Success Story
October 27, 2022

MICHELIN Connected Fleet exploite le potentiel de ses signatures mail !

Interview de
Elodie Mescam
Senior Digital Strategy & Marketing Manager
Par
Dinis Vendeirihno
Digital Project Manager
Consciente du potentiel de la signature mail pour leur activité, l’équipe marketing de MICHELIN Connected Fleet a décidé de transformer la signature mail de ses collaborateurs en un vrai canal de communication. Anciennement connu sous le nom de Masternaut, MICHELIN Connected Fleet est l’un des plus importants fournisseurs de solutions et services de suivi et d’optimisation de flotte en Europe. Comptabilisant plus de 400 collaborateurs et plus de 50 000 clients, MICHELIN Connected Fleet s’impose sur le marché Européen avec des positions de leader au Royaume-Uni et en France. Alors, comment et pourquoi MICHELIN Connected Fleet a décidé de miser sur la signature mail ? Besoins marketing, fluidification de la communication interne, stratégie de rebranding… Découvrez les multiples bénéfices de la signature mail à travers ce témoignage inédit !

D’un simple constat, à un réel besoin.

Parfois, il suffit d’un échange avec un collaborateur pour identifier un besoin.
Ce fut le cas de figure pour MICHELIN Connected Fleet.

Initialement gérées à la main par le service IT, les signatures mail prenaient du temps à être déployées auprès de tous les collaborateurs.

C’est alors qu’Elodie Mescam, senior digital strategy et marketing manager et l’une de ses collaboratrices abordent le sujet et réalisent le manque à gagner en termes d’image et d’opportunités marketing.

Une question se pose : comment gérer des centaines de signatures mail et déployer des campagnes ?

« Avec nos anciennes signatures, on ne pouvait pas ajouter de bannières, on ne pouvait rien faire. Tout était compliqué. Des choses étaient possibles, mais cela prenait beaucoup de temps à l’IT pour réaliser toutes les signatures. », nous explique Elodie Mescam.

C’est là que le besoin d’opter pour un outil de gestion des signatures mail s’est fait ressentir !

Outre le souhait d’automatiser la gestion et le déploiement des signatures, le service marketing souhaitait aussi reprendre la main sur le sujet. L’équipe voulait être plus créative, pouvoir ajouter des bannières et utiliser les signatures mail comme un vrai canal de communication.

La recherche d’une solution adaptée aux grandes entreprises et ses filiales.

L’équipe marketing de MICHELIN Connected Fleet a donc dû trouver un outil adapté à ses besoins pour tirer profit de leurs signatures mail et déployer des campagnes à grande échelle.

La solution Letsignit s’est très rapidement positionnée comme favorite, car elle remplissait tous leurs critères :

« On a vraiment fait le choix de la solution Letsignit avec l’IT pour être certains de la synchronisation avec nos outils et notre annuaire interne. On voulait également une solution facile à implémenter et à utiliser pour que l’on puisse s’amuser d’un point de vue créatif. L’autre avantage est que l’on peut aussi avoir de la visibilité sur le nombre de clics réalisés sur les signatures, chose qui n’est pas possible de mesurer sans outil. », affirme Elodie Mescam.

découvrir Letsignit

Grâce à Letsignit, Elodie Mescam a pu créer facilement et rapidement une signature mail spécifique par pays. La plateforme dispose d’un espace dédié à la gestion des filiales et par groupe de personnes.

Qu’ils soient en Europe ou en Australie, tous les collaborateurs ont la même signature mail, seule la langue diffère.

Afin d’illustrer ses propos, Elodie Mescam a pris son propre exemple. En charge de toute la partie marketing digital de MICHELIN Connected Fleet Europe elle dispose d’une signature mail pour chaque pays.

De quoi garantir l’inclusion et l’engagement des collaborateurs d’un pays à l’autre.

Branding et signature mail : un duo gagnant.

En cette année 2022, l’entreprise a connu une importante stratégie de rebranding pour passer de Masternaut à MICHELIN Connected Fleet. Comme tout rebranding, la tâche est ardue. Il faut veiller à attribuer la nouvelle charte graphique de l’entreprise sur l’ensemble des canaux et des supports de communication, signatures mail incluses.

C’est ici que l’outil prend encore plus de sens. En seulement quelques clics, l’équipe marketing a pu déployer de nouvelles signatures conformes aux couleurs de la nouvelle charte graphique sur l’ensemble des filiales.

MICHELIN Connected Fleet harnesses the potential of its email signatures

La création des nouvelles signatures mail aux couleurs de MICHELIN Connected Fleet a également permis de sensibiliser et d’accompagner tous les collaborateurs et les clients dans la conduite du changement. L’email étant le premier canal de communication utilisée par les collaborateurs, la diffusion des nouvelles signatures mail et de la nouvelle charte graphique a été optimale.

La signature mail au service de la communication et du marketing.

La marque a également profité de ces nouvelles signatures mail pour déployer des campagnes de communication sur l’ensemble de ses filiales. Totalement indépendante dans la gestion des signatures mail, l’équipe marketing peut attribuer des bannières aux signatures mail de ses collaborateurs sans aucune intervention du service IT.

« Aujourd’hui, avec Letsignit, je peux en 30 min réaliser une bannière pour les signatures UK et les déployer à l’ensemble des collaborateurs facilement. », affirme Elodie Mescam.

L’objectif de MICHELIN Connected Fleet est de profiter des campagnes de signatures mail pour relayer son actualité, assurer son expertise, partager ses événements et les temps forts de l’année.

« En 2023, on pourra utiliser tout le potentiel de l’outil en déployant davantage de campagnes de signatures mail. Pour le moment, on a utilisé seulement 60% de la solution sur ce qui est possible de faire. Il serait intéressant également d’utiliser cette solution au niveau du groupe », souligne Elodie Mescam.
MICHELIN Connected Fleet harnesses the potential of its email signatures

Au vu de la volonté d’Elodie Mescam d’utiliser le plein potentiel marketing des signatures mail de MICHELIN Connected Fleet, les futures campagnes de communication s’annoncent prometteuses !

On peut affirmer avec succès que les signatures mail de MICHELIN Connected Fleet sont devenues un vrai canal de communication et un point de convergence pour l’ensemble des collaborateurs.

Letsignit en trois mots.

Pour Elodie Mescam, la réelle valeur ajoutée de Letsignit réside dans sa flexibilité, sa facilité d’utilisation et l’autonomie dont on peut faire preuve.

Questions
Fréquentes
1
Is it possible to track the number of clicks on email signatures?

Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.

You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.

If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.

2
Can we add links to social networks, our website, and appointment-setting applications such as Calendly?

With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.

And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.

3
Can employees update their signature information themselves (number, function, etc.)?

It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.

This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.

4
Why it is important to standardize our email signatures on a large scale to ensure our identity and brand image?

It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!

A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.

With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.

5
What is the user experience like for our employees?

What is the user experience like for our employees?

  • If you opt for the Letsignit Add-in for Outlook, they will have a dedicated space in their Outlook account where they will be able to view the signatures and campaigns assigned to them.
  • If you opt for the Letsignit Desktop APP, they will be able to preview all their signatures and campaigns in this space. If they want to change their default signature to another one when sending an email, this will be done in their signature library in Outlook.

In both cases:

  • They preview their signature before sending an email and choose from signatures assigned to them.
  • Based on the permissions granted, they will also be able to modify their personal information such as their name, position, or address in these spaces.

In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.

6
Can my employees have multiple signatures available to them?

With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.

Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:

Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.

7
Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

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Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

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