Bénéficier d’une signature mail homogène est un atout pour l’image d’une entreprise. Mais les cas d’usage où la délégation apparaît nécessaire sont nombreux :
En théorie, un administrateur global peut techniquement traiter toutes les signatures. Mais la réalité organisationnelle et géographique nécessite raisonnablement de déléguer cette gestion à des administrateurs dédiés, au plus proche des collaborateurs et des réalités du terrain.
Dans le cas de filiales réparties dans plusieurs pays, les pratiques sont en effet très variées. Outre la langue à utiliser, ces différences vont concerner les informations à embarquer dans les signatures, leur hiérarchisation ou encore leur rendu visuel. Résultat, pour éviter des échanges sans fin avec un administrateur global contraint de jongler avec les fuseaux horaires, la meilleure solution consiste à déléguer la gestion des signatures à un administrateur local. Chaque filiale ou entité gagnera en autonomie et en réactivité.
Dans la pratique, le cas le plus courant de délégation concerne les filiales d’entreprise.
Chaque siège local peut bénéficier d’une charte graphique spécifique, voire de logos différents, en accord avec ceux adoptés dans chaque zone géographique.
Letsignit permet d’ailleurs de choisir entre différents logos à intégrer dans vos signatures mail. Localiser les opérations marketing avec la réactivité nécessaire représente aussi un argument de plus pour confier la gestion des signatures mail à un administrateur local. Une fois cette gestion déléguée, chaque entité mandatée peut assurer l’entière gestion des signatures et des annuaires de manière autonome.
Pour réaliser cette délégation, il suffit depuis l’interface d’administration Letsignit de choisir l’onglet « filiale » dans le menu « Equipe ». De là vous entrez un critère unique pour créer votre filiale, par exemple Pays et la valeur associée : le pays cible ou toute autre variable présente dans l’active directory.
Une fois ces critères définis, reste à déléguer l’administration à un ou plusieurs collaborateurs de la filiale cible.
Autre cas de figure, votre entreprise peut avoir à gérer plusieurs annuaires (avec différents noms de domaine) tout en souhaitant piloter les licences depuis un seul compte global d’administration. Une situation fréquente dans le contexte de rachats de société. Pour y parvenir, il suffit de s’appuyer sur la fonction dite « multi tenant ».
Avec elle, des tenants (en quelque sorte des instances d’exécution) secondaires peuvent être ajoutés à un compte associé à un tenant principal. Une bonne manière d’isoler les différents annuaires au sein d’un même compte. Une fois le tenant créé et des licences allouées, un administrateur délégué peut être nommé. Bien entendu, à sa création le tenant est vide, il faut l’associer à un annuaire pour nourrir la liste des utilisateurs.
Selon les pays ou filiales, il faut parfois modifier les informations contenues dans les signatures ou au sein des annuaires.
Letsignit remonte d’Azure AD toutes les informations naturellement éligibles à une signature mail (numéro de téléphone, email, site web, fonction, adresse, etc.).
Mais pour s’adapter aux contraintes liées à la signature ou à la gouvernance d’une filiale, il est aussi possible d’ajouter des attributs et variables. Il peut s’agir d’attributs présents dans l’annuaire, un numéro d’identification (ID) pour recenser les membres d’un service par exemple, ou toute autre variable de nomenclature.
De plus, ces attributs peuvent être personnalisés au sein de Letsignit. Chaque filiale ou entité est en mesure de créer ses champs spécifiques, pour ajouter une Baseline dans le corps de la signature Outlook ou une notice légale.
Il existe de nombreuses personnalisations possibles, et chaque entité peut individualiser et enrichir ses champs, tant au niveau de l’annuaire que de l’interface d’administration de Letsignit.
Cloisonner et administrer les signatures mail par filiale ou entité ouvre de nouvelles perspectives, tant pour la communication que pour l’image de l’entreprise.
La souplesse de Letsignit autorise une délégation de son administration en quelques clics, sans manœuvre laborieuse ni dispositif technique complexe. Cette facilité à créer des entités séparées et autonomes tout en maintenant la supervision de l’outil par un « super administrateur » vous donne à la fois un contrôle total sur la plateforme et une délégation très fine et capillaire. Le meilleur des deux mondes.
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
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