Vous recevez parfois ces mails accompagnés d'une magnifique signature mail ? Grandiose, colorée, magistrale, la signature est si jolie qu'elle prend le pas sur l'ensemble de l'email (« qu'est-ce qu'il y était écrit, dans ce mail, déjà ? On y parlait de renvoi massif, de fin du monde ou de trucs du genre ? Peu importe, on a oublié. »).
Vos yeux se redirigent vers cette signature mail originale. Toutes les infos sont à leur place, les icônes des réseaux sociaux, ancrées pile au bon endroit, la photo de profil, n'en parlons même pas ! L'ensemble est vibrant, esthétique. Une véritable oeuvre d'art !
Et là, le vrai choc ! En cliquant sur « Répondre », vous voyez apparaître votre propre signature... Terne. Sans âme. Complètement triste-maussade. C'est comme si une personne avait oeuvré pour y transposer toute la misère du monde...
Et si vous aussi, vous aviez une vraie signature mail personnalisée pour changer ?
C'est possible. Et voici comment !
Mais vous n'êtes pas seul·e ! Voici les principales étapes pour créer votre nouvelle signature mail :
D'abord, commencez par dresser la liste des éléments qui doivent apparaître dans votre signature mail personnalisée. Voulez-vous y indiquer votre nom, prénom, votre poste (s'il s'agit d'une signature mail d'entreprise), votre numéro de téléphone, votre adresse ?
Voici les éléments les plus communs :
Ce qui peut ressembler à ça :
À vous de choisir ce qui est nécessaire d'être intégré et ce qui n'est pas pertinent.
Vient ensuite le moment de faire le design de votre signature. Préférez-vous lui voir des coins arrondis, ou carrés ? Votre photo de profil, vous la voulez bien centrée ou sur le côté ? Et les réseaux sociaux, on choisit quels types d'icônes ?
Tout ça doit être décidé consciemment.
Si vous avez une charte graphique sur laquelle vous baser, vous pouvez bien sûr partir de celle-ci ! Comme ça, tout n'est pas à repenser.
Faire une signature mail avec CanvaVous n'avez qu'à vous rendre dans la barre de recherche et taper « signature mail » et vous trouverez une foule de modèles de signatures prêts à l'emploi.
Personnalisez les couleurs, la typographie et ajoutez vos coordonnées en quelques clics. Avec la fonction « glisser-déposer , vous pouvez aussi intégrer facilement votre logo ou votre photo. Une fois satisfait·e du résultat, ne reste qu'à télécharger votre signature au format PNG pour une qualité optimale.
Attention cependant à respecter le format de signature recommandé !
Créer votre propre modèle de signatureMais, la réalité, c'est qu'il n'est jamais absolument nécessaire de partir de 0.
Vous inspirer de la bibliothèque de signatures de LetsignitSi vous cherchez à créer une signature mail sans dépenser un centime, plusieurs outils gratuits peuvent vous aider à concevoir une signature professionnelle et attrayante. Voici quelques options populaires :
HubSpot : HubSpot propose un générateur de signature mail gratuit et facile à utiliser. Vous pouvez choisir parmi plusieurs modèles, personnaliser les couleurs et les polices, puis intégrer vos informations de contact et votre logo. Une fois satisfait, vous pouvez copier votre signature en code HTML et l'ajouter à votre client de messagerie ;
Gimmio : Gimmio est un autre outil gratuit qui permet de créer des signatures mail en quelques clics. Il offre une interface intuitive où vous pouvez ajouter vos informations, choisir un modèle et personnaliser le design. Vous pouvez ensuite copier le code HTML ou l'image générée pour l'intégrer à votre messagerie ;
Si.gnatu.re : avec Si.gnatu.re, vous pouvez créer une signature mail gratuitement en remplissant un formulaire avec vos informations. L'outil génère ensuite une signature que vous pouvez personnaliser et intégrer à vos emails. Vous avez également la possibilité de modifier la signature pendant 30 jours avant de devoir payer pour des modifications supplémentaires ;
Générateur de signature HTML : cet outil vous permet de créer une signature mail en remplissant un formulaire simple. Vous choisissez un modèle, entrez vos informations, et l'outil génère un code HTML que vous pouvez copier et coller dans votre client de messagerie. C'est une solution basique, mais efficace pour ceux qui n'ont pas besoin de fonctionnalités avancées.
