorsque les signatures mail sont gérées manuellement, le résultat est très souvent approximatif par rapport au temps consacré à ce sujet. Si les efforts sont nombreux, le manque de centralisation et d’automatisation est un réel problème pour les organisations.



« 
Une personne maîtrisant les outils informatiques met 5 min à réaliser une signature mail ou à ajouter ou enlever une bannière de leur signature.

Cependant, un grand nombre de personnes sont en difficulté et
mettent 15 min ou plus. Si elles y parviennent, le résultat sera approximatif. En ce qui concerne la bannière, elle restera sur la signature quelques semaines, voire quelques mois après. 

Le calcul est très simple.
Si on multiplie 15 min par 1000 personnes (nombre de personnes à l’époque où on a souscrit), on obtient 15 000 min, soit 250 heures de travail. Cela fait beaucoup d'argent et de temps perdus. » Affirme Cédric Schoindre

Les métiers ont commencé à se poser des questions sur la gestion des signatures et l’homogénéisation des signatures. Comme l’affirme Cédric Schoindre ci-dessus, le résultat des signatures mail était approximatif par rapport au temps passé.

Le besoin s’est d’autant plus fait ressentir avec la croissance du groupe. En effet, le nombre grandissant de projets et de collaborateurs commençait, peu à peu, à faire rayonner l’entreprise sur le plan national. Il était alors impératif de protéger l’image de la marque sur ce canal.

 

Le besoin d’une solution de gestion des signatures mail.

Compte tenu de sa croissance et de la multiplicité des demandes de bannières et de signatures mail, le Groupe a cherché une solution permettant d’automatiser la gestion des signatures, d’assurer une image de marque et d’autres éléments précis.

Pour répondre à ces besoins, la solution Letsignit s’est très rapidement positionnée comme favorite, car elle remplissait tous leurs critères :

Mockup signature mail
découvrir Letsignit



« On avait un générateur de signature en HTML et javascript qui était perdu au fin fond de l'intranet.
Tout le monde utilisait le générateur ou copiait les signatures des uns et des autres plus ou moins bien.

En prenant conscience
du temps perdu à gérer les signatures mail et de l’impact sur la marque, on a vraiment cherché une solution pour que les collaborateurs aient de belles signatures. C’était aussi un réel besoin des métiers. » Explique Cédric Schoindre.

Le temps de travail des collaborateurs optimisé.

Grâce à Letsignit, le temps alloué à la gestion des signatures mail a considérablement été réduit. Ce bénéfice est d’autant plus perceptible à l’arrivée d’un nouveau collaborateur.

Les nouveaux collaborateurs bénéficient, dès la création de leur adresse email, d’une signature mail chartée et optimale sur leur espace Outlook.



« Au lieu d'avoir un quart d'heure par personne tous les deux mois, je vais passer à peu près 1 h ou 2 h par mois tout seul. Le temps passé a vraiment été réduit. L’authentification avec Microsoft est une réelle plus-value.

Lorsqu’une personne rejoint nos effectifs, tout est déjà synchronisé. Elle dispose d’une signature mail dès l’ouverture de son Outlook. À l’inverse, si une personne quitte nos effectifs, il suffit d’une manipulation. Tout est automatique. »
Affirme Cédric Schoindre.

Une image de marque homogène sur tous les supports.

Les bénéfices de Letsignit en termes d’homogénéité de marque se sont davantage fait ressentir grâce à sa compatibilité sur tous les supports. En effet, Letsignit permet à tous les collaborateurs de bénéficier d’une signature mail optimale, qu’ils envoient leurs emails depuis leur PC, tablette ou mobile.

De cette manière, les directions marketing et communication peuvent contrôler l’image de marque de l’entreprise et garantir une vraie cohérence de la marque sur tous ses canaux.



« Nos collaborateurs ne travaillent pas avec les mêmes outils. Nous avons une bonne partie de nos effectifs qui est sur mobile, les commerciaux notamment.

Grâce à Letsignit, ils peuvent alterner les supports de communication et toujours bénéficier d’une signature mail professionnelle et chartée. » témoigne Cédric Schoindre.

Signature mail mobile

Des signatures mail devenues un véritable canal de communication.

En toute autonomie, les directions marketing et communication peuvent désormais déployer des campagnes de signature mail - via l’intégration de bannières – sur les différentes entités du groupe, et ce, sans aucune intervention de la direction IT.

Ainsi, elles profitent de signatures mail adaptées pour relayer les différentes actualités et initiatives menées, que ce soit en interne ou en externe : promotion immobilière, Téléthon, Tour de France, Paris-Nice…

Qu’il s’agisse des clients, des collaborateurs ou des prestataires, ils disposent du même niveau d’informations.

Pour aller plus loin dans la personnalisation des campagnes, les collaborateurs bénéficient de plusieurs signatures mail. Grâce à la fonctionnalité multi-signatures de Letsignit, ils peuvent personnaliser leur signature mail selon leur destinataire. Un moyen efficace d’humaniser leurs emails.

Letsignit en 3 mots.

  1. Facilité
  2. Autonomie
  3. Fiabilité

Questions
Fréquentes
1
Is it possible to track the number of clicks on email signatures?

Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.

You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.

If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.

2
Can we add links to social networks, our website, and appointment-setting applications such as Calendly?

With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.

And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.

3
Can employees update their signature information themselves (number, function, etc.)?

It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.

This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.

4
Why it is important to standardize our email signatures on a large scale to ensure our identity and brand image?

It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!

A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.

With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.

5
What is the user experience like for our employees?

What is the user experience like for our employees?

  • If you opt for the Letsignit Add-in for Outlook, they will have a dedicated space in their Outlook account where they will be able to view the signatures and campaigns assigned to them.
  • If you opt for the Letsignit Desktop APP, they will be able to preview all their signatures and campaigns in this space. If they want to change their default signature to another one when sending an email, this will be done in their signature library in Outlook.

In both cases:

  • They preview their signature before sending an email and choose from signatures assigned to them.
  • Based on the permissions granted, they will also be able to modify their personal information such as their name, position, or address in these spaces.

In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.

6
Can my employees have multiple signatures available to them?

With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.

Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:

Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.

7
Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

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Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

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