Aujourd'hui, impossible d’échapper à l'email dans le monde du travail. C’est le moyen de communiquer numero uno. Que vous souhaitiez établir un contact, envoyer une candidature ou faire une relance à un client, maîtriser cet art complexe est aussi essentiel qu'un bon café le lundi matin après un weekend festif.
Grâce à ce guide, vous trouverez tous les conseils et exemples de mails qui vous permettront d’affûter votre plume et de rédiger des missives à longue portée qui feront mouche en toute circonstance.
Imaginez : vous vous retrouvez dans un ascenseur avec un prospect que vous convoitez depuis des mois. Vous n'avez que quelques secondes pour dire l’essentiel, sans l’ennuyer. Il faut être clair, concis, tout en restant courtois. Eh bien, rédiger un courriel pro, c'est pareil (ou presque).
Voici quelques étapes clés pour y parvenir :
Loin de nous l’envie de vous mettre la pression, mais l’objet d’un courriel est souvent ce qui détermine s’il sera ouvert ou non. Pensez à l'objet comme une bande-annonce : il doit intriguer sans tout révéler.
Soyez bref, percutant et précis. Un bon objet ne dépasse pas les 5 à 8 mots et annonce la couleur.
Par exemple :
Bonus: n’hésitez pas à personnaliser avec le nom du destinataire ou de sa société, mais évitez les MAJUSCULES et points d'exclamation (!!!), au risque de voir votre missive finir aux oubliettes 2.0 : les fameux spams...
C’est simple, une bonne première phase donne le ton du courriel. Basiquement : « J’espère que vous allez bien » marche toujours si vous connaissez déjà votre interlocuteur. Sinon, passez directement à l’essentiel : « Je me permets de vous contacter au sujet de… ».
Parce qu'une phrase directe vaut tous les longs détours.
Il faut un certain doigté pour prendre des nouvelles sans être insistant. Alors, évitez les questions frontales : « J’espère que votre rentrée se déroule comme vous le souhaitez ». Si vous attendez une réponse : « Je voulais simplement m'assurer que vous aviez bien reçu mon dernier email. » Et soyez courtois, histoire de ne pas mettre de pression.
Dans l’univers (parfois impitoyable) du travail, il faut savoir se démarquer. Surtout quand on candidate à un nouveau poste. Voici comment rédiger des emails de candidature qui vous rendront plus sexy qu'une pizza sortie du four aux yeux des recruteurs.
Ici l'enjeu, c'est donner envie au recruteur, lui montrez votre motivation et votre professionnalisme.
Envoyer une candidature spontanée, c’est un peu comme jeter une bouteille à la mer : vous ne savez jamais si quelqu’un la trouvera vraiment. Pour vous assurer d'attraper l'attention de votre lecteur :
Vous n’avez toujours pas reçu de réponse suite à votre candidature et vous souhaitez remettre une pièce dans la machine ? C’est le moment de relancer !
Quand on candidate, on a envie d’être fixé sur son sort le plus rapidement possible. Mais attention au timing ! Trop tôt, et vous aurez l’air impatient, trop tard, et votre candidature risque bien de passer à la trappe. Alors, attendez une semaine avant d’envoyer un message :
Proposez même d'échanger si le moment est propice. Cela montre votre enthousiasme, sans mettre de pression.
Avec un client, c'est la même chose : choisir le bon moment est clé. Attendez quelques jours, puis reformulez votre demande « l’air de rien », comme si vous faisiez un simple suivi. Soyez bref, pour montrer que vous respectez son emploi du temps tout en restant disponible.
Et pour relancer une demande restée sans réponse, optez pour un ton léger. L'idée est de rappeler que vous n’avez pas oublié, mais en toute détente :
Qui ne s’est jamais vu poser un lapin ? Une situation un peu humiliante dans la vie, et encore pire avec un client ! Pourtant, c’est souvent juste un oubli de sa part, et donc évitable. Il suffit de lui rappeler le rendez-vous la veille par un petit message, l’air de rien :
Imparable.
Aujourd’hui, les campagnes de mailing se retrouvent souvent au cœur des stratégies de communication des entreprises. Mais démarcher par email —surtout sous forme de cold emailing— relève un peu du tour de magie : il faut susciter la curiosité (et l'émerveillement) sans jamais révéler tous ses secrets. Mais n'est pas David Copperfield qui veut !
Voici comment mettre des paillettes dans vos mails.
Pour une prise de contact réussie, mettez en avant un élément spécifique qui captera l'attention du prospect. L’idée est de proposer une accroche qui parle directement à un besoin ou à un problème qu’il pourrait rencontrer.
Par exemple, commencez par :
En restant direct, mais sans dévoiler tous vos arguments dès le premier message, vous réveillez la curiosité de votre interlocuteur.
Présentez vos services comme une opportunité, pas comme une vente forcée.
Par exemple :
En mettant l’accent sur ce que le prospect pourrait gagner, vous laissez le choix ouvert sans pression.
Rédiger des emails informatifs relève souvent de l'exercice d’équilibriste : il faut informer sans noyer votre lecteur sous une avalanche de détails. Être attractif, mais pas vendeur de tapis. Bref, communiquer sans en avoir l’air. Attention à la chute !
Ici, il faut que le lecteur sache exactement ce que vous proposez, sans crouler sous les détails superflus. Une annonce de promotion ou d’événement doit être courte, accrocheuse et avec un appel à l’action limpide.
Par exemple :
Puis, guidez le lecteur avec un lien bien visible : « Cliquez ici pour en profiter ! ».
Et le tour est joué !
Vous voulez communiquer sur des changements qui risquent d'impacter directement vos destinataires ?
Comme dirait Jean Claude Duss dans les Bronzés : « je vais conclure ». Aussi importantes (voire plus) que votre introduction, voici les clés pour laisser une impression impérissable à votre destinataire.
Mentionner un détail personnel ou professionnel dans votre conclusion peut faire toute la différence. Que ce soit une référence à une discussion antérieure ou un élément pertinent au destinataire, cela montre que vous avez pris le temps de vous intéresser à lui ou à son entreprise.
Par exemple :
Ce genre de touche personnelle est toujours apprécié.
Qui n'a jamais oublié d'ajouter une pièce jointe à un email ? Pour éviter que cela n'arrive, ainsi que quelques autres déconvenues, suivez le guide :
Adapter sa formule de politesse, c’est la touche finale qui assure à votre email de transformer l'essai. Alors, Il vaut mieux ne pas se louper lorsque vous signez la fin de votre email ! Choisir une formule adaptée à votre interlocuteur et à la nature de votre échange peut renforcer l’impact de votre message et montrer votre professionnalisme :
Enfin, qu'est-ce qui différencie Jean Michel Tout le monde d'un Shakespeare de l'email pro ? Les signatures et bannières automatiques ! Letsignit vous permet de créer des signatures sur mesure, en parfaite harmonie avec votre identité visuelle, grâce à des outils de personnalisation et une gestion centralisée. Profitez de signatures homogènes qui renforcent votre crédibilité à chaque interaction, que ce soit avec vos clients, collègues ou partenaires !
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
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