Créer une signature mail de A à Z : le guide complet

Créer une signature mail, ce n'est pas mince affaire ! Surtout quand on ne l'a jamais fait et qu'on n'a pas les bons outils.

Imaginez-vous le grand Leonardo Da Vinci peindre la Joconde sans pinceaux ni peinture ? Eh bien, pour votre signature mail, c'est la même chose ! Pas question de créer votre oeuvre sans les techniques et outils appropriés.

Êtes-vous prêt·e ? Dans 3, 2 ,1 ! Voici notre guide complet pour vous aider à créer une signature mail digne de la Mona Lisa !

Créer sa signature mail, c'est important ?

Vous serez supris·e si on vous dit que oui ?

Si c'est pour une signature mail personnelle, ajouter une signature mail peut permettre à vos cousins éloignés de se rappeler qui vous êtes lorsque vous leur écrivez. Ou à rendre votre maman heureuse en lui donnant la chance de revoir votre visage chaque fois que vous lui envoyez une tendre missive. Donc, on peut dire que c'est important, mais pas essentiel...

Alors que de son côté, la signature mail professionnelle est aujourd'hui fondamentale dans les échanges par e-mail. Pourquoi ? Parce que celle-ci présente de noooommbreux effets positifs :

Utile comme vitrine professionnelle, non ?

Les éléments essentiels d'une signature mail

Pour ne rien oublier dans la création de votre signature mail, nous avons préparé une superbe liste des éléments qu'elle devrait contenir.

Voici donc les principaux éléments incontournables :

• Nom complet et poste : informations qui servent à vous identifier et préciser votre rôle au sein de l'entreprise ;
• Coordonnées de contact : votre numéro de téléphone et votre adresse email professionnelle pour faciliter la prise de contact avec vous ;
• Nom de l'entreprise et logo : pour préciser pour quelle entreprise vous travaillez ;
• Site web : l'ajout d'un lien vers votre site web est une méthode sympathique pour donner davantage de visibilité à votre site web ;
• Liens vers les réseaux sociaux : vos petites icônes LinkedIn, X ou pourquoi pas Facebook (personne n'est là pour vous juger) ;
• Appel à l'action : l'appel à l'action n'est pas à proprement parler « essentiel » à la bonne compréhension de votre signature mail. Or, celui-ci peut inciter vos destinataires à découvrir des pages spécifiques sur votre site web, s'inscrire à des événements que vous avez organisés, s'abonner à votre newsletter, etc.

Ce, qui en fin de compte, donne un résultat du genre :

Petite astuce de pro : gardez en tête qu'une signature mail doit être concise et lisible sur tous les supports, notamment les appareils mobiles. Un format HTML est souvent recommandé pour une compatibilité maximale (versus les images, qui peuvent se déformer et donner un rendu étrange en fonction des écrans utilisés).

Adoptez ces pratiques pour vous assurer que votre signature soit non seulement professionnelle, mais aussi EXCEPTIONNELLE.

Comment créer sa propre signature mail ?

Pour créer votre signature mail, plusieurs méthodes peuvent être envisagées :

1. Vous avez la possibilité de la créer en format image (ce que nous déconseillons fortement, car cela peut occasionner des problèmes d'affichage sur certains appareils) ;
2. Vous pouvez créer votre signature en format HTML et l'intégrer vous-même à votre solution d'email ;
3. Vous pouvez utiliser un générateur de signatures, qui fonctionne avec un designer visuel, de façon à créer simplement une première signature ;
4. Et enfin, vous pouvez faire le choix d'une solution de gestion de signatures mail, qui permet d'uniformiser les signatures de tous les collaborateurs de l'entreprise.

1 - Les solutions de gestion des signatures mail

Une solution de gestion des signatures mail de la trempe de Letsignit, c'est l'outil ultime pour vous permettre de créer et gérer les signatures mail de tous les collaborateurs de votre entreprise !

Grâce à celle-ci, les signatures Outlook de tous vos collaborateurs sont créées automatiquement, et vous pouvez intégrer (encore une fois automatiquement) des campagnes de communication avec des appels à l'action, etc.

