S’engager dans une démarche RSE, c’est une chose, mais mettre en place les mécanismes pour y parvenir, c’en est une autre. Et pourtant, c’est sur cette voie que s’est engagée Tootbus, faisant de l’entreprise, qui compte plus de 300 collaborateurs, un acteur engagé dans la transition écologique. Revenons aujourd’hui sur les actions concrètes mises en place par l’entreprise.

À propos de Tootbus :

En 2024, Tootbus accélère son engagement en faveur du tourisme durable en adoptant un ambitieux Plan Climat. Aujourd’hui première entreprise mondiale de bus touristiques à faibles émissions, l’entreprise prévoit la poursuite de mesures significatives afin d’atteindre une réduction de 50 % de ses émissions d’ici 2030, grâce à la réduction des émissions de sa flotte, la transition vers des énergies propres, et des initiatives digitales et communautaires.

Les engagements écoresponsables de Tootbus

Pour atteindre cet objectif, Tootbus s’est engagée à mettre en place de nombreux mécanismes concrets. Pour en savoir plus, nous avons discuté avec Paula Villanueva (Responsable de marque chez Tootbus) et Simon Cortot (IT Manager chez Tootbus).

Voici ce qu'ils nous ont confié sur les stratégies concrètes de l’entreprise :

Les mécanismes mis en place :

Electrification de la flotte : la flotte de Tootbus est en transformation pour passer à l’électrique. À Bruxelles, par exemple, tous les bus sont désormais 100 % électriques, tandis qu’à Paris, la flotte combine des bus électriques et des bus au gaz naturel (le gaz naturel réduit les émissions de CO2 jusqu’à 90 % par rapport au diesel fossile standard). L’entreprise travaille également sur l’intégration progressive des énergies renouvelables dans l’alimentation énergétique de ses bus, afin de maximiser l’impact positif sur l’environnement ;
La réduction de déchets physiques, en encourageant le partage de documents numériques et l’utilisation de l’application Tootbus au lieu des brochures ou documents papier, par la réutilisation de matériaux, le recyclage, etc. ;
Une sensibilisation de cet engagement écoresponsable auprès de la clientèle Tootbus. Des communications sous forme d’audios, d’affichages et de signatures mail encouragent leurs clients à limiter leur impact via des actions concrètes ;
‍Réduction de l'empreinte numérique et sobriété énergétique : Tootbus s'engage à minimiser son impact environnemental en adoptant une politique stricte de gestion des données. Seules les informations nécessaires à la vente sont collectées et conservées pour une durée limitée. De plus, les utilisateurs sont invités à supprimer leur compte et l’application une fois leur voyage terminé. En parallèle, des mesures de sobriété énergétique ont été mises en place, telles que l'optimisation des serveurs et la sensibilisation des collaborateurs à des pratiques numériques responsables.

La signature mail pour soutenir ses engagements écoresponsables

Dans cette démarche globale d’écoresponsabilité, l’entreprise cherche donc aussi à réduire son empreinte numérique. Grâce aux signatures mail optimisées rendues possibles par Letsignit, l'entreprise veille à ce que la pollution numérique des emails envoyés par ses collaborateurs soit tenue à un seuil minimal.

Auparavant, toutes les signatures mail étaient créées manuellement, ce qui créait tout naturellement de nombreux problèmes d’optimisation. Photos mal dimensionnées, bannières trop lourdes, etc. L’un des avantages de la signature mail uniformisée est l’optimisation du code et de son poids global. La pollution numérique engendrée par nos collaborateurs est donc beaucoup moins importante.

Paula Villanueva, responsable de marque (Tootbus)

De plus, Tootbus fait en sorte de stocker le minimum de données sur ses clients et encourage ceux-ci à supprimer l’application une fois leur voyage terminé. Les bannières de communication (outil de campagnes chez Letsignit) peuvent ainsi servir à véhiculer ce genre de messages.

Tootbus, avant Letsignit

Avant la signature Letsignit, le procédé complet de la création et de la mise à jour des signatures mail était très chronophage. Et il va sans dire qu’avec une approche un peu plus artisanale de la création des signatures mail, les signatures pouvaient largement varier en termes d’optimisation et de design.

Avec Letsignit : les (multiples) avantages de la signature mail

1. Donne la possibilité d’être plus écoresponsable

Grâce à l’optimisation du code HTML des signatures, de la réduction du poids des images et à la possibilité d’envoyer des signatures simplifiées en réponses d’email, Tootbus a pu reprendre le contrôle sur la pollution engendrée par les signatures mail de ses collaborateurs.

Les avantages d’une signature mail uniformisée dans une démarche d’écoresponsabilité :

Optimisation du code HTML et des images : Letsignit permet de créer des signatures mail optimisées avec du code HTML allégé et des images bien dimensionnées. Cette fonction a pour avantage de réduire le poids des emails et donc, leur empreinte carbone sans impacter l’affichage optimal sur tous les supports ;

Uniformisation des signatures : l’uniformisation des signatures diminue le risque d’erreurs d’optimisation qui peuvent survenir lorsque celles-ci sont créées manuellement. On peut ainsi éviter la consommation inutile de données ;

Encouragement à la suppression des données : possibilité d’intégrer des bannières de communication incitant sa clientèle et les collaborateurs internes d’une utilisation plus écoresponsable de leurs données.

