Vous avez créée votre magnifique signature mail sur desktop, mais vous êtes déçu·e qu'elle ne soit pas aussi présente sur vos appareils mobiles ?
Et si on vous disait que de créer une signature mail mobile est vraiment très très simple ?
Allez ! Cessez d'attendre avant de partager votre signature mail à l'ensemble de votre réseau, quel que soit l'appareil que vous utilisez ! Voici comment mettre en place une signature mail sur iPhone et Android, et ce, que vous soyez dans la team Outlook ou la team Gmail !
Vous n'êtes pas encore convaincu·e de l'intérêt d'une signature mail sur mobile ? Voici quelques arguments qui devraient vous décider à la mettre en place :
Vous souhaitez mettre en place une signature depuis votre smartphone ?
Ici, deux cas de figure sont envisageables :
Pour ajouter une signature mail mobile sur iPhone, voici les différentes étapes à suivre :
À ce stade, il est fort possible que votre signature ne s'affiche pas 100% correctement.
La raison ?
Parce que l'éditeur de signature de l'iPhone n'est qu'à la base qu'un simple éditeur de texte, et non un éditeur HTML.
Mais pour contourner ce problème, voici une astuce pratique :
Par défaut, l'application utilisée pour l'envoi d'emails sur Android est Gmail. Donc, si vous êtes sur un appareil Android, ou que vous êtes sur iPhone, mais avec l'application Gmail, voici comment vous pouvez procéder :
Notez que la version mobile offre moins d'options de mise en forme que sur ordinateur. Vous pourrez cependant inclure sans problème votre nom complet, votre fonction et vos coordonnées essentielles.
Petite astuce : pour une signature plus élaborée, créez-la d'abord sur la version web de Gmail, puis synchronisez-la avec l'application mobile. Cela vous permettra d'intégrer des éléments visuels, comme un logo ou des liens cliquables, rendant votre signature plus professionnelle, même en déplacement.
Pour mettre en place en signature Outlook sur iPhone ou Android, la mise en place est elle aussi assez simple. Voici comment procéder :
Petite astuce : comme pour Gmail, nous vous recommandons de d'abord créer votre signature en version desktop, puis de synchroniser celle-ci avec vos appareils mobiles. De cette manière, vous aurez une meilleure maîtrise du design globale de votre signature et des informations que vous souhaitez y afficher.
Pour que votre signature mobile s'affiche correctement, il faudra cependant veiller à respecter certains éléments de mise en forme.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur notre article dédié aux dimensions des signatures mail.
Et si vous êtes du genre perfectionniste que vous souhaitez pousser l'optimisation plus loin, faites en sorte de tester votre signature sur différents modèles d'écrans Android et iPhone pour vous assurer de son affichage correct.
Pour faciliter la lisibilité de votre signature, faites en sorte de miser sur la simplicité avant tout !
Par exemple :
Alors, si c'est le type de produit que vous recherchez, n'hésitez pas à tester notre plateforme dès aujourd'hui ou à entrer en contact avec notre équipe !
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
Pour rehausser votre image professionnelle de votre signature sur smartphone, vous pouvez aussi y insérer un logo. Pour y parvenir, vous pouvez copier directement votre image depuis votre galerie dans le champ de votre signature (voir plus haut les étapes, qui peuvent varier si vous utilisez Mail, Gmail ou Outlook).
Si le format image ne semble pas fonctionner, veillez plutôt à copier un logo en format HTML.
De plus, veillez à redimensionner votre logo à environ 80x80 pixels pour garantir sa visibilité sans surcharger l'écran. Optez pour un format PNG avec fond transparent pour une meilleure intégration visuelle.
Si votre signature Gmail ne s'affiche pas sur mobile, plusieurs raisons peuvent en être la cause.
Par défaut, Gmail utilise une signature spécifique sur les appareils mobiles, différente de celle configurée sur la version web.
Pour vérifier et modifier cela, ouvrez l'application Gmail sur votre téléphone, allez dans les paramètres, sélectionnez votre compte, puis « Signature mobile ». Si cette option n'est pas activée ou configurée, la signature n'apparaîtra pas dans vos emails envoyés depuis un mobile.
Assurez-vous également que l'application est à jour.
Au besoin, reproduisez les étapes indiquées plus haut (dans la section « Comment créer une signature sur Gmail (iPhone et Android) ? »).
Si votre signature Outlook ne s'affiche pas sur mobile, cela peut aussi être dû à plusieurs raisons.
Si votre signature n'est pas synchronisée par défaut depuis votre ordinateur, il se peut que vous deviez configurer une signature distincte sur Outlook mobile.
Dans ce cas, ouvrez l'application Outlook sur votre téléphone, allez dans les paramètres, sélectionnez votre compte, puis « Signature ». Si votre signature n'apparaît pas, faites en sorte de l'ajouter.
Au besoin, reproduisez les étapes indiquées plus haut (dans la section « Comment mettre une signature sur Outlook (version iPhone et Android) ? »).
Si la signature n'y est pas configurée, elle n'apparaîtra pas dans vos emails envoyés depuis l'application mobile.
Les signatures mobiles peuvent parfois s'afficher de manière incorrecte. Surtout si vous les avez créées en format image. Pour remédier à ce problème, créez vos signatures en format HTML et veillez à simplifier le code au maximum.
On recommande aussi de remplacer les images par du texte alternatif pour garantir la lisibilité en cas de non-chargement.
En cas de problèmes persistants, vous pouvez tester votre signature avec des outils en ligne spécialisés qui simulent l'affichage sur divers appareils et applications.
La synchronisation des signatures entre ordinateur et mobile garantit une cohérence professionnelle sur tous vos appareils.
Outlook 365 propose désormais une synchronisation intégrée des signatures entre desktop et mobile.
Et pour Gmail, il suffit d'activer la synchronisation dans les paramètres du compte Google.
Et pour les entreprises qui cherchent à synchroniser les signatures directement avec leur Active Directory, des solutions cloud comme Letsignit permettent de synchroniser et harmoniser automatiquement les signatures pour tous les collaborateurs. Cette approche, bien plus complète, élimine le besoin de mises à jour manuelles sur chaque appareil.
