Chaque jour, 128 milliards de mails et autant de signatures mail sont envoyés et reçus dans le monde, dont 1,4 milliard en France. En moyenne, chaque personne dans l’entreprise envoie 40 mails et en reçoit 121… chaque jour ! Multipliés par le nombre de collaborateurs, le taux d’impression et la portée d’un message véhiculé par ce canal peuvent laisser rêveur tout responsable de communication et marketing d’une entreprise. D’autant plus si la signature mail Outlook peut être modifiée en temps réel en fonction des objectifs.
Pour différentes raisons, la signature mail reste pourtant sous-utilisée comme outil de communication : la difficulté d’intégration ou d’administration, la configuration manuelle sur chaque poste, la conception des signatures, leur actualisation, l’impact sur le système d’information et l’intégration au sein d’Exchange On-Premise constituent autant de freins.
Letsignit élimine tous ces points de frictions. Proposé en SaaS, le déploiement des signatures mail Microsoft 365 (Office 365) est automatisé et centralisé. Chacun peut bénéficier d’une signature mail homogène et conforme à la charte de l’entreprise sans que cela impacte l’activité. Plus qu’une carte de visite, Letsignit transforme la signature mail en vecteur de communication. Que ce soit pour assurer la cohérence de marque, amplifier des campagnes marketing ou s’aligner sur les règles d’une organisation grande ou petite, les raisons de centraliser les signatures mail dans Outlook ne manquent pas.
L’email est souvent la première – et la principale – interaction entre une entreprise et ses interlocuteurs. Suivant l’adage selon lequel « on n’a pas deux fois l’occasion de faire une première bonne impression », une signature mail bâclée ou non conforme génère une perception négative de l’entreprise.
Il est dommage de concevoir toute une batterie de communication autour de la marque et d’aligner tous les supports de communications… Pour tout gâcher avec une signature bâclée.
Pour véhiculer efficacement l’image de l’entreprise, la signature mail de chaque collaborateur doit reprendre les codes graphiques de l’entreprise. En utilisant simplement Outlook dans Microsoft 365 (Office 365), l’implémentation de la signature repose soit sur l’utilisateur, soit sur une ressource du service informatique. Malgré la bonne volonté de chacun, comment être sûr du respect de la charte graphique ? De la cohérence dans la hiérarchie de l’information ? Comment homogénéiser la forme de ces signatures mail Outlook ? Plus le nombre de collaborateurs est élevé, plus le risque d’une interprétation de la signature « corporate » est grand. Tout le monde ne maîtrise pas les techniques d’édition des visuels, les dénominations des services et fonctions de l’entreprise ou tout simplement les messages clés à délivrer…
Pour éviter des mises en œuvre individuelles aléatoires, le service informatique peut dédier une ressource pour configurer chaque poste. Mais à raison de 30 minutes par poste, multiplié par le nombre de collaborateurs, le temps affecté à cette tâche à faible valeur ajoutée pourrait sans doute être mieux utilisé par le service IT.Sans compter qu’une signature mail évolue à la faveur d’un changement de poste, d’un nouveau logo, d’un déménagement, etc. Dans ces cas, l’actualisation des signatures n’est pas toujours la première priorité des collaborateurs ou même du service communication. L’idéal est bien d’automatiser l’ajout de signature mail dans Office 365.
Quel directeur marketing ne rêve pas d’une campagne email avec un taux d’ouverture de 100 % ? En utilisant savamment la signature mail de vos collaborateurs, c’est quasiment le taux d’ouverture de mail auquel vous pouvez prétendre. Puisque l’exposition et la visibilité de vos messages seront proportionnelles aux nombres d’interactions, autant en profiter pour communiquer et faire des signatures mail Outlook un outil marketing. Car la signature mail peut embarquer bien plus que les noms, fonctions et coordonnées de vos collaborateurs ; elle peut surtout servir de support à de nombreux types de messages et agir comme un call-to-action très puissant pour répondre à vos objectifs.
En clair, votre signature mail Outlook est l’équivalent graphique et technique d’une publicité ou communication parfaitement ciblée. Les cas d'usages des bannières intégrées à vos signatures mail sont nombreux :
Ces actions de communication et de marketing sont faciles à déployer. Quel que soit l’objectif, des modèles aident à créer une signature mail avec les messages et visuels adéquats. L’administrateur du compte n’a plus qu’à affecter les signatures aux collaborateurs souhaités.
