Elle permet d'authentifier l'expéditeur du mail, garantissant ainsi l'intégrité de vos échanges.
Pour marquer votre identité professionnelle, une signature mail bien conçue est aujourd'hui indispensable. Et la bonne nouvelle ? Que vous soyez ou non designer, vous pouvez créer une signature de qualité grâce à des outils de signature mail performants et simples à utiliser.
Que vous utilisiez Outlook, Gmail ou un autre service de messagerie (oui, oui, on vous voit, les gens @orange.fr), nous avons pour vous une liste d'outils adaptés à vos besoins ! Voici nos 7 outils de signature mail préférés à utiliser en 2026 !
Voici un aperçu des outils de signature mail présentés dans cet article. Pour en savoir plus, n'hésitez pas à cliquer sur l'outil de votre choix pour être redirigé à la section dédiée.
Si vous cherchez à créer une signature mail design sans avoir à tout faire par vous-même, un outil de signature mail sera le bienvenu. Quand on parle d'outil de signature mail, on pensera généralement à un générateur de signatures, à un logiciel ou une extension web.
L'idée derrière ceux-ci est de vous aider à créer et distribuer facilement des signatures d'email professionnelles sans avoir besoin de compétences en design ou en codage. Les outils les plus complets offrent d'ailleurs des modèles prédéfinis et des options de personnalisation pour intégrer des informations comme le nom, le poste, les coordonnées, et les logos des collaborateurs.
Les outils de signature mail peuvent faciliter la vie des collaborateurs d'une entreprise de plusieurs façons. Voici les bénéfices principaux que vous pouvez en tirer :
Les collaborateurs d'une entreprise peuvent donc bénéficier d'un énorme gain de temps et d'une facilité d'utilisation accrue, alors que les administrateurs bénéficient d'une maintenance simplifiée.
Comme nous sommes très modestes (*hum, hum*), nous allons commencer par nul autre que... nous mêmes ! Pas parce que nous sommes si autocentrés, mais parce que nous croyons réellement à la valeur de notre solution.
En utilisant Letsignit, la signature mail devient un levier de communication très puissant et non intrusif. L'outil vous assure une gestion automatisée et complète des signatures mail de l'ensemble des collaborateurs de votre entreprise, en plus d'offrir de nombreuses fonctionnalités avancées (gestion des filiales, vCards, intégrations de sondages, etc.). Letsignit est la solution idéale pour les moyennes et grandes entreprises qui souhaitent uniformiser les signatures des salariés ou qui souhaitent véhiculer des messages via l'ajout automatisé de bannières mail.
Quoi de mieux que de faire passer des messages supplémentaires au fil de vos échanges quotidiens, sans jamais perturber vos interlocuteurs ? Grâce à la puissance de campagnes marketing intégrées directement dans vos signatures e-mail, vous diffusez vos messages en toute discrétion, sans l’aspect parfois intrusif de la publicité traditionnelle ou des campagnes d’emailing.
Moyennes, grandes entreprises/grands groupes.
Logiciel intégré directement à votre solution de messagerie Outlook. Génère automatiquement la signature choisie pour l'ensemble des collaborateurs (très utile pour une entreprise avec un grand nombre de salariés). Grâce à la possibilité d'ajouter des bannières de communication, l'outil transforme votre signature en réel canal de communication marketing. Sécurité accrue.
Mise en place légèrement plus complexe.
Hubspot, un éditeur de logiciel bien connu, propose un générateur de signature mail gratuit et facile d'utilisation. Pour créer une signature avec cet outil, commencez par accéder au générateur de signature Hubspot. Choisissez un modèle parmi les options disponibles, puis personnalisez-le selon vos préférences.
Vous pouvez intégrer divers éléments tels que votre nom, votre poste, vos coordonnées et le logo de votre entreprise. Vous pouvez également inclure des liens vers votre site web ou vos réseaux sociaux. Aucune connaissance en code HTML n'est nécessaire, le processus est tout simple et accessible.
