Par

Amandine Fernandez

Head of Acquisition

Nombreux sont les motifs qui peuvent conduire une entreprise à changer : nouvelles technologies à intégrer, changement du cadre légal (RGPD par exemple), commercialisation de nouveaux produits ou services, mise en place de process, dématérialisation, externalisation de certaines activités… Leur point commun ? Tous les facteurs du changement nécessitent une communication mobilisant tous les canaux, tous les touch points.

Quand une entreprise se lance dans la conduite du changement, les acteurs (managers, collaborateurs, dirigeants) doivent connaître et comprendre les évolutions attendues : nouvelles pratiques, rôles redéfinis, nouvelles règles ou compétences... En effet, le changement n’est pas seulement intellectuel, cognitif, mais aussi culturel et comportemental. Une conduite du changement réfléchie est essentielle pour assurer l'adhésion des équipes et la réussite du projet. Elle repose notamment sur une communication adaptée. L'entreprise doit communiquer autour de plusieurs thèmes :

Expliquer le changement, montrer son intérêt ;
Clarifier son objectif final ;
Rassurer les parties prenantes ;
Rendre ce changement concret, en détaillant ce qu'il va modifier pour les collaborateurs ;
Insister sur les bénéfices qu'ils en tireront et les inviter à dialoguer sur le sujet.

Pour réussir toutes ces étapes, une communication variée, soutenue, rythmée s'avère indispensable.

Il s'agit de mobiliser tous les canaux, tous les touch points, en amont, pendant et après le changement entrepris.

Un conseil : utilisez plusieurs canaux de communication. Comme chacun de vos collaborateurs sera plus sensible/ réactif/ présent sur tel canal plutôt que tel autre, veillez à ne pas vous contenter d'un vecteur unique et jouez, au contraire, sur tous les tableaux, tous les canaux.

De nombreux canaux à disposition

Selon le changement demandé, la culture interne et les outils en place, une entreprise pourra ainsi :

Mettre en place des groupes de travail ;
Recourir à des posters et affiches dans les locaux. Désuet, passé de mode ? Pourtant, une affiche placée dans les lieux passants de l’entreprise peut informer très facilement et grandement valoriser l’information. Ses limites : elle n’est vue que par les salariés passant devant son emplacement. Le contenu de l’affiche doit donc être aussi partagé sur d’autres canaux (email…) pour être vu par tous.
Penser à l'affichage dynamique. Un écran installé dans les pièces communes, type restaurant d'entreprise ou espace de pause-café a l'avantage d'être très visible et d'être mis à jour rapidement, pour proposer des contenus adaptés au calendrier du changement.
Programmer des réunions d’information, allant de l'onboarding, au début du processus, à des points d'étapes réguliers. Ces réunions pourront être animées soit par les responsables du changement, soit par les managers des équipes, soit par des "champions", i.e des salariés connaissant parfaitement les processus à modifier et désireux d'en faire la pédagogie auprès de leurs collègues.
Proposer des formations, mais aussi des tutoriels et des vidéos explicatives. Cela peut se faire en déployant une plateforme d'e-learning ou en intégrant différents contenus à l'intranet de l'entreprise.
Organiser des ateliers, des workshops dédiés à l'apprentissage d'un point précis ;
Dialoguer sur le réseau social de l’entreprise, qui apporte un aspect plus convivial aux discussions. L'objectif ici n'est pas d'informer, mais plutôt de discuter, de collaborer : poser une question, proposer une idée, etc.
Organiser des sessions de chat avec les dirigeants et/ou les porteurs du changement ;
Et s'appuyer sur les outils collaboratifs existants (Teams, etc.).

Ateliers et réunions demeurent incontournables

Donner du sens au changement favorise l’approbation et l'implication des équipes. Il ne faut donc pas oublier de recueillir leur feedback.

En fait les personnes n’attendent pas seulement d’être informées, elles aiment aussi pouvoir communiquer, c’est-à-dire échanger, partager leurs propres expériences et interrogations. À ce titre, les réunions apportent beaucoup, tant aux managers qu'aux collaborateurs, qui peuvent facilement remonter leurs impressions, voire leurs difficultés, face au changement amorcé.

Cela signifie que ceux qui pilotent un changement devront créer des rendez-vous réguliers pour faire le point sur les avancées.
‍L'idéal étant de prévoir des moments d’échanges formels (réunions, ateliers, formations) et d'autres plus informels, à la machine à café par exemple.

À charge pour l'entreprise d'adapter ensuite la conduite du projet et la communication en fonction des avis recueillis.

Un formidable outil marketing au service de la com'interne

Mais comment embarquer les équipes et bien communiquer quand de nombreux collaborateurs alternent désormais présence dans les bureaux et travail à domicile ?

Grâce à un canal à fort potentiel : la signature mail. Désormais, une solution comme Letsignit attribue une signature différente pour les emails envoyés en interne et pour ceux destinés à l'externe.

‍Résultat : un nouveau levier pour tous les sujets corporate – y compris, donc, la conduite du changement. Créez très simplement une bannière pour promouvoir des actualités, informations ou ateliers relatifs à votre transformation… Et offrez-leur une visibilité inégalée !

‍Retrouvez ici nos autres conseils pour réussir le changement à l'ère du télétravail.

Sources :

À propos de l'auteur

Amandine est la Head of Acquisition de Letsignit ! Initialement spécialiste du contenu, elle contribue aujourd’hui activement à la rentabilité des canaux d'acquisition : SEO, SEA, SMA, SMO… Amandine, c'est aussi l'un des piliers du Marketing chez Letsignit ! Depuis plus de 5 ans, elle participe et initie des projets et campagnes marketing qui retranscrivent systématiquement sa vision, sa plume et sa créativité (qu’on retrouve également dans toutes ses tenues colorées qui égaillent la journée de tous ceux qui croisent sa route).

À propos de Letsignit

Letsignit est une solution de gestion de signatures mail qui permet aux organisations de transformer les signatures mail de leurs collaborateurs en un média d'engagement 1-1 puissant pour leurs marques et leurs campagnes.

Questions
Fréquentes

Is it possible to track the number of clicks on email signatures?

Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.

You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.

If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.

Can we add links to social networks, our website, and appointment-setting applications such as Calendly?

With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.

And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.

Can employees update their signature information themselves (number, function, etc.)?

It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.

This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.

Why it is important to standardize our email signatures on a large scale to ensure our identity and brand image?

It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!

A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.

With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.

What is the user experience like for our employees?

If you opt for the Letsignit Add-in for Outlook, they will have a dedicated space in their Outlook account where they will be able to view the signatures and campaigns assigned to them.
If you opt for the Letsignit Desktop APP, they will be able to preview all their signatures and campaigns in this space. If they want to change their default signature to another one when sending an email, this will be done in their signature library in Outlook.

In both cases:

They preview their signature before sending an email and choose from signatures assigned to them.
Based on the permissions granted, they will also be able to modify their personal information such as their name, position, or address in these spaces.

In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.

Can my employees have multiple signatures available to them?

With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.

Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:

An English, Spanish, etc. version to adapt it to your audience
A signature template with timely promotional banners.
Use different formats of your logo according to your subsidiaries.
A signature for each of your branches.
Signature banners created especially for internal exchanges.
A simplified version for reply/forward of emails.

Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.

Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

Conduite du changement : jouez sur tous les canaux !

De nombreux canaux à disposition

Ateliers et réunions demeurent incontournables

Un formidable outil marketing au service de la com'interne

Vous cherchez un outil pour gérer vos signatures mail ?

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