La communication interne trouve aussi avec les signatures mail un nouveau levier. Combien de collaborateurs de votre entreprise sont au courant de votre dernière étude, de votre présence sur tel salon important, d’un webinaire sur un sujet cœur de métier ? Sans doute une faible proportion. Désormais, en visualisant les bannières mail intégrées aux signatures, chaque collaborateur peut être informé indirectement des sujets en cours. Un bénéfice collatéral bienvenu pour pallier les faibles taux de lecture des communications sur intranet et autres newsletters internes, souvent supprimées, au mieux archivées pour être lues « quand on aura le temps ».
Cette capillarité et réactivité de l’email est sans limites. À titre d’exemple, l’équipe marketing peut mettre à disposition une « bibliothèque » de signatures mail adaptées aux différentes positions d’un prospect dans le tunnel de conversion. Les commerciaux sont alors en mesure de puiser dans ces propositions selon les interlocuteurs ciblés. Le mail envoyé à un prospect froid intègre une signature qui promeut un livre blanc tandis que celui édité pour un prospect chaud valorise une offre promotionnelle. Une approche utile dans le cadre d’une démarche Inbound comme pour une campagne ABM (Account-Based Marketing) plus ciblée.
De même, pour booster la participation à une étude ou un sondage, un call-to-action sur la bannière renvoyant vers le questionnaire est facile à mettre en œuvre. Tout comme d’éventuels contenus sur la vie en entreprise pour votre marketing RH.
Pas de marketing sans mesures ? Un tableau de bord affiche les principaux KPIs nécessaires : ouverture, taux de clic, nombre de clics par utilisateur…
L’efficacité de la signature mail Outlook pour votre marketing, communication ou image de marque est amplifiée grâce à la possibilité de créer des groupes et d’affecter les signatures par groupes, voire par collaborateurs.
La signature mail est d’autant plus efficace avec Letsignit que quelques clics suffisent pour synchroniser votre annuaire (les groupes, les informations sur les utilisateurs) avec la gestion des signatures mail Outlook. Quelques clics de plus et vous créez votre première signature, grâce à des modèles existants, à l’éditeur « Drag & Drop » ou encore via l’import d’un code HTML.
Reste à affecter les signatures mail Outlook à vos collaborateurs et à les inviter à télécharger l’application — ou la télédistribuer. Dès la première utilisation d’Outlook au sein d’Office 365, votre collaborateur aura sa signature mail intégrée dans ses emails, sur Outlook PC, mobile ou Web, sans manœuvres supplémentaires. Difficile de faire plus simple.
Résumé de la marche à suivre :
En cinq étapes, vos collaborateurs disposent d’une signature mail harmonisée, cohérente avec la charte graphique de votre entreprise et surtout prête à servir de support pour votre communication et marketing.
Autre bénéfice de la centralisation de l’administration, la possibilité de gérer très finement l’affectation des signatures mail. Les principaux cas d’usages sont liés à la gouvernance globale en fonction des règles de l’entreprise et à la réalisation de campagnes de signatures dans le cadre de la communication ou du marketing.
Si l’annuaire de votre entreprise comprend différents groupes, Letsignit vous permet de conserver cette logique puisqu’ils sont importés lors de la synchronisation. Vous pouvez aussi créer des groupes d’utilisateurs Letsignit depuis l’interface d’administration en passant par l’onglet Equipe. Là aussi, la procédure est simple : sélectionnez les utilisateurs au sein de votre annuaire, en utilisant éventuellement le moteur de recherche ou en vous appuyant sur les attributs, par exemple la fonction d’une personne ou le département auquel elle appartient.
Pour assouplir cette fonction et décharger l’administrateur, vous pouvez nommer des gestionnaires pour gérer les campagnes d’un groupe donné.
Cette fonction d’équipe à de multiples usages : créer un groupe pour les commerciaux, pour l’équipe de communication ou de marketing, pour les managers, etc. Au moment de lancer ou modifier une campagne, il est alors très simple d’affecter une signature mail spécifique par groupe.
