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Dans un contexte pro où chaque email est une opportunité pour toucher son audience, la signature mail est devenue un incontournable de la communication. Mais derrière cet outil en apparence simple, se cache tout un vocabulaire riche et nuancé !
Entre les notions techniques, les termes marketing et les acronymes mystérieux que seul JB de l'IT semble comprendre, le jargon de la signature peut être un véritable labyrinthe. Pourtant, bien comprendre ces mots est crucial pour utiliser sa signature mail au mieux.
Pour vous éclairer, nous avons donc conçu un lexique complet de la signature mail. Vous y retrouverez des définitions simples, claires et applicables afin de maîtriser parfaitement votre signature et celles de vos teams.
Une signature mail regroupe l'ensemble des éléments visibles ajoutés automatiquement à la fin de votre mail. Comprendre les différents éléments qui la composent, c'est détenir toutes les clés pour concevoir des signatures cohérentes, impactantes et alignées sur vos objectifs.
Commençons par la base ! La signature mail correspond à un bloc de contenu intégré automatiquement à la fin d'un email. Son rôle de base est de contenir toutes les informations essentielles de l'expéditeur (nom, poste, entreprise, coordonnées), mais il ne s'arrête pas là !
La signature mail est une interface de communication à part entière et une extension de l'identité visuelle de l'entreprise. Elle contient ainsi des éléments visuels ou marketing, des liens dynamiques ou des boutons pour faciliter le passage à l'action. Elle permet d'uniformiser la communication, et constitue un point de contact clair et professionnel à chaque message.
Il arrive que l'on confonde signature mail et bannière mail, mais ces deux termes désignent des éléments distincts ! La bannière mail est un visuel intégré dans la signature mail, souvent placé en bas ou sur le côté.
On l'utilise plutôt à des fins marketing ou informative, par exemple pour communiquer autour d'un événement ou une nouvelle offre. Grâce à un visuel attractif, elle permet de mettre en valeur les informations importantes et donne envie de passer à l'action. Son visuel aligné avec l'identité de la marque permet aussi une communication impactante et renforce l'identité de la marque.
Ce terme désigne une information spécifique liée à l'expéditeur et intégrée automatiquement dans la signature mail : nom, prénom, poste, coordonnées, mais également informations plus avancées telles que la langue, le service ou la localisation.
Ces données sont particulièrement utiles dans une stratégie d'automatisation. Ils permettent de configurer des signatures mail personnalisées à l'échelle de toute une entreprise et garantissent une uniformisation de la communication.
Le disclaimer (aussi appelé mention légale) est un bloc de texte placé en fin d'email ou en bas de la signature, contenant des informations juridiques. Il peut par exemple s'agir de clauses de confidentialité, d'informations sur l'entreprise (numéro d'immatriculation, type de structure, etc), ou encore des avertissements sur le contenu du mail.
Souvent considéré comme secondaire, il est pourtant essentiel pour garantir des échanges sécurisés et le respect du cadre légal. Il ne faut donc pas le négliger !
Le CTA, call-to-action ou appel à l'action, c'est la petite impulsion qui permet de poursuivre ou d'approfondir un échange. Sous forme de bouton, de lien, ou même de simple phrase selon le support de com', il incite le lecteur à effectuer une action précise : prendre rendez-vous, s'inscrire à un événement, découvrir une offre ou télécharger un document.
Quand il est bien conçu (clair, attractif et engageant), le CTA est un levier de conversion, avec le potentiel de transformer chaque email en une opportunité business.
C'est souvent le premier élément visuel que l'on remarque dans une signature mail. Aux couleurs de la marque ou de l'entreprise, il permet d'identifier rapidement l'expéditeur en attirant l'oeil.
Quand il est intégré naturellement dans la signature, il contribue à rendre cette dernière plus professionnelle et à renforcer l'image de la marque. Il peut aussi contenir un lien qui redirige vers une page de l'entreprise, par exemple une page d'accueil ou de prise de contact.
Pour qu'il un affichage optimal sur l'ensemble des supports, le logo doit être au bon format, léger et bien dimensionné.
