Success Story
January 16, 2024

Les Pompiers13 (Sdis 13) renforcent le sentiment d’appartenance de leurs agents et leur com’ interne

Interview de
Noémie Marra
Responsable du service Développement et Création
Par
Dinis Vendeirinho
Community Engagement Manager
La digitalisation de la communication n’épargne aucune organisation, pas même les institutions publiques les plus renommées. Le service départemental d'incendie et de secours des Bouches-du-Rhône (Sdis 13), mieux connu sous le nom de"Pompiers13" composé de 7 500 agents, n'échappe pas à cette règle. Bien que le Sdis 13 était déjà bien équipé pour capitaliser pleinement sur les outils digitaux dans sa communication, l'organisation choisie Letsignit pour compléter ses dispositifs et automatiser ses signatures mail, exploitant ainsi un puissant canal de communication interne et externe.

L'image des sapeurs-pompiers est associée à des valeurs telles que le courage et l'engagement, mais cette perception ne résulte pas uniquement d'un imaginaire collectif. Elle est également le fruit d'un travail méticuleux de communication au sein de l'institution, visant à maintenir la cohérence de la marque et à transmettre ses valeurs.

Avec 83 000 abonnés sur Facebook, 36 000 abonnés sur X (anciennement Twitter) ou encore 31 000 abonnés sur Instagram, les Pompiers13 ne sont pas en marge d’initiatives pour engager leur communauté de citoyens et de collaborateurs, les sensibiliser et les informer ! Réputé pour être l’un des SDIS les plus innovants en termes de communication, le Sdis 13 a décidé de s’attaquer à un sujet pour continuer à polir sa communication : l’harmonisation de ses signatures mail.

Alors, comment les Pompiers13 à travers les signatures mail sont parvenus à infuser une communication interne uniforme, tout en renforçant leur identité de marque, le sentiment d'appartenance et in fine la fierté parmi leurs troupes ?

Les signatures mail : un vecteur qui renforce le sentiment d'appartenance chez les Pompiers13

Ce sentiment d'appartenance est essentiel, car il sert non seulement de fondement à une communication interne réussie, mais œuvre également à une collaboration toujours plus engagée et soudée des agents.

« Chez les Pompiers13, le sentiment d'appartenance va au-delà de simplement porter un uniforme. En réalité, plusieurs d’entre nous n’en portent pas. C'est ici que la signature mail prend toute son importance. C'est en l'adoptant que chacun d'entre nous peut ressentir de la fierté, partager une mission commune et se sentir pleinement engagé grâce à la mise en avant de notre image de marque associée à chaque collaborateur. » exprime Noémie Marra, Responsable du service Développement et Création

La signature mail est donc bien plus qu'une simple identité. Elle est un symbole et une représentation de l'engagement de chaque agent envers la communauté. Dans chaque email envoyé l’agent devient alors un ambassadeur, rappelant à chaque destinataire l'importance de sa mission.

Historiquement, les Pompier13 laissaient chaque agent gérer sa propre signature mail en remplissant un document pdf charté. Un problème se posait : cela rendait toute mise à jour particulièrement difficile, ce qui en résultait des signatures mail disparates.

Profitant de la refonte de leur site avec leur nouvelle identité de marque, l’organisme public a saisi l'opportunité de mettre à jour ses signatures mail, devenues obsolètes.

« Sur nos 7 500 pompiers, seuls 2 400 disposent d'une adresse mail, en raison de la spécificité de leurs missions. Actualiser manuellement plus de 2 000 signatures mail ? Inenvisageable ! C'est pourquoi une solution telle que Letsignit s'est imposée comme une évidence. » développe Noémie Marra
Avant, après Letsignit

La signature mail n'est plus une simple formalité chez les Pompiers13 : elle joue aujourd’hui un rôle important dans l'affirmation de l'image de marque, au sein de l'institution et des agents qui la compose. Et elle est devenue un canal privilégié pour communiquer auprès de tous et complète de façon organique l’ensemble des dispositifs déjà en place chez les Pompiers13, tels que son site web, ses réseaux sociaux ou ses affichages en interne.

La communication interne a gagné en impact

« Si nos interventions sur le terrain attirent naturellement l'attention, un pan fondamental de notre mission demeure souvent dans : la communication. Dans un monde hyperconnecté, communiquer efficacement avec nos agents devient primordial ! », déclare Noémie Marra.

