Qui aime perdre son temps en meeting ? Échanger des courriels sans fin ? Devoir décrocher son téléphone pour régler la moindre question ? Jongler entre différents sites et logiciels pour consulter un document ? Selon une étude récente, 84 % des dirigeants estiment que la réussite future de leur entreprise dépend de leur capacité à repenser les méthodes de collaboration des équipes. Le même pourcentage estime indispensable la mise en place d'un espace de travail connecté. L'intérêt des solutions SaaS de planning et de collaboration est ici : agréger en un point unique l'ensemble des éléments nécessaires à la bonne conduite d'un projet, type campagne marketing - calendrier, assets, taches, personnes concernées, etc.
L'objectif est bien d'aider le directeur ou le chef de projet dans toutes les étapes de sa mission, dans les moindres détails. Pour ce faire, un outil de travail collaboratif en mode SaaS vous permet de gagner un temps précieux en centralisant toutes les informations du projet : où en êtes-vous du planning global comme de l'avancement de chaque projet, qui a la charge de telle tâche, quelles questions restent en suspens, quelles ressources peuvent encore être activées… Fini, les réunions à rallonge ! Il diminue également les problèmes récurrents, type manque de communication et versioning de documents.
Si beaucoup de planning projet prennent la forme d’une feuille de calcul, dans la pratique ce choix s’avère discutable : le rendu n’est pas des plus lisibles, les éditions et manipulations d’informations parfois complexes, la gestion des droits pas toujours adaptée… Ces limites émergent d’autant plus qu’il existe aujourd’hui des solutions SaaS dédiées à la collaboration.
Comme toujours, les critères de choix dépendent de vos besoins et de ceux de votre équipe : souhaitez-vous mieux échanger ou avez-vous besoin avant tout d'organiser de nombreuses tâches en parallèle ? S'agit-il d'un besoin ponctuel ou régulier ? Combien de personnes devront exploiter cette solution SaaS ? S'agit-il d'utilisateurs à l'aise avec la conduite de projets et les nouvelles technologies ? Dans tous les cas, les solutions de collaboration proposent un même noyau de fonctions.
Les fonctionnalités incontournables :
Le marché de la collaboration étant l’un des plus dynamiques de la stack martech, il n’est pas simple de faire son choix. La bonne pratique consiste souvent à tenter un essai de quelques semaines avant une adoption définitive. Sur ce chemin, il est probable que vous rencontriez l’une de ces solutions…
Avec ses tableaux de type Kanban, Trello est assurément l’une des solutions SaaS de collaboration parmi les plus connues. Avec cette particularité, Trello donne à voir un projet entier en un seul regard. Concrètement, la solution propose un système de tableaux avec des colonnes et des cartes. Chaque colonne peut correspondre à une mission précise ou à une étape du projet, avec par exemple des colonnes « À faire », « En cours », « Rendu » et « Validé ». Les cartes représentent les différentes tâches à effectuer ; elles peuvent contenir des pièces jointes, des commentaires, des liens externes et même un calendrier pour planifier une échéance. Cette simplicité rencontre aussi ses limites pour des projets ou des organisations complexes et à grande échelle…
Avec des tâches qui peuvent être visualisées selon différentes méthodologies (vue liste, tableaux Kanban, calendrier, gantt...), Asana vise la polyvalence. Des pages d’équipe facilitent le partage des idées et des conversations, la gestion des droits et des notifications s’avèrent suffisamment fines pour travailler de manière dense et à grande échelle. Chacun peut aisément visualiser ses tâches, ses échéances et ainsi les prioriser. La solution se distingue aussi par le très large éventail d’applications (bureautique, stockage, email automation...) avec lesquelles elle peut s’intégrer…
Réputé pour la qualité de son expérience utilisateur, Monday se caractérise par une combinaison de fonctions – entre liste de tâches, suivi de projet et collaboration – très équilibrée. Si la solution n’offre pas forcément autant de fonctions ou d’intégrations avec des solutions tierces que ses concurrents, elle s’avère toutefois personnalisable et très souple à l’usage. Avec à la clé un cycle d’adoption par les utilisateurs réellement très court….
À mi-chemin entre la base de données et le tableur, Airtable fait partie de ces solutions SaaS « no code » qui permettent aux utilisateurs de construire de multiples applications. Autrement dit, Airtable n’est pas directement utilisable en tant qu’application de collaboration, mais peut être facilement utilisée pour la gestion de projets marketing. De nombreux modèles sont disponibles qui tirent parti des différentes vues proposées par l’outil : cartes, calendriers, tableaux Kanban, diagrammes de Gantt, etc.
Quel que soit votre choix final, toutes les solutions évoquées ici vous permettent de gérer des calendriers multiples, en y intégrant tous vos assets : planification social media, campagnes emailing, campagnes paid, production de contenus, sans oublier les signatures mail.
C’est tout l’enjeu et la complexité de ces planifications : il faut s’assurer qu’elles contribuent de manière cohérente à de grandes séquences (par exemple, la promotion d’un événement) et, en même temps, que les règles du jeu sont respectées pour chaque point de contact. D’où l’intérêt de s’appuyer à la fois sur une planification globale et sur les solutions propres à chaque canal.
Voilà pourquoi, pour un canal tel que les signatures mail, il s’avère de pertinent de l’intégrer à la planification globale tout en tirant parti de Letsignit pour garantir la performance et la conformité technique et visuelle des signatures.
Notez que Letsignit prend aussi le soin d'embarquer ses propres fonctions collaboratives, pour s'adapter à votre organisation. Ainsi, la fonctionnalité multi-filiale vous aide à donner leurs propres espaces de travail à vos différentes entités pour déléguer efficacement la gestion des signatures. De la planification à l’exécution, des solutions SaaS sont aujourd’hui matures pour traiter à grande échelle les signatures mail comme un canal marketing à part entière au sein de votre planification globale.
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
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