Il est possible d'intégrer des icônes de réseaux sociaux (plateformes de partage en ligne souvent sous forme d'applications) directement dans la signature mail. Ces icônes redirigent vers les pages Instagram, TikTok, Facebook, LinkedIn.
Bien intégrées, les icônes sociales insufflent modernité et dynamisme à la signature, tout en renforçant la visibilité de l’entreprise sur ses différents canaux. Elles offrent aussi un accès rapide aux contenus, actualités ou expertises partagés par la marque, ainsi qu'à son univers.
La vCard est un peu comme une carte de visite virtuelle, mais en mieux ! Il s'agit d'un format de fichier standard qui permet de partager rapidement et facilement les coordonnées d'un contact. Elle peut prendre la forme d'un bouton ou de CTA pour faciliter certaines actions, comme la prise de rendez-vous ou de contact.
Par la synchronisation d'un annuaire, la vCard permet, du côté de l'entreprise, d'ajouter et de modifier les informations des équipes en quelques clics. Les collaborateurs bénéficient ainsi d'informations pro uniques et toujours à jour.
Une photo de profil (photo en miniature du correspondant) est un élément fréquemment utilisé de la signature pour humaniser et identifier l'expéditeur.
Elle participe à créer un lien de confiance en plaçant l'humain au premier plan de la communication. Et, comme vous le savez, la confiance est la base d'une relation solide entre une entreprise/une marque et son audience !
Par ailleurs, une photo de profil de qualité, récente et homogène avec le reste des équipes assure un rendu vraiment pro.
Le lien tracké est un lien renforcé de paramètres de suivi qui permettent de mesurer les clics et les différentes interactions générés sur une signature mail. Avec ces outils, il est par exemple possible de voir combien de personnes ont cliqué sur un CTA, une bannière mail ou un lien vers le site web.
Ces outils, intégrés aux solutions de gestion de signature, sont utiles pour évaluer l'impact d'une campagne marketing et ajuster la stratégie au besoin. Grâce aux liens trackés, la signature mail n'est plus qu'une simple interface de contact, mais aussi un outil d'analyse et de conversion.
La signature dynamique est une signature capable de s'adapter automatiquement et en temps réel aux évolutions de l'entreprise. Les informations telles que les informations de l'utilisateur ou la campagne en cours peuvent être mises à jour à partir d'un même espace et synchronisées sur l'ensemble des signatures. Et ce, sans autre intervention manuelle de la part des collaborateurs.
Cette automatisation permet de diffuser des messages ciblés à grande échelle en très peu de temps. Une fonctionnalité qui aide à gagner en productivité, tout en prévenant les risques d'erreurs liées aux modifications manuelles.
Une signature mail bien conçue, c'est aussi un ensemble de paramètres techniques souvent invisibles au premier regard ! Poids, format, compatibilité et encodage, autant d'éléments à connaître car ils impactent directement l'affichage. Tout de suite, la partie technique de notre lexique.
C'est l'un des formats les plus utilisés pour la signature mail professionnelle. Le langage HTML permet d'intégrer différents éléments visuels, comme un logo, des couleurs, une mise en page, des boutons ou des icônes.
La signature HTML offre une grande liberté de personnalisation, ainsi qu'un rendu plus dynamique qu'une signature texte. En revanche, elle requiert de vérifier la compatibilité avec les différents clients mail.
Contrairement à la signature HTML, la signature texte ne permet pas d'intégrer des éléments visuels. Elle ne consiste qu'en du texte simple ainsi que des liens affichés de manière basique.
Bien que plus limitée visuellement, elle demeure une solution intéressante pour les professionnels qui cherchent une solution simple, paramétrable en quelques clics. Elle est par ailleurs compatible avec tous les outils de messagerie, tout en offrant un affichage léger et immédiat.
Le poids de la signature correspond à la taille totale du fichier, souvent exprimé en kilo-octets (Ko). Il englobe tous les éléments qui composent la signature : images, textes, liens, icônes ou polices.