Cette possibilité de segmenter s’avère précieuse pour un grand compte organisé en filiales ou avec différentes entités. Un groupe organisé par marque et décentralisé aura besoin que chacune de ses filiales puisse gérer sa propre signature mail Outlook et bénéficier d’un administrateur local délégué. Cette autonomie par entité ou filiale est aussi nécessaire pour répondre à des exigences locales, comme les normes légales et clauses de non-responsabilité dans les pays anglo-saxons, ou encore afin que chacun puisse mener ses campagnes marketing de manière indépendante.
Sur un principe similaire à celui de la création de groupe, vous pouvez créer des filiales en fonction de critères spécifiques. Le plus courant est le pays, mais d’autres critères peuvent aussi être choisis (un groupe spécifique, un nom de domaine…). Pour nommer un administrateur de groupe, notifiez-le par mail. Voyez notre article dédié pour déléguer la gestion des signatures email Outlook. Cette autonomie donnée aux filiales cloisonne l’activité, mais l’administrateur global bénéficie toujours de tous les droits sur les annuaires et conserve une supervision de l’ensemble.
Le déploiement et la maintenance des signatures Outlook peuvent être fastidieuses pour l’équipe IT. Heureusement, l’intégration de Letsignit à Office 365 — une suite couplée au cloud Azure — a un impact très faible aussi bien sur le système d’information que sur les ressources humaines de l’équipe IT. La synchronisation de l’annuaire et son actualisation se règle en quelques clics.
De même, si votre annuaire et serveur Exchange sont déployés au sein de votre entreprise — On-Premise — ou en cours de migration, une API et un connecteur vers Letsignit permettent d’intégrer la plateforme de signature et d’automatiser son déploiement. Mieux, en vous donnant la possibilité de personnaliser les attributs des utilisateurs, des champs spécifiques peuvent être dédiés à l’enrichissement des informations des utilisateurs. Résultat, l’annuaire est actualisé en temps réel et les informations continuellement à jour. Une tâche auparavant fastidieuse, donc rarement effectuée.
Sur le versant de la sécurité, l’intégration avec Office 365 (Microsoft 365) et Azure fournit nativement uneauthentification unique et transparente pour l’utilisateur – ce que l’on nomme le seamless Single Sign On (SSO). Pour l’utilisateur, une connexion à son compte Office 365 lui donne accès automatiquement à Letsignit sans besoin de s’authentifier à nouveau. Un bénéfice pour la hotline, dont une grande partie des interventions consiste d’ordinaire à réinitialiser des mots de passe oubliés.
Par ailleurs, avec la prise en charge de ce seamless SSO, la solution s’adapte à la politique sécuritaire de l’entreprise et s’insère dans tout type de gouvernance du chiffrement. Cette souplesse du service Cloud permet à la DSI de se décharger de la gestion de la signature mail, grâce à la facilité de déploiement et aux possibilités de délégation. Avec un avantage décisif à la clé : apporter un service à valeur ajoutée aux utilisateurs sans alourdir la todo (déjà bien chargée) de l’équipe IT et sans complexifier le SI.
L’intervention de l’IT est réduite à la portion congrue, sans ajouts de couches intermédiaires ou interventions pénibles dans les serveurs de l’entreprise. Pour un investissement minimal des équipes IT et un déploiement sans frictions, le bénéfice utilisateur et pour l’entreprise est rapide à démontrer.
En matière de signatures aussi, le choix du cloud est important. En se reposant sur une intégration forte avec Microsoft 365 (Office 365) et le cloud Azure de Microsoft, Letsignit offre unvecteur de communication centralisé, standardisé, aligné avec les normes internes et sécurisé face aux contraintes et menaces externes. Cela assure une protection maximale contre les cyberattaques et autres menaces liées à toutes tentatives d’intrusion ou de détournement. De même, les certifications ISO et certifications du cloud Azure garantissent la conformité avec les normes réglementaires par zone géographique. Un choix judicieux pour les entreprises du service public ou soumises à des contraintes légales et juridiques fortes.
La signature mail Outlook va bien plus loin qu’une carte de visite électronique, c’est un asset de communication à part entière. Qui peut aussi offrir une expérience utilisateur simple, ludique et efficace. Il serait dommage de s’en priver.
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
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As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
