Commençons par un disclaimer : il n'existe pas de stack martech unique, valable pour toutes les entreprises et tous les besoins. En fonction de vos attentes, vos audiences, la notoriété et l'attractivité de votre entreprise, certains outils vous seront indispensables, d'autres superflus. Une entreprise qui vend ses produits ou services directement au consommateur (B2C), par exemple, n'utilise pas les mêmes canaux, pas les mêmes techniques qu'une autre qui ne s'adresse qu'à des sociétés et organisations (B2B) ; d'où des besoins technologiques différents.
Les spécialistes du marketing ont pourtant longtemps rêvé du mouton à 5 pattes, capable de répondre à toutes leurs exigences. Mais certains besoins spécifiques nécessitent des outils spécialisés, qui apportent finesse et richesse fonctionnelle. La génération de leads fait ainsi appel à des solutions de marketing automation autant qu’à des outils plus spécialisés pour produire des landing pages ou encore programmer un agent conversationnel.
L'évolution du marché reflète cette complexité : en 10 ans, nous sommes passés de quelque 150 solutions marketing disponibles à …8 000 aujourd'hui ! Une croissance sidérante, dont témoigne cet autre chiffre : sur l'ensemble des solutions du marché, 1 sur 5 n'existait pas il y a deux ans. Toutes sont recensées par Chief Martec dans une carte chaque année plus vertigineuse :
Quel que soit leur situation, leur marché et leur positionnement stratégique, toutes les entreprises ou presque ont un point commun : elles envoient des emails, avec une signature mail professionnelle. Reste à transformer ces quelques lignes (nom, poste, coordonnées…) en un nouveau canal de communication, un nouvel asset marketing. Comment ? Tout simplement en utilisant une solution de signatures mail professionnelle.
Avec une telle solution, la bannière située à la fin de l'email peut présenter une actualité marquante, une nouvelle offre, un événement ou webinaire à venir, voire déployer une réelle campagne marketing. Et ce, à la fin de chaque email envoyé, à tous les destinataires de tous les collaborateurs de l'entreprise.
Avec plus de 300 milliards d'emails envoyés chaque jour dans le monde, la force de frappe de ce canal ne peut être laissée de côté. Encore faut-il s’outiller pour l’exploiter à la fois de manière ciblée et à grande échelle. Tous nos conseils en 7 questions.
Il est important pour une entreprise ou une organisation de construire sa propre identité visuelle et de la décliner sur tous les supports. Cette identité participe à sa notoriété et à son image de marque au sens large.
La signature mail peut aussi y contribuer. À condition de ne pas laisser la main à chaque utilisateur ; entre les goûts et préférences de chacun, les différences de compétences en graphisme et HTML ou simplement les habitudes personnelles, vos signatures mail risquent rapidement de ressembler à un joyeux bazar. Certains oublient de préciser leur poste, d’autres adoptent des noms de service différents, au sein d’un même département ou entre les filiales. Des éléments qui nuisent à votre image de marque. Toutes vos signatures mail doivent rester homogènes, attrayantes et professionnelles, pour que vos clients, partenaires, prestataires et prospects puissent vous identifier facilement.
Choisissez donc une solution qui vous apporte cohérence, uniformité et qualité, avec un haut niveau de personnalisation. Letsignit est conçue pour répondre à cet enjeu et aider les services communication et marketing à homogénéiser les modèles de signatures mail. L’édition d’un modèle s’avère simple et productive : un « color picker » extrait la couleur dominante de votre logo pour créer automatiquement des signatures mail à votre image tandis qu’un Designer vous permet d’agencer les éléments souhaités (fonction, coordonnées...) par simple Drag and Drop. Gestion des interlignes, alignement des blocs, couleurs, préfixes, pictogrammes… Nulle compétence technique ou graphique n'est requise, et vous pouvez tout personnaliser en quelques clics.
Voilà pour la signature. Quant aux bannières qui les accompagnent, elles peuvent être produites à l’aide de solutions SaaS de création de contenus visuels déjà ancrées dans le quotidien des équipes marketing et communication. Bien entendu, disposer de telles signatures n’est pas très utile si leur déploiement s’apparente à une corvée. Hors de question donc de procéder de manière manuelle en envoyant aux collaborateurs des signatures qu’ils devraient eux-mêmes paramétrer.Les maîtres mots ici doivent être centralisation et automatisation. Deux principes appliqués pour Letsignit afin de proposer une solution activable directement depuis l’administration de Microsoft 365 (Office 365) et qui ne nécessite aucune action de l’utilisateur.
