Sans oublier un point crucial, mais parfois négligé : l'information. Une information claire, accessible et variée est un atout indispensable pour entretenir la motivation des équipes et réussir le changement. C'est décidé, il faut changer. Vous avez identifié les process à améliorer, la nouvelle offre de service à lancer ou faites carrément pivoter votre entreprise pour faire face aux conséquences de la crise sanitaire… Ne reste plus qu'à commencer.
Bien sûr, se lancer à l'aveugle serait contreproductif. Le changement en entreprise doit être réfléchi, planifié et ciblé. Et prendre en compte ce paramètre essentiel : une entreprise ne change que par ceux qui la composent. Au-delà d’une politique générale, imposée par le haut, c’est le comportement adopté par chacun des collaborateurs qui scellera la réussite ou l’échec d'une volonté de changer. Tout changement en entreprise doit ainsi prendre en compte les inévitables résistances personnelles, les enjeux particuliers pour chaque personne, chaque équipe. Bref, placer l'humain au cœur.
Pour ce faire, de nombreux leviers, de nombreux modèles existent, qui vont mesurer les facteurs de changement de comportement et les analyser en fonction de différents critères - motivation, capacité, complexité des ajustements demandés, etc.
Dans son ouvrage “65 Outils pour accompagner le changement individuel et collectif", Arnaud Tonnelé présente une matrice simple pour guider les réflexions sur un changement et prendre en compte les différents blocages possibles, qu’ils soient internes ou externes. Cette matrice repose sur 4 leviers :
Ces deux premiers points sont généralement bien pris en compte dans la conduite du changement. C'est moins le cas des deux composantes suivantes, pourtant tout aussi importantes :
Pour embarquer les collaborateurs dans le changement, les entreprises doivent bien prendre en compte ces deux points, faculté et moyen.
Elles pensent souvent le faire en mettant en place des actions de formation. Ces plans d'accompagnement sur les nouveaux outils, la nouvelle offre, etc. sont bien sûr nécessaires… Mais insuffisants. Car il ne s'agit pas seulement de former, mais aussi d'informer. C'est-à-dire bien communiquer sur la nature du projet à déployer, les étapes envisagées, les avantages espérés… Pour cela, dirigeants, équipes RH et managers de transition disposent d'un outil adapté : la signature de mail.
Elle recouvre en effet les 5 composantes de la communication interne qui vont s'avérer particulièrement adaptées à la conduite du changement :
Une politique de changement qui utilise le canal de la signature mail peut ainsi impliquer les cibles et les mobiliser, en les rendant acteurs de la transformation. Car si l’acte de formation est généralement ponctuel, la communication peut, elle, être continue, scénarisée, et c’est tout son intérêt.
L'entreprise a tout à gagner à intégrer, et à s'appuyer sur, une campagne de communication interne, via des bannières email. Celles-ci serviront à :
Il est par exemple possible de construire des bannières récurrentes ou ponctuelles, et de les cibler sur des groupes ou des objectifs spécifiques de l'entreprise.
Dernier point crucial : conduire le changement à travers une campagne de signatures mail aide aussi à valoriser et à communiquer les réussites d'étapes.
C’est alors la communication qui, sans effort, cultive le sens, soutient la motivation des collaborateurs et, au final, participe à la réussite du changement.
Sources :
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
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As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
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