Flashback. 1997. Une petite entreprise voit le jour dans le garage d’une maison de Scotts Valley, au cœur de la Californie. L’idée de départ est simple : proposer au grand public un service en ligne de location et d’achat de DVD directement livrés à domicile. Le modèle séduit, l’entreprise grandit tranquillement.
Pourtant, à peine deux ans plus tard, son fondateur suit son intuition et déclenche une première révolution : fin de la tarification à chaque DVD loué, place à un abonnement mensuel. D’aucuns ricanent et critiquent ce nouveau business model, des clients se détournent… L’histoire, elle, va trancher.
25 ans – et d’autres changements audacieux – plus tard, Netflix est devenu le géant que l’on connaît : 25 milliards de dollars de chiffre d’affaires, plus de 200 millions d’abonnés.
Les enseignements à retenir de ce petit rappel ? La plupart des entreprises doivent changer et se remettre en question, soit pour connaître le succès, soit pour le maintenir dans la durée. Digitalisation et nouveaux modes de travail, évolutions législatives et contraintes réglementaires (RGPD…), adaptation à la pression accrue de la concurrence, fusion ou réorganisation interne, création d’une nouvelle offre de service, externalisation d’un département, voire déménagement de tout ou partie du personnel… Les déclencheurs du changement sont nombreux.
La crise sanitaire les a encore accrus, poussant de nombreuses sociétés à faire évoluer leur modèle d’affaires, transformer leur mode de production, diversifier leur clientèle voire à pivoter vers une nouvelle activité.
Le changement en entreprise, c’est donc une réaction, et une adaptation, à des éléments déclencheurs, qu’ils soient exogènes (le marché, la clientèle, la concurrence…) ou endogènes (une nouvelle stratégie, un souhait interne d’évoluer).
On appelle “conduite du changement”, “pilotage de l’innovation” ou “management du changement” l’accompagnement de ce processus de transformation de l’entreprise.
Un changement en entreprise s’opère en plusieurs étapes, de la phase de lancement jusqu’à la phase de concrétisation/consolidation. Selon l’ampleur du projet, il est possible de s’appuyer sur un consultant spécialisé en accompagnement du changement ou de dédier, en interne, un collaborateur ou une équipe à la bonne gestion de cette transition.
La conduite du changement vise ensuite plusieurs objectifs :
Le changement ne peut donc s’aborder des seuls points de vue stratégique et financier, mais doit tenir compte de la complexité de l’organisation et de sa culture propre. L’objectif : s’assurer l’adhésion des collaborateurs. Car une entreprise ne change que par ceux qui la composent ; c’est le comportement adopté par chacun qui scellera la réussite ou l’échec de la transition. Un changement ne doit pas être “simplement” bénéfique pour l’entreprise, mais aussi directement profitable à chaque personne impliquée. Pour cette raison, plus une organisation compte de collaborateurs, plus le projet sera complexe : il faudra prendre en compte son impact sur toutes les personnes qui devront, d’une manière ou d’une autre, modifier leurs habitudes de travail.
Le changement doit donc leur apparaître légitime et pertinent. Il faut expliciter les raisons qui rendent le changement nécessaire, utile, voire urgent et incontournable. Détaillez sa logique, soyez transparent sur les enjeux, donnez du sens.
Quelles que soient les raisons qui poussent une entreprise à changer, les facteurs de réussite sont souvent identiques :
Les responsables de la transformation (équipe interne ou consultants externes) devront s’assurer de la prise en compte de tous ces facteurs de réussite et du suivi du plan d’action.
La communication se structure autour de deux axes majeurs : les raisons du changement pour l’entreprise (“c’est légitime et important, car…“) et les bénéfices pour les collaborateurs (“vous y gagnerez…“). Une communication efficace s’assure aussi que tous les éléments sont connus et partagés – important pour réduire les rumeurs et diminuer les phénomènes de résistance.
Ne pas se focaliser uniquement sur le contenu du changement – réorganisation, restructuration, innovation – car le plus souvent, le succès ou l’échec se jouera davantage sur la dimension “processus” et sur l’adhésion des équipes.
