Pour l’event manager B2B, l’année 2020 entérine une dynamique déjà perceptible ces 10 dernières années : les événements sont désormais loin de ce qu’ils pouvaient être au début des années 2010 et encore plus loin de ceux des années 2000. Ils sont désormais digitaux, voire « phygitaux » pour les plus audacieux. On parle de webinars, de webconférences, d’ateliers virtuels.
Et pour cause, en 2020 avec l’émergence de la crise sanitaire que l’on connait, la majorité des événements physiques ont été annulés, reportés ou remplacés par des rendez-vous numériques. Selon le baromètre de l’association des agences de communication événementielle, 80% des événements prévus ont été suspendus ou reportés. Un chiffre d’autant plus crucial quand on sait qu’en France, chaque année environ 400 000 événements d’entreprises sont organisés pour des retombées économiques allant jusqu’à 9 milliards d’euros par exemple en IDF…*
Alors comment réinventer ces événements ? Dans quelles mesures un event manager peut transformer ces contraintes en nouvelles opportunités ?
Force est de constater que 2020 fut une année transformatrice pour ce métier. Si pour un event manager, la problématique semble rester la même : structuration de l’event, attraction de potentiels participants et bon déroulé des conférences, les circonstances l’ont obligé a redoublé de créativité et d’appétence pour les nouvelles technologies. Et cela, toujours au service d’un même objectif bicéphale : intéresser l’audience et fournir des leads qualifiés à ses commerciaux.
ZOOM sur l’event manager des années 2020.
La crise sanitaire a obligé les entreprises à repenser la répartition de leur budget. En plus de ne pas être un poste de dépense prioritaire, le marketing événementiel souffre de la mise en place des mesures sanitaires : fermeture des lieux de rencontres, distanciation sociale…
En d’autres termes, l’événementiel tel que l’on le connait tend à disparaître… Mais quand on connait la place de ces rendez-vous dans le marketing B2B, on se dit alors : pas le choix, place à l’événementiel 2.0 ! Finies les enveloppes chargées pour la location d’un lieu, place à l’abonnement SaaS pour une solution de visio-conférence.
Terminés les cachets importants pour certains conférenciers, maintenant nous ne prenons qu’une heure de leur temps et ils peuvent rester chez eux ! Plus besoin d’équipe de montage/démontage, de service de catering, l’event manager doit miser sur de l’achat ou de la location de matériel de bonne qualité pour diffuser de manière optimale les contenus. Quant aux recettes, les solutions digitales événementielles vous permettent de les mesurer :
Vous l’avez compris, le budget bien qu’amoindri, prend surtout une nouvelle forme et s’attarde sur de nouveaux postes de dépenses. L’opportunité contrainte du digital nous oblige à faire mieux avec moins.
Qui dit événement digital, dit nouvelles technologies. Si on utilisait déjà la visio-conférence en interne en entreprise, celle-ci a dû se démocratiser très rapidement pour les événements externes. Les outils ne manquent pas et les prix peuvent varier : ZOOM, Microsoft Teams, Gotowebinar, Cisco, Livestorm… tous permettent de prendre facilement en main un outil de diffusion live, semi-live ou en replay de contenus.
Il suffit d’en choisir un en fonction de ses besoins (et de son budget bien entendu). Une fois l’outil choisi, la forme de votre événement devra aussi être décidée. Là encore on distingue une multitude de possibilités :
Le choix de la forme aura un impact sur la diffusion de vos messages mais aussi sur l’appétence de vos prospects.
Si une démonstration de votre produit lors d’un événement physique peut-être perçue comme un « show », il n’est pas si évident que cela se reproduise derrière un écran… Trouvez donc le bon format et les bons animateurs pour ne pas endormir votre audience !
Par ailleurs, si pour certains la webcam suffit, d’autres event managers ont pris le pari d’un set-up complet pour une qualité optimale. Caméra HD, fond vert, micro professionnel… le tout relié à l’ordinateur pour un rendu « aux petits oignons ».
On se rend donc bien compte que la forme et le matériel choisis pour nos events 2.0 sont donc devenues des composantes événementielles primordiales. Primordiales mais pas absolues : encore faut-il avoir un nombre intéressant d’inscrits, de participants et d’engagement !