Les Pompiers13 ont pour habitude de communiquer en interne via des outils tels que l'intranet ou les affichages sur écran dynamique. Pourtant, malgré de nombreux efforts pour diffuser l’information auprès des 7 500 Pompiers13 de l’organisation, certains agents exprimaient toujours le sentiment d'être "hors de la boucle". Un ressenti quasi inévitable lorsqu’on s’adresse à autant de partis prenants, au quotidien bien différent d’un agent à l’autre. 

L'utilisation de Letsignit comme outil de communication interne s'est avérée être une stratégie gagnante.

En permettant l'intégration de bannières de communication directement dans les emails quotidiens des agents via la signature mail, les Pompiers13 s’assurent une diffusion constante de l'information qui vient parfaitement compléter les autres dispositifs.

Très demandeurs, les sapeurs-pompiers profitent d'un canal de communication qui ne demande aucun effort, car les bannières s'intègrent de façon automatique à leurs emails. Aujourd'hui, il est devenu un canal de prédilection pour diffuser l'information.

Depuis le déploiement de Letsignit, plusieurs campagnes ont été diffusées, tant en interne qu'en externe.

1. Le tournoi de France de trekking


2. La Sainte-Barbe

3. La prévention de Cyber attaque

Chaque agent, étant systématiquement informé et valorisé, se sent davantage lié à la mission collective : secourir et informer.

La mise en place et l’adoption de l’outil : une transition réussie et plébiscitée chez les sapeurs-pompiers

Au sein d'une organisation publique, telle que celle des Pompiers13, le changement peut souvent être accueilli avec appréhension. Cependant, l'implémentation de Letsignit a été différente.

« Nous savions que le changement était nécessaire, et nous avons été agréablement surpris par l'effet immédiat que cela a eu sur nos agents. Les 2.400 collaborateurs détenteurs d’une adresse mail disposent maintenant d’une signature mail représentant pleinement leur entité, celle des Pompiers13. Celle-ci leur permet également de suivre l’actualité de l’établissement à travers les campagnes mail et de la partager lors des envois de courriels. » affirme Noémie Marra.

La transition vers la nouvelle solution n'a pas été sans défi. Comme dans toute grande organisation, la coordination et la formation étaient essentielles. Mais avec l'accompagnement constant et expert des équipes de Letsignit, le Sdis 13 a pu assurer une transition en douceur.

« Avant même que la solution ne soit pleinement déployée, beaucoup d'agents ont montré leur enthousiasme. Ils souhaitaient savoir quand ils pourraient avoir leur nouvelle signature mail. C'était un témoignage évident de la pertinence de l’outil. » explique Noémie Marra

Letsignit en 3 points clés :

  • Flexible : Letsignit offre une mise à jour automatisée des signatures et une gestion centralisée, facilitant ainsi la supervision et le contrôle.
  • Facile d’utilisation pour les agents : L'outil a été rapidement adopté par les agents, témoignant de sa pertinence et de son efficacité pour l'institution.
  • Un nouvel outil de communication : L'intégration de bannières de communication dans les emails a amélioré la diffusion de l'information auprès des agents, renforçant ainsi la communication et l'engagement au sein de l'institution.
Questions
Fréquentes
1
Is it possible to track the number of clicks on email signatures?

Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.

You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.

If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.

2
Can we add links to social networks, our website, and appointment-setting applications such as Calendly?

With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.

And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.

3
Can employees update their signature information themselves (number, function, etc.)?

It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.

This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.

4
Why it is important to standardize our email signatures on a large scale to ensure our identity and brand image?

It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!

A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.

With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.

5
What is the user experience like for our employees?

What is the user experience like for our employees?

  • If you opt for the Letsignit Add-in for Outlook, they will have a dedicated space in their Outlook account where they will be able to view the signatures and campaigns assigned to them.
  • If you opt for the Letsignit Desktop APP, they will be able to preview all their signatures and campaigns in this space. If they want to change their default signature to another one when sending an email, this will be done in their signature library in Outlook.

In both cases:

  • They preview their signature before sending an email and choose from signatures assigned to them.
  • Based on the permissions granted, they will also be able to modify their personal information such as their name, position, or address in these spaces.

In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.

6
Can my employees have multiple signatures available to them?

With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.

Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:

Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.

7
Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

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Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

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