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Si vous êtes ici, c'est parce que vous vous demandez comment signer un mail. Non ?
Jusque-là, pas de problème.
Or, il s'avère que pour une personne, « signer un mail » ne signifie pas forcément la même chose que pour une autre personne.
Voici donc différentes définitions de ce que c'est « signer un mail » et quelques astuces pour y parvenir !
Certaines personnes peuvent parfois confondre la signature qui se retrouve en bas d'un mail et la signature électronique de documents. En tant qu'experts de la signature mail professionnelle, nous vous diront bien évidemment qu'il y a une ÉNORME différence.
De plus, nos recherches sur les interwebs nous montrent qu'en cherchant « signer un mail » sur les moteurs de recherche, certaines personnes s'efforcent plutôt de trouver la formule de politesse idéale pour conclure un mail. Vous savez, les « cordialement », « au plaisir » et « chaleureusement » de ce monde ?
Alors, peu importe ce que « signer un mail » veut dire pour vous, voici quelques astuces pour vous aider !
Tout d'abord, il est important de préciser ce que vous souhaitez signer. La bonne nouvelle, c'est que nous avons simplifié le travail pour vous. Il vous suffit de vous rendre à la sous-section qui vous intéresse :
Pour la mettre en place :
Nous avons écrit quelques (pour ne pas dire un trèèès grand nombre) d'articles sur le sujet. Or, pour vous faire un résumé ici, l'idée principale est de commencer par sélectionner le bon outil de signature mail.
Si par « signer un mail » vous entendez les petits mots polis que vous ajoutez à la fin de votre message lors de l'envoi d'emails professionnels ou personnels, alors vous devriez plutôt faire attention aux points suivants :
En réalité, il n'y a pas une énorme différence. Le « Bien à vous » a une connotation un tout petit peu plus amicale, voire décontractée, alors que « Cordialement » fait plus formel.
« À vous lire » est généralement acceptable dans un email professionnel, bien que la formulation soit quelque peu vieillissante et de moins en moins utilisée.
Des alternatives comme « Dans l'attente de votre réponse » ou « En attendant votre retour » peuvent aussi être utilisées.
Ici, c'est vraiment la situation la plus distincte des 3.
Signer un document par mail sert à faciliter et accélérer certains processus administratifs à distance. Plus besoin de se déplacer ou d'apposer une réelle signature manuscrite pour valider tous vos papiers ! Encore moins besoin d'imprimer ou de scanner des documents.
Ce type de signature électronique est souvent utilisé pour les contrats, les accords, etc. Grâce à des solutions sécurisées qui respectent les normes en vigueur, l'authenticité et l'intégrité de vos documents peuvent être surveillées à distance.
Des entreprises comme DocuSign, YouSign ou CertiSign offrent ce genre de solutions.
N.B. La solution de gestion de signatures mail de Letsignit ne fait pas la signature de documents. Elle permet de créer et d'intégrer une signature aux mails de vos collaborateurs.
La signature mail et la signature de documents par mail sont souvent confondues. Or, il faut savoir que ces deux services différents répondent à des besoins bien distincts.
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Vous y voyez un peu plus clair ?
Nous espérons que vous saisissez désormais mieux votre besoin et que vous avez obtenu toutes les informations nécessaires. Maintenant, à votre tour d'expliquer à votre entourage comment signer un mail !
Alors, pour cela, tout dépend de ce que vous entendez par « signer la fin d'un mail ».
Si vous parlez de formules de politesse, vous pouvez vous rediriger vers notre section « Trouver la bonne formule de politesse à la fin de son mail ».
Et si vous souhaitez plutôt trouver comment ajouter une signature mail en fin de texte, notre section « Ajouter une signature mail à la fin de son mail » pourra vous aiguiller.
Pour ajouter une signature dans un mail, accédez aux paramètres de votre compte de messagerie (comme Outlook, Gmail, Apple Mail, Yahoo Mail, etc.). Dans la section dédiée aux signatures, créez ou modifiez votre signature en y incluant des informations comme votre nom, votre titre, votre entreprise, et vos coordonnées. Une fois enregistrée, cette signature est automatiquement ajoutée à la fin de chaque nouveau message.
En fonction de vos besoins vous pouvez aussi utiliser une solution de gestion des signatures mail ou un générateur de signature pour vous venir en aide.
Pour soutenir vos campagnes marketing ou campagnes de communication en cours, partager votre actualité ou votre nouvel article de blog, vous avez la possibilité d'ajouter des bannières sous votre signature mail.
Des solutions de gestion de signatures mail comme Letsignit vous donneront la possibilité de les mettre en place automatiquement pour l'ensemble des collaborateurs de votre entreprise. Sinon, vous avez toujours la possibilité de les designer à la main (via un logiciel photo de type Photoshop) et de les ajouter directement à votre compte de messagerie.
Pour concevoir une belle signature mail, l'important est de mettre les informations essentielles, tout en évitant de la surcharger (inutile d'ajouter les 40 réseaux sociaux sur lesquels vous vous trouvez). Inspirez-vous aussi de votre image de marque pour créer quelque chose qui colle avec l'univers global de l'entreprise.
Si vous inspirer de votre image de marque uniquement ne vous semble pas assez, jetez un oeil du côté de notre bibliothèque de signatures pour vous donner des idées !
Si l'objectif est de mettre en place une signature mail sur votre mobile, vous pouvez procéder de la même manière que pour la mise en place d'une signature mail sur ordinateur (voir « Ajouter une signature mail à la fin de son mail » ).
Notez que la procédure peut être différente en fonction du fournisseur chez qui vous avez votre compte de messagerie.
Et si vous cherchez plutôt à signer un document reçu par mail sur votre téléphone, alors il suffit de suivre la procédure prévue par les applications de signature électronique de documents.
Ici il y a deux options :