Une autre question majeure doit guider votre choix : comment mettre les signatures mail au service du business ? Une solution de signature mail efficace vous ouvre les portes d'un nouveau canal marketing, aussi efficace qu'économique. Afin que cette solution contribue réellement à vos objectifs, la simplicité est la clé : si déployer une nouvelle campagne s'avère compliqué ou chronophage, vos équipes délaisseront ce canal. Assurez-vous que quelques clics suffisent pour créer une campagne, importer la nouvelle bannière et renseigner le lien de redirection. Les autres paramétrages doivent être aussi rapides, que ce soit pour définir le calendrier de cette campagne, son niveau de priorité ou les collaborateurs concernés.
Vous pouvez alors facilement transformer tous les emails envoyés par vos collaborateurs en campagne marketing ciblée.
À chaque thème sa bannière :
Tous les sujets, ou presque, peuvent donner lieu à une communication dédiée. C'est ce qu'apprécie Leila Nigou, Responsable Marketing chez Expertime :
« Nous communiquons sur nos webinars, nos évènements, nos workshops avec des partenaires, nos Livres blancs, (…) nos dernières actualités. Dès que nous avons un sujet sur lequel nous voulons communiquer, nous savons qu’il y aura automatiquement une bannière déployée dans nos signatures mail pour amplifier nos campagnes ».
D’où l’intérêt de s’appuyer sur une solution SaaS de collaboration, élément clé d’une stack marketing, pour planifier les signatures mail de manière cohérente avec le calendrier de l’entreprise et l’ensemble des campagnes.
Pour piloter vos campagnes marketing de manière efficace, vous souhaitez pouvoir mesurer ses effets en temps réel, connaître précisément ses performances. Pas de pilotage des actions marketing sans une mesure globale de la performance. Les responsables marketing l’ont bien compris et ils se tournent de plus en plus vers des solutions SaaS de dataviz pour collecter et restituer des données parfois disparates.
Bonne nouvelle : ces performances sont au rendez-vous pour les signatures mail. En effet, les emails que chaque collaborateur envoie quotidiennement à vos clients, partenaires ou prospects bénéficient d'un crédit élevé auprès du destinataire. L’émetteur est une personne, souvent déjà connue, d'où une grande confiance accordée à son message. D'où, aussi, l'importance de créer une signature mail accrocheuse, visuellement réussie et renvoyant à un contenu intéressant.
Alors comment mesurer les performances de ces signatures et de leurs bannières cliquables ? Letsignit propose des dashboards à la fois lisibles et précis. Une vue globale présente le nombre de clics et les liens cliqués, tandis qu’une vue détaillée liste ces clics par utilisateur, par signature et par lien. Pour une lecture plus fine, il suffit de recourir à la recherche avancée : vous sélectionnez une période, une signature ou une campagne et obtenez les performances correspondantes. Il est tout aussi facile de filtrer ces données pour s'intéresser aux seules performances d’un groupe d’utilisateurs. Bien entendu, la mesure de toutes vos données personnelles est parfaitement encadré et RGPD compliant.
Vous pouvez désormais connaître avec exactitude les collaborateurs qui génèrent le plus de leads. Vous savez aussi lesquels de vos calls-to-action (CTA) performent le mieux. Rien de plus facile, ensuite, que de privilégier telle ou telle bannière performante, pour booster encore plus vos campagnes marketing. Un véritable cercle vertueux… Vous pouvez aussi grâce à un simple paramétrage « UTM » (des variables insérées dans l’URL), comparer les performances de vos signatures mail face aux autres canaux utilisés pour votre campagne (emails, posts sur les réseaux sociaux, contenus hébergés par des sites tiers, liens sponsorisés…). Ces données sont alors consultables dans Google Analytics.
Assurez-vous que la plateforme que vous choisissez propose bien cette fonctionnalité, rare mais particulièrement utile : la possibilité de créer des signatures mail différentes selon que le destinataire appartient, ou non, à l'entreprise.
