Comment mettre en place une stratégie de communication externe efficace pour votre entreprise ?

Vous souhaitez faire connaître votre entreprise, développer vos ventes ou accroître votre notoriété et votre image de marque ? La communication externe vous permet d’entretenir une relation directe avec vos prospects, clients, partenaires et fournisseurs pour atteindre ces objectifs. Découvrez son rôle et son fonctionnement, ainsi que nos conseils et bonnes pratiques pour optimiser vos actions et votre stratégie à l’ère du numérique !

Qu’est-ce que la communication externe ?

Définition de la communication externe

Quelle est la différence entre la communication interne et externe ?

Elle a pour but de les informer sur l’actualité de l’entreprise, comme l’état d’avancement des projets en cours, le lancement de nouveaux produits ou les recrutements à venir. Elle vise aussi plus largement à les mobiliser et à les fédérer autour des valeurs et des objectifs de votre organisation.

Pour y parvenir, la communication interne se base sur des outils et des canaux différents de ceux de la communication externe, comme les newsletters internes, les publications sur votre portail intranet ou encore les réunions et les événements d’équipe.

Quels sont les objectifs et les avantages de la communication externe ?

Mettre en place une stratégie de communication externe efficace vous permet de répondre à de multiples objectifs, par exemple :

• Construire ou renforcer votre image de marque dans la durée en délivrant des messages réguliers et cohérents reflétant votre identité et vos valeurs ;
• Bâtir une solide relation de confiance avec vos prospects, clients, fournisseurs partenaires et investisseurs pour les fidéliser, en leur montrant que vous êtes à l’écoute de leurs besoins et capable de leur apporter des solutions ;
• Développer vos ventes en vous faisant connaître auprès de nouveaux publics, en communiquant sur vos lancements de nouveaux produits et services et en relayant vos campagnes de promotions ou vos offres spéciales ;
• Gérer des situations de crise en informant et en rassurant vos publics cibles suite à un incident (défaut sur un produit, polémique, conflit interne, fuite de données clients…).

Quels que soient vos objectifs, vos actions de communication externe doivent réussir à véhiculer une image positive de votre entreprise. Pour être efficace, votre stratégie doit donc être structurée, cohérente et constante dans le temps. 

Quels sont les différents types de communication externe ?

La communication externe peut revêtir plusieurs formes en fonction de vos objectifs et de la cible de vos actions. En voici quelques exemples.

• La communication commerciale ou publicitaire se révèle très utile pour promouvoir un produit, un service ou plus largement votre entreprise. Pour cela, elle s’appuie sur des supports variés (affichage, catalogues, prospectus, télévision, radio, presse…).
• La communication digitale (ou en ligne) peut être utilisée pour servir les mêmes objectifs, à la différence qu’elle s’appuie uniquement sur des canaux numériques comme vos comptes sur les réseaux sociaux, les publications de votre site internet ou vos campagnes de mailing. Aujourd’hui incontournable, elle permet aussi de maintenir un lien direct et plus personnalisé avec votre cible.
• Les relations presse regroupent vos actions de communication auprès des journalistes et des médias afin de renforcer votre visibilité et promouvoir votre image, vos produits ou vos services. Elles permettent de toucher un public différent des canaux digitaux et s’appuient sur l’envoi de communiqués de presse et la participation à des conférences de presse ou à des interviews débouchant sur des publications dans des journaux et magazines.
• La communication institutionnelle ne s’adresse pas uniquement à vos clients, mais aussi à vos partenaires, fournisseurs ou aux administrations publiques. Elle vise à renforcer l’image de votre entreprise en communiquant sur vos valeurs et votre engagement, par exemple en matière d’emploi local ou d’actions environnementales. Elle s’appuie notamment sur la publication de rapports annuels, l’envoi de communiqués de presse et la participation à des événements (conférences, salons…).
• La communication financière s’adresse plus particulièrement à vos investisseurs, actionnaires et partenaires financiers. Elle a pour objectif de les rassurer en mettant en avant vos réussites, telles qu’une hausse de vos ventes ou de votre rentabilité, ou vos objectifs (croissance, nouveaux lancements et projets…). Pour cela, elle s’appuie sur la publication de rapports financiers, l’envoi de communiqués de presse ou l’organisation d’événements permettant d’échanger avec ces différents acteurs. 
• La communication de crise vise à protéger la réputation de votre entreprise et à maintenir la confiance de vos clients, partenaires et employés suite à un incident, en les informant sur les actions prises pour y remédier. Pour cela, elle utilise des publications sur différents canaux (site internet, réseaux sociaux, presse…).
• Enfin, la communication événementielle consiste à participer à des événements (salons professionnels, conférences…) pour renforcer votre notoriété et établir des contacts directs avec vos potentiels clients, partenaires et investisseurs.