Il vous est certainement déjà arrivé qu'un fichier ne s'affiche pas correctement dans un email. Ce bug est souvent lié à un poids trop important pour le service de messagerie. Un poids trop important peut ainsi affecter l'affichage, ralentir le chargement du fichier, voire bloquer complètement l'email.
Pour une communication pro parfaitement fluide, mieux vaut donc optimiser sa signature mail, notamment en évitant les fichiers inutiles et en intégrant des images légères.
À l'ère du tout-mobile, il est bien agréable (et nécessaire !) de voir apparaître ses fichiers, emails et sites web favoris en une demi-seconde. C'est cela que l'on appelle le responsive.
Ainsi, une signature mail responsive est une signature qui s'adapte immédiatement à la taille de l'écran sur lequel elle est affichée. Ordinateur, tablette ou smartphone, une signature optimisée est conçue pour apparaître et s'utiliser facilement sur n'importe quel support.
Une signature resonsive, c'est une expérience professionnelle optimale et une communication impactante en toutes circonstances.
Parce que la vie est faite d'imprévus, il peut arriver qu'un élément texte ou visuel d'une signature mail ne fonctionne pas correctement. Le fallback permet d'assurer un affichage complet même en cas de bug, comme une image bloquée, une police non prise en charge ou un élément HTML incompatible,
Par exemple : si votre image spéciale Fêtes des Mères n'est pas affichée en raison de sa taille ou de son format et que vous n'avez pas remarqué l'erreur, le fallback pourra être le logo de votre entreprise. En d'autres termes, le fallback assure un affichage stable et cohérent de votre signature, même dans un environnement technique variable ou limité.
Dans une signature mail professionnelle, il est possible d'intégrer des images de deux façons : l'image peut être hébergée ou embarquée.
La différence est simple : soit l'image est stockée sur un serveur et chargée en ligne via une URL. Dans ce cas, on parle d'image hébergée. Si l'image est téléversée depuis un ordinateur et ajoutée directement dans la signature, elle est embarquée.
Chaque option comporte ses avantages et ses inconvénients. Une image hébergée permet un email plus léger et donc plus d'espace de stockage sur la messagerie. Autre avantage : l'image hébergée peut être modifiée en ligne en quelques clics. Cependant, une image hébergée peut être bloquée par certains services de messagerie.
L'image embarquée permet un affichage immédiat si elle est bien optimisée. Elle prend en revanche plus de place et alourdit donc l'email.
Avez-vous déjà vu un codeur à l’œuvre ? Sur son écran, des lignes et des lignes de formules étranges entre crochets... Il s'agit du langage HTML, composé de balises. Ce sont ces éléments de codes en apparence anodins qui permettent de mettre en forme et de structurer la signature mail.
Chaque balise a un effet précis : mise en gras, choix d'une couleur, police, intégration de lien ou d'image, etc. Bien qu'invisible pour le correspondant, elles jouent un rôles clé dans la compatibilité et l'affichage de la signature. Si elles sont mal utilisées, elles peuvent par exemple empêcher un élément d'apparaître correctement ou créer une erreur selon la messagerie utilisée.
On parle de client mail pour désigner le logiciel ou l'application de messagerie utilisée par un correspondant. Parmi les plus populaires, on compte notamment Outlook, Gmail, Appel Mail, Yahoo ou encore Thunderbird.
Il faut savoir que chaque client mail définit ses propres règles d'affichage et lit différemment les signatures. Ainsi, par exemple, une signature configurée pour Outlook peut apparaître déstructurée sur Gmail. Il est donc important de tester sa signature mail sur différentes messageries pour assurer un rendu homogène pour tous les correspondants.
Il existe plusieurs plateformes et outils en ligne permettant de prévisualiser sa signature sur différents clients de messagerie. Litmus et Email on Acid figurent parmi les plus efficaces.
Dans le monde de l'écran omniprésent, la fatigue visuelle est un vrai enjeu de santé. Le mode sombre, c'est-à-dire la possibilité de remplacer les couleurs claires par des couleurs foncées, est donc une fonctionnalité de plus en plus utilisée sur les différents supports.