L'intérêt est double. D'une part, proposer aux destinataires extérieurs (clients, prospects, fournisseurs, partenaires…) les bannières les plus susceptibles de les intéresser – promotion commerciale, participation à un salon, livre blanc à télécharger, etc. Et d'autre part offrir aux collaborateurs de l'entreprise des bannières portant sur les sujets corporate du moment : invitation à un événement, adoption d'un nouvel outil, rappel pour poser ses congés, formation interne, programme de mentorat, enquête interne, etc.
Cette bannière destinée à l'interne est aussi l'endroit idéal pour promouvoir un Wiki rappelant les best practices de l'entreprise, retrouver la documentation et toutes les informations utiles au quotidien ou inviter à un forum interne d'échange, un intranet ou un réseau social. Plus besoin de constamment rappeler aux salariés où ils peuvent trouver les réponses à leurs questions, vous les guidez désormais à la source.
L'avantage : ces informations sont directement amenées aux collaborateurs, sans encombrer leur boîte de réception (à la différence d'un email dédié ou d'une newsletter classique). De nombreux collaborateurs ne lisent pas en détail les newsletters internes ; mais ils prêteront attention aux dernières actualités présentées dans une bannière de signature mail mise à jour automatiquement. Un gain de temps appréciable pour vos équipes RH autant que pour le département IT ou les responsables de communication interne.
Rares sont les plateformes de gestion de signatures mail qui ouvrent aussi sur le dialogue et la conversation. Pourtant, on est souvent tenté, lors de longs échanges de mails avec un interlocuteur, de décrocher son téléphone pour régler un point rapidement. Avec une solution comme Letsignit, c'est encore plus facile : il suffit d'ajouter un bouton Teams à votre signature. Toute personne qui clique dessus pourra ainsi entrer en contact avec vous et démarrer en un clic une conversation ou un appel Teams. C'est donc une fonctionnalité particulièrement novatrice, parfaite pour poser une question, aborder un point urgent, demander une précision complexe, se faire guider pas à pas dans l'utilisation d'une solution… Intéressant à la fois pour vos correspondants internes à l'entreprise que pour vos destinataires externes.
Aussi, toujours pour engager et favoriser la conversation, il est intéressant d’ajouter un Call-to-action aux signatures mail, pour renvoyer vers les agendas des collaborateurs. Une fonctionnalité pertinente pour tous les métiers de l’entreprise. Par exemple, pour les commerciaux lorsqu’ils cherchent à capter de nouveaux prospects ou encore pour le Customer Service lorsqu’il échange avec les clients dans le but d’être toujours plus réactif dans ses réponses.
C'est un point crucial pour les grandes organisations : la plateforme de signature mail autorise-t-elle la délégation d’administration ? Quand une entreprise compte plusieurs milliers de salariés, il lui est impossible de savoir quelle bannière attribuer à telle ou telle personne. Cette gestion doit forcément être déléguée à un niveau plus local – par exemple celui d’une BU ou d’une filiale pays. Tournez-vous donc vers une solution qui permet une gestion fine et une délégation d'administration, pour allouer aux collaborateurs les signatures mail adéquates, en fonction de leur localisation, département, fonction, langue, etc.
Letsignit autorise vos différentes entités à ouvrir leurs propres espaces de travail afin de créer, attribuer et gérer les signatures mail de manière autonome, en quelques clics. Il suffit de segmenter votre annuaire (par pays, ville, société, etc.) pour créer des espaces de travail indépendants ; choisissez ensuite le ou les administrateurs qui géreront les signatures mail de ces utilisateurs. C'est terminé ! La direction de la communication a ainsi l’assurance que les administrateurs délégués s’appuient sur les bons modèles de signatures mail ; la DSI se voit aussi déchargée d'échanges nombreux et à faible valeur ajoutée.
Avant de choisir une plateforme SaaS, soyez aussi attentif à l'accompagnement et au support qu'elle vous offrira au quotidien. Chez Letsignit, par exemple, nous proposons une FAQ très complète, disponible en trois langues (français, anglais, espagnol) et nous garantissons la protection de vos données personnelles. Nous mettons aussi à la disposition de nos clients un support téléphonique ainsi qu'un chat 24/5 pour répondre rapidement à vos questions.
Vous l'aurez compris, une plateforme de gestion de signatures mail telle que Letsignit offre aujourd'hui des fonctionnalités avancées. De quoi transformer les quelques lignes en bas de chaque email en nouvel asset marketing ; un canal souple, économique, efficace et mesurable… En un mot, performant.
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