Une fois votre signature créée, Hubspot vous offre plusieurs options pour l'intégrer à votre client de messagerie. Que ce soit Gmail, Outlook, Apple Mail, Yahoo Mail ou d'autres, vous pouvez facilement copier votre signature ou son code source pour l'ajouter à vos emails.
Les freelances et petites entreprises.
Simple d'utilisation, avec plusieurs designs disponibles. Utilisation gratuite.
Fonctionnalités rudimentaires et peu scalables pour les plus grandes entreprises. Nécessite de copier-coller la signature.
Si vous avez envie de mettre les mains dans le cambouis (du design), Canva peut aussi se prouver fort utile. Outil web de design et de retouche graphique assez complet, celui-ci vous donne la possibilité de créer des signatures mail de qualité. Et au besoin, l'outil vous propose plusieurs modèles prédéfinis de signatures. Alors, si vous êtes en manque d'inspiration, nul besoin de partir de 0 !
Une fois le tout terminé, vous pouvez exporter votre signature en format image et vous n'avez plus qu'à l'intégrer à votre signature mail Outlook ou Gmail.
Les freelances et petites entreprises.
Accès à un belle banque de modèles de signatures. Possibilité d'obtenir un résultat design sans être expert.
Nécessite des connaissances en design. On doit exporter l'image et la réimporter dans son logiciel de messagerie (ce qui rend le changement de signature plus chronophage et peu efficace lorsque l'on souhaite utiliser la solution pour toute l'entreprise). Possibilité d'insérer un seul lien cliquable dans sa signature.
De son côté, Gimmio mise tout sur la simplicité d'utilisation. L'outil de signature mail propose de choisir un modèle de signature existant et son designer vous permet de le modifier avec vos informations.
Ici, nul besoin de compétences techniques ou de connaissances avancées en design. L'éditeur visuel est tout simple. Une fois votre signature réalisée, un simple copier-coller vous permet de l'ajouter à votre outil de messagerie. Au besoin, vous pouvez aussi copier le code HTML de votre signature ainsi créée.
Freelances et petites entreprises.
Simple d'utilisation, quelques fonctionnalités avancées, et possibilité de tester gratuitement pendant 7 jours.
Payant après 7 jours d'utilisation, les signatures sont créées sur un outil externe (pas d'intégration directe aux logiciels de messagerie), peu adapté pour les besoins des moyennes et grandes entreprises.
À la manière de Hubspot ou Gimmio, Si.gnatu.re propose un créateur de signature assez complet. Avec sa formule gratuite, Si.gnatu.re vous donne la possibilité de modifier votre signature pendant 30 jours. Pour la modifier pendant une plus longue période, il faudra payer.
À l'aide d'un formulaire, entrez les informations souhaitées, puis intégrez les images (un outil selfie permet même de vous prendre en photo !) et les icônes souhaitées, et finalisez le tout via le l'outil de design. Vous n'avez ensuite qu'à copier votre signature ou à récupérer son code HTML !
Freelances et petites entreprises.
Gratuit, et possibilité de modifier son design pendant 30 jours.
Absence de modèles préconfigurés. Nécessite de copier-coller la signature dans son logiciel de messagerie.
Si vous souhaitez plonger dans le design collaboratif pour créer votre signature, Figma est une excellente alternative. Outil web de design et de prototypage puissant, Figma vous permet de créer des designs de signatures mail de haute qualité avec une grande flexibilité. L'outil propose également plusieurs modèles prédéfinis de signatures pour vous aider si vous manquez d'inspiration ou de temps.
L'avantage principal de Figma et que l'application offre la possibilité de collaborer aisément avec ses collègues sur un même design. Vous pouvez donc travailler en commun sur différentes itérations de signatures mail et laisser des commentaires au besoin, puis exporter le design final validé au format de votre choix.
Freelances et petites entreprises.
Gratuit, et possibilité de modifier son design pendant 30 jours.
Absence de modèles préconfigurés. Nécessite de copier-coller la signature dans son logiciel de messagerie.
