Par

Guillaume De la Sablonnière

Content Factory Manager

Exploiter pleinement le potentiel des signatures mail de son entreprise, ce n’est pas une mince affaire. Surtout lorsque ces signatures sont créées et mises à jour à la main pour chaque collaborateur. C'est précisément le casse-tête auquel Kisio était confronté... jusqu'à sa rencontre avec Letsignit.

Découvrons ensemble comment Kisio, acteur de la mobilité responsable, a transformé la signature mail de ses collaborateurs en un canal de communication stratégique grâce à Letsignit !

Kisio, en bref :

Kisio, filiale du groupe Keolis, se positionne comme un acteur clé de la mobilité responsable. Ses activités s’organisent autour de quatre pôles : le conseil, la relation client, les services à la mobilité, et les études avec solutions digitales et formation. La clientèle diversifiée de Kisio englobe des opérateurs de transport, des autorités organisatrices de mobilité telles que les conseils régionaux, ainsi que des entreprises du secteur privé, toutes engagées dans des projets d’optimisation des systèmes de mobilité actuels.

Kisio, c’est :

670 collaborateurs ;
16 agences françaises ;
18 gares routières ;
51.5 M€ de chiffre d’affaires (donnée de 2021).

La gestion des signatures mail Kisio, avant Letsignit

Avant l’implémentation de Letsignit, la création et la gestion des signatures chez Kisio relevaient d’un processus manuel. Les collaborateurs recouraient à l’utilisation de templates (notamment des templates Word) et à la bonne vieille technique du copier-coller dans le champ de la signature Outlook. Bien que fonctionnelle, cette méthode engendrait une grande hétérogénéité entre les signatures des collaborateurs, et entravait la mise en place de campagnes (du fait de la complexité de modification des signatures mail).

Comme le rappelle lui-même Julien Poirier, Responsable Marketing & Communication chez Kisio :

« L’identité visuelle de Kisio a connu de multiples évolutions au fil du temps, incluant des changements de charte graphique et de logo. Les collaborateurs utilisaient des signatures conformes à certaines versions de notre charte, mais pas nécessairement la plus récente. Il n'était pas rare de retrouver des signatures correspondant à la charte d’il y a deux ans, voire trois. »

Mais pour pallier ces problèmes, ils ont pris l’initiative de trouver un outil de signature mail.

Les bénéfices apportés par Letsignit

Centralisation et contrôle de l’image de marque : l’image de marque de Kisio est aujourd’hui unifiée, cohérente et mise à jour automatiquement en fonction de l’évolution de la charte de l’entreprise ;

Catégorisation des signatures par famille : grâce à Letsignit, Kisio a pu créer des groupes d’utilisateurs qui reçoivent la même typologie de signature. Ils ont ainsi pu développer une ou plusieurs signature(s) par métier (conseil, relation client, service à la mobilité et études/formation) et attribuer la bonne signature aux collaborateurs concernés ;

Lancement de campagnes simplifié : désormais, les équipes marketing et communication peuvent gérer ce processus de manière autonome en intégrant et en sélectionnant directement les bannières mail dans l'outil, qui les ajoute automatiquement aux signatures ;

Une très grande protection de leurs données : Kisio reste 100 % propriétaire de ses données. Les signatures créées sont en total respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et des certifications ISO 27001 et 27018 ;

Intégration parfaite à l’écosystème Microsoft : notre solution est développée en étroite collaboration avec Microsoft (du fait de notre partenariat GOLD). Ainsi, elle s’intègre parfaitement à l’architecture Microsoft Azure. Kisio peut donc mettre en place sans problème de superbes signatures mail Outlook ! ;

Accompagnement client personnalisé : le support personnalisé et réactif (merci à notre fabuleuse équipe du Customer Service) ;

Résultats tangibles : les contenus stratégiques (livres blancs, vidéos trimestrielles) ont gagné en visibilité et trafic, en com’ interne comme externe.

Exemples de signatures/campagnes

La signature de Julien

Partage d'un livre blanc (bannière)

Promotion des outils RH aux collaborateurs (Bannière animée)

Promotion d'une vidéo (Bannière)

Campagne de recrutement (bannière)

Bannière Kisio Recrutement Welcome to The Jungle

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« Grâce à l’outil, non seulement nos signatures sont (enfin) devenues uniformisées, mais nos contenus ont gagné en visibilité. On peut penser à nos livres blancs et vidéos qui obtiennent désormais un flux de trafic plus important. La signature mail est devenue un réel canal de communication ! » — Julien Poirier

En utilisant Letsignit, Kisio a pu bénéficier de nouvelles signatures mail encore plus performantes et transformées en un réel canal de communication. C’est une joie pour nous de pouvoir aider une entreprise de mobilité responsable comme Kisio à atteindre ses objectifs en termes d’image de marque et de communication !

Letsignit, en 3 expressions :

Questions
Fréquentes

Is it possible to track the number of clicks on email signatures?

Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.

You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.

If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.

Can we add links to social networks, our website, and appointment-setting applications such as Calendly?

With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.

And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.

Can employees update their signature information themselves (number, function, etc.)?

It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.

This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.

Why it is important to standardize our email signatures on a large scale to ensure our identity and brand image?

It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!

A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.

With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.

What is the user experience like for our employees?

If you opt for the Letsignit Add-in for Outlook, they will have a dedicated space in their Outlook account where they will be able to view the signatures and campaigns assigned to them.
If you opt for the Letsignit Desktop APP, they will be able to preview all their signatures and campaigns in this space. If they want to change their default signature to another one when sending an email, this will be done in their signature library in Outlook.

In both cases:

They preview their signature before sending an email and choose from signatures assigned to them.
Based on the permissions granted, they will also be able to modify their personal information such as their name, position, or address in these spaces.

In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.

Can my employees have multiple signatures available to them?

With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.

Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:

An English, Spanish, etc. version to adapt it to your audience
A signature template with timely promotional banners.
Use different formats of your logo according to your subsidiaries.
A signature for each of your branches.
Signature banners created especially for internal exchanges.
A simplified version for reply/forward of emails.

Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.

Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.