Ces outils sont parfaits pour les freelances ou les petites entreprises qui cherchent à créer une signature mail professionnelle sans investir dans des solutions payantes.
Letsignit est en effet une solution complète de gestion des signatures mail qui permet de créer des signatures professionnelles et d'ajouter des bannières de communication. Vous pouvez gérer les signatures de tous vos collaborateurs depuis une plateforme centralisée, assurant ainsi une cohérence et une uniformité dans la communication de votre entreprise.
Pour rendre votre signature mail interactive, vous pouvez ajouter des éléments cliquables, tels que des liens vers votre site web, vos réseaux sociaux, ou des boutons d'appel à l'action (CTA).
Nos conseils principaux sont les suivants :
La méthode pour créer une signature mail peut varier en fonction du client de messagerie que vous utilisez.
Voici comment procéder pour créer votre signature mail Outlook et votre signature mail Gmail.
Ouvrez Outlook et allez dans « Fichier > Options » ;
Sélectionnez « Courrier puis Signatures » ;
Cliquez sur « Nouveau » pour créer une nouvelle signature ou sélectionnez une signature existante pour la modifier ;
Utilisez l'éditeur pour ajouter du texte, des images, des liens, et des mises en forme ;
Enregistrez vos modifications et sélectionnez la signature par défaut pour vos nouveaux messages et réponses.
Ouvrez Gmail et cliquez sur l'icône des paramètres en haut à droite.
Sélectionnez « Voir tous les paramètres ».
Allez dans l'onglet « Général » et faites défiler jusqu'à la section « Signature ».
Utilisez l'éditeur pour créer ou modifier votre signature. Vous pouvez ajouter du texte, des images, et des liens.
Enregistrez vos modifications en bas de la page.
Pour ajouter un logo à votre signature mail, suivez ces étapes :
Une signature mail dynamique change en fonction du destinataire ou de la campagne en cours. Pour créer une signature dynamique, vous pouvez utiliser des outils comme Letsignit qui permettent de gérer et de personnaliser les signatures de manière centralisée. Vous pouvez définir des règles pour afficher différentes bannières ou informations en fonction du contexte.
Vous pouvez aussi intégrer des signatures avec des éléments cliquables et des GIFs animés (voir la section « Comment faire une signature de mail interactive ? ».
Vous êtes à la recherche de modèles pour vous inspirer dans votre création de signatures mail personnalisées ? Dans ce cas, n'hésitez pas à jeter un oeil du côté de notre bibliothèque de signatures et de bannières.
Et si vous cherchez des bannières, voici quelques-uns des modèles que nous avons créés en partenariat avec Canva :
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
Vous pouvez créer un logo en utilisant des outils de design graphique comme Canva ou Adobe Illustrator. L'important est que votre logo soit en haut résolution, reflète l'identité visuelle de votre entreprise et s'intègre bien dans votre signature, qui ferait maximum 400 pixels de largeur par 150 pixels de hauteur.
Pour insérer une image dans votre signature mail, utilisez l'option « Insérer une image » dans l'éditeur de signature de votre client de messagerie. Ajustez la taille et la position de l'image pour qu'elle s'intègre bien dans votre signature.
Si vous utilisez un outil pour créer votre signature mail, alors très certainement l'outil offrira l'option d'intégrer une image en toute simplicité. Par exemple, Letsignit fera le tout automatiquement pour vous et pourra appliquer l'image à l'ensemble des collaborateurs choisis, alors qu'une solution comme le générateur d'Hubsoit vous génèrera un code HTML que vous pourrez ensuite intégrer dans les logiciels mail des collaborateurs.
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