Ça c'est sans parler de la possibilité de suivre les clics sur vos bannières, d'alterner automatiquement les bannières et de les adapter en fonction du destinataire, et tout le reste !

2 - Ajouter une signature en format image

On le répète, ce n'est pas du tout l'approche idéale, mais si vous décidez de passer par un format image pour créer votre première signature mail, une solution comme Canva peut vous être utile.

Une fois votre signature créée, vous n'avez plus qu'à l'insérer dans l'éditeur de signature mail de votre client de messagerie. Ah, et pensez aussi à ajouter un lien cliquable sur la photo pour rediriger vers votre site, votre profil LinkedIn ou toute autre page qui vous intéresse.

Comme il s'agit d'un fortat image, veillez à tester son apparence sur les différents clients mail et sur différents appareils. Si le tout vous semble bon, you are good to go !

3 - Créer sa signature mail HTML

Les signatures HTML offrent une personnalisation avancée avec des éléments interactifs comme des images et des liens. Et le gros avantage —contrairement à une signature en format image—, c'est son adaptabilité aux différents appareils et clients de messagerie.

Pour la créer, il faut soit avoir des bases en HTML ou de savoir bidouiller un code existant.

Notez que les signatures HTML ne sont pas parfaites et présentent aussi des inconvénients. Comme vous l'avez constaté, leur conception nécessite des compétences techniques, notamment en code HTML. On peut aussi noter que certains clients de messagerie risquent de bloquer vos messages si votre signature HTML n'est pas bien optimisée.

4 - Utiliser un générateur de signature

Vous pouvez aussi faire le choix de passer par un générateur de signature. Celui-ci vous permet de créer une signature mail assez simplement grâce à un designer pratique. Une fois celle-ci créée, vous n'avez qu'à la copier dans l'éditeur de signature de votre client de messagerie (Outlook, Gmail, Apple Mail et tous les autres).

Quelques-uns des avantages d'utiliser un générateur de signature :

• Simplicité : entrez vos informations de contact, sélectionnez un modèle, et votre signature est prête ;
• Personnalisation : ajoutez des éléments comme votre logo, des liens vers vos réseaux sociaux, ou des bannières promotionnelles ;
• Compatibilité : les signatures générées sont souvent compatibles avec plusieurs plateformes, assurant une bonne intégration.

Et les désavantages :

• Nombre de modèles limités : les générateurs gratuits proposent souvent un nombre limité de modèles (si ce n'est pas un seul), ce qui limite quelque peu vos capacités créatives ;
• Modifications à la main : avec un tel outil, il n'est possible de créer qu'une seule signature à la fois. La gestion des signatures devient rapidement complexe pour les plus grandes entreprises ;
• Problèmes d'intégration : en fonction du client de messagerie que vous utilisez, ce n'est pas toujours simple d'intégrer la signature générée ;
• Problèmes de confidentialité : certains générateurs gratuits peuvent collecter vos données personnelles.

L'utilisation de modèles pour créer sa signature mail

Où trouver des modèles de signatures mail ?

Pour trouver des modèles de signatures mail gratuits, plusieurs options s'offrent à vous. Voici quelques outils en ligne qui peuvent vous aider à créer une signature personnalisée :

• Letsignit : notre outil de création de signatures mail vous propose de nombreux modèles à modifier. Vous pouvez ainsi travailler sur une base existante. Notre équipe a aussi créé une bibliothèque de signatures et de bannières pour vous aider à trouver l'inspiration ;
• Canva : offre une large gamme de modèles gratuits et personnalisables. Les modèles sont adaptés à différents secteurs professionnels et peuvent être modifiés simplement ;
• HubSpot : propose des modèles variés via son interface intuitive. Avec Hubspot, vous pouvez personnaliser les couleurs et les polices, ajouter votre logo d'entreprise, etc. ;
• Wizlogo : propose aussi plusieurs modèles pour créer votre signature. Vous choisissez le modèle que vous désirez, vous entrez les détails de votre entreprise, et c'est tout bon !

Exemples de modèles de signatures mail efficaces

Vous avez besoin d'un peu d'inspiration pour créer la signature parfaite ? Voici quelques exemples à copier ou à personnaliser selon l'image de votre marque et les informations que vous souhaitez mettre en avant.