Or, ce mode peut directement impacter l'affichage de la signature mail. Lorsqu'il est activé, certaines couleurs ou éléments visuels peuvent en effet devenir illisibles. Il est important d'anticiper cet effet lors de la création de la signature, en privilégiant par exemple des contrastes bien choisis ou des images adaptées aux différents modes d'affichage.
Ne vous laissez pas intimider par cet acronyme étrange : il est plus simple à comprendre qu'il n'y paraît. Le CSS inline est une méthode de mise en forme qui consiste à intégrer directement les styles (police, couleurs, tailles, etc.) dans les balises HTML de la signature mail.
Cette technique est souvent favorisée pour maximiser la compatibilité avec les différents clients mail.
Avec le CSS inline, on assure en effet que les différentes caractéristiques de la signature mail restent stables d'une messagerie à l'autre. Votre team IT vous le confirmera : c'est un standard de mise en forme incontournable pour tout élément visuel d'un email.
Très employée en langage HTML, la table HTML permet d'organiser les différents éléments d'une signature (texte, images, logos, liens, etc.) en lignes et en colonnes.
Certains clients mail lisent mal certaines configurations HTML complexes. La table HTML permet de conserver une structure stable sur différentes messageries et sur une variété de supports, et de maintenir le même affichage quel que soit l'utilisateur.
Autre terme énigmatique de ce lexique : l'encodage Base64. Non non, il ne s'agit pas d'un mot tout droit sorti de Star Trek, mais d'une technique de codage bien réelle. Cette dernière consiste à convertir des fichiers en caractères intégrables directement dans le code HTML.
Avec cette technique, l'image ne dépend plus d'un hébergeur externe pour s'afficher dans la signature mail. Cependant, l'encodage Base64 alourdit la signature et peut ne pas être reconnu par certaines messageries. Il est donc employé dans des cas techniques spécifiques.
Concevoir une belle signature mail ne suffit pas ! Il faut aussi la mettre en place à l'échelle de l'entreprise. Voici les principaux termes à connaître pour comprendre comment une signature est administrée et déployée efficacement.
La signature centralisée fait référence au système dans lequel les signatures d'une entreprise sont gérées depuis un même espace d'administration. Grâce à ce système, les collaborateurs n'ont plus besoin de modifier leur signature manuellement : toutes les modifications sont effectuées au même endroit.
Ce dispositif garantit l'uniformité des signatures sur l'ensemble de l'entreprise, permet un gain de temps et réduit les risques d'erreur liés aux changements manuels. La signature centralisée est au cœur de l'offre des solutions comme Letsignit, mais il est aussi possible de centraliser simplement des signatures dans un logiciel de messagerie comme Outlook.
Vous l'aurez deviné : le mot multi-signatures désigne la possibilité pour un collaborateur d'utiliser plusieurs signatures en fonction du contexte. Par exemple, une signature peut être réservée aux communications marketing, une autre au support client, et une troisième à un événement de l'entreprise.
Une fonctionnalité qui permet de rester flexible : la communication peut être adaptée à l'interlocuteur ou selon différents objectifs. Les multi-signatures sont particulièrement adaptées aux petites et moyennes entreprises aux effectifs réduits, avec des collaborateurs multi-casquettes !
L'assignation est le fait d'attribuer une signature à un ou plusieurs utilisateurs. Elle peut être effectuée selon différents critères, comme le département ou le service, le poste, ou la localisation.
Avec l'assignation, chaque collaborateur reçoit automatiquement une signature personnalisée sans avoir à réaliser d'action manuelle.
Un template ou un modèle de signature mail est un support de base utilisé pour créer une signature mail. Sur un template, les différents éléments de la signature mail, tels que le logo, l'emplacement des coordonnées, la police ou les couleurs sont définis en amont. Il suffit ensuite de remplir le modèle avec ses propres informations.
Un template ou un modèle facilite la standardisation de la signature au sein d'une entreprise. Il permet non seulement un gain de temps, mais aussi de s'assurer que l'ensemble des signatures des collaborateurs sont alignées sur la charte graphique de l'entreprise. Si vous avez besoin d'inspiration, découvrez d'ailleurs nos exemples de signatures mail professionnelles.
