Si vous êtes dans l'univers de la com', fort est à parier que vous avez déjà utilisé ChatGPT pour réaliser de nombreuses tâches.
Car qui ne l'a pas utilisé pour écrire un mail de réponse à un contact, trouver des idées de concepts géniaux ou souhaiter le plus beau message de Noël qui soit à sa grand-maman ?
Eh bien oui ! Et voici comment !
Depuis sa création, ChatGPT a pu ingérer sur une foule d'information sur à peu près tous les sujets. Sur le sujet de la signature mail, on peut dire qu'il en a aussi appris un rayon grâce aux SUPER contenus de très haute qualité rédigés par certains experts du domaine.
Ahem !
Et grâce à cela, ChatGPT possède désormais une excellente compréhension des éléments fondamentaux qui doivent être contenus dans une signature mail. L'outil peut donc vous encadrer dans votre création, vous donner des suggestions d'amélioration, ou générer votre signature en format HTML à votre place.
Toute signature mail doit comprendre certains éléments fondamentaux. Et ces éléments fondamentaux, ChatGPT les connait très bien. C'est pourquoi il peut —si vous lui demandez— indiquer les éléments à intégrer dans votre signature, ou construire votre signature mail de A à Z en prenant soin de ne rien oublier.
Les ingrédients de base d'une signature mail qui déchire :
Le chatbot maîtrise les codes visuels des différents secteurs d'activités. Celui-ci peut donc vous faire des recommandations en fonction de votre poste ou du domaine dans lequel vous oeuvrez.
Sa capacité d'analyse peut aussi l'amener à vous faire des suggestions automatiques de choix de polices, de couleurs et mises en page adaptées à votre image de marque.
C'est sur la base de ces capacités, que nous avons décidé chez Letsignit de créer notre propre Assistant IA, directement inclus dans notre produit. Nos clients peuvent ainsi recevoir des suggestions d'amélioration sur les signatures et les bannières créées.
À moins d'utiliser une solution de gestion des signatures mail, créer une signature pour vous et pour tous vos collaborateurs peut s'avérer être très chronophage.
ChatGPT peut donc être une excellente solution de rechange pour vous faire sauver du temps. La création de plusieurs signatures par groupes de collaborateurs ou par départements peut être accélérée par l'outil.
De plus, en utilisant l'intelligence artificielle, vous pouvez nettement diminuer les erreurs de coordonnées ou les incohérences graphiques entre les collaborateurs.
Pour exploiter pleinement le potentiel de ChatGPT dans la création de signatures email, faites en sorte de commencer par une instruction claire.
Mais si vous souhaitez une signature plus complète, sachez que, plus vous nourrirez l'ia, plus elle sera en mesure de vous proposer une signature adaptée à vos besoins. Maximisez donc la pertinence des résultats en ajoutant des détails sur votre secteur d'activité et le style souhaité.
Mais ne jetez pas votre ordinateur aux ordures si tout ne fonctionne pas du premier coup (je sais, j'ai un ami qui a essayé cette solution et ça n'a pas réglé son problème). Même si nous sommes de moins en moins habitués à obtenir des résultats qui ne sont pas instantanés, le vrai secret d'une signature réussie réside dans l'affinement progressif.
Cette approche itérative garantit une signature, qui, à terme, sera beaucoup plus alignée avec vos objectifs.
Pour qu'elle soit lisible et s'affiche correctement, votre signature devrait faire un maximum de 600-700 pixels de large.
On recommande aussi un espacement de 1,5 entre les lignes pour améliorer la lisibilité et une marge de 10 pixels autour des éléments pour éviter l'impression de surcharge.
ChatGPT, étant surtout doué pour le texte, il est fort probable que vous ayez à mettre en place plusieurs itérations pour arriver au résultat escompté.
La réussite d'une signature mail de niveau professionnel passe par le choix judicieux des éléments graphiques.
L'agencement des éléments visuels suit habituellement une structure claire : le logo à gauche, vos coordonnées au centre et vos icônes de réseaux sociaux alignées à droite ou tout en bas.
Les couleurs méritent aussi une attention particulière. ChatGPT fait en général preuve d'assez de goût, mais il est possible que se laisse parfois prendre par ses élans artistiques. Veillez donc à adopter une palette limitée à 2-3 teintes (en accord avec votre charte graphique). Et bien sûr, la lisibilité prime ! Faites donc en sorte d'utiliser une police sobre comme Arial ou Helvetica, en taille 11-12 points, et celle-ci pourra être lue aussi bien sur Desktop que sur mobile.
Pour que toutes les informations importantes se retrouvent dans la signature générée par ChatGPT, pensez à lui rappeler d'adopter une structure en blocs distincts :
Et si vous souhaitez renforcer votre crédibilité, pensez à ajouter vos certifications ou accréditations professionnelles pertinentes. Une URL votre portfolio ou de votre profil LinkedIn peut également valoriser votre expertise auprès de vos destinataires.
Un conseil pratique : créez des versions de signatures adaptées selon vos interlocuteurs. Une signature complète pour les nouveaux contacts, une version allégée pour les échanges quotidiens ou pourquoi pas, une bannière adaptée au contenu de votre mail.
Faire plusieurs signatures est bien sûr du temps de travail en plus, mais c'est là que réside tout l'intérêt de ChatGPT. Une fois que vous sentez qu'il a bien compris le style de signature que vous souhaitez créer, vous n'avez plus qu'à lui demander d'en faire plusieurs déclinaisons !
Idéalement, une signature professionnelle doit prolonger le message de votre email. Pour créer cette harmonie et cette logique demandez à ChatGPT d'adapter votre bannière de communication au ton global de votre communication. Un email formel aura plus de poids s'il est accompagné d'une signature sobre, tandis qu'une newsletter marketing aura plus d'impact si elle est accompagnée d'une signature plus dynamique.
N'hésitez donc pas à demander à l'ia de mettre en place la signature qui vous convient en lui précisant le style désiré.
« Dis ChatGPT, peux-tu faire en sorte que ma signature soit plus accessible ? »
N'hésitez pas à vous renseigner sur les principaux logiciels de messagerie qui sont utilisés sur le marché et demander à ChatGPT de s'assure que votre signature soit compatible sur chacun d'eux.
Bonne création de signature !
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
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As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
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