Exemple 1

Exemple 2

Exemple 3

Le contenu de sa signature mail : les grandes questions

Photo de profil ou pas photo de profil ?

Cette question est difficile, car il peut y avoir des avantages à créer sa signature avec une photo de profil, comme il peut avoir des avantages de ne pas en avoir. Cela dépend aussi de si vous êtes une personne timide ou non. Certaines personnes n'aiment pas s'afficher, tout simplement.

Les avantages :

• Une photo de profil humanise votre signature mail. Elle ajoute de facto une petite touche de chaleur, donne l'occasion à vos destinataires d'avoir l'impression de parler à un être humain, ce qui fait une bonne première impression ;
• Faire une signature mail avec une photo projette aussi une image plus peaufinée. Cela donne donc une image plus aboutie de l'entreprise pour laquelle vous travaillez ;
• Une telle photo donne aussi une plus grande crédibilité à vos échanges. Grâce à votre photo, vos destinataires peuvent vérifier facilement votre identité et donc avoir une meilleure confiance en vous ;
• Elle facilite aussi la mémorisation, car votre nom se trouve associé à un visage. Les échanges futurs se trouvent d'une certaine manière facilités, car vos destinataires se souviennent mieux de vous.

Les désavantages :

• Force les personnes plus timides à s'afficher publiquement ;
• On encourage d'une certaine manière le « jugement au faciès », ce qui peut amener à avoir des a priori sur des personnes sur la base d'une seule image ;
• Une photo de profil peut occasionner des problèmes d'affichage ou être tout simplement bloquée par certains serveurs mail. Dans cette seconde situation, la signature mail ne s'affiche pas correctement, ce qui nuit à l'aspect professionnel de la signature ;
• L'ajout d'images peut augmenter le poids global du message, et donc, augmenter son temps de chargement. Il faut veiller à les optimiser au maximum pour régler ce problème (et minimiser leur impact écologique) ;
• Un mail qui contient des images trop volumineuses peut être considéré comme « suspect » par les serveurs de messagerie. Le risque que vos messages soient classifiés dans la catégorie spam se trouve donc augmenté ;
• L'ajout d'une image, si elle ne contient pas de « balise alt » configurée, aura pour effet de réduire l'accessibilité globale de vos mails. Les destinataires en situation de handicap visuel ou moteur risquent d'avoir plus de difficulté à interagir avec les différents éléments de votre signature, dont les images.

Le numéro de téléphone ?  On l'indique ou non ?

Eh bien, tout dépend de quels sont vos objectifs. Si vous ne souhaitez pas être contacté·e par téléphone, alors il n'est pas nécessaire de l'ajouter.

Si vous n'avez que votre numéro de téléphone privé, vous n'êtes pas non plus obligé·e de le dévoiler.

En réalité, tout dépend de votre position et de vos objectifs. Par exemple, si vous êtes dans la vente et qu'un client intéressé cherche à vous contacter rapidement, le fait de ne pas trouver votre numéro téléphonique peut occasionner une certaine frustration.

Alors, que dans d'autres cas de figure, la communication par email peut très bien faire l'affaire.

Et le logo d'entreprise ? On veut, on ne veut pas ?

À moins que ce soit pour des considérations d'accessibilité ou que vous craigniez que vos messages tombent dans la catégorie spam, nous vous recommandons d'intégrer votre magnifique logo d'entreprise.

De cette manière, votre signature mail fait plus haut de gamme, léchée, et cela vient créer une cohérence avec la charte graphique de l'entreprise. En bref : vous ferez une bonne impression.

Parce que ceci :

C'est quand même un chouia mieux que :

Quels réseaux sociaux on ajouter dans une signature ?

Avoir trop d'icônes sociales différentes pour être étrange pour vos destinataires. La personne à qui vous écrivez doit savoir facilement quels sont les réseaux professionnels où vous suivre/vous contacter.

On recommande donc d'inclure 2-3 réseaux sociaux dans votre signature. Inutile d'aller au-delà.

Le seul défi sera donc de sélectionner quels sont les 2-3 réseaux sociaux que vous préférez mettre de l'avant.

