Produit
25
May
2021

Déployez vos signatures mail en 3 clics avec le nouvel Add-in Letsignit pour Outlook !

Par
Wassim Achkar
Product Marketing Manager
Pour la majorité des entreprises, la gestion des signatures mail représente casse-tête de A à Z. Entre la mise en place des signatures mail en HTML, la traque des employés pour les implémenter, et la nécessité de les synchroniser manuellement sur plusieurs appareils, la tâche devient rapidement fastidieuse !Aujourd’hui, tout ça c’est fini.

Une collaboration directe avec Microsoft pour révolutionner le déploiement des signatures mail sur Outlook

Après des mois de co-développement avec les équipes Microsoft, nous sommes ravis d’annoncer le lancement de l’Add-in Letsignit qui a pour vocation de transformer l’expérience des signatures mail dans Outlook. Et ce, du déploiement par les équipes IT jusqu'à l’expérience des utilisateurs finaux !

Officiellement annoncé lors de l’évènement mondial Microsoft Build 2021, notre nouvel Add-in sera disponible sur Outlook dès le mois de Juin 2021.



Déployez les signatures mail Letsignit à tous vos collaborateurs en 1 clic

Les équipes IT n’ont désormais plus besoin de déployer l’application Letsignit sur tous les postes de leurs collaborateurs pour leur faire bénéficier des signatures ! Le déploiement des signatures sera désormais confié au tiers de confiance le plus naturel pour un utilisateur de Microsoft 365 : Microsoft lui-même !

Avec l’Add-in, les administrateurs M365 peuvent maintenant déployer instantanément des milliers de signatures mail Outlook à tous leurs collaborateurs, sur tous leurs devices, directement à partir du Centre d’administration M365. Une vraie solution pour les grandes entreprises notamment !

Une authentification transparente et un processus sans faille

Une fois le déploiement effectué, les utilisateurs accèdent instantanément à la signature mail qui leur été attribuée en se connectant à Outlook (Outlook Desktop ou Outlook Web App). Quand une nouvelle signature ou bannière est disponible, ils reçoivent une notification pour les en informer et peuvent choisir la signature la plus pertinente en fonction de leurs destinataires.

Add-in signatures mail pour Outlook

Côté technique, aucune action n’est requise par les utilisateurs finaux grâce à l’authentification transparente, liée au compte Microsoft 365 et à l’Azure Active Directory. Aussi, Letsignit est la seule solution offrant la possibilité aux utilisateurs de consulter et de mettre à jour leurs coordonnées directement depuis l'Add-in. Le tout, sans modifier les informations de l’Active Directory. Le processus ne pouvait pas être plus transparent !

Une nouvelle opportunité considérable pour les métiers : la diffusion de campagnes spécifiques en interne

Avec la sortie de cet Add-in s’ajoute une fonctionnalité très attendue par tous les communicants ! Il est désormais possible de relayer des campagnes spécifiques pour les communications internes à l’entreprise.

L’occasion de capitaliser sur l’importance de l’email en entreprise pour accélérer et mener à bien des projets de change, d’engagement collaborateur ou de communication interne.

Add-in Letsignit

Grâce à l’Add-in, les équipes IT peuvent désormais compter sur un déploiement simple, rapide et encore plus sécurisé de Letsignit dans Outlook. Le tout, avec une solution 100% RGPD qui vous assure la protection de vos données conformes aux normes ISO 27001 & ISO 27018 ! C'est ensuite les services communication et marketing qui paramètrent les signatures et les bannières en fonction de leurs différents objectifs ! L’occasion pour eux de transformer le canal email en une opportunité de communiquer de façon engageante, ciblée et à moindre coûts, tout en renforçant l’image de marque de l’entreprise grâce à l’uniformisation de l’intégralité des signatures des collaborateurs !

Olivier Lanilis Microsoft - Letsignit Add-in O365 / M365

« Letsignit prouve encore une fois qu’elle sait innover dans le domaine de la signature de mail. Avec la sortie de l’Add-in pour Microsoft 365 développé en collaboration avec les équipes Microsoft, ils franchissent un cap technologique qui profitera à tout l’écosystème. Désormais parfaitement intégrée à la plateforme M365, leur solution répond parfaitement au besoin de grands comptes avec une simplicité déconcertante ! »

À propos de l'auteur
Wassim est Product Marketing Manager chez Letsignit. Il s'assure que notre solution est en adéquation avec les attentes du marché et réponde parfaitement aux besoins des entreprises. C'est un élément fondamental du service marketing. Il s’assure que toute la valeur du produit soit bien retranscrite dans tous les services et sur tous les canaux ! Il joue aussi un rôle clé dans l'animation de l'équipe de foot de Letsignit et sait saisir le moment le plus opportun pour réaliser des passes décisives !
À propos de Letsignit
Letsignit est une solution de gestion de signatures mail qui permet aux organisations de transformer les signatures mail de leurs collaborateurs en un média d'engagement 1-1 puissant pour leurs marques et leurs campagnes.
Questions
Fréquentes
1
Is it possible to track the number of clicks on email signatures?

Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.

You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.

If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.

2
Can we add links to social networks, our website, and appointment-setting applications such as Calendly?

With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.

And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.

3
Can employees update their signature information themselves (number, function, etc.)?

It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.

This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.

4
Why it is important to standardize our email signatures on a large scale to ensure our identity and brand image?

It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!

A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.

With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.

5
What is the user experience like for our employees?

What is the user experience like for our employees?

  • If you opt for the Letsignit Add-in for Outlook, they will have a dedicated space in their Outlook account where they will be able to view the signatures and campaigns assigned to them.
  • If you opt for the Letsignit Desktop APP, they will be able to preview all their signatures and campaigns in this space. If they want to change their default signature to another one when sending an email, this will be done in their signature library in Outlook.

In both cases:

  • They preview their signature before sending an email and choose from signatures assigned to them.
  • Based on the permissions granted, they will also be able to modify their personal information such as their name, position, or address in these spaces.

In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.

6
Can my employees have multiple signatures available to them?

With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.

Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:

Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.

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Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

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Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

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