Letsignit est une solution de gestion de signatures mail qui permet aux organisations de transformer les signatures mail de leurs collaborateurs en un média d'engagement 1-1 puissant pour leurs marques et leurs campagnes.Il s'agit donc de construire une stratégie complète, avec un calendrier adapté, et de guider les équipes vers le changement à travers une communication adaptée.
La signature mail se révèle un puissant allié pour le change management. D'autant plus que les solutions les plus avancées telle que Letsignit permettent de créer des signatures uniquement dédiées aux destinataires internes, salariés de l'entreprise.
La signature mail devient alors un canal supplémentaire pour la communication interne, très utile quand une entreprise doit se transformer. Car la signature offre un véritable contenu, éditorialisé, marquant visuellement et riche d'information. Il suffit d'y placer un CTA (Call-to-Action) renvoyant vers une page web - idéal pour toucher les salariés. Quelques exemples de messages qui peuvent être ainsi portés.
La conduite du changement s’inscrit dans une réflexion à long terme et se déploie à travers une stratégie réfléchie. Pour partager cette vision et convaincre les salariés de sa pertinence, organiser un kick-off sous forme de webinar peut s'avérer pertinent. Il réunit et fédère toutes les forces vives de l'entreprise, leur présente la direction prise, détaille les raisons de ce choix, les étapes du changement, ce qui est attendu des collaborateurs, comment ils seront accompagnés, etc. C'est aussi l'occasion de répondre aux questions posées, de rassurer face à de possibles objections.
Pour soutenir le process de changement tout en maintenant la motivation des équipes, des réunions d'étape sont indispensables. Annoncées à l'avance par les signatures mail, elles seront bien visibles, leurs objectifs connus à l'avance et détaillés - réalistes, clairs, et atteignables.
Idéal pour motiver les collaborateurs à y assister ! De Microsoft Teams à Zoom, les solutions ne manquent pas pour organiser ces points d'étapes facilement, à moindre coût. Une fois la plateforme choisie, restera à peaufiner le contenu : présentation PowerPoint, démonstration en direct, ateliers participatifs… Le format choisi dépendra de l'objectif.
Accompagner la montée en compétence des collaborateurs, les former aux nouveaux outils et process, bien expliciter toutes les étapes du projet, présenter un espace dédié, mais aussi dissiper les peurs et répondre aux appréhensions… La formation est indissociable de la conduite du changement.
L'idéal : alterner session collective (toute l'entreprise suit une présentation) et ateliers en petits groupes. Cela représente bien sûr un travail important, mais nécessaire pour, in fine, accélérer la transition et le change entrepris. Annoncer ce type de formation via la signature mail aide aussi à intégrer les salariés en télétravail dans la transformation de l'entreprise et peut leur fournir des trucs et astuces pratiques, clé-en-main.
Go Live sur une nouvelle plateforme, bascule d'une solution à une autre, déménagement des équipes, lancement d'une nouvelle offre après du public…
Certaines dates sont à marquer d'une pierre blanche. Grâce à la signature mail, tous les collaborateurs en sont informés. Les responsables du projet de transformation peuvent ainsi partager des objectifs datés, compréhensibles, segmentés et quantifiés. Le fait d'éliminer tout flou, toute zone d'ombre élimine les incertitudes et aide tous les salariés à partir dans la bonne direction. Un doute sur le calendrier ? Il suffit d'ouvrir sa messagerie pour le dissiper.
Pour s'assurer que les collaborateurs adhèrent au changement et qu'ils ont les moyens d'adapter leurs pratiques aux nouvelles directives, recueillir leur feedback est un prérequis de la réussite du changement.
Satisfaction, compréhension, demande particulière : des sondages internes réguliers apportent de précieuses informations et vous aident à adapter les fonctionnalités de l’outil au plus près des enjeux du projet ainsi qu'à améliorer votre programme en fonction des retours d’expérience. Nul besoin, d'ailleurs, d'être très détaillé, tout tient parfois en une seule question (« Êtes-vous satisfait de la mise en place de notre nouvel ERP ? OUI – NON »).
Pour transformer l'entreprise, rien de tel que des résultats à court terme. Les responsables du changement veilleront donc à déterminer des objectifs intermédiaires, puis à annoncer, via la signature mail, qu'ils ont bien été atteints.
Célébrer les victoires, petites ou grandes, encourage chacun à prendre conscience que l’équipe et l’entreprise sont capables de changer. Et que le mouvement ainsi initié peut se poursuivre avec succès. De la préparation au déploiement puis à l'analyse des résultats, chaque élément peut être valorisé pour inscrire le projet dans la durée.
Bascule réussie, déménagement achevé, satisfaction des clients face à la nouvelle proposition commerciale…
N'hésitez pas à reconnaître et remercier l’effort des employés. Ils se sentiront appréciés et reconnus et conserveront plus facilement leur engagement et leur motivation.
Avec une signature mail cohérente et réservée aux destinataires internes, une entreprise s'offre un nouveau canal de communication, particulièrement utile en période de changement. Une simple bannière pour favoriser l'adoption du change ? Bienvenue dans le monde d'après.
Sources :
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
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As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
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