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Vous avez sans doute déjà vécu cette situation : au moment d'envoyer une longue présentation, un reportage photo de votre voyage au Yucatán ou une vidéo souvenir de votre chien, un message d'erreur s'affiche, indiquant que la pièce jointe est trop lourde.
C'est bien pour éviter ce genre de situation que nous avons conçu ce guide ! Voici un tour d'horizon des meilleures solutions pour envoyer un fichier volumineux par mail, selon votre logiciel de messagerie et le type de fichier.
Avant de vous décrire comment envoyer un fichier volumineux par email, il est bon de connaître les limites de taille de pièces jointes imposées par les différentes messageries. Ces limites sont mises en place pour diverses raisons : sécurité des serveurs, prévention des délais trop longs, ou encore expérience fluide pour tous les utilisateurs.
Dans sa version en ligne comme sa version bureau ou intégrée dans l'écosystème Microsoft 365, Outlook propose généralement la même limite : entre 20 et 25 Mo par pièce jointe.
Cependant, le logiciel de messagerie vous propose des options pour contourner cette limite : vous pouvez notamment passer par le cloud OneDrive pour le partage de fichiers plus lourds. D'ailleurs, la plateforme vous suggère automatiquement cette option quand vous tentez d'envoyer un fichier trop volumineux. Dans la version gratuite de OneDrive, vous disposez de 5 Go d'espace de stockage. Pas mal !
La messagerie de Google fixe également la taille limite des pièces jointes à 25 Mo, ce qui suffit amplement si vous envoyez quelques photos ou un PDF de taille moyenne, par exemple.
Si vous dépassez cette limite, Gmail vous fait automatiquement basculer sur Google Drive : la pièce jointe volumineuse est dans ce cas transférée dans le cloud (votre espace Drive, dont la limite est de 15 Go pour la version gratuite) et un lien est intégré dans l'email. Une intégration très simple qui vous évite de passer par d'autres procédures comme la compression de fichier.
La limite proposée par Yahoo est également de 25 Mo, ce qui constitue en fait une limite standard pour les messageries les plus utilisées.
Comme avec les autres clients de messagerie, Yahoo propose automatiquement de faire passer une pièce jointe trop volumineuse par un autre outil. En l'occurrence, c'est son intégration à Dropbox qui vous permet de déposer vos fichiers les plus lourds : vous pouvez ainsi transférer grauitement jusqu'à 2 Go de vidéos haute définition ou gros dossiers, en quelques clics et en toute sérénité !
Côté transfert de fichiers lourds, Orange est légèremeent en retard par rapport à ses concurrents puisque sa limite de taille est définie à 10 Mo par pièce jointe.
Toutefois, là encore, un service de stockage cloud est mis à disposition des utilisateurs : vous pouvez passer par le cloud Orange (5 Go d'espace de stockage gratuit) pour transmettre vos documents volumineux via un lien de partage. Votre destinataire n'a qu'à cliquer sur ce lien pour accéder à vos fichiers.
Vous souhaitez contourner la limite de taille de pièces jointes rapidement et sans débourser un centime ? Challenge accepté ! Voici les solutions les plus efficaces pour envoyer un fichier volumineux par mail gratuitement.
Imaginez que l'on attache un millier de ballons d'hélium à un éléphant : le pachiderme se met à flotter, aussi léger qu'une plume... Enfin, c'est ce qu'on imagine. Les scientifiques dans la salle, n'hésitez pas à nous écrire si nous faisons fausse route.
Bref, cette image est une bonne illustration du service de transfert : grâce à une telle plateforme, votre gros fichier ne pèse rien dans votre email. Il est en effet uploadé sur la plateforme, puis partagé via un simple lien de téléchargement.
Pour partager gratuitement vos fichiers volumineux, faites donc appel aux solutions telles que WeTransfer, France Transfert ou Transfernow. Elles vous proposent un transfert de fichiers gratuit pouvant aller jusqu'à 2 Go !
Tous ces outils fonctionnent de la même manière :
Si vous ne souhaitez pas utiliser d'outil tiers ou que votre fichier dépasse légèrement la limite de taille, vous pouvez aussi le compressez en fichier zip. Cette méthode est simple, rapide, et souvent disponible nativement dans les différents supports de travail récents (tablette, ordinateur, smartphone).
Pour compresser un fichier au format zip sur un ordinateur, il suffit généralement d'effectuer un clic droit sur ledit fichier, puis de sélectionner l'option « Compresser ». Si cette option n'est pas disponible nativement, vous pouvez utiliser un logiciel de compression gratuit tel que 7-Zip.
Si vous voulez compresser un fichier au format zip depuis votre smartphone ou tablette, vous devrez soit appuyer longuement sur le fichier (iPhone/iPad) ou bien passer par la section « Fichiers » de votre support et choisir l'option de compression (Android).
Autre option très populaire auprès des pros pour l'envoi de fichiers volumineux gratuit et (presque) sans limite de taille : l'espace de stockage en ligne. Vous n'avez qu'à stocker votre fichier sur le cloud de votre messagerie, puis partager le lien avec vos correspondants.
Parmi les solutions cloud les plus utilisées, on compte notamment Google Drive, OneDrive, iCloud Drive ou le cloud Orange. Parmi les avantages de cette option : la sécurité, la rapidité et la synchronisation multi-supports.
Voici nos guides express pour les méthodes partage de fichiers lourds les plus courantes !
Attention : le lien de téléchargement WeTransfer est valable pendant 7 jours. Passé cette date d'expiration, votre destinataire ne pourra plus télécharger votre fichier.
ou
ou
Une solution artisanale mais efficace pour partager un fichier volumineux : réduire manuellement sa taille ! Voici comment procéder avec les 3 formats de fichiers lourds les plus courants.
Pour réduire la taille d'un fichier image :
Pour alléger un fichier vidéo :
Pour effectuer ces ajustements, le mieux est d'utiliser un outil de compression vidéo comme Handbrake ou VLC.
Pour diminuer la taille de vos fichiers PDF :
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Avec ces techniques, vos fichiers volumineux seront aussi légers que des bulles de savon, et prêts à être envoyés par mail !
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
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As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
Ajoutez simplement votre fichier en pièce jointe. S'il dépasse la limite de 25 Mo, Gmail vous propose automatiquement de passer par le cloud Google Drive et insère alors un lien dans l'email.
Pour envoyer des fichiers volumineux via Outlook, il vous suffit de passer par OneDrive. Votre messagerie vous propose automatiquement cette option si votre pièce jointe est trop lourde.
La taille maximum d'une pièce jointe dans Outlook se situe entre 20 et 25 Mo.
Vous pouvez soit créer un fichier ou un dossier zip (dans le cas de plusieurs photos), ou bien diminuer la résolution des photos.
Utilisez un outil de compression PDF, ou bien stockez votre fichier dans le cloud avant de partager le lien avec vos destinataires.
WeTransfer est effectivement disponible gratuitement. Dans la version gratuite, il est possible de partager jusqu'à 2 Go par pièce jointe.
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