Au sens général, un add-in est un module ajouté à une messagerie, comme Outlook ou Gmail, permettant d'intégrer facilement des fonctionnalités. Avec un add-in de signature mail, l'utilisateur peut intégrer automatiquement sa signature à ses emails depuis son espace de messagerie.
L'add-in fluidifie le déploiement des signatures mail et centralise leur gestion, par exemple pour la modification d'une campagne marketing. De plus, parce qu'il s'insère facilement dans la messagerie des collaborateurs, il permet une utilisation optimale de la signature mail sans perturber leurs habitudes de travail.
Une entreprise évolue sans cesse, et ses équipes avec ! Arrivées, départs, évolutions professionnelles, tous ces changements nécessitent des mises à jour régulières des infos collaborateurs.
L'annuaire, notamment Azure AD, développé par Microsoft, permet de synchroniser les informations en temps réel sur les signatures mail. Dès qu'une information est mise à jour, cette nouveauté apparaît dans la signature sans intervention manuelle.
On appelle déploiement, l'ensemble des actions et process permettant de mettre en place une signature mail à l'échelle d'une entreprise.
De la conception à la diffusion sur les différents canaux, en passant par l'assignation aux collaborateurs, le déploiement assure que chacun dispose de la bonne signature. Et ce, sur tous les supports et clients de messagerie.
La synchronisation équivaut à la mise à jour des données en temps réel sur les différents supports et canaux de communication. Pour la signature mail, ceci inclut par exemple la connexion des informations collaborateurs de l'annuaire avec les signatures.
Avec cette automatisation, toutes les évolutions de la base de données sont immédiatement reportées sur les signatures concernées. Résultat : des informations fiables et à jour.
Pour une entreprise, un message qui fait mouche, c'est un message adapté à l'audience . C'est dans cette optique qu'intervient la segmentation, c'est-à-dire, le fait de diviser les correspondants ou utilisateurs en groupes distincts selon des critères comportementaux ou démographiques.
Dans le cadre d'une signature mail, ceci pourra se traduire par une signature différente selon l'équipe. Par exemple, une équipe commerciale utiliser une signature avec une bannière promotionnelle, tandis qu'une équipe RH mettra en avant une campagne de recrutement dans sa signature.
Le mapping des attributs, de l'anglais map, « carte », est une cartographie des différents éléments d'une signature mail. Il permet d'associer les informations présentes dans une base de données avec les champs présents dans la signature. En d'autres termes, le mapping détermine quelle information apparaît, et quel est son emplacement.
Par exemple, un attribut « jobTitle » provenant d’un annuaire peut automatiquement alimenter le champ « poste » d’une signature. Pratique pour éviter les erreurs manuelles et s’assurer que toutes les informations utiles sont correctement renseignées dans les signatures des collaborateurs !
Dans le cadre de la signature mail, une règle conditionnelle est une consigne qui définit dans quel cas une information peut s'afficher. Sa logique est la suivante : « Si la condition X est remplie, alors le contenu Y peut s'afficher. ».
Par exemple, une bannière mail promotionnelle pourra s'afficher uniquement pour les équipes commerciales, ou bien le numéro de téléphone pourra être masqué pour certains postes. Ces règles permettent d'adapter automatiquement les signatures selon les besoins et le contexte de la communication.
Vous l'aurez compris : la signature mail est bien davantage qu'un simple bloc de coordonnées. C'est un levier marketing à part entière, capable de booster l'engagement et de fournir un retour sur l'efficacité d'une campagne grâce aux fonctionnalités de suivi. Voici les principaux termes marketing de la signature mail !
Une campagne de signature mail, c'est le fait d'intégrer les signatures dans les différents canaux utilisés par les collaborateurs pour diffuser un message. Il peut s'agir de faire connaître un événement, promouvoir un produit, visibiliser une campagne de recrutement ou distribuer un contenu téléchargeable.
Le message est diffusé via un CTA, une bannière ou un lien spécifique inclus dans la signature, pendant une période définie. Une technique de communication efficace, car le message est subtilement intégré aux échanges du quotidien.