Dans tous les cas, dites-vous que vous aurez d'autres occasions pour présenter votre communauté Reddit des passionné·e·s d'astronomie du Vercors à votre entourage.

Quelle longueur/taille devrait faire ma signature mail ?

Alors, bien qu'il n'y a pas de taille définie en termes de contenu textuel, on recommande tout de même de respecter un certain format de signature mail pour que celle-ci s'affiche correctement sur tous les appareils et clients de messagerie.

À part cela, l'idée générale est plutôt de faire le plus court possible. Il faut se dire que les gens n'ont pas envie de lire un roman JUSTE APRÈS avoir lu votre mail.

Pour cette raison, on recommande :

• De se limiter aux informations essentielles ;
• De vous présenter de façon simple (ce n'est pas parce, dans votre entreprise, on vous appelle « l'éternel·le et sympathique magicien·ne du slip de la Saint-Patrick » que vous devez l'ajouter à votre signature au lieu d'un simple « chargé·e de projets » ;
• De ne pas charger l'ensemble avec des effets de design inutiles. Préservez les yeux innocents de vos destinataires !

Créer sa signature mail sur les différents clients de messagerie

Une fois votre signature créée ou désignée, vient le moment fatidique de l'importer sur votre client ou logiciel de messagerie. En fonction de ce que vous utilisez, le processus n'est pas exactement le même.

Voici donc comment mettre tout cela en place en fonction de la plateforme que vous utilisez.

Comment créer une signature mail sur Outlook ?

Pour créer une signature mail sur Outlook (web) :

1. Commencez par cliquer sur « Paramètres » puis allez à la section « Composer et répondre » ;
2. Sous « Signature électronique », vous pourrez ajouter une nouvelle signature ;
3. Cochez « Ajouter automatiquement ma signature aux nouveaux courriers que je rédige » et « Ajouter automatiquement ma signature aux courriers que je transfère ou que je réponds » ;
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

N.B. que la section « Paramètres » peut s'afficher différemment si vous êtes sur mobile ou ordinateur, et si vous utilisez l'application ou la version web. Pour en savoir plus, rendez-vous sur notre article dédié aux signatures Outlook.

Comment créer une signature mail sur Gmail ?

Pour créer une signature mail sur Gmail :

1. Commencez par vous connecter à votre compte Gmail ;
2. Cliquez sur l'icône en forme d'engrenage située en haut à droite de la page, puis sélectionnez « Voir tous les paramètres » ;
3. À l'onglet « Général », descendez jusqu'à la section « Signature » ;
4. Cliquez sur « + Créer » ;
5. Nommez-la ;
6. Via l'éditeur qui apparaît, intégrez votre signature ;
7. Sous « Valeurs par défaut de la signature », choisissez votre nouvelle signature pour les nouveaux emails et pour les réponses/transferts ;
8. Descendez tout en bas et cliquez sur « Enregistrer les modifications ».

Créer une signature mail sur Mail (macOS)

Pour créer une signature mail sur Mail :

1. Commencez par ouvrir l'application Mail ;
2. Accédez au menu « Mail » et sélectionnez « Préférences » ;
3. Allez sur l'onglet « Signatures » ;
4. Puis, appuyez sur le « + » ;
5. Donnez-lui un nom identifiable ;
6. Ajoutez le contenu souhaité dans l'éditeur de signature ;
7. Puis, quittez le menu.

Une astuce : pour que votre signature apparaisse après le texte original d'un message, décochez la case « Placer la signature avant le texte cité ». Cette action garantit une apparence cohérente de votre message et de votre signature. Rien ne vous empêchera donc de faire bonne impression !

Comment insérer un logo dans sa signature mail ?

Pour intégrer un logo dans votre signature mail, commencez par préparer votre image au format PNG ou JPG. Ces formats sont idéaux pour préserver la qualité visuelle  et garantir une compatibilité maximale avec les différents services de messagerie.

Sur Outlook : cliquez sur « Paramètres » et allez à la section « Composer et répondre ». Sous « Signature électronique », vous pouvez ensuite choisir le bouton « insérer des images » et choisir votre logo.

