Vous souhaitez faire connaître votre entreprise, développer vos ventes ou accroître votre notoriété et votre image de marque ? La communication externe vous permet d’entretenir une relation directe avec vos prospects, clients, partenaires et fournisseurs pour atteindre ces objectifs. Découvrez son rôle et son fonctionnement, ainsi que nos conseils et bonnes pratiques pour optimiser vos actions et votre stratégie à l’ère du numérique !
Elle a pour but de les informer sur l’actualité de l’entreprise, comme l’état d’avancement des projets en cours, le lancement de nouveaux produits ou les recrutements à venir. Elle vise aussi plus largement à les mobiliser et à les fédérer autour des valeurs et des objectifs de votre organisation.
Pour y parvenir, la communication interne se base sur des outils et des canaux différents de ceux de la communication externe, comme les newsletters internes, les publications sur votre portail intranet ou encore les réunions et les événements d’équipe.
Mettre en place une stratégie de communication externe efficace vous permet de répondre à de multiples objectifs, par exemple :
Quels que soient vos objectifs, vos actions de communication externe doivent réussir à véhiculer une image positive de votre entreprise. Pour être efficace, votre stratégie doit donc être structurée, cohérente et constante dans le temps.
La communication externe peut revêtir plusieurs formes en fonction de vos objectifs et de la cible de vos actions. En voici quelques exemples.
Comme nous venons de le voir, une stratégie de communication externe efficace s’appuie sur une série de canaux adaptés au message que vous souhaitez transmettre, par exemple :
Si chaque canal répond à des objectifs différents, une stratégie de communication externe efficace s’appuie sur la complémentarité entre chacun d’entre eux.
Le saviez-vous ?
La signature de mail professionnelle constitue un levier de communication discret, mais très efficace pour transmettre des informations sur vos nouveautés, vos offres spéciales, vos engagements ou vos actualités.
Voici les quatre principales étapes à suivre pour déployer une communication externe efficace.
Facilement personnalisable grâce à l’ajout d’une bannière mail, elle permet de diffuser efficacement certains messages ou d’orienter le destinataire de l’email vers d’autres contenus, comme votre site internet, votre page produit ou une campagne en cours.
Vous pouvez par exemple ajouter une bannière dans les signatures de mail de vos collaborateurs pour :
Comme pour n’importe quelle action de communication externe, vous devez respecter certaines bonnes pratiques, comme garantir la cohérence visuelle de votre bannière avec votre image de marque, mettre à jour régulièrement les informations pour éviter qu’elles ne deviennent obsolètes ou encore privilégier des messages simples. Pour cela, n’hésitez pas à vous tourner vers un modèle de signature Outlook prêt à l’usage comme ceux proposés par Letsignit !
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
.webp)