Notion proche de la segmentation, le ciblage est le fait de déterminer quelle audience verra un message donné. Le public est défini selon différents critères, comme l'équipe, le pays, la langue, le poste ou l'ancienneté du client. Ainsi par exemple, une entreprise peut définir une bannière pour ses prospects, et une autre pour ses clients déjà acquis.
Cette approche assure une communication plus précise, adaptée au correspondant, et donc plus impactante.
Rien de tel qu'un retour détaillé pour ajuster sa stratégie ! C'est dans cette optique que se placent les statistiques, ou analytics pour nos amis anglophones. Il s'agit de données chiffrées qui reflètent les performances d'une signature mail : le taux de clics, le nombre d'impressions, ou encore les conversions générées.
Ces données sont de précieux indicateurs pour comprendre ce qui fonctionne auprès d'un public et ce qui doit être revu pour booster l'engagement. En d'autres termes : grâce à eux, la signature mail devient également un outil de pilotage marketing.
Toujours côté feedback, le Net Promoter Score ou NPS, est un indicateur permettant d'évaluer la probabilité qu'un client recommande une entreprise, un produit ou un service.
Il se base en général sur une question toute simple, du type « Recommanderiez-vous notre produit ? » et d'une note entre 0 et 10.
Une signature mail peut être utilisée pour collecter ce type de retour par le biais d'un bouton ou d'un lien. Cette technique est simple et rapide, et permet de suivre le niveau de satisfaction client de façon continue.
Le eNPS, pour Employee Net Promoter Score, repose sur le même principe que le NPS. Au lieu d'un retour client, il se concentre sur le retour des collaborateurs.
Ces derniers peuvent communiquer leur feedback sur les différents aspects de leur entreprise (qualité de vie, tâches, etc.). Ici également, les teams peuvent être invitées à répondre à un questionnaire, par exemple via un bouton directement intégré dans une signature mail ou une bannière.
Le eNPS est essentiel pour mesurer le niveau de satisfaction des équipes, puis éventuellement implémenter des changements pour améliorer leur vie professionnelle et booster l'engagement.
Il s'agit du pourcentage d'utilisateurs ayant cliqué sur un lien par rapport au nombre de personnes ayant consulté le contenu.
Par exemple : pour une bannière affichée 1000 fois dans une signature mail et ayant reçu 500 clics (beau score !), le taux de clic est de 50%.
Le taux de clic permet d'évaluer l'efficacité d'un CTA ou d'une campagne marketing. Un CTR élevé indique généralement un contenu pertinent et engageant.
Les impressions sont le nombre de fois qu'un contenu a été affiché à l'écran. Avec une signature mail, ceci peut par exemple correspondre au nombre de fois qu'une bannière mail ou un lien promotionnel a été vu par les destinataires.
Les impressions donnent une idée de la visibilité globale d'une campagne, y compris lorsque les correspondants ne cliquent pas sur un contenu. Elles permettent de mesurer la portée d'une communication, mais ne suffisent pas pour interpréter son impact !
La conversion, c'est l'action exécutée par un utilisateur après une interaction avec un support marketing, comme un email. Cette action peut consister en une prise de rendez-vous, un achat, une prise de rendez-vous, une inscription à un événement ou le téléchargement d'un contenu.
Dans une campagne de signature mail, la conversion donne une idée immédiate de l'efficacité de la communication. Parce qu'une signature mail efficace ne fait pas que donner de la visibilité : elle incite à l'action !
Si l'on devait traduire cet acronyme littéralement, cela donnerait « module de suivi de l'oursin »... Un nom étonnant qui n'a rien à voir avec l'animal marin, mais avec la société qui a développé cette méthode.
Les UTM, c'est un ensemble de paramètres intégrés à une URL qui permet de retrouver la source du trafic générés sur un site web. Les UTMs indiquent par exemple si une visite provient d'une signature mail ou d'une bannière.
L'A/B testing, c'est l'évaluation de deux versions d'un même élément afin de déterminer la plus efficace.