Sur Gmail : rendez-vous dans l'onglet « Paramètres » puis sur « Voir tous les paramètres ». Dans l'onglet « Général », recherchez la section « Signature ». Cliquez sur le bouton pour créer une signature, nomme-la, puis choisissez « Insérer une image » pour ajouter votre logo.

Sur Mail de Mac : ouvrez l’application Mail, puis accédez aux « Préférences » via le menu Mail. Cliquez ensuite sur l'onglet « Signatures », puis sélectionnez le compte de messagerie où vous souhaitez ajouter une signature. Cliquez sur le bouton « + » pour créer une nouvelle signature et utilisez l'option « Insérer une image » pour ajouter votre logo.

N'oubliez pas d'enregistrer vos modifications et de tester l'affichage de votre signature en envoyant un email à vous-même !

Les erreurs à éviter lors de la création d'une signature mail

Lors de la  mise en place de votre signature mail, certains écueils sont à éviter si vous souhaitez profiter des avantages qu'elle a à vous offrir.

Voici les principaux :

• Signature mail trop longue : une signature mail trop longue n'est pas idéale. Non seulement elle risque de détourner l'attention de votre message, mais elle risque aussi de rendre vos emails moins professionnels. Pour éviter cela, privilégiez une présentation épurée et limitez le nombre d'informations ;
• Surcharge d'informations : il faut aussi éviter de surcharger votre signature avec trop d'informations. Elle ne sert plus à rien si votre destinataire ne sait même plus où donner de la tête quand il la voit ;
• Police difficile à lire : parce que le but n'est pas de faire mal aux yeux. Utilisez une police claire et lisible, et veillez à un bel alignement du texte ;
• Design trop fantaisiste : un design original, pourquoi pas ? Mais une mise en forme UN PEU TROP originale peut aussi vous nuire. Alors, osez l'originalité, mais sans nuire à la lisibilité et la cohérence globale de votre signature ;
• Une signature biiiieeenn trop lourde : pour éviter d'occasionner des problèmes de chargement, on limite le poids total de notre signature à 120 Ko (ou dans ces eaux-là) ;
• L'abus d'icônes sociales : si vous êtes présent·e sur tous les réseaux sociaux du monde, votre signature mail n'est peut-être le meilleur endroit le rappeler. Choisissez plutôt d'intégrer les liens vers les réseaux sociaux qui ont une importance pour vous d'un point de vue professionnel.

Alors, on se limite aux informations et éléments essentiels :

• Nom, poste, entreprise et coordonnées (numéro de téléphone, adresse mail, etc.) ;
• Un logo d'entreprise et/ou une photo de profil, sans plus ;
• Quels liens vers les réseaux sociaux ;
• Et pourquoi pas une petite bannière de communication ? ;

Utiliser une solution de signatures mail

Avec Letsignit, la gestion des signatures mail devient un véritable levier de communication pour les professionnels et les entreprises. Notre solution vous permet de créer et déployer des signatures personnalisées en quelques minutes, sans compétences techniques nécessaires.

Voici quelques avantages concrets de notre solution :

• Professionnalisme : Letsignit renforce l’image de marque de votre entreprise en unifiant les signatures mail de vos collaborateurs et en garantissant une présentation cohérente et professionnelle sur chaque email envoyé ;
• Gain de temps : grâce à l'interface intuitive de notre outil, la création des signatures se trouve simplifiée, de même que la mise à jour et le déploiement des signatures pour tous vos collaborateurs. Vous avez donc le temps de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée ;
• Uniformité : la solution garantit une homogénéité totale des signatures à travers l’entreprise. Vous présentez ainsi une meilleure cohérence visuelle et informationnelle sur toutes vos communications ;
• Fonctionnalités avancées : Letsignit permet d’ajouter des bannières dynamiques, des liens vers des réseaux sociaux ou des appels à l’action directement dans les signatures. Parfait pour augmenter l'engagement de vos destinataires !

En adoptant Letsignit, vous pouvez facilement centraliser la gestion des signatures, les adapter en temps réel aux besoins de l’entreprise et transformer chaque email en outil de communication efficace.