Alors oui, nous venons de constater que la forme des événements a évolué mais leur promotion aussi. Avec la sur sollicitation numérique qui s’est installée (télétravail, développement du marketing automation… les raisons sont multiples), vos prospects B2B ne prennent plus le temps de consulter tout ce qu’ils reçoivent. Il faut donc désormais être ingénieux pour proposer votre contenu à la bonne personne, au bon moment ! Plusieurs possibilités se dessinent encore devant nous :
Cela nous amène à la poule aux œufs d’or des emails : vos emails 1to1. Ils peuvent avoir un objectif plus important à servir que vous ne le pensez. Les utilisez-vous au maximum de leurs capacités promotionnelles ? C’est à ce moment qu’intervient Letsignit, la solution leader sur le marché français des gestionnaires de signatures mail !
En moyenne, 40 courriels professionnels sont envoyés et 121 sont reçus par un employé chaque jour. Si votre entreprise compte 50 employés au total, cela fait 2000 opportunités journalières de promouvoir votre événement gratuitement. Cerise sur le gâteau, les e-mails 1to1 ont un taux d’ouverture proche de 100 %. En utilisant la signature mail de vos emails 1to1, vos collaborateurs deviennent vos plus grands promoteurs sans avoir à faire d’efforts.
L’email 1to1 est un moyen subtil d’atteindre votre public cible et peut être utilisé en pré-événement comme post-événement. Par exemple, la Fédération française de football utilise des bannières dans ses signatures pour promouvoir ses événements de football amateur ou encore la Coupe de France. Les bannières marketing qui se retrouvent apposées aux informations de la signature mail sont toutes cliquables et permettent à leurs destinataires d’être redirigés vers les informations relatives aux événements. En considérant tous les départements de votre entreprise, vous pouvez créer des campagnes de communication précises en fonction des personnes avec lesquelles ces derniers interagissent.
Par exemple, vos commerciaux peuvent promouvoir les valeurs fondamentales de l’événement pour leurs clients et prospects. Tandis que le marketing peut attirer ses destinataires en affichant un texte éloquent ou un article créé pour l’événement.
La direction, quant à elle, peut faire afficher dans sa signature mail les citations des orateurs principaux. Les possibilités sont infinies, et vous garantisse toujours de faire passer le bon message, à la bonne personne, au bon moment. Vous saisissez tout l’enjeu qu’il y a derrière les signatures mail ?
Voici quelques conseils que vous pouvez suivre si vous veniez à utiliser ce nouveau canal de communication pour vos événements :
Par exemple, une fois la date de l’événement fixée, créez une bannière « save the date » qui rappellera constamment à vos destinataires le jour de votre événement. Dissimulez une LP d’inscription derrière cette bannière qui leur permettra aussi de s’inscrire. Ensuite, stimulez votre public en lui faisant savoir qui seront les orateurs principaux. Pour ceux qui ne sont pas inscrits, cela pourra les inciter à le faire !
Vos signatures mail sont un excellent endroit pour diffuser votre article récapitulatif, une enquête de satisfaction, un résumé de l’événement avec la vidéo, ou un simple remerciement aux participants pour leur présence.
Letsignit propose une solution qui vous permet de programmer ce type de bannières promotionnelles. Cela vous facilite la tâche lorsque vous êtes à la pointe de la planification opérationnelle. Une fois que vous avez programmé vos bannières, elles s’activeront et feront la promotion de l’événement sans que vous ayez à faire d’efforts supplémentaires !
Allez plus loin et attribuez des bannières ciblées aux groupes appropriés tout en suivant également le succès de leur taux de clic du début à la fin de l’événement. Vous pourrez suivre l’audience qui vient directement de vos bannières vers les pages de votre événement.
Vous pouvez également voir le nombre de clics reçus par chaque signature et bannière au niveau mondial ainsi que par collaborateur. Les statistiques vous permettent de voir le retour sur vos efforts de marketing. Vous l’aurez compris, grâce à Letsignit, vous redécouvrez un canal de communication jusqu’ici sous-exploité.
En plus d’avoir une gestion centralisée et automatisée de ce canal, Letsignit vous permet d’embarquer tous vos collaborateurs pour une diffusion ciblée et efficace. Entre branding, employee advocacy et campaign management, Letsignit sera, pour sûr, un allié de poids dans la réussite de votre événement.
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
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As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