Tout élément d'une signature mail peut faire l'objet d'A/B testing, du design d'un bouton à la formulation d'un CTA, en passant par une bannière promotionnelle. Dans ce processus, une partie des destinataires reçoit la version A, tandis qu'une autre voit la version B. Puis, les performances de chaque version sont comparées pour identifier la plus impactante.
Grâce à l'A/B testing, il est possible d'optimiser progressivement les différents aspects d'une campagne à partir d'informations concrètes plutôt qu'en se basant sur son intuition.
Toute stratégie nécessite une planification : c'est l'enjeu du calendrier de campagne. Il consiste en une organisation chronologique des différentes campagnes diffusées via les signatures mail.
Ceci permet de souligner les moments importants de l'entreprise, comme les nouveautés produits, les événements, les campagnes RH ou les communications institutionnelles.
Un calendrier clair et structuré permet aux équipes d'anticiper chaque temps fort pour coordonner leurs actions, éviter les campagnes qui se chevauchent, et maintenir une communication efficace durant toute l'année.
Au-delà des aspects techniques et marketing, la signature mail comporte aussi des enjeux stratégiques pour l'entreprise. Au long terme, elle participe activement à renforcer l'image professionnelle, tout en garantissant aux utilisateurs une expérience fluide et sécurisée. Voici les principales notions à connaître pour intégrer les bonnes pratiques en matière de signature mail.
Il s'agit de la cohérence visuelle et éditoriale de tous les éléments qui composent la communication d'une entreprise, y compris la signature mail. Qu'il s'agisse du logo, de la charte graphique ou du contenu, chaque aspect est pensé pour constituer une identité reconnaissable, pro et uniforme.
Dans le cas de la signature mail, l'entreprise fait en sorte de concevoir des signatures homogènes pour l'ensemble de ses équipes. Le tout, bien-sûr, en conservant une certaine flexibilité pour adapter la signature à l'utilisateur et au contexte de l'échange.
La délivrabilité représente la capacité d'un email à arriver dans la boîte de réception du destinataire, sans être bloqué ni envoyé dans les spams. C'est un vrai enjeu de la communication 2.0, les filtres des messageries étant de plus en plus stricts !
Un certain nombre de facteurs peuvent influencer la délivrabilité, comme le poids de la signature mail, une image mal optimisée ou un lien considéré comme suspect. Pour une communication fluide qui touche sa cible, il est donc essentiel de concevoir une signature légère et fiable.
L'accessibilité repose sur le fait de rendre les contenus numériques compréhensibles et faciles à utiliser pour tous les destinataires. Elle prend particulièrement en compte les publics en situation de handicap visuel, moteur ou cognitif. Une signature mail accessible est conçue pour être lue et fonctionnelle sur tous les supports, et est compatible avec les outils d'assistance.
Rendre une signature accessible, c'est par exemple utiliser les bons contrastes, privilégier une police lisible (taille et style), ou encore proposer des textes alternatifs aux images. Une signature accessible, c'est un meilleur engagement, et surtout, un gage de l'engagement inclusif de l'entreprise.
Le RGPD, pour Règlement Général sur la Protection des Données, est le règlement européen qui régule la collecte, le traitement et l'utilisation des données personnelles. Il concerne les signatures mail, dès lors que ces dernières impliquent les informations personnelles des utilisateurs ou intègrent des outils de suivi.
Les données utilisées dans les signatures mail doivent impérativement suivre les règles de confidentialité et de transparence définies par le RGPD, sous peine de sanctions. Par exemple, si une signature comprend un lien tracké, les utilisateurs doivent en être informés.
La maintenance englobe toutes les actions permettant de garder les signatures mail à jour, fonctionnelles et sécurisées dans le temps. Ceci comprend notamment la mise à jour des visuels, coordonnées des collaborateurs ou campagnes en cours, mais aussi l'ajustement des paramètres techniques.
Avec une maintenance régulière, exit les erreurs d'affichage, les informations erronées et les liens brisés. La maintenance garantit que les signatures sont en accord avec l'évolution de l'entreprise, de ses objectifs et de ses besoins.
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Avec ce lexique, vous voilà paré·e pour des campagnes de signatures mail claires, efficaces, maîtrisées de A à Z !
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
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