Comment communiquer en externe ?

Quels canaux de communication externe utiliser ?

Comme nous venons de le voir, une stratégie de communication externe efficace s’appuie sur une série de canaux adaptés au message que vous souhaitez transmettre, par exemple :

• Vos comptes sur les réseaux sociaux qui permettent d’interagir en direct avec vos prospects et clients, de partager vos actualités, d’humaniser votre marque et de renforcer votre notoriété ;
• Votre site internet qui fournit des informations complètes et actualisées sur votre entreprise, son histoire, ses valeurs et vos produits et services ;
• La presse et les médias traditionnels qui permettent de toucher un public plus large et moins présent sur internet ;
• L’envoi d’emails, qui donne l’occasion de communiquer de l’information sur vos produits/services, parler de votre actualité et garder le contact avec vos prospects ;
• Les événements qui favorisent le rapprochement et l’échange direct avec votre cible.

Si chaque canal répond à des objectifs différents, une stratégie de communication externe efficace s’appuie sur la complémentarité entre chacun d’entre eux.

Le saviez-vous ?

La signature de mail professionnelle constitue un levier de communication discret, mais très efficace pour transmettre des informations sur vos nouveautés, vos offres spéciales, vos engagements ou vos actualités.

Comment définir un plan et des actions de communication externe efficaces ?

Voici les quatre principales étapes à suivre pour déployer une communication externe efficace.

1. Définissez les objectifs de votre communication avant de lancer votre campagne. Il peut par exemple s’agir d’augmenter votre notoriété, d’attirer de nouveaux clients ou de renforcer votre relation avec vos partenaires ;
2. Choisissez les canaux de diffusion les plus adaptés à vos objectifs et aux usages de votre audience cible. Si vous souhaitez vous faire connaître auprès de potentiels clients en B2B, vous privilégierez la participation à des événements, les relations presse et la personnalisation de vos signatures de mails. Pour conquérir de nouveaux clients en B2C, vous opterez plus volontiers pour des actions de communication commerciale (affichage print, réseaux sociaux, envoi de flyers…) ;
3. Élaborez des messages clairs, concis, percutants et adaptés aux attentes de votre cible. Ces messages sont également l’occasion de vous démarquer de la concurrence. Ils doivent toutefois refléter votre identité et vos engagements et apporter une réelle valeur ajoutée à leurs destinataires ; 
4. Lancez votre campagne et analysez les résultats de vos actions grâce à des outils de reporting et des indicateurs de suivi adaptés à vos objectifs et aux canaux utilisés (nombre de retombées presse, augmentation de vos ventes sur une période donnée, nombre de nouveaux abonnements sur les réseaux sociaux…). Cette étape vous permettra d’ajuster votre stratégie de communication multicanale externe en continu.

Comment améliorer la communication externe de votre entreprise grâce à la signature de mail ?

Facilement personnalisable grâce à l’ajout d’une bannière mail, elle permet de diffuser efficacement certains messages ou d’orienter le destinataire de l’email vers d’autres contenus, comme votre site internet, votre page produit ou une campagne en cours. 

Vous pouvez par exemple ajouter une bannière dans les signatures de mail de vos collaborateurs pour : 

• Donner davantage de visibilité au lancement d’un nouveau produit ou à un événement que vous organisez. La bannière peut ainsi afficher un message du type « Découvrez notre nouvelle solution de gestion en ligne » ;
• Renforcer votre image de marque en incluant des mentions mettant en avant vos valeurs. Si vous êtes très engagé sur le plan environnemental, elle peut par exemple s’accompagner d’une mention comme « Nous nous engageons au quotidien pour un futur plus écologique. » ;
• Gérer une crise et rassurer vos interlocuteurs avec un message empathique indiquant que votre entreprise est mobilisée, comme : « Nous restons à vos côtés » ;
• Fidéliser vos clients en les incitant à s’intéresser à vos offres spéciales ou remises en cours avec un message du type « -10 % sur notre gamme professionnelle ».

Comme pour n’importe quelle action de communication externe, vous devez respecter certaines bonnes pratiques, comme garantir la cohérence visuelle de votre bannière avec votre image de marque, mettre à jour régulièrement les informations pour éviter qu’elles ne deviennent obsolètes ou encore privilégier des messages simples. Pour cela, n’hésitez pas à vous tourner vers un modèle de signature Outlook prêt à l’usage comme ceux proposés par Letsignit !

‍