Si vous êtes ici, c'est parce que vous vous demandez comment signer un mail. Non ?
Jusque-là, pas de problème.
Or, il s'avère que pour une personne, « signer un mail » ne signifie pas forcément la même chose que pour une autre personne.
Voici donc différentes définitions de ce que c'est « signer un mail » et quelques astuces pour y parvenir !
Certaines personnes peuvent parfois confondre la signature qui se retrouve en bas d'un mail et la signature électronique de documents. En tant qu'experts de la signature mail professionnelle, nous vous diront bien évidemment qu'il y a une ÉNORME différence.
De plus, nos recherches sur les interwebs nous montrent qu'en cherchant « signer un mail » sur les moteurs de recherche, certaines personnes s'efforcent plutôt de trouver la formule de politesse idéale pour conclure un mail. Vous savez, les « cordialement », « au plaisir » et « chaleureusement » de ce monde ?
Alors, peu importe ce que « signer un mail » veut dire pour vous, voici quelques astuces pour vous aider !
Tout d'abord, il est important de préciser ce que vous souhaitez signer. La bonne nouvelle, c'est que nous avons simplifié le travail pour vous. Il vous suffit de vous rendre à la sous-section qui vous intéresse :
Pour la mettre en place :
Nous avons écrit quelques (pour ne pas dire un trèèès grand nombre) d'articles sur le sujet. Or, pour vous faire un résumé ici, l'idée principale est de commencer par sélectionner le bon outil de signature mail.
Si par « signer un mail » vous entendez les petits mots polis que vous ajoutez à la fin de votre message lors de l'envoi d'emails professionnels ou personnels, alors vous devriez plutôt faire attention aux points suivants :
En réalité, il n'y a pas une énorme différence. Le « Bien à vous » a une connotation un tout petit peu plus amicale, voire décontractée, alors que « Cordialement » fait plus formel.
« À vous lire » est généralement acceptable dans un email professionnel, bien que la formulation soit quelque peu vieillissante et de moins en moins utilisée.
Des alternatives comme « Dans l'attente de votre réponse » ou « En attendant votre retour » peuvent aussi être utilisées.
Ici, c'est vraiment la situation la plus distincte des 3.
Signer un document par mail sert à faciliter et accélérer certains processus administratifs à distance. Plus besoin de se déplacer ou d'apposer une réelle signature manuscrite pour valider tous vos papiers ! Encore moins besoin d'imprimer ou de scanner des documents.
Ce type de signature électronique est souvent utilisé pour les contrats, les accords, etc. Grâce à des solutions sécurisées qui respectent les normes en vigueur, l'authenticité et l'intégrité de vos documents peuvent être surveillées à distance.
Des entreprises comme DocuSign, YouSign ou CertiSign offrent ce genre de solutions.
N.B. La solution de gestion de signatures mail de Letsignit ne fait pas la signature de documents. Elle permet de créer et d'intégrer une signature aux mails de vos collaborateurs.
La signature mail et la signature de documents par mail sont souvent confondues. Or, il faut savoir que ces deux services différents répondent à des besoins bien distincts.
***
Vous y voyez un peu plus clair ?
Nous espérons que vous saisissez désormais mieux votre besoin et que vous avez obtenu toutes les informations nécessaires. Maintenant, à votre tour d'expliquer à votre entourage comment signer un mail !
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
Alors, pour cela, tout dépend de ce que vous entendez par « signer la fin d'un mail ».
Si vous parlez de formules de politesse, vous pouvez vous rediriger vers notre section « Trouver la bonne formule de politesse à la fin de son mail ».
Et si vous souhaitez plutôt trouver comment ajouter une signature mail en fin de texte, notre section « Ajouter une signature mail à la fin de son mail » pourra vous aiguiller.
Pour ajouter une signature dans un mail, accédez aux paramètres de votre compte de messagerie (comme Outlook, Gmail, Apple Mail, Yahoo Mail, etc.). Dans la section dédiée aux signatures, créez ou modifiez votre signature en y incluant des informations comme votre nom, votre titre, votre entreprise, et vos coordonnées. Une fois enregistrée, cette signature est automatiquement ajoutée à la fin de chaque nouveau message.
En fonction de vos besoins vous pouvez aussi utiliser une solution de gestion des signatures mail ou un générateur de signature pour vous venir en aide.
Pour soutenir vos campagnes marketing ou campagnes de communication en cours, partager votre actualité ou votre nouvel article de blog, vous avez la possibilité d'ajouter des bannières sous votre signature mail.
Des solutions de gestion de signatures mail comme Letsignit vous donneront la possibilité de les mettre en place automatiquement pour l'ensemble des collaborateurs de votre entreprise. Sinon, vous avez toujours la possibilité de les designer à la main (via un logiciel photo de type Photoshop) et de les ajouter directement à votre compte de messagerie.
Pour concevoir une belle signature mail, l'important est de mettre les informations essentielles, tout en évitant de la surcharger (inutile d'ajouter les 40 réseaux sociaux sur lesquels vous vous trouvez). Inspirez-vous aussi de votre image de marque pour créer quelque chose qui colle avec l'univers global de l'entreprise.
Si vous inspirer de votre image de marque uniquement ne vous semble pas assez, jetez un oeil du côté de notre bibliothèque de signatures pour vous donner des idées !
Si l'objectif est de mettre en place une signature mail sur votre mobile, vous pouvez procéder de la même manière que pour la mise en place d'une signature mail sur ordinateur (voir « Ajouter une signature mail à la fin de son mail » ).
Notez que la procédure peut être différente en fonction du fournisseur chez qui vous avez votre compte de messagerie.
Et si vous cherchez plutôt à signer un document reçu par mail sur votre téléphone, alors il suffit de suivre la procédure prévue par les applications de signature électronique de documents.
Ici il y a deux options :