2. Letsignit est simple-simple-simple d’utilisation (on a dit que c’était simple ?)

Pour Simon Cortot, IT Manager chez Tootbus, la mise en place de notre outil de signature mail s’est déroulée sans aucun incident.

Aucun problème d’adoption n’a dû être signalé. L’outil est intuitif, et les employés ont vite pris les choses en main. Le déploiement de l’outil et la conduite du changement ont ainsi pu se passer de façon très efficace.

Comme notre entreprise utilisait déjà la suite Microsoft Office 365, la mise en place de Letsignit et son activation officielle sur tous les postes des employés se sont passées de façon extrêmement fluide, voire quasi automatique.

Simon Cortot, IT Manager (Tootbus)

C’est toujours agréable de savoir que notre outil remplit bien la mission pour laquelle il a été créé. 😊

3. Une graaande liberté pour les employés

Pour faciliter le processus d’adoption, Tootbus a dès le départ choisi de mettre en place 3 types de signatures pour ses employés :

Un modèle de signature Tootbus avec photo (pour une présence professionnelle complète) ;
Un modèle de signature Tootbus sans la photo (pour les gens plus timides ou pour limiter l’usage de données inutiles) ;
Et un modèle de signature RATP DEV (entreprise parente de Tootbus).

Ainsi, les employés ont la possibilité de choisir la signature la plus appropriée et ont la maîtrise sur ce qu’ils souhaitent afficher.

4. Les admins sont (réellement) aux commandes !

Grâce à la capacité de l’outil à créer différents groupes de collaborateurs, Tootbus a pu automatiser l’affichage des signatures en fonction de différents critères. Les signatures se transforment ainsi en fonction de la ville pour laquelle travaille le collaborateur et en fonction du groupe auquel il appartient au sein de l’entreprise (équipe des communications, ventes, administration, etc.).

5. Les standards de sécurité les plus élevés sur le marché

Letsignit a été développée pour répondre à un très haut niveau de standard de sécurité et pour être en parfaite adéquation avec le règlement général de protection des données RGPD. Avec les standards ISO 27001 et 27018 (les normes les plus élevées en matière de sécurité de l’information), l’outil a pu répondre aux standards RGPD de Tootbus et lui offrir un niveau de sécurité à toute épreuve.

6. Un outil marketing intégré

« Letsignit est désormais plus qu’un simple outil permettant d’afficher une signature mail. Grâce à l’affichage de bannières, l'image de marque est désormais cohérente dans l’ensemble des communications de nos collaborateurs. De cette manière, Letsignit devient un réel outil de communication, servant à amplifier nos compagnes en place sur les différents canaux marketing. »

Paula Villanueva, responsable de marque (Tootbus)

Pour Tootbus, qui a la volonté de diffuser au maximum sa marque à l’aide des différents canaux marketing, Letsignit s'avère être une solution très efficace. En uniformisant les signatures mail et en intégrant des bannières personnalisées, Tootbus peut assurer une communication cohérente et percutante lors de chaque interaction par email.

Un exemple de signature avec bannière, signé Tootbus !

Letsignit : pour vous soutenir dans vos démarches écoresponsables

L’utilisation de signatures mail et de bannières de communication peut jouer un rôle significatif dans la diffusion des initiatives écoresponsables. C’est le cas pour l’entreprise Tootbus, qui en plus d’utiliser la signature mail pour communiquer sur ses initiatives RSE, a pu optimiser le bilan carbone de ses signatures. Cela, en plus de faciliter grandement le processus de création et la mise à jour des différentes signatures.

En intégrant Letsignit, Tootbus a donc non seulement simplifié la gestion de ses signatures mail, mais a également renforcé ses communications marketing, tout en soutenant ses engagements environnementaux.

Et vous, avez-vous besoin de soutien dans vos engagements ?

Bandeau découvrir la puissance de Letsignit

Questions
Fréquentes

Is it possible to track the number of clicks on email signatures?

Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.

You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.

If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.

Can we add links to social networks, our website, and appointment-setting applications such as Calendly?

With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.

And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.

Can employees update their signature information themselves (number, function, etc.)?

It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.

This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.

Why it is important to standardize our email signatures on a large scale to ensure our identity and brand image?

It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!

A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.

With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.

What is the user experience like for our employees?

If you opt for the Letsignit Add-in for Outlook, they will have a dedicated space in their Outlook account where they will be able to view the signatures and campaigns assigned to them.
If you opt for the Letsignit Desktop APP, they will be able to preview all their signatures and campaigns in this space. If they want to change their default signature to another one when sending an email, this will be done in their signature library in Outlook.

In both cases:

They preview their signature before sending an email and choose from signatures assigned to them.
Based on the permissions granted, they will also be able to modify their personal information such as their name, position, or address in these spaces.

In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.

Can my employees have multiple signatures available to them?

With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.

Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:

An English, Spanish, etc. version to adapt it to your audience
A signature template with timely promotional banners.
Use different formats of your logo according to your subsidiaries.
A signature for each of your branches.
Signature banners created especially for internal exchanges.
A simplified version for reply/forward of emails.

Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.

Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.