Déterminer quel est le bon outil de signature mail n'est pas une mince affaire ! Notre conseil principal (somme toute basique, mais assez important) est de commencer par déterminer quels sont vos besoins fondamentaux. Si vous êtes freelance et que vous avez besoin d'une simple signature avec photo et numéro de téléphone, il est clair que l'outil qui répondra à vos besoins ne sera pas le même que pour une entreprise de plusieurs milliers de collaborateurs.
Alors, n'hésitez pas à vous poser et à établir clairement quels sont les éléments que vous souhaitez présenter dans votre signature mail, puis à tester différents outils.
En résumé, plusieurs outils existent sur le marché, chacun ayant ses propres forces et faiblesses. Vous poser ces questions vous aidera à déterminer avec plus de précision lequel vous conviendra le mieux. Par exemple, HubSpot est apprécié pour sa simplicité d'utilisation, tandis que Letsignit offre une personnalisation beaucoup plus approfondie, automatisée, et sécurisée pour les moyennes et grandes entreprises. L'important est de trouver un outil qui non seulement répond à vos besoins actuels, mais qui peut également évoluer avec votre entreprise.
Signatures incohérentes entre les équipes et départements
Capacité limitée à communiquer en interne via l'email
Pas de moyen standardisé pour promouvoir des offres ou des messages d’entreprise
Mises à jour manuelles et chronophages des signatures des collaborateurs
Opportunités manquées d’engager les clients via les mails quotidiens
Pas de visibilité sur l’efficacité des campagnes de communication
Communication fragmentée entre départements
Signatures mail harmonisées et professionnelles pour tous les collaborateurs
Campagnes internes facilement déployées via des bannières dans les signatures
Bannières dynamiques qui promeuvent les offres et renforcent la culture d’entreprise
Gestion centralisée assurant des informations à jour automatiquement
Widgets de planification de rendez-vous et de vCard intégrés à chaque signature
Analyses en temps réel pour mesurer l’engagement et optimiser les performances
Image de marque unifiée et cohérence renforcée dans toutes les interactions
Plus qu'un simple moyen de communication, la signature mail fait partie intégrante de votre communication professionnelle. Elle renforce votre professionnalisme, votre image de marque et peut servir de point de contact supplémentaire avec vos interlocuteurs.
Notons que l'importance de la signature mail est d'autant plus grande que le volume d'emails échangés est en constante augmentation. Les plus récents chiffres parlent de 1,4 milliard de mails envoyés chaque jour, et ce, seulement en France !
Crédibilité professionnelle et image de marque
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Et si vous avez des questions spécifiques sur ce que la signature mail peut vous apporter comme avantages communicationnels et marketing ou comme bénéfices IT, n'hésitez pas à nous contacter. Notre équipe d'experts est disponible pour répondre à toutes vos questions sur l'univers de la signature mail et des avantages de ce canal de communication puissant.
Et pour tester la solution de signature mail leader sur le marché, n'hésitez pas à tester gratuitement Letsignit.
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
Bien sûr, il est possible de mettre en place une signature professionnelle sans passer par un outil spécialisé. En ce sens, les services de messagerie ont pour la plupart une section « signature » vous permettant d'afficher la même signature sous l'ensemble de vos messages. Or, cette section n'offre qu'une possibilité de personnalisation limitée (à moins que vous construisiez tout directement en HTML), et présente plus de risques d'instabilité.
Si votre objectif est uniquement d'intégrer votre nom et votre numéro de téléphone, par exemple, et que vous n'avez pas du tout d'intérêt pour l'aspect esthétique de votre signature : pourquoi pas ? Autrement, nous vous recommandons plutôt de passer par un outil de signature mail adapté.
L'utilisation d'un outil assure l'uniformisation de vos signatures et réduit le risque d'erreurs. D'une certaine manière, c'est votre image professionnelle qui est en jeu. Alors, mieux vaut faire en sorte de gérer au maximum les différents paramètres de celle-ci.
Alors, si vous nous n'utilisez pas d'outil de gestion des signatures, la méthode peut varier en fonction des clients de messagerie. Si vous êtes dans l'écosystème Microsoft, vous pouvez jeter un oeil à notre article dédié à la création de signatures Outlook. Sinon, n'hésitez pas à vous référer directement au support de votre client de messagerie.
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