Il s’agit donc de mobiliser tous les canaux de communication, tous les touch points des collaborateurs. Et ce, sous forme collective – kick-off, réunions d’équipe, vidéos… – autant qu’individuelle, notamment utile pour désamorcer les blocages et remotiver les personnes réticentes.
Une part croissante des salariés exerçant désormais à distance, la conduite du changement doit aussi s’adapter au télétravail. Une communication variée et fréquente adressera différents axes :
N’attendez pas la fin du projet pour crier victoire ! Générer des succès d’étapes, reconnaitre chaque progrès aide en effet à créer de l’intérêt et à conserver l’implication des collaborateurs.
Une communication corporate efficace lors d’une transformation de l’entreprise doit faire preuve de souplesse et de réactivité… et offrir un accompagnement renforcé, personnalisé. Il est indispensable d’atteindre les employés où qu’ils se trouvent, à leur domicile comme sur le terrain, dans une boutique ou en usine, au siège comme dans les filiales. La signature mail permet tout cela.
Depuis quelques années, la signature mail est devenu un outil marketing et un canal de communication à part entière. La grande nouveauté est que les solutions les plus modernes permettent désormais de créer des signatures mail différentes selon que le destinataire appartient, ou non, à l’entreprise.
On peut ainsi créer, pour les destinataires extérieurs (clients, prospects, fournisseurs, partenaires…), une bannière invitant par exemple à télécharger un Livre blanc ou informant d’une promotion… Et créer une autre signature, destinée elle aux collaborateurs de l’entreprise, et qui portera les sujets corporate du moment – au premier rang desquels ceux concernant le changement.
La signature mail peut donc porter et soutenir la transformation de l’entreprise. Elle présente en effet plusieurs avantages. Elle amène l’information directement au collaborateur et la diffuse dans sa messagerie. Cela, de manière non intrusive, sans encombrer la boite de réception (à la différence d’un email dédié ou d’une newsletter classique). Résultat : vous envoyez moins d’emails, mais créez plus de contenus réellement lus.
D’autant qu’il est possible de diffuser des signatures en fonction de groupes de collaborateurs ciblés, ou sur des périodes définies pouvant correspondre précisément à la mise en place d’un nouvel outil. Un plan de communication complet peut facilement être déployé pour animer le projet de transformation et embarquer tous les collaborateurs.
Depuis le printemps 2021, Letsignit vous offre aussi la possibilité d’ajouter un bouton Teams dans votre signature. Plus besoin de changer de device, d’ouvrir un nouvel outil ou de fouiller son carnet d’adresse… Un clic suffit pour chatter en 1-to-1 avec votre interlocuteur.
Grâce à la gestion automatisée, modifier les signatures ne prend que quelques secondes et s’applique en 3 clics à l’ensemble des collaborateurs.
Autant de raisons pour les renouveler régulièrement et ainsi rythmer – et réussir – sa communication de changement.
Sources :
https://www.afci.asso.fr/wp-content/uploads/2017/12/Me_moire-Horlait-De_borah-Limpact-de-la-perception-du-changement-dans-la-mise-en-oeuvre-du-changement-1.pdf
https://fr.blog.businessdecision.com/les-3-piliers-changement-entreprise/
http://www.leadway.org/PDF/Organizing%20for%20successful%20change%20management.pdf
https://www.appvizer.fr/magazine/ressources-humaines/conduite-changement-definition
https://www.appvizer.fr/magazine/ressources-humaines/engagement-collaborateurs/resistance-changement
https://www.managersenmission.com/blog/manager-le-changement/
https://medium.com/bewizyu/les-4-leviers-du-changement-6b8f8132054a
https://www.managersenmission.com/blog/methodologie-conduite-changement/
https://www.journaldunet.com/management/efficacite-personnelle/1149438-comment-faire-adherer-a-un-changement/
https://site.vascoo-up.com/pourquoi-et-comment-faire-de-la-conduite-du-changement/
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
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