C’est un défi bien connu des responsables marketing : assurer la visibilité et la personnalisation de ses messages auprès des bonnes audiences. Le mail reste le principal outil de communication avec elles, mais peu d’entreprises pensent à amplifier et à actualiser leurs messages en utilisant la signature de leurs collaborateurs.
Les chiffres sont éloquents : les salariés reçoivent en moyenne 121 mails chaque jour et en envoient 40. Dans le cadre professionnel, le taux d’ouverture de ces messages est de 100%, contre 23% seulement pour les campagnes d’emailing. Cela signifie qu’une entreprise qui compte 100 collaborateurs et qui déploie une signature automatisée et harmonisée se donne l’opportunité d’exposer son message… 80 000 fois.
Pourquoi se priver ? Facile à implémenter et à administrer en utilisant Outlook, la signature est un accélérateur de votre marketing aux nombreux cas d’usages. Tour d’horizon.
La signature e-mail est le parfait vecteur pour communiquer sur vos futurs évènements internes ou externes. Que ce soit pour annoncer un webinaire, une intervention à une conférence ou votre présence sur un salon, la bannière de la signature permet d’en faire l’annonce et d’en accroître la visibilité.
Lors de la conception, il ne faut d’ailleurs pas hésiter à inciter les récipiendaires à s’inscrire et à les renvoyer vers la page dédiée à votre évènement ; ajoutez un call-to-action clair pour inciter à cliquer. Vous retrouverez ici nos 4 astuces pour créer une bannière de com efficace. N’hésitez pas non plus à réaliser un A/B test pour mesurer la signature la plus engageante.
Une actualité marquante ? Un nouveau livre blanc, un billet de post ou un concours à promouvoir ? La bannière peut être actualisée en fonction du contenu à amplifier à l’instant T. La mise en avant de vos contenus aidera à capter de nouveaux prospects ou à réactiver des clients déjà acquis en les dirigeant vers un contenu utile en fonction de leur profil. Car en programmant vos campagnes depuis l’espace admin, il est facile de faire correspondre la signature au début du funnel de vente avec un contenu à forte valeur ajoutée ou, dans le cas d’un client, pousser un contenu destiné à le fidéliser : une vidéo d’un nouveau produit, une invitation à un webinaire ou autre.
La relation directe entre les collaborateurs et leurs interlocuteurs fait du mail le canal idéal pour des campagnes ciblées d’Account Based Marketing (ABM). Aujourd’hui, la plupart des interactions avec les interlocuteurs se basent sur Outlook comme solution de messagerie. Au point que les produits et services Office 365, Outlook.com, et OneDrive comptabilisent respectivement 7,1 millions d’abonnés, 400 millions d’utilisateurs actifs et 200 millions d’utilisateurs ! En profitant de la gestion dynamique des signatures, l’entreprise peut adresser un message personnalisé et ciblé en fonction du parcours pour renforcer le lien et l’engagement avec les interlocuteurs d’un compte spécifique. Le suivi des interactions permet de mesurer des résultats précis et quotidiens (nombre de clics par campagne, par signature ou par la combinaison d’une signature et d’une campagne, etc.) pour vous assurer des performances de vos actions marketing.
L’image de marque de l’entreprise est un facteur essentiel pour tout candidat. Bénéficier d’une signature de mail homogène et cohérente impacte positivement la perception d’un potentiel candidat – comme de vos autres contacts. Et pourtant… Avec la multiplication des filiales, des rachats ou tout simplement par absence de charte, les signatures des collaborateurs peuvent varier dans la forme et même sur le fond, y compris au sein d’un même service ! Entre les impératifs des ressources humaines et ceux des autres services, comment être sûr que chacun utilise le même modèle de signature ? Tout simplement en définissant une charte et un modèle commun.
La signature offre aussi un support pour diffuser vos offres recrutement. Un support, mais aussi un allié car vous pourrez dans un second temps, et au même titre que dans une campagne d’inbound, imaginer une séquence de contenu à chaque étape du processus de recrutement : créer de l’intérêt avec une vidéo corporate, puis proposer un contenu plus personnalisé en vue de l’entretien, etc.
La crédibilité d’une étude ou d’un sondage repose sur le panel de répondants et son volume. En s’appuyant sur les échanges électroniques de vos collaborateurs, la portée et la visibilité de vos enquêtes en seront multipliées d’autant. Là aussi, un call-to-action couplé à une bannière graphique augmentera le nombre de participants, de manière ciblée.
Allié précieux de votre marketing, la signature mail est aussi simple à gérer et à déployer depuis Microsoft 365 (Office 365) – finie la gestion lourde et chronophage.
Concrètement, un login sur la plateforme Cloud de Letsignit vous donne directement accès à l’interface d’administration de vos futures campagnes. Une fois votre logo téléchargé et le nom de votre entreprise renseigné, la connexion automatique à votre annuaire d’entreprise vous donne accès aux profils des collaborateurs. Vous pouvez aussi les ajouter manuellement, via l’utilisation d’un lien ou encore par l’importation d’un fichier CSV.
Trois étapes suffisent pour créer vos campagnes marketing depuis l’onglet « campagne » de l’interface :
C’est fait ! Vous pourrez ensuite mesurer les résultats avec l’outil d’analytique dédié et booster les performances de vos actions marketing.Derniers conseils pour des campagnes plus efficaces :
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
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